Online Kommunikation im Ehrenamt – Ein Leitfaden

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Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt. 

Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ wollen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Digitale Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding näherbringen. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Online Kommunikation im Ehrenamt – der Grundlage für alle weiteren Themen. Welche Herausforderungen und praktischen Tipps gibt es? Was bedeutet gelungene online Kommunikation? Woran müssen wir denken?

Vier Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit

Die drei Kommunikationstypen im Online Ehrenamt

Es gibt drei verschiedene Kommunikationstypen – die Sprecher*innen, die Beobachter*innen und die Leser*innen. Aber was macht diese unterschiedlichen Kommunikationstypen aus?

Sprecher*innen
Sprecher*innen sprechen gerne und lernen durch Zuhören. Telefonate und Videokonferenzen gefallen ihnen besonders gut. Sie sprechen um sich mitzuteilen. Tools, bei denen sie etwas lesen oder schreiben müssen sind für sie mit viel Aufwand verbunden und sind daher weniger beliebt.

Beobachter*innen
Beobachter*innen lernen durch Videomaterialien und Texte. Telefonate sind für sie oft zu viel und werden, wenn es geht, vermieden.

Leser*innen
Leser*innen lesen gerne Texte, konzentrieren sich mehr auf das Geschriebene als auf das Gesagte in Konferenzen und schreiben gerne selbst lange Texte. Sie sind in Videokonferenzen meist zurückhaltend und müssen aktiv für eine Teilnahme angesprochen werden.

Die Untergliederung in diese drei Typen ist allerdings nicht in Stein gemeißelt. Es gibt Mischungen, die sich tagesformabhängig ändern können. Für die online Kommunikation ist es wichtig möglichst unterschiedliche Kanäle zu nutzen, um diese unterschiedlichen Typen in Gruppen sinnvoll zu erreichen. Da dies viel Aufwand mit sich bringen kann ist es essenziell zu entscheiden, wie wichtig das Anliegen, das kommuniziert werden soll, ist.

Beachte: Muss die Information alle Mitglieder erreichen? Dann solltet ihr alle möglichen Kanäle mit dieser Info bespielen. Muss die Information nur eine Person erreichen? Dann solltet ihr den Weg nutzen, welcher für diese Person individuell der Beste ist.

Information, Support, Motivation und Ideen – Die Idee eines Teams

Ein Team, das aus ganz unterschiedlichen Menschen besteht, hat ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Wie kann ich diese Bedürfnisse meines Teams befriedigen? Bezogen auf die online Kommunikation: An welchem Ort teile ich welche Informationen?

Die Wahrnehmung, was gelungene Kommunikation ist, kann unterschiedlich sein. Hier gibt es kein richtig oder falsch, denn Bedürfnisse sind unterschiedlich. Verbote oder Regeln, was wo wie kommuniziert werden darf, funktionieren in der Online-Arbeit nicht, denn Menschen wollen sich austauschen. Was zuvor in der Offline-Arbeit noch die Cafeteria oder der Flur war, braucht online einen neuen Rahmen.
Fragt euch, welche Bedürfnisse es in eurem Team gibt und mit welchen Tools ihr diese Bedürfnisse befriedigen könnt.  Zusammengefasst gibt es vier Bedürfnisse im Ehrenamt:

Information – Informationen müssen weitergetragen werden (Meetings, nächste Entscheidungsprozesse etc.)
Support – Kommunikation bei Problemen und schwierigen Aufgabenstellungen, Unterstützung durch Kommunikation, an wen kann ich mich womit wenden?
Motivation – Wie kann ich motivieren? Wie kann ich motiviert werden? Wie kann ich mich als Teil des Teams fühlen (= Spirit der Vereinsarbeit)?
Ideen – Wie kann ich Ideen generieren? Wie kann ich Ideen speichern? Wie kann ich Ideen Wirklichkeit werden lassen?

Die wichtigsten Tools für die Kommunikation im Online Ehrenamt und wie man sie nutzt

Probleme in der virtuellen Zusammenarbeit liegen selten an den Kommunikationstools – nichtsdestotrotz spielen sie eine bedeutende Rolle im Online Ehrenamt.
Kommunikationsprobleme gab es auch vor der Digitalisierung schon in deinem Team? Ihr habt die Tools schon mehrfach gewechselt, aber die Probleme bleiben bestehen? Dies sind Hinweise, dass eure Probleme in der Kommunikation nicht an den Tools liegen.

