Kategorie: Webinare

Tipps und Tricks für Digitale Veranstaltungen

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Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.

Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ in Zusammenarbeit mit dem Haus des Stiftens stellen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding vor. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Digitale Veranstaltungen. Du stellst dir die Frage, wie du die Interaktion online erhöhen und Raum für Austausch schaffen kannst? Wie man im Team zusammen eine Digitale Veranstaltung planen kann? Oder wie man mit technischen Herausforderungen am besten umgehen kann? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für dich.

4 Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit - Veranstaltungen

Teambuilding, Organisationsmanagement oder doch Fundraising?

Es gibt unterschiedliche Digitale Veranstaltungen, die wir euch in diesem Blogbeitrag genauer beschreiben. Neben dem Netzwerken, Informationsveranstaltungen und Aktivierenden Veranstaltungen gibt es die Bereiche Teambuilding und Organisationsmanagement.

Durch Digitale Veranstaltungen, in denen das Teambuilding vorangebracht werden soll, bekommt ihr die Möglichkeit euch gegenseitig zu vernetzen, kennenzulernen und auszutauschen. Schau dir hierfür gerne unsere Beitrag zum Thema Teambuilding an. Digitale Veranstaltungen für das Organisationsmanagement dienen dazu die Organisation zu managen und zu organisieren. Dies können beispielsweise Vereinssitzungen, Jahreshauptversammlungen oder kleine Teamsitzungen sein.

Merke: Fundraising ist nicht unbedingt eine eigene Veranstaltungsart. Es sollte eher als Ad-On gesehen werden, das in alle Veranstaltungen mit eingebracht werden kann.

Netzwerken – Konferenzen und Vernetzungstreffen

Beim Netzwerken geht es darum, dass man seine Organisation präsentiert, sich gegenseitig Austauscht und Verbindungen schafft. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Konferenzen. Allerdings ist es wichtig sich klar zu machen, dass diese Treffen mehr als eine Videokonferenz sind. Denn wenn ihr auf eine Konferenz geht, habt ihr auch nicht nur das Podium, sondern viel mehr, was ihr erlebt. Neben Workshops lernt ihr andere Menschen kennen, tauscht euch aus und stellt eure Organisationen vor. Denkt dies auch bei euren offline Veranstaltungen mit!

Unser Tool-Tipp: Gather.Town, Wonder.me

Die Informationsveranstaltungen

Informationsveranstaltungen vermitteln, wie der Name schon sagt, Informationen und Wissen. Dies kann innerhalb einer Organisation geschehen oder aber auch mit externen Partner*innen.

Podiumsdiskussionen

Podiumsdiskussionen sind der Klassiker unter den Informationsveranstaltungen. Wenn ihr zum ersten Mal diese Art von Digitalen Veranstaltungen durchführt, ist dies der sicherste und einfachste Weg. Auch online ist dies ein guter Weg des Informationsaustausches. Nur die Sprecher*innen der Diskussion haben ihre Kamera und ihr Mikro an. Alle anderen sind automatisch oder auf Bitte stumm und ohne Kamera zugeschalten. Die Teilnehmer*innen können über den Chat oder andere Tools Fragen stellen. Hierdurch könnt ihr als Moderator*in vorab filtern, welche Fragen relevant sind und welche Fragen im Moment nicht in die Diskussion passen.

Die Diskussion wird von einem*r Moderator*in geleitet und ist in folgende Schritte eingeteilt:

  1. Anfangsstatement
  2. Diskussionsfragen
  3. Publikumsfragen
  4. Abschlussstatement

Online Podiumsdiskussionen sollten eine maximale Länge von 60-90 Minuten haben. Es bietet sich gut an, diese Veranstaltung aufzuzeichnen und anschließend zu veröffentlichen. Für Ideen für Videokonferenzsysteme schaut euch doch gerne unseren Beitrag zum Thema Kommunikation an!

