Dieser Blogartikel basiert auf eine Aufzeichnung einer Konferenz über das Projektmanagementtool MeisterTask, die du dir auch anschauen kannst. Ansonsten kannst du den Artikel lesen. Lerne einfach so, wie es dir am besten passt!
Digitales Projektmanagement kann eine Herausforderung werden, besonders wenn eine Vielzahl von Personen beteiligt ist und verschiedene Aufgaben zu erledigen sind. Es wird schnell unordentlich und unübersichtlich: was ist überhaupt zu machen? Wer ist wofür zuständig? Wann sind die Aufgaben fällig?
Um mit diesem Problem umzugehen, benutzt man online Tools wie MeisterTask, das für das online Task-Management konzipiert wurde. Es geht um die digitale Organisation und Strukturierung von Projekten, um das Management zu vereinfachen. Im Zuge der Pandemie, weshalb ein Großteil der Arbeit von der Ferne gemacht werden muss, sind solche Tools an Bedeutung gewachsen. Das Tool wurde in einer Konferenz zusammen mit HandsonEhrenamt von Jana Piske vorgestellt.
Was ist MeisterTask?
MeisterTask ist ein Tool für die Kanban-Methode im Projektmanagement. Es ist ein Anbieter von Boards im Kanban Stil, und schafft einen Überblick aller Aufgaben innerhalb des Projekts. Es besteht somit die Möglichkeit fürs Team, flexibel zu arbeiten.
Wie funktioniert MeisterTask?
In der Profilseite, wo man als erstes ankommt, sieht man links alle Projekte, indem man zurzeit arbeitet. Man kann Zugang zu verschiedenen Boards gleichzeitig haben, wobei jedes Projekt einem eigenen Board entspricht. An der Seite befindet sich auch eine Checkliste mit den Aufgaben und der Agenda: was und bis wann gemacht werden soll, was wem zugewiesen ist, usw. Das ist das Dashboard (Häuschen-Symbol).
Wenn man auf ein Projekt klickt, sieht man verschiedene Spalten. Jede Spalte entspricht dem Status einer Aufgabe: Ideen, Aufgaben, In Bearbeitung, Feedback, Erledigt, Wichtige Infos. Die Spalten kann man individuell anlegen. Folgende Spalten schlagen wir für ein erfolgreiches Projektmanagement vor:
Ideenspalte
Ideen tauchen immer im Arbeitsprozess auf. In der Ideenspalte werden Ideen gesammelt. Hier dürfen Ideen ganz ungefiltert eingetragen werden. Jeder Blitzgedanke zählt und darf als Grundlage für die Weiterentwicklung des Projektes dienen. Wenn sie konkreter werden, gelangen sie in die Aufgabespalte.
Aufgabenspalte
In der Aufgabenspalte befinden sich Tickets, wo die Aufgaben gespeichert sind. In den Tickets kann man Notizen und Infos oder sogar eine Checkliste zu der Aufgabe hinzufügen. Da sollten alle Infos zur Erledigung der Aufgabe zu finden sein. Jede Aufgabe kann an jemanden zugewiesen sein oder offenbleiben, bis jemand sie übernimmt. Jede:r im Team kann Aufgaben eingeben und zuweisen, oder selbst übernehmen oder offenlassen. MeisterTask erlaubt alle mögliche Arten von Zuweisung. Wie die Zuweisung in eurer Organisation passieren soll, hängt stark von eurer Organisationskultur ab. Wenn ihr Meistertask in eurer Organisation einführt, solltet ihr vorab klären, ob alle oder nur ausgewählte Leute Aufgaben zuweisen dürfen. Wenn man Rückfragen hat, kann man sie auch direkt im Ticket stellen, an jemanden persönlich aus dem Team oder an alle gerichtet. Kommentare kann man da auch schreiben, sowie sie zu bearbeiten.
Obwohl es in der Aufgabenspalte keine Ober- und Unterkategorien gibt, gibt es eine Übersicht von den Aufgaben, die das Team gestellt hat und erledigen muss, egal ob es bereits ein:e Verantwortliche:n gibt. Alle Aufgaben sind in dieser Spalte gleich gewichtet. Man könnte eine neue Spalte hinzufügen und da eine Priorisierung erstellen, wenn nötig. Es gibt aber die Möglichkeit zu filtern, indem man farbige Tags in den Tickets hinzufügt. Die Tags erscheinen in der Aufgabenspalte und man kann anhand denen die Tickets mit den Aufgaben sortieren lassen.
