Die Inhalte dieses Blogartikels basieren auf eine Aufzeichnung eines Webinars aus der Webinarreihe „Online-Beziehungsarbeit im Verein“ vom Haus des Stiftens und Fairlinked, die du dir auch anschauen kannst. Ansonsten kannst du den Artikel lesen. Es geht um Online-Teambuilding und digitale Zusammenarbeit. Lerne einfach so, wie es dir am besten passt!
Online-Teambuilding ist heute nicht mehr wegzudenken. Wir erleben schon das dritte Pandemiejahr, und viele Arbeitsprozessen sind längst digital geworden. Nicht nur die Infrastruktur und Technik sind dabei Themen, aber auch neue Möglichkeiten, die die digitale Zusammenarbeit mit sich bringt. Ohne persönlichen Kontakt fällt es schwieriger auf, ein Wir-Gefühl in Teams zu schaffen. Wie baut man Verbindungen im digitalen Raum? Wie kann man sich am besten austauschen, dass man von der Ferne gemeinsam aktiv wird? Es geht darum, die Teamleitungsfähigkeiten weiterzuentwickeln.
Die Gruppenführung ist von drei Aspekten abhängig: von dir als Teamleiter*in, von den Merkmalen des Teams und von der Organisationskultur. Du bringst dein Stil mit ins Spiel: wie du mit anderen umgehst und wie du dich äußerst. Wie man in der digitalen und der analogen Arbeit auftritt, ist unterschiedlich, und man kann in seiner Leitung unterschiedliche Stile haben. Auch die Merkmale der Menschen im Team und ihre Charaktere spielen hier eine Rolle. Die Organisationskultur entspricht den Strukturen, den Geschichten, der Art und Weise der Mitarbeit oder auch die Verbindungen innerhalb des Teams.
5 Phasen des Teambuildings von Tuckman (1965)
Um Teambuilding zu veranschaulichen hat der Psychologe Bruce Tuckman ein Modell entwickelt. Er hat 5 Phasen vorgeschlagen, die von Jana Piske auf digitale Teams angepasst wurden. Es ist in dieser Stelle relevant zu betonen, dass dieser Kreislauf nur ein wissenschaftliches Ideal ist. Die Realität spiegelt ihn meistens nicht wider: Phasen werden übersprungen und springen hin und her. Alles kann sich ändern, wenn neue Teammitglieder dazu kommen oder andere das Team verlassen, zum Beispiel. Der Kreislauf dient als Orientierung: als Teamleiter*in denkst du daran, wo das Team sich im Kreislauf befindet, und handelst dann entsprechend.
Phase 1: Forming Phase
In der Forming Phase geht es darum, als Team sich zusammenfinden, und gemeinsam das Eis zu brechen. In der Phase fragt man sich als Teamleiter*in:
- Wie sicher fühle ich mich vor neuen Gruppen?
- Wie gut kann man Menschen zusammenbringen?
Bedürfnisse des Teams
In dieser Phase möchten die Teammitglieder sich gegenseitig kennenlernen, dabei ihre eigenen Rollen finden, aber auch Zugang zu den Information- und Kommunikationsstrukturen der Organisation bekommen. Das ist besonders wichtig online: da das Team sehr motiviert ist und viele Erwartungen hat, müssen sie sich gut orientieren, um gut loslegen zu können. Deshalb ist es zentral, die Organisationsstruktur zu verstehen. Persönliche Interaktion steht hierbei über Aufgaben: Mitglieder haben mehr Interessen aneinander und an der Organisation der Arbeit als an der Umsetzung von Aufgaben. Daran muss man sich in der Phase erinnern.
Chancen der Teamleiter*in
Wie bereits erwähnt, die Gruppe ist in der Forming Phase sehr motiviert. Somit muss die positive Energie in Aufgaben umgewandelt werden. Die Basis für die Zusammenarbeit, die Regeln und Strukturen, werden durchgesetzt. Diese Durchsetzung fällt in dieser Phase leichter, weil die Teammitglieder sich noch nicht kennen. Es ist dadurch auch ein guter Moment dafür Veränderungen in der Organisation anzuregen. Wesentlich ist es auch, dass die Teamleiter*in die Kommunikation und Kollaboration vorgibt: alle erwarten, von ihr oder von ihm orientiert zu werden. Hier wird also die Grundlage der Zusammenarbeit gelegt.