Unser Tool-Tipp: Mentimeter

Souverän ins Rampenlicht

Als Moderator*in darf man mutig sein! Gleichzeitig ist ein freundliches Auftreten wichtig. Man sollte niemanden vorführen. Kritische Fragen können gut im Vorfeld abgesprochen werden um zu erfahren, ob diese für alle Beteiligten okay sind.  Sprecht als Moderator*in langsam und deutlich, damit euch alle verstehen können (auch mit schlechter Internetverbindung).
Um das Team online zu aktivieren eignen sich Eisbrecherfragen besonders gut. Ihr könnt auch bereits vor der Digitalen Veranstaltung auf einzelne Teilnehmende zugehen und um eine aktive Teilnahme an den Eisbrecherfragen bitten. So werden andere motiviert sich auch einzubringen.

Bei technischen Schwierigkeiten müsst ihr die Ruhe behalten! Diese können trotz intensiver Vorbereitung passieren, auch wenn zuvor getestet und probiert wurde. Das professionellste Auftreten in diesen Momenten ist es, die technischen Schwierigkeiten zu benennen und in Ruhe zu beheben.

Unsere Tipps: Trefft euch vor der Digitalen Veranstaltung mit euren Gästen, um sie kennenzulernen und eine Verbindung aufzubauen.  Bereitet die Inhalte der ersten 3-5 Minuten vor, um einen einfachen Einstieg in die Veranstaltung zu bekommen.

Die Fishbowl-Diskussion

Auch die Fishbowl-Diskussion kommt ursprünglich aus der offline Welt. Aber auch sie lässt sich gut auf die online Welt übertragen. Bei dieser Diskussionsform gibt es die Möglichkeit, dass Menschen aus dem Publikum aktiv daran teilnehmen können. Um diese Methode umzusetzen braucht ihr ein starkes Team. Es wird neben der*m Moderator*in auch ein technischer Support benötigt.

Die Expert*innen erklären ihren Standpunkt zu einem Thema und es gibt 1-2 offene Plätze im Panel für Zuhörer*innen. Man kann sich melden, um in dieses Panel aufgenommen zu werden. Nur die Menschen im Panel haben ihre Kameras und Mikrofone an. Der technische Support kann die Menschen, die sich melden, hinzu schalten und die Teilnehmenden erhalten in der Regel 5-6 Minuten Zeit, um ihr Anliegen einzubringen. Hierzu benötigt der*die Meetinggastgeber*in erweiterte technische Funktionen. Er* sie kann das Publikum hinzuzufügen und diese Rechte wieder zu entziehen.

Merke: Stellt vor Start sicher, dass ihr die richtigen Meeting-Einstellungen habt!

Unser Tipp: Fangt 15 Minuten früher an, um für ein gemütliches Ankommen zu sorgen. Auch könnt ihr einen privaten Break-Out-Raum für eure Expert*innen zur Verfügung stellen, damit diese in Ruhe ankommen können.

Unser Tool-Tipp: Zoom, Clubhouse

Aktivierende Veranstaltungen – Offline Möglichkeiten digitalisieren

Aktivierende Veranstaltungen wie Workshops, interaktive Sessions oder Challenges sind ein geeigneter Weg, um eine aktive Mitarbeit innerhalb der Digitalen Veranstaltungen zu erreichen.
Um aktivierende Veranstaltungen online durchzuführen ist es immer wertvoll, offline Aktivitäten online umzusetzen oder einzubinden. Dies kann beispielsweise durch eine Kochshow, Sporteinheiten, Bastelanleitungen oder Lesungen möglich.

Unser Tipp: Um die Verbindungen zwischen euren Mitgliedern zu fördern, verschickt die Ergebnisse oder organisiert eine Ausstellung dieser.

Eine-Welt-Café

Auch diese Veranstaltung kommt aus der offline Welt und nutzt die Schwarmintelligenz eurer Teilnehmenden. Mit einem virtuellen White-Board werden unterschiedliche Diskussionstische mit konkreten Fragestellungen bereitgestellt. Entsprechend zu den Tischen werden Breakoutsessions oder unterschiedliche Videokonferenzräume eingerichtet. Hier können sich die Teilnehmenden austauschen. Sie können selbstständig zwischen diesen Räumen/Tischen wechseln und die Ergebnisse der Räume werden auf dem gemeinsamen Whiteboard festgehalten. Am Ende erfolgt eine Abschlusspräsentation im Plenum.

Merke: Richtet einen Chat für den technischen Support ein und bereitet euer Whiteboard gut vor.

