Als Teil eures Teams ist effektive Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Doch in der digitalen Welt, in der wir heute leben, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass jeder auf die gleiche Weise kommuniziert. Kommunikationsleitlinien können helfen, die Effektivität der Kommunikation im Team zu verbessern und Missverständnisse zu vermeiden. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr erfolgreiche Kommunikationsleitlinien im Team erstellt.
In der heutigen Arbeitswelt sind teilweise oder überwiegend digitale kommunizierende Teams immer häufiger anzutreffen. Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, hat viele Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Eine höhere Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance sind nur zwei Beispiele dafür. Gleichzeitig bringt die Remote-Arbeit jedoch auch einige Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf die Kommunikation.
Was sind Kommunikationsleitlinien?
Kommunikationsleitlinien sind eine Reihe von Regeln und Empfehlungen, die ein Team festlegt, um sicherzustellen, dass die Kommunikation effektiv und effizient ist. Sie helfen dabei, Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden, und fördern eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des Teams.
In einem (überwiegend) Remote-Team sind Kommunikationsleitlinien besonders wichtig, da die Teammitglieder möglicherweise nicht persönlich miteinander sprechen (können) oder sich nicht im gleichen Raum befinden. Durch die Festlegung von Kommunikationsleitlinien können Remote-Teams sicherstellen, dass jeder weiß, wie und wann er*sie mit anderen Teammitgliedern kommunizieren sollte.
Warum brauchen ehrenamtliche Teams digitale Kommunikationsleitlinien?
In viele Organisationen und Unternehmen existieren bereits Kommunikationsleitlinie für die Öffentlichkeitsarbeit oder einzelne Kommunikationskanäle. Das ist eine großartige Grundlage für die Zusammenarbeit. Es gibt ganz viele gute Gründe sich mit dem Thema auseinanderzusetzen:
1. Klare Erwartungen
Digitale Kommunikationsleitlinien helfen euch dabei, klare Erwartungen für die Kommunikation innerhalb des Teams zu setzen. Dies umfasst die Nutzung von Kommunikationstools und -kanälen, Erwartungen bezüglich Antwortzeiten, Arbeitszeiten und den Umgang mit Konflikten.
2. Bessere Koordination
Durch digitale Kommunikationsleitlinien können (ehrenamtliche) Teams besser koordiniert werden. Indem alle Teammitglieder die gleichen Informationen erhalten und die gleichen Regeln für die Kommunikation befolgen, können sich alle auf die Arbeit konzentrieren und so die Effektivität des Teams steigern.
3. Wahrung von Professionalität
Digitale Kommunikationsleitlinien tragen zur Wahrung der Professionalität des Teams bei. Durch klare Richtlinien für die Kommunikation können Missverständnisse und Konflikte vermieden werden, was zu einem positiven Arbeitsumfeld und einem besseren Image der Organisation führt.
Insgesamt sind digitale Kommunikationsleitlinien für (ehrenamtliche) Teams von entscheidender Bedeutung, um die Effektivität, Koordination und Professionalität des Teams zu steigern. Wenn alle Teammitglieder die gleichen Regeln und Erwartungen kennen, kann das Team effizienter arbeiten und sich auf das Wesentliche konzentrieren – nämlich das Vorantreiben der guten Sache.
Welche Aspekte sollten in Kommunikationsleitlinien für Remote-Teams enthalten sein?
In der Gestaltung eurer Kommunikationsleitlinien seid ihr ganz frei und könnt euch an euren Bedürfnissen orientieren. Jedoch hat es sich als hilfreich erwiesen, wenn ihr folgende Aspekte mitberücksichtigt:
1. Kommunikationskanäle und -tools
Remote-Teams wollen klare Richtlinien darüber haben, welche Kommunikationskanäle und -tools sie verwenden. Dies kann beispielsweise E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen oder ein Projektmanagement-Tool umfassen. Die Kommunikationsleitlinien sollten festlegen, welche Kanäle für welche Art von Kommunikation geeignet sind.
2. Nutzung(-seinschränkungen) der Kanäle
Als Team ist es wichtig, sich über die Nutzung und Nichtnutzung bestimmter Kommunikationskanäle für bestimmte Informationen auszutauschen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen schnell und effektiv kommuniziert werden. Jeder Kommunikationskanal hat seine eigenen Vor- und Nachteile und es ist wichtig, dass das Team gemeinsam entscheidet, welcher Kanal für welche Art von Informationen am besten geeignet ist.
3. Antwortzeiten
Es ist wichtig, dass Remote-Teams klare Erwartungen bezüglich der Antwortzeiten haben. Dies kann je nach Kanal und Art der Kommunikation variieren. Beispielsweise kann eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden, während eine Instant-Message innerhalb von 15 Minuten beantwortet werden muss.
4. Zeitzone und Arbeitszeiten
Remote-Teams können sich in verschiedene Zeitzonen befinden, was die Kommunikation erschweren kann. Die Kommunikationsleitlinien sollten daher klare Regeln darüber enthalten, wann die Teammitglieder verfügbar sind und wie sie ihre Arbeitszeiten organisieren, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen.
5. Sprache und Ton
Remote-Teams wollen sich auch auf eine gemeinsame Sprache und einen gemeinsamen Ton verständigen. Dies hilft dabei, Missverständnisse und kulturelle Unterschiede zu vermeiden. Die Kommunikationsleitlinien sollten festlegen, welche Art von Sprache und Ton in der Kommunikation verwendet wird.