Herausforderung
Ein hohes Maß an Eigenmotivation trifft auf fehlende Kenntnisse über die Organisation und Kommunikationsstrukturen. In dieser Phase verliert man viele Leute, die motiviert sind, aber sich noch nicht in der spezifischen Arbeit auskennen. Dein Fokus als Leiter*in soll hier darauf sein, die Mitwirkenden zum Machen zu bringen, indem sie schnell eingearbeitet werden. Die Motivation wird in Handeln umgewandelt, damit sie nicht verloren geht.
Aufgaben der Teambuilder*in
Der Teamleiter wirkt hier als Person, die die andere zusammenbringt. Dabei muss er oder sie das Kennenlernen organisieren. Kennenlern-Runden sind besonders wichtig bei digitalen Teams, die sich nicht persönlich treffen. Um eine mögliche Entfremdung des Teams durch Home-Office zu vermeiden, schafft man Berührungspunkte, Momente zum Treffen und Kontaktmöglichkeiten. Die Teambuilder*in definiert in der Phase auch die Rahmen der Zusammenarbeit, und sorgt dafür, dass das Team gut loslegen kann. So verschwindet nicht die Motivation und eine Grundlage wird erfolgreich aufgebaut.
Methoden
Methoden, die in der Forming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise eine gemeinsame digitale Mittagspause zu machen, digitale Aktivitäten wie ein Spielabend, Escape-Room oder sogar ein informelles digitales Abendfeierbier zu organisieren. Check-ins am Anfang von Meetings wären auch eine Methode. So schafft man Raum für Verbindungen. Man könnte auch ein Padlet als Vorstellungswand verwenden, dass das Kennenlernen organisierter wird.
Phase 2: Storming Phase
Die Storming Phase entspricht der Konfliktphase. Es ist sehr unwahrscheinlich, die beste Kollaborationsweise in der Forming-Phase ausgewählt zu haben, ohne das Team vorher zu kennen. Auch muss man bedenken, dass Teams immer heterogen sind, und das kann auch zu Konflikt führen. Digital sind Konflikte schwer zu identifizieren.
Bedürfnisse des Teams
In dieser Phase werden die Strukturen der Zusammenarbeit und eventuell das Ziel infrage gestellt. Die Teammitglieder wollen dabei verstanden, gehört und ernst genommen werden. Sie möchten zusammen eine passende Arbeitskultur finden. Es ist wichtig, die Differenzen direkt ansprechen, sonst verlängert sich die Phase unnötig und die Konflikte werden nicht konstruktiv gelöst, was eine Chance für die Entfaltung des Teams wäre.
Chancen der Teamleiter*in
Die Teamleiter*in kann hier verschiedene Impulse für die Weiterentwicklung der Organisation finden, indem eine konstruktive Konfliktlösungskultur etabliert wird. Hier positioniert sich die Leiter*in als fürsorgend und wertschätzend, indem die Konflikte geeignet adressiert werden und eine passende Kultur der Problemlösung für das Team sich daraus ergibt. Als Teamleiter*in sollst du dich fragen, welche Rolle Konflikte in deiner Organisation spielen, um zu schauen, wie du damit umgehen kannst.
Herausforderung
Im digitalen Raum hat man eine sehr hohe Konflikttoleranz, da es einfacher wird Konflikte auszublenden. Schnell auszutreten ist einfach, indem man die Videokonferenz verlässt oder den Laptop zuklappt. So entsteht das Risiko, dass Konflikte spät identifiziert und somit schwieriger zu lösen werden.
Aufgaben der Mediator*in
Die Teamleiter*in wirkt in der Storming Phase als Mediator*in. Er oder sie identifiziert Konflikte, schafft Raum für Austausch, und lenkt das Blick auf gemeinsames Ziel. Mehr über Konfliktmanagement kannst du in unseren Blog lesen. Der Weg nach vorne muss von der Leiter*in gezeigt werden. Es ist dabei wichtig, sich immer mit den Mitgliedern einchecken, dass sie nicht einfach vom Konflikt wegrennen, anstatt ihn konstruktiv zu lösen und damit die Weiterentwicklung zu fördern.