Unser Tipp: Sendet den Teilnehmenden vor ab ein „Spielboard“, damit diese die Technik kennenlernen und ausprobieren können. Plant (bewegte) Pausen ein und räumt genug Zeit ein, damit die Teilnehmenden entspannt diskutieren können.

Unser Tool-Tipp: Miro, JamBoard, WBO Whiteboard, Freehand

Der Prozess der Entscheidungsfindung

Um eine Entscheidung zu treffen gibt es unterschiedliche Schritte, die bereits vor der Auswahl geschehen.

Prozess der Entscheidungsfindung
  1. Ankündigung
    Um eine Entscheidung zu finden braucht es zuerst die Ankündigung. In diesem Schritt kommuniziert ihr, dass eine Entscheidung getroffen werden soll/muss.
  2. Alternativen
    Danach werden Alternativen ausgelotst und es wird recherchiert, welche anderen Auswahlmöglichkeiten es gibt. Dies bietet sich perfekt für Diskussionen und Brainstorming innerhalb des Teams an.
  3. Auswahl
    Anschließend wird ausgewählt, was schlussendlich gewählt wird.
  4. Umsetzung
    Zum Schluss wird die getroffene Entscheidung umgesetzt.

Je schwieriger eine gestellte Frage ist, desto schwieriger wird die Beantwortung dieser. Eure Mitglieder müssen die Chance haben, bereits vor dem digitalen Treffen darüber nachdenken zu können. Hierdurch können alle individuell für sich entscheiden und die Atmosphäre, in der sie diese Entscheidung treffen, selbst bestimmen.

Merke: Eine Entscheidung besteht nicht nur aus der tatsächlichen Auswahl. Die ganze Entscheidungsfindung muss mitgedacht werden, was vor allem in der online Arbeit sehr wichtig ist.

Unser Tipp: Stellt geeignete Plattformen für die einzelnen Schritte zur Verfügung!

Die Durchführung von Online-Wahlen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Wahlen online zu veranstalten. Ihr könnt sie ganz klassisch über Briefwahlen oder per Mail durchführen. Oder die Wahlen werden während einer online oder hybriden Veranstaltung durchgeführt.

Die offene Wahl

Wie in gewohnten offline Wahlen könnt ihr auch online offen abstimmen. Viele Konferenzsoftwares bieten online Buttons an, um über eure Entscheidung abzustimmen. Zusätzlich gibt es natürlich die Möglichkeit per Handzeichen abzustimmen. Dies funktioniert gut mit Daumen hoch/runter oder aber auch mit bunten Abstimmungskarten.
Die so genannte Fist to Five-Methode ist eine weitere Möglichkeit abzustimmen. Sie bietet mehr Variation als ja/nein-Antworten. Neben der Zustimmung oder Ablehnung eines Vorschlages könnt ihr mit dieser Methode direkt kommunizieren, wie und in welchem Rahmen ihr euch dabei beteiligen könnt. 

Bild - Fist to Five

Für die Sicherung der Ergebnisse solcher Abstimmungen bieten sich Protokolle an. Eine andere Möglichkeit wäre die Aufnahme von Screenshots, was aber natürlich nur mit Einwilligung der Teilnehmenden einhergeht.

Die geheime Wahl

Die geheime Wahl ist, wie die offene Wahl, auch auf die offline Welt übertragbar. Bevor ihr eine geheime Wahl online plant müsst ihr allerdings folgende Dinge beachten:

  1. Braucht ihr die Ergebnisse live oder nicht?
  2. Was geschieht mit den Mitgliedern die nicht anwesend sein können?
  3. Welche Umfragetools wollt ihr nutzen?
  4. Welche weiteren Tools möchtet ihr nutzen?

Die Wahl über E-Mail

Wenn ihr eine Abstimmung über E-Mail veranstalten wollt ist es wichtig, dass ihr einen festen Abstimmungszeitraum festlegt. Zusätzlich muss den Teilnehmenden genug Zeit gegeben werden die Mail zu lesen, zu verstehen und zu beantworten. Gebt Hinweise auf die Ergebnisse des Entscheidungsfindungsprozesses. So sind alle Teilnehmenden auf demselben Wissensstand. Vergesst nicht, den Link zur Wahlabgabe in eure Mail einzufügen und sorgt für eine Kontaktadresse für technische Schwierigkeiten.