„In Bearbeitung“-Spalte
Wenn jemand die Verantwortung für die Aufgabe übernimmt, wandert die Aufgabe in die Bearbeitungsspalte. In der Bearbeitungsspalte sieht man dann, wem welche Aufgabe zuzuweisen ist. Pro Ticket kann nur eine Person verantwortlich sein, aber man kann sich als Beobachterin einer Aufgabe eintragen. So beobachtet man den Fortschrittablauf davon und bekommt Benachrichtigungen, wenn etwas sich ändert.
Feedbackspalte
Wenn man eine Aufgabe erledigt, aber noch gerne Feedback dazu erhalten möchte, gelingt sie in die Feedbackspalte. Da können die anderen im Team Feedback dazu geben. Entweder indem man jemanden bestimmtes in den Kommentaren um ein Feedback bittet oder jemand aus dem Team freiwillig sich etwas Zeit für ein Feedback nimmt. Je nach Aufgabe kann man diese Spalte auch überspringen, sollte kein Feedback benötigt werden.
„Erledigt“-Spalte
Nach dem Feedback von anderen im Team gelingt die Aufgabe in die Erledigt- Spalte. Da kann sie mithilfe der Abschließen-Taste noch abgeschlossen werden und erscheint dann als erledigte Aufgabe. Wie lange die Bearbeitung gedauert hat und wie viele Leute beteiligt waren, wird an der Stelle gezeigt. Das ist bedeutsam für die Evaluierung des Projektablaufs, indem man sieht, wo und wie viel Mühe gegeben wurde.
„Wichtige Infos“-Spalte
Im Ehrenamt sind die Teams meistens dynamisch. Es gibt immer neue Mitwirkenden, die das Tool noch nicht kennen oder noch keinen Zugang zu den Kommunikationskanäle haben. In der Spalte mit den wichtigen Infos kann man eine Unterstützung zur Verwendung des Tools für diese Leute bereitstellen. Es wirkt als Pinwand, indem die Nachrichten mit Infos in Form von Tickets erscheinen. In unserer Organisation nutzen wir es auch gerne, um wichtige Termine für alle festzuhalten.
Unsere 5 Empfehlungen
Um das Beste aus dem Projektmanagement über MeisterTask herauszuholen, gibt es ein paar gute Tipps:
#1 Selbsterklärenden Titel angeben:
Die Idee hier ist, kleinteilige Aufgaben zu stellen, dass die Aufteilung einfacher und leichter wird. Das vereinfacht die digitale Arbeit mit vielen Mitwirkenden. Somit ist es relevant attraktive und direkte Titel in den Tickets anzugeben, dass die Aufgabe klar und spezifisch wird. Man sollte die Aufgabe im Wesentlichen verstehen können, ohne die Beschreibung öffnen zu müssen.
#2 Spalten so aussuchen, dass die Aufgaben von links nach rechts wandern
Man kann sich die Spalten entsprechend der Bedürfnisse selbst aussuchen, aber Aufgaben-, In Bearbeitung-, Feedback- und Erledigt-Spalten sind empfehlenswert. So laufen die Aufgaben von links nach rechts im Board: Idee, Aufgabe, In Bearbeitung, Feedback, Erledigt. Das Projekt wirkt dann fließend und motiviert zu einer zügigen Bearbeitung.
#3 Aufgaben nach der Erledigung behalten
Man hat im MeisterTask die Möglichkeit, die Aufgaben nach ihrer Erledigung in den Papierkorb zu legen und damit zu löschen. Es ist zu empfehlen, dass man sie trotzdem bis zum Ende des Projekts behält. Das kann zu einer besseren Evaluierung des Projekts dienen, indem man im Nachhinein untersuchen kann, welche Aufgaben am aufwändigsten waren. Außerdem ist es für das Team sehr motivierend zu sehen, wie die Liste der Aufgaben sich immer weiter leert, während die erfolgreich abgeschlossenen Aufgaben immer mehr werden.
