Online Teambuilding

Das Thema Routinen für digitale Teams haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Wenn dein Team online arbeitet, braucht es digitales Teambuilding! Die meisten Menschen, die sich dazu entscheiden sich digital zu engagieren, tuen das nicht, weil sie Einsiedler sind. Ganz im Gegenteil: auch Menschen im Home-Office sind Teamplayer. Sie möchten miteinander verbunden sein und in den Austausch kommen. Daher spielt online Teambuilding eine sehr große Rolle.

Wie man ein Team aufbaut und Teambuilding betreibt haben wir alle offline gelernt. Und zwar überwiegend durch das tägliche soziale Miteinander. Sei es im Kindergartenalter, im Freundeskreis oder mit den die Kolleg*innen im Büro. Im Online-Bereich können wir auf diese Erfahrungen leider nur teilweise zurückgreifen. Wir müssen neu lernen, wie man mit anderen zusammenarbeitet. Die meisten Menschen arbeiten im digitalen Bereich anders als offline. Auch, wenn du deine Teammitglieder bereits aus dem Offline-Bereich kennst, heißt das nicht, dass eure Teamdynamik online die gleiche sein wird. Mach dir daher bewusst, dass ihr auf eine grundsätzlich andere Art zusammenarbeitet und stelle dich darauf ein.

Bedürfnisse im online Teambuilding

Gerade online ist es oft schwierig Bedürfnisse zu kommunizieren. Daher kann es dir helfen, die wichtigsten Bedürfnisse, die jedes Team hat, auf dem Schirm zu haben:

  1. Routinen: Zum Beispiel die Begrüßung am Morgen, der regelmäßige Kontakt oder gemeinsame, wiederkehrende Aufgaben. Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass Teams mit Routinen besser arbeiten und resilienter sind. Weitere Infos zu Routinen in digitalen Teams findest du hier.
  2. Kommunikation: Die Kommunikationswege sollten möglichst einfach sein. Biete im Idealfall unterschiedliche Kanäle für wichtige und dringende Infos an. Wichtig ist vor allem, dass allen im Team klar ist, welche Kanäle für welche Infos gedacht sind.
  3. Motivation: Gerade weil der direkte Kontakt zu den Kolleg*innen wegfällt, wird die eigene, innere Motivation umso wichtiger.
  4. Soziale Interaktion: Auch wenn das persönliche Miteinander eingeschränkt ist, sollte eure Arbeit nicht nur aus Mails und ToDos bestehen.

Deine Aufgabe als Leitung im online Teambuilding

Online Teambuilding muss proaktiv gestaltet werden, weil es nicht von selbst in der Kaffeeküche oder beim gemeinsamen Feierabendbier stattfinden kann. Teambuilding wird damit explizit zur Führungsaufgabe. Als Leitung solltest du deinem Team daher bewusst Räume für den persönlichen Austausch und das Kennenlernen schenken. Gerade neue Teammitglieder sollten unbedingt vorgestellt werden und Zeit bekommen, um sich erstmal ins Team einzufinden. Deine Arbeit als Leitung wird dadurch erschwert, dass du wenig Kontrolle über die Umwelt deiner Teammitglieder hast. Während manche vielleicht in Ruhe allein zuhause vor dem Schreibtisch sitzen, brauchen bei anderen Teammitgliedern vielleicht die Kinder Aufmerksamkeit oder sie sind gerade unterwegs. Hab daher im Kopf, dass nicht alle die gleichen Arbeitsbedingungen haben.

Die Kommunikation im Team

Online gibt es einige Kommunikationshürden. Beispielsweise durch lange Wartezeiten auf Antworten, weniger Kommunikationskanäle und eine eingeschränkte Wahrnehmung von Körpersprache, Gestik und Mimik. Daher kommt es häufiger zu Missverständnissen, was gute Kommunikation und verschiedene Kommunikationskanäle ausschlaggebend macht.