Tools für eine Onlineabstimmung

Bei dem ausgewählten Tool ist es wichtig, dass es einen Mechanismus gibt, der verhindert, dass Mehrfachwahlen möglich sind. Fragt euch, ob ihr die Teilnehmenden identifizieren können wollt oder nicht. Soll die Stimmabgabe anonymisiert oder personalisiert erfolgen? Möchtet ihr ein personalisiertes Design? Soll die Umfrage mehrsprachig sein? Braucht ihr eine Live-Auswertung? Oder soll die Umfrage über den Browser oder über eine App erfolgen? Und natürlich solltet ihr nicht vergessen zu überprüfen, ob euer Tool der Wahl euren Datenschutzbestimmungen entspricht.

Unser Tool-Tipp: abstimmen.online, votesup.eu, Polyas

Die Strategie – Als Team online Events planen

Veranstaltungen sind Teamarbeit. Auch in der online Welt stehen viele verschiedene Menschen hinter solchen Digitalen Veranstaltungen. Egal ob als Moderator*in, technischer Support, oder Time-Keeper*in. Ein gutes Aufgabenmanagement entsprechend eurer Arbeitsstruktur erleichtert euch die Durchführung. Durch eine Chatgruppe für die Organisator*innen können kurzfristige Absprachen und Beistand geleistet werden.
Jede teilnehmende Person eures Teams hat unterschiedliche Bedürfnisse. Denkt daran, dass ihr als Team kommunizieren, kollaborieren, Ideen austauschen und euch gegenseitig motivierend wollt!
Für ein gemeinsames Eventmanagement ist es wichtig, diese Veranstaltungen als Erfolgserlebnis zu sehen, denn euer Team kann bei einer solchen gemeinsame Planung wachsen. Verbindet euch nach der Veranstaltung und feiert diesen Erfolg! Seid stolz auf das Geleistete.

How to: Konflikte online erfolgreich ansprechen


Im Rahmen unserer Themenreihe „Online Teambuilding“ in Kooperation mit dem Haus des Stiftens wollen wir euch in drei Blogbeiträgen die Themen Online Teamleitung, Online Konfliktmanagement und Online Beziehungsaufbau näherbringen.
Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.

Kennt ihr ihn? Den berühmten Elefanten der mitten im Raum sitzt? Und sich einfach nicht von selbst wegbewegen möchte? Er ist riesig, alle sehen ihn, aber niemand spricht ihn an!
Der Umgang mit Konflikten ist für viele gar nicht so einfach und noch schwieriger wird es im digitalen Raum, in dem es noch einfacher ist, Konflikten aus dem Weg zu gehen. Oft wird das klärende Gespräch auf das nächste persönliche Treffen verschoben. Aber was tun, wenn kein persönliches Gespräch stattfinden kann? Wie ihr online erfolgreich Konflikte ansprecht erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag.

Der Elefant im Raum

Online Konfliktlösung und wann sie sinnvoll ist

Konflikte kann man früh vorbeugen. Am besten, bevor sie überhaupt in der Organisation angekommen sind. Aber wann ist es sinnvoll sie anzusprechen und wann nicht?
Das ist ganz von der jeweiligen Situation abhängig. Wenn ein persönliches Treffen in naher Zukunft stattfindet, solltet ihr euren Konflikt persönlich austragen. Wenn es allerdings nicht absehbar ist, wann und ob ihr euch persönlich treffen könnt ist es ratsam, den Konflikt online anzusprechen und ihn nicht zu verschleppen. Gerade in Zeiten einer Pandemie oder wenn ihr sehr weit auseinander wohnt, ist es der beste Weg, eure Unstimmigkeiten online zu besprechen, bevor der Konflikt euch die Energie raubt, die an anderer Stelle besser aufgehoben wäre.