Methoden
Methoden, die in der Storming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise Energizer-Fragen zu stellen oder auch Stimmungsbarometer einzuführen. Man könnte auch persönliche Gespräche durchführen, dass man Vertrauen bildet. Damit sollst du als Leiter*in auf jeden Fall erreichbar sein.
Phase 3: Norming Phase
In der Norming Phase sammelt man die Lehren aus der Storming Phase und definiert daraus die eigene Teamkultur. Eine eigene Form der Zusammenarbeit wird in der Phase entwickelt.
Bedürfnisse des Teams
Das Team hat zu diesem Punkt dafür gekämpft und ausgehandelt, deshalb respektiert es die Teamkultur und die anderen Mitglieder. Sie legen großen Wert auf die neuen Vereinbarungen. Lob und konstruktives Feedback sind dafür zentral, dass das Vertrauen am Team wächst. Die Mitglieder möchten als wichtige Teile des Teams angesehen werden.
Chancen der Teamleiter*in
Es ist in der Norming Phase wichtig, die Zusammenarbeit durch die Etablierung von Routinen zu stärken und mehr Verantwortung auf das Team übertragen. Die Leiter*in wirkt als Beispiel davon, wie wertschätzendes und konstruktives Feedback die Organisation weitertreibt. Er oder sie anerkennt das Team als Ganzes aber auch die einzelnen Personen. Das Team wird enger miteinander verbunden.
Herausforderung
Das Idealismus im digitalen Raum, wo man die „perfekt zum Team passende Organisation“ gefunden hat, trifft auf die eigenen Schwächen der Mitglieder. Obwohl die Organisation optimal funktioniert, sind es immer noch Menschen, die arbeiten. Fehler und Schwächen existieren trotzdem.
Aufgaben der Routinenpromotor*in
Die Teamleiter*in muss in der Norming Phase sinnvolle Routinen schaffen, die Feedback Kultur stärken und SMARTE Teamziele stärken. So legt man den Fokus auf die große Mission und richtet man das Blick nach vorne.
Methoden
Methoden, die in der Norming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise Erinnerungen für Routinen einzurichten, regelmäßiges Feedback einzuführen, die Tagesordnung zu wiederholen oder ein Kanban Board (wie MeisterTask) zum Erfolgmessen zu verwenden. Du findest einen eigenen Blogartikel zum Thema Routinen für dein Team hier. Andere Methode wäre zu feiern, wenn man eine bestimmte Aufgabe erledigt hat, oder wenn die Mitarbeiterinnen Geburtstag haben. So wird das Wir-Gefühl gestärkt.
Phase 4: Performing Phase
In der Performing Phase kennt sich das Team gegenseitig, sowohl alle Fähigkeiten, Rollen und Aufgaben, als auch wie man am besten angesichts des gemeinsamen Ziels zusammenarbeitet. Das Team kann gut selbständig arbeiten, und die Leiter*in kann sich ein wenig zurücklehnen.
Bedürfnisse des Teams
Das Team möchte in der Phase selbstbestimmt, selbständig, schnell und wirksam arbeiten. Die Mitglieder möchten in ihrer Expertise und Erfahrung ernst genommen, und dass ihre Ergebnisse und langfristige Wirkung ihrer Arbeit sichtbar werden. Es wird erwünscht, eine langfriste Wirkung zu schaffen.
Chancen der Teamleiter*in
Da das Team schon selbständig arbeiten kann, kann die Leiter*in sich zurücklehnen. Man kann somit auf andere Aufgaben oder neue Teams fokussieren, oder einfach mitarbeiten und die Dynamik weitergestalten. So kann man zielorientiert arbeiten und das Team handlungsfähig halten. Es ist hierbei relevant das Wissenstransfer und Austausch zwischen Teams innerhalb der Organisation zu garantieren.
Vertrauen spielt hier eine großartige Rolle. Das Mikromanagement, das heißt, jede Mitwirkende zu „kontrollieren“ geht im Digitalen nicht. Vertrauen geht vor Mikromanagement!