In jedem Team gibt es außerdem unterschiedliche Kommunikationstypen. Sicherlich hast du schon Unterschiede darin festgestellt, wie Menschen kommunizieren. Manche Lesen und Schreiben gerne und viel und reagieren daher auf Mails. Andere telefonieren gerne und wieder Andere sind dafür sehr aktiv in Videokonferenzen. Mit welchem Kommunikationstyp du es zu tun hast, findest du am besten durch Beobachtung heraus. Grundsätzlich gilt, dass du jeden dieser Typen über unterschiedliche Kanäle erreichst. Wenn du wichtige Informationen hast, solltest du dich daher bemühen möglichst viele Kanäle zu bespielen.

Am besten sprichst du eure Teamkommunikation offen mit deinem Team an, dabei solltest du die folgenden Fragen abklären: Welcher Kanal dient welchem Typ von Informationen? Wo ist Raum für privaten Austausch? Wie werde Entscheidungen getroffen? Wo finden Diskussionen statt? Wenn auf diese Fragen verbindliche Antworten gefunden habt, steht eurer Kommunikation fast nichts mehr im Weg.

Individuen im Team

Damit du jedem Teammitglied mit seinen Bedürfnissen gerecht werden kannst und ein inklusives Team bilden kannst, ist es wichtig darauf zu achten, in welchem Umfeld die Person gerade arbeitet. Das solltest du berücksichtigen und nachsichtig sein, wenn manche Dinge nicht so ideal laufen, wie du es dir wünschen würdest. 

Die online Arbeit macht die Zusammenarbeit in jedem Fall niedrigschwelliger und bietet viele Vorteile. Arbeitswege entfallen, man spart sich jede Menge Zeit und jede*r kann sich seinen Arbeitsplatz nach den eigenen Bedürfnissen einrichten. Viele Ehrenamtliche wollen auch nach Corona digital engagiert sein, weil sie festgestellt haben, dass es sich besser in ihren Alltag integrieren lässt.

Aber das online-Teambuilding hat auch seine Grenzen. Teambuilding kann man nur mit Personen machen, die auch Teil eines Teams sein wollen. Nicht alle haben Interesse an online Teambuilding und das ist auch vollkommen in Ordnung. Schließlich gibt es auch genügend Aufgaben, die allein erledigt werden können. Es ist außerdem wichtig, dass dein Team die online-Arbeit akzeptiert und annimmt. Dafür hilft es sich der Motivation des Teams bewusst zu sein. Wenn du ein Motivationsloch in deinem Team bemerkst, sprich es an und versuche dein Team daran zu erinnern, was sie ursprünglich zu ihrem Engagement motiviert hat.

Das brauchen eure Meetings für online Teambuilding

Wie kannst du es schaffen, dass eure Meetings zu Momenten der Begegnung werden? Denn das müssen sie sein, da sie der einzige Ort sind, an dem dein Team zusammenkommen kann. Jedes Meeting besteht aus drei Phasen: Der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung. Bestimmt warst du schon bei einem schlechten online-Meeting. Das liegt meist daran, dass eine der Phasen nicht gut gemacht wurde. Die meisten Meetings sind inhaltlich sehr voll und haben den Anspruch kurz und kompakt zu sein, damit sie sich für alle in den Alltag integrieren lassen. In dieser kurzen Zeit muss daher oft viel Inhalt gepackt werden aber auch Maßnahmen zum Teambuilding!