„An open mind is not an empty one“ – Roger Fisher

Dieses Zitat von Roger Fisher beschreibt sehr gut, worauf es bei einer Konfliktsituation ankommt. Es ist wichtig zu wissen, dass wir Konflikte nur klären können, wenn beide Parteien offen für eine Klärung sind. Man sollte sich vor dem Gespräch Gedanken dazu machen, was einem wichtig in diesem Konflikt ist.  Nichtsdestotrotz muss man flexibel bleiben, für neue und kreative Lösungsstrategien offen bleiben und neue Argumente akzeptieren und annehmen. Es wird verschiedene Spannungsfelder und Herausforderungen geben, hierfür braucht es einen offenen Geist, ohne Vorurteile. Denn die größte Herausforderung in einer Konfliktsituation liegt in uns selbst.

Was ist ein Konflikt?

Bild-Zitat: „Spannungssituationen, in denen voneinander abhängige Parteien versuchen, unvereinbare Ziele zu erreichen oder gegensätzliche Handlungspläne zu verwirklichen.“

Bevor wir uns an die Konfliktlösung machen können, müssen wir uns zunächst den Konflikt etwas genauer anschauen. Folgende Fragen helfen euch in der Vorbereitung der Konfliktlösung:

WER ist in den Konflikt involviert?

Ist es ein interpersoneller Konflikt zwischen zwei Personen? Oder besteht ein Konflikt zwischen Gruppen? Existiert sogar ein Dreiecks-Gespann?
Je nachdem wer involviert ist, besteht eine unterschiedliche Form des Konflikts, welche sich wandeln kann.

WAS ist das Thema des Konfliktes?

Geht es um unterschiedliche Vorstellungen der Ziele? Seid ihr euch nicht über eure Handlungsstrategien einig? Oder habt ihr unterschiedliche Wertvorstellungen oder persönliche Bedürfnisse? Fehlen bestimmte Informationen? Oder habt ihr noch nicht den richtigen Weg gefunden, mit einander zu kommunizieren?
Wie ihr seht gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, was eine Person genau stören könnte. Das WAS kann für jede Konfliktpartei also unterschiedlich sein!

WIE löst ihr Streitsituationen?

Es gibt unterschiedliche Wege, wie man einen Konflikt löst. Und auch die Strategien zur Lösung können sich stark unterscheiden. Diese individuellen Wege und Strategien können mit einander kollidieren, was eine Lösung des Problems verhindert.

Konflikte auf Sachebene mit unterschiedlichen Hintergründen

Oftmals wird ein sichtbarer Konflikt über die Sachebene geführt. Man streitet sich über Kleinigkeiten wie Mails, oder das nicht Erscheinen in Meetings.  Allerdings liegen dahinter ganz unterschiedliche Motivationen, die dies beeinflussen. Dies können beispielsweise Interessen, Gefühle, Werte oder Sichtweisen sein. Auch intrinsische Gefühle wie das eigene Unwohlsein im entsprechenden Moment beeinflussen die Reaktionen und Aktionen der Konfliktparteien.
In dieser Pyramide lässt sich das eben Beschriebene gut erkennen. Denn es gibt immer eine Sichtbare Ebene mit unterschiedlichen, nicht sichtbaren Hintergründen!

Pyramide Konflikte auf Sach- und Gefühlsebene

Online-Konflikte – 5 besondere Ursachen

Die online Arbeit bietet zusätzliche Herausforderungen in Konfliktsituationen, auf die wir im Folgenden genauer eingehen.

1. Erhöhte Unsicherheit

Wir wissen nicht genau woher die Informationen kommen die wir bekommen. Wir wissen nicht genau, wie die anderen auf unsere Nachrichten reagieren. Und wenn man sich sowieso schon unsicher fühlt ist man verwundbarer. Deshalb ist Teambuilding von großer Bedeutung. Durch den Zusammenhalt und ein Gefühl der Verbundenheit treten Unsicherheiten seltener auf, da sich die Mitglieder wohler fühlen. Hierzu kannst du dir gerne unseren Beitrag zum Thema Online Teambuidling anschauen.

2. Fehlende oder nur unvollständige Informationen

Durch einfache Missgeschicke wie eine nicht weitergeleitete E-Mail kommt es zum unvollständigen Austausch von Informationen. Plötzlich ist man nicht mehr auf dem neusten Stand und fragt sich, warum man vergessen wurde. Hier fühlt man sich schnell falsch behandelt.

