Wie Routinen für digitale Teams deiner Organisation helfen können

Das Thema Routinen für digitale Teams haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Routinen kennen viele eher aus dem privaten Alltag. Sei es der Kaffee am Morgen, der kurze Spaziergang am Nachmittag oder die Hautpflege am Abend. Wie sollen Routinen denn im digitalen Team funktionieren? Eigentlich gar nicht so anders als in deinem Privatleben. Denn Routinen sind Handlungen, die durch häufiges Wiederholen zur Gewohnheit werden. Sie erleichtern den Alltag, indem sie ihn vorhersehbarer und weniger anstrengend machen. Sind eure Treffen unstrukturiert, anstrengend und chaotisch? Musst du dir jedes Mal einen neuen Plan machen? Kommt ihr einfach nicht in den Flow? Hat jede*r gefühlt etwas anderes vor? Dann können können Routinen für digitale Teams dir helfen. Wir zeigen dir hier wie du dein Team damit sinnvoll unterstützen kannst.

Was genau sind Routinen für digitale Teams?

Routinen funktionieren nach einem einfachen Prinzip. Eine Aktion wird durch einen Trigger ausgelöst und für die Aktion gibt es eine Belohnung.  Am Beispiel des E-Mail-Checkens wird das deutlich. Der Trigger ist hier das Signal vom Handy. Wenn du das hörst nimmst du das Handy vermutlich raus und liest die E-Mail, das ist die Aktion. Du erhältst durch diese Aktion Informationen und Kontakt, das stellt eine Belohnung dar. Dieses Grundprinzip lässt sich auf alle Routinen übertragen. Wie lange es dauert, bis eine Routine etabliert ist, lässt sich nicht genau sagen. Die meisten Studien kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Letztlich hängt es immer von der Routine, dem Team und vor allem der Motivation ab.

Du solltest Routinen für digitale Teams allerdings nicht mit Ritualen verwechseln. Rituale sind im Gegensatz zu Routinen emotional aufgeladen und brauchen viel Energie statt Energie zu sparen. Routinen dagegen sparen Energie und passieren fast automatisch, wenn sie gut etabliert sind. Wenn Sportmannschaften sich vor Wettkämpfen in der Umkleide einstimmen, sind dies meist sehr energiereiche Rituale. Eine Routine, die Energie spart wäre eher so etwas wie morgens eine To-do-Liste zu schreiben. Es ist wichtig auf diese Unterschiede zu achten. Nur so kannst du sicher sein, dass du dein Team mit Routinen unterstützt, statt es mit Ritualen an den falschen Stellen zu überfordern.

Welche Vorteile bringen Routinen für digitale Teams?

Der Mensch ist einfach ein Gewohnheitstier. Wenn Abläufe vorhersehbar sind und wir wissen was auf uns zukommt nimmt uns das Stress und erleichtert die Arbeit. Gerade für digitale Teams ist das wichtig, damit sich das Team nicht verliert. Außerdem ist so vorher schon klar, was bei euren Treffen passieren wird und du kannst einen Rahmen setzen. Routinen für digitale Teams sorgen außerdem nachweislich für weniger Stress, weil Aufgaben nebenher erledigt werden können. Sie erhöhen auch die Resilienz des Teams, weil Abläufe strukturiert sind und somit feste Orientierungspunkte gegeben sind. Diese geben nicht nur in Krisensituationen Sicherheit. Aufgaben in Routinen werden außerdem grundsätzlich schneller erledigt. Das liegt daran, dass der Prozess, in dem normalerweise abgewogen werden würde, ob die Aufgabe überhaupt erledigt werden sollte, entfällt. Das spart mittel- und langfristig viel Zeit und Arbeit ein.

Und warum gerade für digitale Teams?

Wie so vieles was in Präsenz automatisch stattfinden würde, müssen auch Routinen im digitalen Bereich bewusster und künstlich geschaffen werden. Im digitalen Bereich dauern diese Prozesse deutlich länger und finden evtl. sogar gar nicht statt. Daher musst du hier als Teamleitung aktiv werden und Routinen bewusst einbringen und promoten.

