Online Events im Team planen – Was euer Team braucht

Veranstaltungen zu planen ist absolute Teamarbeit. Eine Veranstaltung braucht nicht nur ein Team für seine Planung, sondern ein Team braucht auch Projekte, wie eine Veranstaltung, um sich weiterzuentwickeln. Gemeinsame Projekte sind Katalysatoren für wichtige Entwicklungsprozesse im Team. Ein Projekt hat einen klaren Anfang und ein klares Ende und ganz besonders schön ist: Es hat ein Endprodukt, auf das man stolz sein kann!

In projektbezogenen Teams werden häufig unterschiedliche Menschen zusammengebracht, die verschiedene Skills und Erfahrungen mitbringen. Man lernt sich kennen, man formiert sich, man tauscht sich aus und nicht selten wird auch sehr heftig diskutiert. Alles dafür, dass man sich am Ende, nach der Veranstaltung, stolz und zufrieden in den Armen liegt, freudig auf den Erfolg anstößt und das Team feiert. Halt Stopp! Was ist denn, wenn man sich am Ende nicht in den Armen liegen kann?

Viele Veranstaltungen wurden ins Onlineformate übertragen und auch die gesamte Planung geschieht vielfach aus dem Home-Office heraus. Das bedeutet: Viele dieser wichtigen Team-Momente entfallen oder ihnen wird nicht die Aufmerksamkeit geschenkt, die sie verdient haben. Dabei ist ein Projekthöhepunkt, wie zum Beispiel eine Veranstaltung, aus Teamperspektive das Öl im Getriebe. Es belebt das Team, es bricht mit langweiligen Routinen und stärkt die Motivation.

In der analogen Veranstaltungsplanung werden diese Momente im Team meist ganz selbstverständlich zelebriert (ohne, dass sie explizit in der Projektplanung erwähnt werden). In Onlineformaten wird ihnen aber selten Raum eingeräumt.

Wie du deine nächste Veranstaltung auch erfolgreich für dein Team planst, zeige ich dir in diesem Kapitel. Dazu möchte ich dir ein paar Gedanken und Tipps mit auf den Weg geben.

Technische Infrastruktur

Eine technische Infrastruktur, die Sicherheit gibt und die Arbeit vereinfacht, ist die Grundlage für euer Team. So wie es unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Arbeitsweisen gibt, gibt es nicht das Standardmodell der technischen Infrastruktur. Sieh die technische Infrastruktur als deine Unterstützung für die Kommunikation und Kollaboration an, nicht als eine weitere Hürde in eurem Arbeitsprozess.

Vielleicht bist du Vertreter:in von Seminarräumen, Flipcharts und Moderationskarten für deine Teamsitzungen? Dann nutze auch gerne die entsprechenden Möglichkeiten, dies online umzusetzen. Mit einem digitalen Whiteboard oder auch einem Pad ist schon vieles möglich. Oder ihr sprecht einfach lieber ungestört bei einem Kaffee und tauscht euch danach per E-Mail aus?

Mach dir Gedanken über die Bedürfnisse deines Teams. Das geht mit der Zeit immer besser, je näher ihr euch kennt. Aber auch bei neuen Teams gilt: Spür nach, womit du dich wohlfühlst und was tatsächlich deine und eure Arbeit erleichtert. Eine gute Zusammenarbeit wird nicht an der Vielfalt der verwendeten Tools gemessen, sondern daran wie gut ihr euch auf euer eigentliches Projektziel konzentrieren könnt.

Dein Team und seine Bedürfnisse

Trotz aller Individualität kann man ein paar allgemeine Bedürfnisse eines Teams identifizieren:

Kommunikation: Ihr braucht eine Möglichkeit, schnell dringende Angelegenheiten zu kommunizieren, aber auch einen Weg für wichtige Informationen, die nicht verloren gehen dürfen. Es geht um den Austausch von projektbezogenen Informationen, aber manchmal eben auch private Dinge. Überlege dir, welche Dinge dein Team gerne kommunizieren würde und mit welchen technischen Hilfsmitteln und welchen Regeln dies erfolgen kann.

Kollaboration: Ein gesamtes Projekt ist das Ergebnis von immenser Kollaboration. In diesem Punkt geht es aber vor allen Dingen um Feedbackschleifen und die Unterstützung von anderen Teammitgliedern. Wie kann ich gemeinsam mit jemand anderem etwas erarbeiten? Wie kann ich Feedback erhalten?

Ideen: Bei der Bearbeitung einer Sache oder auch in den Pausen können die Ideen manchmal nur so sprudeln. Ein geeignetes Ideenmanagement ist nicht nur super für eine kreative Projektentwicklung, sondern auch ein großer Motivator. Wer liebt es nicht, seine eigenen Ideen Realität werden zu lassen? Ihr benötigt einen Weg, eure Ideen zu sammeln und auch immer mal wieder anzuschauen.