6. Klärung von Erwartungen
Remote-Teams brauchen klare Erwartungen bezüglich der Kommunikation. Dies kann die Art und Weise umfassen, wie Feedback gegeben wird, wie Konflikte gelöst werden und wie Entscheidungen getroffen werden. Die Kommunikationsleitlinien sollten auch klären, welche Bedürfnisse und Vorlieben die einzelnen Teammitglieder hinsichtlich der digitalen Kommunikation mitbringen.
Während des Entwicklungsprozesses von Kommunikationsleitlinien haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, ihre Meinungen und Ideen einzubringen. Dies ermöglicht es jeder Person, sich gehört und geschätzt zu fühlen und kann das Vertrauen und das Engagement des Teams stärken. Wenn jedes Teammitglied das Gefühl hat, dass die eigene Stimme gehört wird, kann dies auch dazu beitragen, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der jeder dazu beitragen und wachsen kann. Eine großartige Möglichkeit für euer Teambuilding.
Kommunikationsleitlinien sind im Wandel
Kommunikationsleitlinien sind unerlässlich, um eine klare und effektive Kommunikation in Teams und Organisationen zu gewährleisten. Es ist jedoch auch wichtig zu erkennen, dass diese Leitlinien nicht in Stein gemeißelt sind und dass sie regelmäßig überprüft und angepasst werden müssen. Zum Beispiel wenn neue Kommunikationswege eingeführt werden, neue Teammitglieder hinzukommen oder sich die Bedürfnisse des Teams verändert haben.
Insgesamt ist es wichtig, dass Kommunikationsleitlinien flexibel und anpassungsfähig sind. Organisationen sollten sich nicht darauf beschränken, einmal erstellte Leitlinien zu verwenden, sondern diese regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie immer effektiv sind. Dies wird dazu beitragen, eine klare und effektive Kommunikation innerhalb des Teams und mit der Zielgruppe zu gewährleisten.
Wie kann die Entwicklung der Kommunikationsleitlinien zeitsparend gestaltet werden?
Die Entwicklung von Kommunikationsleitlinien im Team ist eine großartige Möglichkeit, um das Teambuilding zu fördern. Indem ihr gemeinsam über die Leitlinien diskutiert und sie entwickelt, könnt ihr als Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass jede*r auf dieselbe Weise kommuniziert und arbeitet. Dies kann zu einer besseren Zusammenarbeit und einem besseren Verständnis innerhalb des Teams führen. In der Regel verläuft die Entwicklung der Leitlinien in 5 Phasen:
1. Phase: Bestimmt den Zweck und den Umfang der Leitlinien
Bevor ihr mit der Erstellung von Kommunikationsleitlinien beginnt, müsst ihr euch über den Zweck und den Umfang im Klaren sein. Was sind die wichtigsten Ziele der Leitlinien? Welche Bereiche der Kommunikation sollen abgedeckt werden? Beispiele hierfür sind die Nutzung von Kommunikationstools, die Erwartungen an die Antwortzeit, die Etikette der Kommunikation, etc.
2. Phase: Sammelt Feedback von Teammitgliedern
Um sicherzustellen, dass die Leitlinien von allen Teammitgliedern unterstützt werden, solltet ihr Feedback von allen einholen. Ihr könnt dies durch eine Umfrage oder ein Treffen durchführen, um Ideen und Vorschläge zu sammeln. Dadurch erhaltet ihr ein besseres Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen des Teams.
3. Phase: Erstellt einen Entwurf der Leitlinien
Basierend auf den Ergebnissen aus Schritt 1 und 2 könnt ihr einen Entwurf der Leitlinien erstellen. Stellt sicher, dass die Leitlinien klar, prägnant und leicht verständlich sind. Verwendet klare Beispiele, um sicherzustellen, dass jede*r im Team versteht, wie die Leitlinien in der Praxis angewendet werden.
4. Phase: Überprüft und überarbeitet
Sobald der Entwurf erstellt ist, solltet ihr ihn im Team überprüfen und überarbeiten. Ermutigt das Team, Feedback zu geben und schlagt ggf. Änderungen vor. Stellt sicher, dass alle Teammitglieder mit den Leitlinien einverstanden sind, bevor sie verabschiedet werden.
5. Phase: Nehmt alle mit
Nachdem die Leitlinien verabschiedet wurden, solltet ihr sie dem gesamten Team vorstellen und sicherstellen, dass alle sicher mit allen Kommunikationskanälen umgehen können. Erklärt die wichtigsten Punkte und stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Leitlinien vollständig verstehen.
Die Erstellung von Kommunikationsleitlinien im Team kann ein komplexer Prozess sein, aber es lohnt sich. Effektive Kommunikationsleitlinien können helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
Begleiteter oder selbstmoderierter Prozess?
Diesen Prozess könnt ihr selbst organisieren oder euch (teilweise) durch ein*e Expert*in begleiten lassen. Gerade wenn ihr euch noch nicht sicher in der Auswahl eurer Kommunikationskanäle seid oder ihr eine grundlegende Veränderung eurer Kommunikation wünscht ist die Begleitung durch ein*e Expert*in empfehlenswert. Habt ihr aber bereits eine gute Kommunikationsinfrastruktur und es geht euch lediglich darum Missverständnisse vorzubeugen und eine gemeinsame Kommunikationskultur festzuschreiben, dann könnt ihr den Prozess auch gut selbst in eurer Organisation umsetzen.
Damit ihr euren Prozess zeitsparend umsetzen könnt, haben wir einen Onlinekurs entwickelt der euch unterstützt eure Kommunikationsleitlinien selbstorganisiert innerhalb eines Monats umzusetzen. Mehr Infos zu unserem Onlinekurs findest du hier.