Unser Tipp: Erklärt allen, wie die genutzten Tools richtig funktionieren. Veranstaltet Onboardings und Trainings, um alle auf den gleichen Stand zu bringen!

Aber welche Tools in der online Kommunikation gibt es denn nun?

E-Mail

Um E-Mails brauchbar zu verwenden, solltet ihr Ordnerstrukturen einführen. Dies ist wichtig, damit diese nicht verloren gehen. Wichtige Informationen werden gespeichert, unwichtige E-Mails gelöscht und aussortiert. Erstellt verschiedene Gruppierungen durch unterschiedliche Verteiler. Setzt klare Markierungen in der Betreffzeile. In eckiger Klammer könnt ihr kommunizieren, um welche Art von Mail es sich handelt. Ist es eine Informationsemail? Ein Newsletter? Ist eine Aktion gewünscht? Hat die E-Mail eine Deadline? Über die Betreffzeile könnt ihr Personen aktivieren, ohne dass sie ihre Mails zuvor öffnen.

Das Kommunikationsmittel E-Mail im Online Ehrenamt

E-Mails sind besonders geeignet für Informationen, die lange verfügbar sein sollen. Ideen können hier gespeichert werden, verstauben aber auch schnell im Postfach. E-Mails sind nicht sonderlich motivierend und Problemlösungen sollten nicht über E-Mail laufen.

Beachte: Die wichtigste Information einer Mail muss in den Betreff und es muss klar gemacht werden, welche Reaktion erwünscht wird. Eine klare Gliederung und ein höflicher Ton sind ein Muss, denn geschriebenes Wort klingt oft härter als gesprochenes – deshalb immer besonders höflich schreiben!

Ist eine organisationseigene E-Mail Adresse sinnvoll?
Eine organisationseigenen E-Mail Adresse sorgt für ein professionelles Auftreten. Ihr habt die Kontrolle über Daten, Datenschutz und Softwarelösungen. Allerdings besteht die Gefahr, dass diese Mails von euren Mitgliedern nicht gelesen werden. Wenn es sich um ein kleines Ehrenamt handelt, bei dem man nicht stetig am Computer arbeitet und seine Mails checkt, können diese Mails schnell untergehen. Wenn nur wenig Mail-Verkehr besteht macht es manchmal Sinn, dies über die privaten Adressen laufen zu lassen. Hierdurch könnt ihr sicher sein, dass diese Mails auch gelesen werden.

Mögliche Anbieter für die organisationseigene E-Mail-Adresse sind GSuits oder Microsoft Office.

Telefonat

Ein Telefonat ermöglicht euch bildschirmfreie Zeit – selbst in der online Kommunikation. Eine direkte Rückmeldung und die Möglichkeit zu Diskussionen mit direkten Reaktionen machen das Telefonat besonders attraktiv. Es werden keine IT-Kenntnisse benötigt und Probleme können schnell, direkt und einfach gelöst werden. Gleichzeitig kann diese direkte Interaktion besonders motivierend wirken, da sich aktiv Zeit für den*die Einzelne*n genommen wird.

Beachte: Aktives Zuhören ist hierbei besonders wichtig, denn bei einem Telefon gibt es eine volle Konzentration auf das gesprochene Wort.

Das Kommunikationsmittel Telefon im Online Ehrenamt

Der Nachteil bei einem Telefonat ist allerdings, dass man nur eine limitierte Kontrolle über das Setup der anderen Person hat, denn das Telefon verleitet dazu, Telefonate unterwegs zu führen. Wo befindet sich diese Person im Moment? Habe ich ihre volle Konzentration?
Auch ist das Telefonat nicht dazu geeignet, Informationen weiterzugeben. Da in den meisten Fällen kein Protokoll während eines Telefonats geführt wird, gibt es keine Ergebnissicherung. Dem könnt ihr entgegenwirken, indem ihr eine Follow-Up-Email nach dem Telefonat verschickt, in der ihr alles Wichtige festhaltet.

