Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.
Warum du dein nächstes Meeting absagen solltest!
Ich nehme an, dass viele von euch ihr nächstes Meeting absagen möchten. Wenn du jede Woche deine To-Do-Listen durchgehst, siehst du eine Handvoll Meetings. Manche sind wichtig, andere hältst du für ziemlich unnötig. Du verbringst Stunden um Stunden in Besprechungen, bei denen du oft denkst, „dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“?!
Im Durchschnitt verbringt ein Manager etwa 23 Stunden pro Woche hinter einem Bildschirm in Meetings. Studien haben gezeigt, dass 71 % der Meetings völlig unnötig sind. Dieser Blogartikel enthält ein paar Tipps, welche Meetings du absagen sollst.
An diesen Meetings solltest du teilnehmen
Das Kick-Off Meeting
Dieses Meeting dient der Rollen- und Verantwortungsverteilung im Team. Es hilft, die Grundregeln eines Projekts festzulegen. Es soll die Ziele festsetzen und vor allem das Team motivieren. Diese Meetings sind unerlässlich, weil sie die Basis eines Projekts bestimmen. sie geben dem Team einen Sinn.
Das Teambuilding Meeting
Teambuilding-Meetings sind entscheidend für das Wohlbefinden eines Teams. Diese Art von Treffen dient dem Kennenlernen und dem Austausch. Diese Treffen sollten Spaß machen und Verbindung schaffen.
Das Rückblick Meeting
Retrospektive Meetings dienen dazu, die Aufgaben und Projekte, an denen ein Team gearbeitet hat, zu reflektieren und Einblicke zu geben. Diese Meetings sind wichtig, um festzustellen, was dieses Mal gut funktioniert hat. Durch die Organisation dieser Meetings hat ein Teammanager einen klaren Einblick, welche Bereiche verbessert werden müssen. Als Teamleiter möchtest du echte Reaktionen des Teams sehen. Mimik, Gestik und Reaktionen deiner Kollegen sind wichtig!
Das zeitkritische Thema
Einige Details eines Projekts können später besprochen werden. Andere können einfach nicht warten. Wenn eine solche Situation eintritt, ist ein Treffen an der Zeit. Ein schnelles Call-In-Meeting kann Probleme lösen. Diese Meetings können Diskussionen und Brainstorming beinhalten, insbesondere wenn die Meinung aller Teammitglieder gefragt ist.
Extra Tipp: Wenn du Hilfe brauchst, um eine Meeting lustig zu machen, hier haben wir Tipps für dich.
Die KKT Regel
Wenn du sich nicht sicher bist, verwendest du die KKT-Regel. KKT steht für Kreativität, Kollaboration und Teambuilding. Wenn einer dieser drei Aspekte im Mittelpunkt steht, sollte ein Meeting stattfinden!
Verschwenden Sie nicht meine Zeit mit Meetings!
Status-Updates, Ankündigungen, wer braucht das? Das kann definitiv mit einer schnellen E-Mail oder einer Gruppen- Chatnachricht erledigt werden.
Auch „One-Man-Show“-Meetings sollten abgeschafft werden. Wenn nur eine Person spricht, könnte diese Besprechung eine E-Mail gewesen sein. Wenn ein solches Update erforderlich ist, gibt es viele andere bessere Möglichkeiten, diese spezifische Botschaft zu vermitteln. Zum Beispiel kann eine Person sich selbst aufnehmen und ein Video an ihre Kollegen senden. Auf diese Weise kann viel Zeit und vor allem Energie gespart werden. Diese Informationen können durch asynchrone Kommunikation übermittelt werden.
Wenn du nicht die Zielgruppe eines Meetings bist, sollst du deine Zeit vielleicht lieber für andere Aufgaben nutzen.
Auch wenn du zu einem Meeting eingeladen wirst, ohne über die Tagesordnung oder Ziele des Meetings informiert zu werden. Du solltest vorher fragen, ob du gebrieft werden könntest. Entscheiden erst dann ob du an dem Treffen teilnehmen solltest oder nicht.
Mit diesen Tipps funktioniert deine asynchrone Kommunikation!
Lehnst du dich zurück und machst du dich Notizen. Ich habe eine wertvollen Tipp, der mir Stunden von Meetings erspart hat – asynchrone Kommunikation.
Du musst sicherstellen, dass die Informationen, die du vermittelst, vollständig verständlich sind. Auch, dass du eine vollständige Dokumentation dessen haben, worüber du sprichst. Dies ist wichtig, damit keine weiteren Fragen entstehen.
Kommunikationsrichtlinien sind wichtig, damit die Teammitglieder wissen, auf welche Weise und über welche Kanäle sie kommunizieren sollen.
Respektiere die Arbeitszeiten deiner Teamkollegen! Dies ist besonders wichtig, wenn sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder flexible Arbeitszeiten in Bezug auf die Antworten auf Ihre Informationen haben.
Es gibt viele Tools, die dir helfen können, wenn du dich für asynchrone Kommunikation entscheiden; Einige davon sind Slack, Mattermost, Rocketchat oder Microsoft-Teams.
Sollen wir uns treffen?
Hier sind wichtige Fragen, die du dir oder deinem Vorgesetzten stellen könntest, bevor du dein nächstes Meeting planst.
Hat dieses Meeting ein klares Ziel?
Was wäre ein klarer Grund für ein Meeting? Braucht es ein Meeting? Ist das nur eine wöchentliche Routineübung?
Ist das gesamte Team für dieses Meeting erforderlich?
Vielleicht wird nicht jede Woche das ganze Team benötigt. Du solltest einen anderen Ansatz ausprobieren und alle zwei Wochen das gesamte Team treffen und so deine Meetings optimieren.
Sind sofortige Reaktionen und Erkenntnisse erforderlich?
Sind Antworten für einen kreativen Prozess erforderlich? Wenn dies für die Weiterentwicklung eines Projekts erforderlich ist, dann ist dies definitiv ein guter Grund, dein nächstes Meeting zu vereinbaren.
Ist mehr als nur technisches Feedback erforderlich?
Wenn es bei einem Meeting nur darum geht, Informationen auszutauschen, ohne dass weitere Einsichten und Meinungen erforderlich sind, dann ist vielleicht kein Meeting erforderlich.
Denkst du bei deinem nächsten Meeting daran, dich diese Fragen zu stellen. Nimmst du dich Zeit zum Nachdenken. Bewerten die Antworten und entscheidest du dann, ob du an einem bestimmten Meeting teilnehmen möchtest. Denkst du daran, dass Meetings Spaß machen und Freude bereiten sollten. Anstatt für dich und alle um dich herum Ärger zu bereiten. Wenn Teammitglieder gemeinsam arbeiten, macht die Arbeit viel mehr Spaß. Hoffentlich werden Meetings mit diesen Tipps und Tricks nicht mehr so lästig. Hoffentlich werden auch unnötige Meetings abgesagt!