Herausforderung
Die hohe Motivation und optimale Leistungen können schnell zu einer langweiligen Arbeitsroutine werden. Die Momente zu identifizieren, in den die Motivation verloren geht, ist im Digitalen noch schwieriger als im Analogen.
Aufgaben der Mentor*in
Die Teamleiter*in wirkt als Mentor*in, indem er oder sie Vertrauen schenkt, Anreize zur Weiterentwicklung setzt und Erfolge sichtbar macht. Es ist hierbei wichtig, die Erfolge zu feiern, dass die Motivation nicht zur Langeweile wird. So wird auch die so genannte „Zoom-Müdigkeit“ vermieden.
Methoden
Methoden, die in der Norming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise Open Spaces zu organisieren, externe Fortbildung anzubieten, Meilensteine zu erfassen oder kollegiale Beratung zu ermöglichen.
Phase 5: Adjourning Phase
Die letzte Phase ist die Abschiedsphase. Es ist das Ende der Zusammenarbeit, wobei ein gemeinsamer Abschluss erfolgen soll.
Bedürfnisse des Teams
Das Team möchte seine erreichten Werke und Erfolge an würdige Nachfolger übergeben. Die Mitglieder möchten wissen, wann genau sie aussteigen und sich neu orientieren müssen, dass der Exit organisiert erfolgt. Weiterhin wollen sie mit positivem Verhältnis und guten Erinnerungen gehen. Es soll die Möglichkeit bestehen, in gutem Kontakt zu bleiben oder sich an anderer Stelle wiederzusehen.
Chancen der Teamleiter*in
Die Teamleiter*in soll darauf achten, die Daten der Mitwirkenden zu sichern, bevor sie gehen. Die Teammitglieder werden zu Alumni: nicht alle sind danach aktiv, aber die, die aktiv bleiben wollen, sollen diese Möglichkeit haben. Aktive und inaktive Mitglieder sollen in den Kommunikationskanäle getrennt werden, dass die Aktiven motiviert bleiben und die Ehemaligen im getrennten Rahmen im Kontakt bleiben können.
Es ist sehr wichtig, dass der Ausstieg organisiert ist. Ein kontrollierter Ausstieg im digitalen Raum geht vor ein überraschendes Ende, wobei es klar sein muss, wo die Mitwirkende am besten aussteigen können, dass sie nicht plötzlich verschwinden. Ausstiegsmöglichkeiten zu schaffen ist sehr wichtig. Ehrliches Feedback und eine Abschiedsfeier wären auch wünschenswert!
Herausforderung
Die Projektroutine, so gut wie es sein kann, trifft auf Veränderungen. Das Leben kann sich unvorhersehbar ändern, aber das Projekt bleibt gleich. Deshalb muss es in bestimmten Stellen angepasst werden, beispielsweise wenn Mitglieder kommen oder gehen.
Aufgaben der Moderator*in
Die Teamleiter*in, die als Moderator*in wirkt, hält die Lehre aus den anderen Phasen fest, feiert den Abschied, indem er oder sie zeigt, dass alle wichtig waren. Auch in unbegrenzten Projekten ergibt es viel Sinn bestimmte Termine im Jahr (Jährliches Evaluationsgespräch, Sommerfest,…) zu ermöglichen, wo Teammitglieder sich überlegen können, ob sie sich weiter engagieren wollen oder nicht. So wird die Wahrscheinlichkeit eines überraschenden Exits minimiert.
Methoden
Methoden, die in der Adjourning Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise eine Auswertungsrunde zu organisieren oder persönliche Abschiedswörter an aussteigende Personen zu schreiben.
Zusammenfassung
Tuckmans 5 Phasen von Teambuilding sind eine gute Orientierung für die digitale Zusammenarbeit. Es ist dabei wichtig, die wechselnden Rollen der Teamleiter*in in den unterschiedlichen Phasen anzunehmen und den Blick immer nach vorne zu lenken. So schafft man eine einzigartige Form der Zusammenarbeit, die zu optimalen Ergebnissen führt. In welcher Phase befindet sich dein Team?