3. Eingeschränkte Möglichkeiten der Kommunikation

Um Missverständnissen vorzubeugen, lesen wir für gewöhnlich nicht nur eine Nachricht einer anderen Person. Wir beobachten die Körperhaltung, den Blick, die Mimik und Gestik und achten auf die Tonlage der anderen Person. Diese Hinweise helfen uns, Konflikten vorzubeugen. Durch die digitale Arbeit ist dies je nach genutztem Tool aber kaum oder sogar gar nicht möglich.

4. Fehlender Kontext

Online kann ich nicht sehen, ob die andere Person gerade gestresst ist oder einen schlechten Tag hatte. Diese Informationen fehlen mir, wodurch Unsicherheiten zustande kommen können und das Gefühl der fehlenden Einordnung aufkommt.

5. „Kopfkino“

Wir wissen, dass wir online nicht auf alle Informationen Zugriff haben (können). Daher werden diese Lücken mit den eigenen Gedanken und Vorstellungen gefüllt. Oft ist dies viel dramatischer als die Realität es ist.

Extrem hohe Konflikttoleranz trifft auf schnellen Exit

Konflikte haben, trotz all der Anstrengungen, ein hohes Potential für sowohl unsere Weiterentwicklung, als auch für die des Teams und der Organisation. Im digitalen Raum ist es aber sehr einfach, diese aufkommenden Konflikte zu verdrängen und/oder aufzuschieben. Sie werden meist später Angesprochen als im persönlichen Kontext. Vor allem im Ehrenamt besteht hierdurch die große Gefahr, dass Probleme so lange verdrängt werden, bis die Menschen das Ehrenamt plötzlich verlassen. Es ist wichtig, Konflikte mit einer positiven Einstellung zu begegnen. Vorhandene Konflikte in Teams haben nichts mit einer schlechten Organisation zu tun. Sie sind ein normaler Bestandteil von Teams und Teambuilding.

Unser Tipp: Es ist wichtig, eine gute Strategie zur Konfliktlösung zu entwickeln.

Das Thomas-Kilmann-Modell der Konfliktstrategien

Konfliktstrategien - Das Thomas-Kilmann-Modell

Je nachdem worauf man sich konzentriert verfolgt man eine andere Strategie der Konfliktlösung. Ist man sehr an den eigenen Bedürfnissen orientiert? Oder priorisiert man eher die Bedürfnisse der Gegenpartei? Wenn eine Person, die schnell nachgibt, auf eine Person trifft, die sich durchsetzen möchte, ist der Konflikt (vermeintlich) schnell geklärt. Aber können beide gut damit leben?

Jede*r von uns trägt alle Konfliktstrategien in sich – je nach Lage, Thema und Beziehung zu der anderen Person verhalten wir uns unterschiedlich. Auch im Online-Konflikt ändert sich unsere Konfliktstrategie. Schau dir hierzu gerne unser Arbeitsblatt an um herauszufinden, welcher Konflikttyp du bist.

Häufig wissen wir nicht, wie wir in online Diskussionen oder Konfliktsituationen handeln sollen. Wir gehen der Sache häufiger aus dem Weg oder streben eine starke Durchsetzung an. Dabei sollte das Ziel sein, eine Win-Win-Situation zu erreichen, mit der beide Parteien gut leben können. Oder wenn dies nicht möglich ist, zumindest einen gemeinsamen Kompromiss, eine Mittellösung, zu finden. Zwar sind in diesem Fall beide nur auf halbem Weg, aber auch dies kann zufriedenstellen.

Wie moderiere ich einen Konflikt?

Voraussetzung, um einen Konflikt zu lösen, ist das gemeinsame Interesse daran, das Problem aus der Welt zu schaffen. Alle Involvierten müssen offen für eine Lösung sein, denn nur durch das eigene ehrliche Interesse zur Lösung und gemeinsamen Weiterarbeit motiviert man die andere Person dazu, auch aktiv an der Lösung des Konfliktes mitzuwirken.

Die Eskalationsstufen eines Konfliktes - Treppenmodell

Konflikte haben unterschiedliche Eskalationsstufen. Am Anfang (Stufe 1 bis 4) sind meist erst einmal nur eine Verhärtung, Unwohlsein oder unterschiedliche Interessen im Raum zu erkennen. Diese lassen sich meist noch gut selbst in einem Gespräch klären.
Konflikte der Stufe 2 bis 5 lassen sich oft gut mit einer Konfliktmoderation klären. Hierzu kannst du dir gerne unsere Coachings anschauen.
Irgendwann werden Konflikte aber so groß, dass es besser ist, sich Unterstützung zu suchen. Ab Stufe 5 ist es ratsam, sich professionelle Hilfe zu suchen, da diese Konflikte nicht mehr alleine geklärt werden können.