Vorher

Um in eurem Meeting Zeit zu sparen und damit sich alle gut vorbereiten können, solltest du vorab die Agenda und alle benötigten Unterlagen an dein Team schicken. Es ist auch schön, wenn du etwas Visuelles vorbereiten kannst. Vielleicht eine kleine Präsentation zu einem Input, oder ein Foto von der letzten Aktion? Mach es zu einer Routine für dein Team sich schon 15 Minuten vor Beginn einzuloggen. So ist genügend Zeit, um technische Probleme aus dem Weg zu räumen und zum Ankommen in der Gruppe und kleine Gespräche. Das würde in Präsenz vermutlich beim Kaffee holen stattfinden und fällt im digitalen Raum leider oft weg. Außerdem braucht man auch eine gewisse mentale Übergangszeit. Es ist nicht zu empfehlen, bis zur letzten Minute vor dem Meeting noch die Mails zu checken. Nimm dir stattdessen Zeit, um dich auf die bevorstehenden Themen vorzubereiten.

Während des Meetings

Im Meeting selbst sollte es erstmal eine Einstiegsrunde zum Ankommen geben. Frage nach wie es allen geht oder verwende Eisbrecherfragen wie „Wo bist du gerade?“ „Was hast du vor dem Treffen gemacht?“ „Was hast du zuletzt gegessen?“. Wenn die Gruppe dafür zu groß ist, kannst du hierfür auch Kleingruppen einsetzen. Es ist in jedem Fall ein Mehrwert, für das Meeting, wenn möglichst alle die Kamera einschalten können, damit ihr Reaktionen auch über eure Mimik ausdrücken könnt. Zusätzlich könnt ihr auch Zustimmung und Ablehnung durch Handzeichen ausdrücken (Daumen hoch/runter). Das sorgt für körperliche Aktivität und kann Diskussionen verkürzen.

Achte auch darauf den Zeitrahmen einzuhalten. Damit zeigst du, dass du die Zeit deiner Teammitglieder respektierst. Auch die Nutzung des Chats solltet ihr klar festlegen. Können hier Fragen gestellt werden? Sind Diskussionsbeiträge hier gut aufgehoben? Hier müsst ihr eine für euch passende Lösung finden und diese verbindlich festlegen.

Du solltest das Meeting außerdem auch nutzen, um Danke zu sagen. Leider geht auch das im online-Bereich oft unter, weil es sonst auch im inoffiziellen Austausch stattfinden kann. Die Werteschätzung der Leistungen deines Teams hat es aber in jedem Fall verdient ihren festen Platz in euren Meetings zu erhalten.

Nach dem Meeting

Nach dem Meeting solltest du alle Teammitglieder abholen, die nicht dabei sein konnten. Das kannst du tun, indem du Protokolle verschickst, sowie eine Liste der ToDos, die ihr besprochen habt. Im Verlauf bis zur nächsten Besprechung kannst du bei Bedarf auch nach dem Stand der Aufgaben nachfragen.

Phasen des online Teambuildings

Ein Team durchläuft einige Phasen, bis es sich wirklich als Team fühlt. Jede Phase bringt andere Bedürfnisse im Team hervor und stellt dich als Leitung vor neue Herausforderungen. Gerade im ehrenamtlichen Bereich verläuft dieser Prozess nicht immer so geradlinig wie er hier dargestellt wird, und gerade bei neuen Teammitgliedern beginnt der Prozess manchmal wieder von vorne. Trotzdem gibt dieser Ablauf eine gute Orientierung.

Forming

In der Forming-Phase seid ihr noch nicht zu einem Team geworden, sondern seid noch eine Gruppe aus Einzelpersonen. Die Kommunikation läuft noch unselbstständig ab und jede*r muss die anderen Personen im Team erst noch kennen- und wertschätzen lernen. Du kannst dein Team in dieser Phase unterstützen, indem du Orientierung gibst und alle benötigten Informationen bereitstellst. In dieser Phase sollte das Eis gebrochen werden. Das persönliche Kennenlernen verbessert die Teamdynamik, weil man besser auf die Eigenarten der anderen Teammitglieder eingestellt ist. Alle sollten im Idealfall am Ende der Phase wissen, an wen sie sich für Hilfe in welchem Bereich wenden können. Man kann das Gegenüber dann besser einschätzen und entwickelt Verständnis.