Auch für das Telefonat gibt es hilfreiche Tools. So könnt ihr Angebote wie TeamViewer nutzen, um während einem Telefonat technischen Support zu leisten oder Anbieter wie Toolani und Skype nutzen, um kostenlose Telefonate mit Mitgliedern im Ausland zu führen.

Messenger

Sie sind fest in unseren Alltag verankert. Schnelle Kommunikationswege, Gruppenchats, unterschiedliche Formate wie Audio, Video und Foto machen die Kommunikation besonders einfach. Der Verein kann in den Alltag der Mitglieder integriert werden – das Team kann dadurch verbunden werde. Sie bieten eine große Motivationsquelle, können aber auch schnell „zu viel“ werden.
Bei der Nutzung von Messengern ist es essentiell wichtig, privates und berufliches (oder in unserem Fall ehrenamtliches) zu trennen. Das Abspeichern von Nachrichten ist nur sehr begrenzt möglich. Wichtige Informationen dürfen nie nur über den Chat verschickt werden sondern müssen immer noch durch z.B. eine E-Mail unterstützt werden. Entscheidungsprozesse und Diskussionen dürfen nicht über Messenger laufen.

Das Kommunikationsmittel Messenger im Online Ehrenamt

Beachte: Die benutzten Messenger sollten auch im Alltag der Mitglieder genutzt werden! Apps, die nur für die ehrenamtliche Kommunikation genutzt werden, werden weniger beachtet und Informationen können untergehen.

Unser Tipp: Bildet extra Gruppen für verschiedene Interessen (Unterarbeitsgruppen, Alltagsaustausch, Bilderaustausch).

Mögliche Anbieter für einen gut geeigneten Messenger sind Signal oder Slack.

Videokonferenzen

Videokonferenzen sind ein schöner Weg, um gemeinsam zu arbeiten. Sie bieten einen Raum für Diskussionen und Austausch. Bei Videokonferenzen ist es wichtig ein Protokoll zu schreiben oder eine Aufzeichnung zur Ergebnissicherung aufzunehmen. Hier empfehlen wir das Protokoll, da sich kaum jemand zwei Stunden Aufzeichnung nachträglich anschaut.

Das Kommunikationsmittel Videokonferenz im Online Ehrenamt

Bei Videokonferenzen besteht die Gefahr einer „Müdigkeit“, wenn sie den ganzen Tag füllen. Auch besteht eine Verwechslungsgefahr mit offline Veranstaltungen

Beachte: Offline kann nicht einfach in online umgewandelt werden. Es werden andere Strukturen und Methoden benötigt!

Unser Tipp: Nehme dir Zeit für die Vorbereitung und Nachbereitung einer Videokonferenz. Bereite etwas fürs Auge vor, lege dir eine Agenda und Ziele fest und plane bei 50 Minuten Inhalt eine 10 Minute Pause ein.

Mögliche Anbieter sind Zoom und Senfcall.

Kommunikationsleitlinien für eine Strategie in der online Kommunikation im Ehrenamt

Die in diesem Beitrag beschriebenen Bedürfnisse und Tools sind die Grundlage für eure Kommunikationsleitlinien. Die Organisation muss festlegen was gute Kommunikation bedeutet und die Bedürfnisse der Beteiligten mit den vorhandenen Tools zusammenbringen. Ein Technikmix kann es schaffen, alle Bedürfnisse zu befriedigen. Die Informationen müssen ankommen, es soll Raum für Diskussionen und die Entwicklung von Ideen geben und die ehrenamtliche Arbeit online unterstützen.
Um dies zu gewährleisten müsst ihr Leitlinien etablieren. Diese sollten flexibel sein, denn die Onlinewelt und das Team verändern sich schnell.
Um diese Leitlinien zu formulieren denkt darüber nach, welche Bedürfnisse ihr in eurem Team habt. Welche Herausforderungen gibt es? Welche Tools könnt ihr nutzen, um diese Ansprüche zu befriedigen?

Beachte: Etabliere lieber wenige sinnvolle Leitlinien, als viele die nicht eingehalten werden.

Unser Tipp: Hier findest du unser Arbeitsblatt zur Erstellung von Kommunikationsleitlinien