Die Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode

Die Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode basiert auf dem Harvard Negotiation Konzept von Anwalt und Konfliktforscher Roger Fisher und Anthropologe William Ury aus den USA. Es setzt sich mit Verhandlungsprozessen auseinander und basiert auf einer großen Studie, in der erforscht wurde, wie man zu einem gemeinsamen „JA“-Moment und einer Win-Win-Situation kommt. Das Konzept wird bis heute stetig von William Ury weiterentwickelt. Um mehr über die Trennung der Sach- und der Beziehungsebene, Bedürfnisse, Interessen, Wünsche, die Entwicklung von Optionen und die Festlegung fairer Kriterien zu erfahren schau dir gerne unseren Kurzbeitrag zur Harvard-Methode an.

Online-Teambuilding: Skills für die Teamleitung von Morgen

Online-Teambuilding: Skills für die Teamleitung von Morgen

Die Inhalte dieses Blogartikels basieren auf eine Aufzeichnung eines Webinars aus der Webinarreihe „Online-Beziehungsarbeit im Verein“ vom Haus des Stiftens und Fairlinked, die du dir auch anschauen kannst. Ansonsten kannst du den Artikel lesen. Es geht um Online-Teambuilding und digitale Zusammenarbeit. Lerne einfach so, wie es dir am besten passt!

Online-Teambuilding ist heute nicht mehr wegzudenken. Wir erleben schon das dritte Pandemiejahr, und viele Arbeitsprozessen sind längst digital geworden. Nicht nur die Infrastruktur und Technik sind dabei Themen, aber auch neue Möglichkeiten, die die digitale Zusammenarbeit mit sich bringt. Ohne persönlichen Kontakt fällt es schwieriger auf, ein Wir-Gefühl in Teams zu schaffen. Wie baut man Verbindungen im digitalen Raum? Wie kann man sich am besten austauschen, dass man von der Ferne gemeinsam aktiv wird? Es geht darum, die Teamleitungsfähigkeiten weiterzuentwickeln.

Zitat von Bill Bether

Die Gruppenführung ist von drei Aspekten abhängig: von dir als Teamleiter*in, von den Merkmalen des Teams und von der Organisationskultur. Du bringst dein Stil mit ins Spiel: wie du mit anderen umgehst und wie du dich äußerst. Wie man in der digitalen und der analogen Arbeit auftritt, ist unterschiedlich, und man kann in seiner Leitung unterschiedliche Stile haben. Auch die Merkmale der Menschen im Team und ihre Charaktere spielen hier eine Rolle. Die Organisationskultur entspricht den Strukturen, den Geschichten, der Art und Weise der Mitarbeit oder auch die Verbindungen innerhalb des Teams.

5 Phasen des Teambuildings von Tuckman (1965)

Um Teambuilding zu veranschaulichen hat der Psychologe Bruce Tuckman ein Modell entwickelt. Er hat 5 Phasen vorgeschlagen, die von Jana Piske auf digitale Teams angepasst wurden. Es ist in dieser Stelle relevant zu betonen, dass dieser Kreislauf nur ein wissenschaftliches Ideal ist. Die Realität spiegelt ihn meistens nicht wider: Phasen werden übersprungen und springen hin und her. Alles kann sich ändern, wenn neue Teammitglieder dazu kommen oder andere das Team verlassen, zum Beispiel. Der Kreislauf dient als Orientierung: als Teamleiter*in denkst du daran, wo das Team sich im Kreislauf befindet, und handelst dann entsprechend.