Auch, wenn später neue Mitglieder hinzukommen, solltest du diese begrüßen, das Team darüber informieren und eine Möglichkeit zum Kennenlernen schaffen. Bei einem gelungenen Onboarding werden alle wichtigen Informationen auch zur Vision, eurer Mission, euren Zielen und der Geschichte der Organisation bereitgestellt. Weise auch auf wichtige Termine im Jahr hin und verweise auf Ansprechpartner im Team für spezifische Fragen.

Eine besondere Herausforderung in dieser Phase ist der fehlende 1. Eindruck. Gerade durch das noch fehlende Teamgefühl, kann auch ein Eindruck von Isolation und Einsamkeit entstehen. Hier hilft ein angeleitetes Kennenlernen. Der Erfolg der Forming-Phase hängt stark vom Teamleader ab. Also versuche hier präsent zu sein und auf die Bedürfnisse deines Teams zu reagieren.

Unterstützen können dich Tools wie Vorstellungswände, die du zum Beispiel bei Padlet anlegen kannst. Hier kannst du auch Kontaktmöglichkeiten bereitstellen. Die Infos sollten sowohl privat als auch engagementsbezogen sein. Zum Onboarding kannst du Microsoft Sway verwenden oder auch auf euren Web- und Social-Media-Auftritt verweisen. Das kann allerdings nicht das persönliche Gespräch ersetzen.

Storming

In der Storming-Phase findet die eigentliche Gruppenbildung statt. Es kommt dabei zu ersten Konflikten und Missverständnissen. Das sollte dich aber nicht entmutigen, da es zu jedem Gruppenbildungsprozess dazugehört. Das Team kann durch Konflikte gestärkt werden, wenn diese gut gemanagt werden. Meist liegt die Ursache in unterschiedlichen Arbeits- und Kommunikationsverständnissen. Die Teammitglieder müssen erst noch ihre Rolle finden und fangen an die Projektziele zu hinterfragen.

Die Storming-Phase ist im online-Bereich besonders herausfordernd, weil Konflikte schwerer zu erkennen sind. Außerdem gibt es vielleicht noch keine Nettiquette oder es sind noch nicht alle damit vertraut. Hinzu kommen technische Hürden. Als Teamleitung solltest du Konflikte erkennen und als Mediator agieren. Und darauf achten, dass der Blick auch immer wieder weg von Konflikten und hin zu eurem Projektziel gerichtet wird. Das sollte euch schließlich alle vereinen. Trotz allem ist die Storming-Phase spannend und sehr wichtig für den Teambuilding-Prozess. Hier wird die Basis für die Arbeitskultur gelegt.

Als Teamleitung kannst du dein Team unterstützen, indem du Transparenz und direkt Kommunikation förderst. Auch das Aufgabenmanagement sollte durch die Etablierung von regelmäßigen Statusupdates transparent gemacht werden. Dafür kannst du auch gemeinsame Arbeitsräume schaffen. Du solltest auch Konflikte managen. Ignoriere dabei nicht den Elefanten im Raum, stelle viele Fragen und involviere auch zurückhaltende Teilnehmende. Sei dabei präsent und nahbar und signalisiere dein Wohlwollen gegenüber dem Team. Wenn du dich in dieser Phase überfordert fühlen solltest, zögere nicht dir Hilfe zu holen.

Norming

In dieser Phase geht es vor allem um Teamwork und die Etablierung von Routinen und Standards. Ihr solltet Spielregeln vereinbaren, und die Arbeitskultur sowie die Kommunikationsleitlinien anpassen. Abläufe und das Aufgabenmanagement, können nun standardisiert werden. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um euch SMARTE Ziele zu setzen. Diese sind Spezifisch, Messbar, Aktivierend, Realistisch und Terminiert. Setzt euch Ziele sowohl für die gesamte Organisation als auch die einzelnen Teams.