Das lohnt sich unter anderem, weil Routinen das Teamgefühl extrem verbessern können. Wer an den Routinen teilnehmen kann fühlt sich als Teil des Teams, weil man die Teamkultur versteht. Gleichzeitig kann man sich durch Routinen von anderen Teams abgrenzen und schafft eine eigene Teamkultur. Außerdem kannst du als Teamleitung durch die Routinen prüfen, wie motiviert und engagiert deine Teammitglieder sind. Wenn jemand zum Beispiel nicht mehr an Routinen wie regelmäßigen Treffen teilnimmt, kannst du auf diese Person zugehen. Du erkennst Motivationslöcher oder andere Probleme damit frühzeitig.

Sind Routinen für digitale Teams wirklich so einfach?

Leider sind Routinen für digitale Teams nicht für jeden etwas. Bei manchen Personen lösen sie schlechte und bei anderen gute Gefühle aus. Achte daher unbedingt auf die Bedürfnisse und Reaktionen deines Teams. Ihr solltet euch gemeinsam für Routinen entscheiden. Diese dann wirklich im Team zu etablieren ist sehr anstrengend und stressig. Daher entlastet es das Team, wenn es eine Person im Team gibt, die sich dafür verantwortlich fühlt die Routinen zu promoten. Diese Person setzt sich für die Routinen ein und erinnert daran. 

Außerdem dauert es ziemlich lange Routinen für digitale Teams erfolgreich zu etablieren. Noch länger dauert es schlechte Routinen wieder loszuwerden. Das weiß wohl jede*r der/die schon einmal versucht hat eine schlechte Angewohnheit loszuwerden. Merk dir daher: Routinen lassen sich leichter ersetzen anstatt einfach mit ihnen aufzuhören. Versuche eine positive, motivierende Alternative zu finden, wenn du eine negative oder einfach nicht mehr passende Routine im Team loswerden möchtest.

Wie können Routinen für digitale Teams denn aussehen?

Am einfachsten können Routinen rund um eure Meetings umgesetzt werden. Zu jedem guten Meeting gehören drei Phasen: vor dem Meeting, während des Meetings und nach dem Meeting. In jeder Phase bieten sich unterschiedliche Routinen an.

Vor dem Meeting

Vor dem Meeting könnt ihr 15 Minuten vorher ankommen um einen technischen Check-Up anzubieten. Auch „Türrahmengespräche“, also die Gespräche die ihr sonst auf dem Weg oder kurz vor dem Meeting im Flur oder Türrahmen führen würdet, kannst du so ermöglichen. Bei einem Präsenztreffen wärt ihr ja auch etwas früher da um alles vorzubereiten. Hilf deinem Team dabei sich vorzubereiten, indem du die Agenda und eventuelle Unterlagen rechtzeitig vorher verschickst. Diskussionen und Abstimmungen kannst du mit Hilfe von Tools wie Padlet vorher schon starten. Dadurch nehmen sie im Meeting selbst nicht zu viel Raum ein, was dazu führen könnte, dass deine Freiwilligen irgendwann aussteigen. Halte auch etwas für das Auge bereit. Das kann entweder eine kleine Präsentation, Dokumente, die du über deinen Bildschirm teilst oder schlicht deine Kamera sein. In jedem Fall solltest du deinem Team visuelle Unterstützung anbieten.

Und vergiss nicht an dich selbst und deine eigenen Routinen zu denken. Versuche fit zu sein, bereite dich auf das Meeting vor, mach dir vielleicht einen Kaffee. Plane etwas Zeit ein, um dich auf das Meeting vorzubereiten und nimm dir eine „mentale Übergangszeit“. Bei einem Präsenztreffen würdest du das wahrscheinlich auf dem Weg zu eurem Treffen machen.

Während des Meetings

Auch während eures Meetings könnt ihr Routinen sinnvoll nutzen. Besonders gut bietet sich eine Routine für den Einstieg an. Das hilft allen im Meeting anzukommen und dir einen ersten Eindruck von jeder/m zu bekommen. Dafür kannst du zum Beispiel eine Einstiegsrunde machen in der jede Person kurz sagen kann wie es ihr geht. Dafür sind Eisbrecherfragen auch gut geeignet. Auf Fragen wie „Was hast du zuletzt gegessen?“ oder „Was siehst du, wenn du aus dem Fenster schaust?“ können fast alle gut antworten, ohne zu persönlich werden zu müssen. Auf http://tscheck.in/ findest du jede Menge solcher Eisbrecherfragen. Wichtig ist allerding, dass alle zu Wort kommen können. Wenn die Gruppe zu groß wird, lohnt es sich Kleingruppen zu machen.