#4 App von MeisterTask herunterladen
In MeisterTask muss man sich immer einloggen, um sich das Board anzuschauen. Mit dem App (für Android und für IOS) bekommt man im Handy Benachrichtigungen, wenn Veränderungen vorkommen oder Deadlines näher rücken. Wenn man die kostenlose Version von dem Tool hat, ist das besonders praktisch, da man seinen Kalender nicht mit den Fälligkeitsdaten synchronisieren kann.
#5 Gemeinsame Einführung am Anfang machen
Da MeisterTask sehr gut an jede Organisation angepasst werden kann, ist es relevant, sich zwei oder drei Stunden zu nehmen, um eine Einführung zusammen zu machen. Umso mehr die Mitwirkenden sich an das Tool gewöhnen, desto besser funktioniert es und desto organisierter wird das Projekt. So bekommen alle eine Übersicht und das können das Board organisationsspezifisch, d. h. nach Bedarf der Organisation, erstellen. Auch bei Fairlinked bieten wir Workshops zur erfolgreichen Nutzung von MeisterTask an. Meld dich für unseren Newsletter an, um über das nächste Webinar informiert zu werden oder kontaktiere uns direkt für ein Training für dein Team.
Kostenlose X Bezahlte Version
Die bezahlte Version von MeisterTask hat bestimmte Vorteile. Wie bereits erwähnt, man kann in der bezahlten Version seinen Kalender mit den Deadlines synchronisieren. So kann man sein berufliches Engagement als Ganzes übersichtlich betrachten, indem alle To Dos zusammengebracht werden. In der kostenlosen Version sieht man nur die Deadlines, ohne Synchronisierung. In der bezahlten Version organisieren sich auch die Zeiträume von allen Aufgaben, die man manuell angibt, in einem farbigen Chart im Kalender. So ergibt sich eine Übersicht von dem Aufwand in jeder Aufgabe, die auch relevant für die Evaluierung des Projekts interessant sein kann.
Für viele Projekte reicht die kostenfreie Version vollkommen aus. Es ist ein vollständiges Projektmanagementtool und unbegrenzt vielen Teammitgliedern können mitmachen. Lediglich die Anzahl der zur Verfügung stehenden Boards ist limitiert. Ich würde dir empfehlen das Tool erstmal in der kostenfreien Version auszuprobieren und dann bei Bedarf auf die Bezahlversion upzugraden. Einen vollständigen Vergleich der Funktionen in der kostenfreien und Bezahlversion findest du hier.
MeisterTask DSGVO-konform nutzen
Solltet ihr im Rahmen eurer Arbeit mit personenbezogenen Daten arbeiten müsst ihr einen Datenverarbeitungsvertrag mit MeisterTask abschließen. Du findest die Option in deinem Profil unter allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dort klickst du auf die Option eine Datenschutzvereinbarung zu unterzeichnen und damit auf der sicheren Seite zu sein. Die Vereinbarung ist in wenigen Minuten abgeschlossen und sollte unbedingt von einer Person aus der Organisation abgeschlossen werden. Der Serverstandort des Dienstleisters ist in Frankfurt. Eine genaue Anleitung zum Datenverarbeitungsvertrag findest du in diesem Blogartikel hier.
Zusammenfassung
In dem Artikel wurde MeisterTask als Lösung und Methode für das digitale Taskmanagements vorgestellt. Durch die Boards bekommt man ein Überblick von allen Aufgaben und ihren Ablauf im Projekt. So kann man übersichtlich und flexibel arbeiten, mithilfe von den verschiedenen dargestellten Tools. Vorteilhaft ist, dass die Gestaltung des Boards und die Zuweisung von Aufgaben frei bleiben. So hat man verschiedene Möglichkeiten, jedes Board an jeder Organisation anzupassen. Eine nachträgliche Evaluierung des Projekts wird auch von MeisterTask vereinfacht, indem man nach dem Abschließen der Aufgaben ihren Aufwand sehen kann. Nimm unsere Empfehlungen an, um das Beste aus dem digitalen Projektmanagement-Tool herauszuholen, und probiere MeisterTask selbst aus!