Herausfordernd ist in dieser Phase vor allem, dass ihr ein hohes Maß an Flexibilität braucht, sowie Diskussionen und partizipative Entscheidungsprozesse. Als Teamleitung solltest du eure Routinen promoten und eure Arbeitsweise und Kommunikation reflektieren. Bei Herausforderungen kannst du nun den Blick des Teams auf das Positive lenken, wie beispielsweise eure Errungenschaften aus der Storming-Phase. Nimm dir in dieser Phase explizit Zeit für Teambuilding. Einige Ideen dafür findest du hier (Den Link zum anderen Blogbeitrag einfügen).

Performing

Die Performing-Phase bildet in gewisser Weise das Ziel des online Teambuildings. In dieser Phase seid ihr ein digitales Wir. Ihr nehmt euch als Team war und kennt eure Stärken und Schwächen. Als routiniertes Team könnt ihr fokussiert, selbstständig und zielorientiert arbeiten. Hier kann Verantwortung gut übertragen werden. Allerdings kommt es manchmal zu Motivationsschwankungen, achte daher darauf, dass du das Teambuilding trotzdem nicht ganz aus dem Blick verlierst. Vernetze verschiedene Arbeitsbereiche und Arbeitsgruppen innerhalb der Organisation. Beweise Vertrauen und delegiere auch Aufgaben. Zeige Weiterbildungsmöglichkeiten und andere Benefits auf.

Die Motivation kannst du aufrecht halten, indem du Wertschätzung durch Geburtstagswünsche und Weihnachtspost ausdrückst. Und auch zu persönlichen Events wie Studienabschlüssen, Jobwechsel oder Hochzeiten gratulierst.

Auch in den besten Teams kommt es leider irgendwann zum Abschied. Dieser kann entweder geplant durch das Auslaufen von Amtszeiten oder das Ende eines Projektes passieren oder auch ungeplant durch das Aussteigen einzelner Mitglieder. Versuche geeignete Zeitfenster für den Ausstieg zu schaffen, so sorgst du für mehr Planungssicherheit für dich und das Team. Außerdem beugst du dem sogenannten Ghosting vor, bei dem sich Teammitglieder einfach nicht mehr melden. Im Idealfall sollte es einen feierlichen Abschluss geben, um die gemeinsame Arbeit und die schöne Zeit zu würdigen. Evaluiert außerdem den Prozess und identifiziere evtl. die Gründe für den Ausstieg, um eure Arbeit zukünftig zu verbessern.

Eine Herausforderung im digitalen Bereich ist, dass Erfolge oft nicht sichtbar werden, weil man zum Zeitpunkt des Erfolges oft allein ist. Daher musst du diese Erfolge sichtbar machen. Dabei gilt: je unsichtbarer der Fortschritt desto größer der Dank! Feedback solltest du weiterleiten und geschaffte Meilensteine verdeutlichen. Ihr könnt sie auch für eure Öffentlichkeitsarbeit verwenden.

Mourning/Adjourning

Außerdem solltest du darauf achten, dass alle Daten gesichert wurden und keine relevanten Daten bei der ausscheidenden Person liegen. Versuche eine Übergabe mit der nachfolgenden Person zu organisieren und organisiere ein persönliches Abschiedsgespräch mit der Kontaktperson. Außerdem solltet ihr die Person aus euren Kommunikationskanälen entfernen, da „Karteileichen“ auf Dauer die Übersicht über das Team stören.

Online Teambuilding für dein Team

Teambuilding bedeutet deutlich mehr als nur gemeinsames Kaffee trinken. Es gibt jede Menge Herausforderungen und auch frustrierende Phasen. Doch gerade im digitalen Bereich ist Teambuilding für die Motivation von enormer Bedeutung. Daher nimm dir die Zeit dich mit dem Team und seinen Bedürfnissen zu beschäftigen. Auf lange Sicht wird das zu einer besseren Arbeitsweise führen und entlastet auch dich als Teamleitung.