Schaltet außerdem während des gesamten Meetings, wenn möglich, eure Kameras an. Gesichter helfen deinem Team Gefühle auszudrücken und wahrzunehmen. Man sieht außerdem auch, wer alles aufmerksam dabei ist. Viele haben ein ziemliches Pokerface in online-Meetings. Aber wenn du deine Emotionen bewusst im Gesicht zeigst, kannst du sie sicherlich auch dazu animieren das Gleiche zu tun. Plane außerdem genügend Zeit am Ende des Meetings als Puffer für unvorhergesehene Dinge ein, die vielleicht länger brauchen.

Außerdem solltest du genügend Pausen einplanen. Meetings, die länger als 60 Minuten dauern, werden sonst zu anstrengend. Ihr könnt diese Pausen auch gemeinsam gestalten, zum Beispiel mit Energizern. Dazu findet ihr mehr Information in diesem Artikel. Ein weiteres Tool, das ihr jederzeit nutzen könnt ist der Chat. Ihr solltet allerdings festlegen, wie dieser genutzt werden soll. Beispielsweise könntet ihr euch darauf einigen, hier Rückfragen zu stellen, oder Kommentare zu schreiben. So kann das „den Nachbar fragen“ ersetzt werden. Wenn der Chat zu aktiv ist, kann es zu anstrengend werden beiden Diskussionen zu folgen. Leg daher die Nutzung klar fest.

Nach dem Meeting

Nach dem Meeting solltest du auch noch ein paar Minuten einplanen, um erreichbar für Nachfragen und individuelle Themen zu sein. Das ist ein niederschwelliger Zugang für Teammitglieder, die unsicher sind und vielleicht Unterstützung benötigen. Verschicke außerdem zeitnah das Protokoll für Personen, die nicht dabei sein konnten oder technische Probleme hatten. Die ToDos und Beschlüsse solltest du gesondert per Mail an alle Mitglieder schicken, das sind wertvolle, zeitsparende Infos für alle. Als Teamleitung solltest du die ToDos auf dem Schirm behalten und proaktiv nachfragen und Unterstützung anbieten. Das ist hilfreich für Teammitglieder, die sich vielleicht nicht trauen Hilfe zu holen oder kann einfach als Motivation und Reminder dienen.

Handzeichen als Routine

Eine Methode, die ihr zu eurer ganz eigenen Routine für digitale Teams machen könnt sind individuelle Handzeichen. Ihr könnt sie nutzen um Zustimmung und Ablehnung auszudrücken, dafür gibt es sogar ganze Systeme. Ein eher Einfaches ist die Fist of Five, damit kannst du deine Zustimmung oder Ablehnung in Abstufungen zeigen. Zeigst du fünf Finger bist du dafür und voll dabei. Bei vier Fingern ist es okay aber nur mit Einschränkungen. Drei Finger zeigen gemischte Gefühle und bei zwei Fingern ist man zwar nicht einverstanden, möchte aber die Entscheidung nicht blockieren. Wer nur einen Finger zeigt, legt ein Veto ein.

Natürlich gibt es auch komplexere Systeme und jede Menge weitere Zeichen. Eine Hand hochheben kann klassisch anzeigen, dass man etwas sagen möchte. Zwei Hände bedeuten Zustimmung. Wenn man mit dem Finger in eine Richtung zeigt, kann man damit eine Reaktion anzeigen. Wer ein C mit den Fingern bildet, möchte Clarification. Mit einem Dreieck kann man einen Antrag zur Geschäftsordnung stellen. Wer die Handrücken zeigt stimmt nicht zu. Wer eine Faust zeigt erhebt Widerspruch. Gekreuzte Hände blockieren einen Antrag usw. Wie du siehst gibt es schier endlose Zeichen, und ihr könnt euch auch gemeinsam neue Ausdenken. Wichtig ist nur, dass alle die Bedeutungen kennen und sie im Zweifel auch nachschauen können. Dann helfen dir diese Handzeichen enorm dabei Diskussionen kürzer zu halten und dabei eure ganz eigene Routine zu entwerfen.