Motivation: In Onlineformaten gibt es nur selten motivierende Worte. Denn einen Großteil der Arbeit macht man allein in seinem Home-Office und ist damit auch in schwierigen Momenten allein. Einen Kanal zu finden, der für schnelle Motivation und Freude da ist, ist ein prima Hilfsmittel, um nach einem Tief schnell wieder hochbefördert zu werden.

Motivierende Routinen

Routinen entwickeln sich in einem Team und gerade am Anfang hat man recht einfach die Möglichkeit, neue Teamroutinen einzuführen. Bei bereits langjähriger Zusammenarbeit ist es hingegen mit etwas mehr Arbeit verbunden neue Routinen zu etablieren.

Euer Organisationsteam braucht Routinen, um Aufgaben mit weniger Energieaufwand zu erledigen, aber auch um Sicherheit zu schenken. Eine gemeinsame Routine schweißt euch als Team zusammen, denn es ist EURE Routine.

Auf der einen Seite gibt es die Management-Routinen, die euch helfen Verantwortlichkeiten zu regeln und auch bestimmte Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren. Sie geben dir als Projektverantwortliche:r Sicherheit, aber auch deinem Team. Denn Routinen sind eingeprobte Abläufe, die man, ohne zu überlegen durchführen kann. Das kannst du dir zum Beispiel für den Umgang mit schwierigen Situationen zum Nutzen machen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Routine für den Umgang mit technischen Störungen?

Auf der anderen Seite gibt es Teambuilding-Routinen, die euch motivieren und den Teamspirit fördern. Das sind die Momente, die ich in der Einleitung dieses Artikels ansprach. Das gemeinsame Bier nach einem erfolgreichen Treffen, die Mittagspause oder auch nur die Plätzchen, die immer gemeinsam während des Meetings gegessen werden. Es sind Kleinigkeiten, die aber für euren Teamspirit wichtig sind. In der digitalen Welt muss dies gezielter eingeplant werden. Etabliert Routinen, die euch gemeinsam schöne Momente bescheren und euch als Team näher zusammenbringen. Das Feiern von Erfolgen ist wichtig und es spricht nichts dagegen, nach einer erfolgreichen Veranstaltung noch ein virtuelles Feierabendbier zu trinken.

Viele dieser Routinen passen also auch in eure Online-Meetings, denn sie sind der Moment, wo ihr euch als Team begegnet. Eure Online-Meetings sind nicht nur für den reinen Informationsaustausch gedacht, sondern sollten auch immer zur Motivation genutzt werden. Wie man gute Online-Meetings hält, erfährst du in diesem Blogartikel.

Krisenlöser

Ob online und offline: Das bedeutet für Teams in der Regel weder mehr noch weniger Krisen. Jedoch haben wir in der Regel mehr Erfahrung im Krisenmanagement bei offline arbeitenden Teams. Kein Grund zur Beunruhigung, denn online kommen die gleichen Fähigkeiten zum Einsatz: Empathie und Kommunikation.

Unstimmigkeiten und Konflikte kommen auch bei digitaler Zusammenarbeit vor. Es ist manchmal gar nicht so einfach Konflikte zu erkennen, da diese in der virtuellen Zusammenarbeit verborgen für den Rest des Teams geschehen können, Schließlich kann man online sehr gut auswählen, wer in ein Gespräch involviert ist oder nicht.

Einen Konflikt zu lösen funktioniert digital wie analog sehr gut durch ein gemeinsames Gespräch. Sobald du einen Konflikt im Team bemerkst. sprich ihn offen an, denn so kannst du das Problem rechtzeitig auf den Tisch bringen.Häufiger als Konflikte ist aber Nervosität ein Problem bei Online-Veranstaltungen. Gerade wenn dein Team noch relativ wenig Erfahrungen in diesem Format hat und vieles Neues kommt, fehlen doch die Teamkolleg:innen an der Seite. Ein Schulterklopfer, ein ermunterndes Zulächeln oder auch die Möglichkeit, flüsternd etwas nachzufragen sind erstmal online nicht so leicht möglich. Aber mit etwas Kreativität kann man doch einen guten Ersatz finden. Ganz unkompliziert kann ein privater Chat das Flüstern ersetzen. Ermutigende Nachrichten innerhalb des Teams ersetzen den Schulterklopfer und helfen ungemein. So fühlt man sich schon gleich nicht mehr ganz so allein in der Veranstaltung.

Dieser Artikel erschien als Gastbeitrag im online Handbuch für virtuelle Konferenzen von D3-so geht digital.