Virtuelle Meetings gestalten – Jana Piske im Interview

Virtuelle Teamsitzungen - Die Zeit für dein Team

Ich wurde von meiner Schwester Julia Piske für ihre Abschlussarbeit zum Thema virtuelle Meetings interviewt. Sie hat freundlicherweise das Interview als Video zur Verfügung gestellt. Die spannendsten Punkte findest du im Blog und das Interview zum Nachschauen direkt hier. Viel Spaß!

Seit 2014 engagiere ich (Jana Piske) mich bei dem Verein Taste of Malawi e.V. . Dieser Verein bietet seit der Gründung als zentralen Bestandteil die Möglichkeit des online Ehrenamtes. Die Engagierten kennen sich nicht persönlich und alle Beziehungsarbeit findet über online Kanäle statt. Persönliche Treffen machen auch unseren Teammitgliedern viel Spaß und wir bemühen uns immer wieder offline Treffmöglichkeiten herzustellen.

Das Eis brechen

Als festes Treffen haben wir ein monatliches Meeting, welches ganz streng auf 1h begrenzt ist. Die Begrenzung hilft dabei, dass alle für eine Stunde ganz konzentriert dabei bleiben und nicht abschweifen. In den ersten 5-10min kommen die Engagierten langsam an. Denn tatsächlich ist nicht jeder pünktlich im Team. Dann zum offiziellen Start machen wir eine kurze Runde mit einer Eisbrecherfrage. Die Eisbrecherfragen helfen auf der einen Seite dabei, dass Team besser kennenzulernen und auf der anderen Seite verschaffst du dir gleich einen Eindruck über den Gemütszustand der TeilnehmerInnen.

Nach dem kurzen Check-In geht der offizielle Teil los. Dieser ist in zwei Teile geteilt. Am Anfang berichtet jedes Team von ihrer Arbeit – ein klassiches Reporting eben. Und danach werden offene Aufgaben gesammelt und aufgeteilt. So können unsere Engagierten ganz flexibel entscheiden, wieviel sie sich im kommenden Monat engagieren können und wollen. Das führt zu mehr Freude und weniger Frustration!

Die Moderation rotiert bei uns nicht. Das wird eigentlich von mir gemacht und hat den Vorteil, dass wir gut durch die Inhalte kommen. Der Nachteil von einer festen Moderation ist aber auch, dass die Gliederung immer sehr ähnlich ist und es eventuell auch eintönig werden kann.

Sollte ein Mitglied mal nicht kommen können gibt es natürlich ein Protokoll von der Sitzung. Das ist nicht nur eine Vorgabe vom Amtsgericht, sondern hilft uns auch die Entwicklung unserer Arbeit zu erkennen.

Gemeinsam aktiv werden

Nach der Hauptsitzung findet immer ein optionales Co-Working statt. Da dürfen die Engagierten länger bleiben und zu einem bestimmten Thema weiterarbeiten. Das hat den Vorteil, dass man direkt von der Planung ins Machen kommt und dann gemeinsam mit anderen Dinge umsetzt. Digitales Ehrenamt kann sich manchmal auch sehr einsam anfühlen, mit diesem Format merkt man die Kraft des Teams dann aber umsomehr.

Gerade bei virtuellen Meetings ist die größte Herausforderung eine Teamatmosphäre zu schaffen. Wir arbeiten am Computer und verbinden das Sitzen am Computer mit effizienten Arbeiten. Jedoch lebt Vereinsarbeit nicht nur von Arbeit. Es ist wichtig nicht nur das effiziente Abarbeiten von to-dos gehört in ein Treffen, sondern der Austausch und lustige Momente müssen geschaffen werden.

Die Zukunft der online Zusammenarbeit

Diversität und Inklusion sind für mich die größten Chancen der online Zusammenarbeit. Auch zu Zeiten der Corona-Pandemie konnte man beobachten, dass in unserem Verein wesentlich mehr gearbeitet. Wir haben mehr geschafft als je zuvor. Viele andere Organisationen sehen die Digitalisierung noch als Herausforderung – Wir sehen sie als Chance!

Mein Wunsch für die Zukunft ist es, dass sich viele Teams diesen Schritt wagen.