Noch mehr Routinen für digitale Teams

Natürlich gibt es noch viele weitere Routinen für digitale Teams, die ihr einfach umsetzen könnt. Gewöhne es dir zum Beispiel an, Personen mit ihrem Namen anzusprechen und sie bewusst aufzurufen, wenn sie sich nicht an der Diskussion beteiligen. Oder schaffe regelmäßige informelle Treffen, bei denen sich die Teammitglieder kennenlernen, austauschen und einfach quatschen können. Schließlich sollte Engagement auch im digitalen Bereich nicht nur aus Arbeit bestehen, sondern auch Spaß machen. Dafür solltest du extra Räume schaffen, weil die in der digitalen Welt nicht so beiläufig entstehen, wie man das von Präsenzarbeit kennt.

Bei allem Spaß muss an den richtigen Stellen, also wenn es wichtig ist und kurzgehalten werden muss, aber auch effizient gearbeitet werden. Lange, ineffiziente Prozesse sorgen sonst für Frustration und können den Spaß am Engagement verderben. Wann immer es möglich ist, solltest du persönliche Gespräche in Persona oder am Telefon führen. Somit zeigst du extra viel Aufmerksamkeit und damit Wertschätzung. Für die Wertschätzung der Teammitglieder lohnt sich eine eigene Routine. Beispielsweise könnte im Meeting jede Person einer anderen Person danken, deren Arbeit sie seit dem letzten Treffen besonders wertgeschätzt haben.

Routinen für die Kommunikation

Auch für die Kommunikation helfen Routinen für digitale Teams enorm dabei die richtigen Personen mit den richtigen Informationen über den richtigen Kanal zu erreichen. Dazu solltest du Regeln festlegen, welcher Kanal für welche Art von Information verwendet werden soll. Was darf im Chat passieren? Wo finden Diskussionen statt? Und wie werden Entscheidungen getroffen? Außerdem sollte es einen Raum für privaten Austausch geben, bei dem aber nicht alle mitmachen müssen. So kannst du verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden. Du solltest im Hinterkopf haben, dass es verschiedene Kommunikationstypen gibt. Personen, die eher sprechen, andere die eher beobachten und wieder andere die am liebsten lesen. Eine gute Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass du allen Typen ein Angebot machst. Natürlich ist das sehr aufwendig und du wirst nicht allen für jede Information ein Angebot machen können. Hier gilt: Je wichtiger die Information desto mehr Kanäle solltest du bespielen.

Wie kannst du Routinen in dein digitales Team bringen

Zunächst musst du die passende Routine für dein Team finden. Vielleicht habt ihr auch unbewusst schon kleine Routinen entwickelt, wenn ja kannst du diese evaluieren. Überlegt euch gut, welche Routinen ihr machen wollt, was ihr damit bezweckt und wie ihr sie umsetzen wollt. Auch bei Routinen gilt: Mach sie nicht um der Routinen-Willen, sondern passe sie auf die Bedürfnisse des Teams an. Welche Routinen sind ansprechend? Welche machen die Arbeit spannender? Letztendlich musst du einiges ausprobieren und sehen, was gut für dein Team funktioniert. Wenn du mit einer Routine in diesem Prozess des Ausprobierens unzufrieden bist, solltest du sie unbedingt zeitnah ersetzen oder beenden. Denn es wird zunehmend schwieriger eine Routine loszulassen, je länger ihr sie durchgeführt habt. Für jede Routine braucht es dann eine*n Routinen-Promoter*in um sie wirklich durchzusetzen und sicherzustellen, dass sie auch wirklich durchgeführt werden.

Unser Fazit

Routinen können deine Teamarbeit wirklich bereichern und verbessern. Nicht nur, dass sie zur Effizienz beitragen, gerade der Effekt auf die Teamarbeit und den Spaß ist wirklich enorm. Damit die Routinen im Team wirklich gut funktionieren, angenommen und etabliert werden braucht es Zeit und Arbeit. Aber es lohnt sich wirklich! Gute Routinen erkennst du daran, dass du sie nach einiger Zeit nicht mehr bemerkst, weil sie verinnerlicht wurden. Insbesondere für Meetings sind die gut einsetzbar. Sie sorgen für Struktur und letztendlich zielführendes Arbeiten und das wollen wir schließlich alle.