Die 5 Phasen des Teambuildings von Tuckman

Phase 1: Forming Phase

In der Forming Phase geht es darum, als Team sich zusammenfinden, und gemeinsam das Eis zu brechen. In der Phase fragt man sich als Teamleiter*in:

  • Wie sicher fühle ich mich vor neuen Gruppen?
  • Wie gut kann man Menschen zusammenbringen?
Missionen der Forming Phase

Bedürfnisse des Teams

In dieser Phase möchten die Teammitglieder sich gegenseitig kennenlernen, dabei ihre eigenen Rollen finden, aber auch Zugang zu den Information- und Kommunikationsstrukturen der Organisation bekommen. Das ist besonders wichtig online: da das Team sehr motiviert ist und viele Erwartungen hat, müssen sie sich gut orientieren, um gut loslegen zu können. Deshalb ist es zentral, die Organisationsstruktur zu verstehen. Persönliche Interaktion steht hierbei über Aufgaben: Mitglieder haben mehr Interessen aneinander und an der Organisation der Arbeit als an der Umsetzung von Aufgaben. Daran muss man sich in der Phase erinnern.

Chancen der Teamleiter*in

Wie bereits erwähnt, die Gruppe ist in der Forming Phase sehr motiviert. Somit muss die positive Energie in Aufgaben umgewandelt werden. Die Basis für die Zusammenarbeit, die Regeln und Strukturen, werden durchgesetzt. Diese Durchsetzung fällt in dieser Phase leichter, weil die Teammitglieder sich noch nicht kennen. Es ist dadurch auch ein guter Moment dafür Veränderungen in der Organisation anzuregen. Wesentlich ist es auch, dass die Teamleiter*in die Kommunikation und Kollaboration vorgibt: alle erwarten, von ihr oder von ihm orientiert zu werden. Hier wird also die Grundlage der Zusammenarbeit gelegt.

Herausforderung

Ein hohes Maß an Eigenmotivation trifft auf fehlende Kenntnisse über die Organisation und Kommunikationsstrukturen. In dieser Phase verliert man viele Leute, die motiviert sind, aber sich noch nicht in der spezifischen Arbeit auskennen. Dein Fokus als Leiter*in soll hier darauf sein, die Mitwirkenden zum Machen zu bringen, indem sie schnell eingearbeitet werden. Die Motivation wird in Handeln umgewandelt, damit sie nicht verloren geht.

Aufgaben der Teambuilder*in

Der Teamleiter wirkt hier als Person, die die andere zusammenbringt. Dabei muss er oder sie das Kennenlernen organisieren. Kennenlern-Runden sind besonders wichtig bei digitalen Teams, die sich nicht persönlich treffen. Um eine mögliche Entfremdung des Teams durch Home-Office zu vermeiden, schafft man Berührungspunkte, Momente zum Treffen und Kontaktmöglichkeiten. Die Teambuilder*in definiert in der Phase auch die Rahmen der Zusammenarbeit, und sorgt dafür, dass das Team gut loslegen kann. So verschwindet nicht die Motivation und eine Grundlage wird erfolgreich aufgebaut.

Methoden

Methoden, die in der Forming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise eine gemeinsame digitale Mittagspause zu machen, digitale Aktivitäten wie ein Spielabend, Escape-Room oder sogar ein informelles digitales Abendfeierbier zu organisieren. Check-ins am Anfang von Meetings wären auch eine Methode. So schafft man Raum für Verbindungen. Man könnte auch ein Padlet als Vorstellungswand verwenden, dass das Kennenlernen organisierter wird.

Phase 2: Storming Phase

Die Storming Phase entspricht der Konfliktphase. Es ist sehr unwahrscheinlich, die beste Kollaborationsweise in der Forming-Phase ausgewählt zu haben, ohne das Team vorher zu kennen. Auch muss man bedenken, dass Teams immer heterogen sind, und das kann auch zu Konflikt führen. Digital sind Konflikte schwer zu identifizieren.

Missionen der Storming Phase

Bedürfnisse des Teams

In dieser Phase werden die Strukturen der Zusammenarbeit und eventuell das Ziel infrage gestellt. Die Teammitglieder wollen dabei verstanden, gehört und ernst genommen werden. Sie möchten zusammen eine passende Arbeitskultur finden. Es ist wichtig, die Differenzen direkt ansprechen, sonst verlängert sich die Phase unnötig und die Konflikte werden nicht konstruktiv gelöst, was eine Chance für die Entfaltung des Teams wäre.

Chancen der Teamleiter*in

Die Teamleiter*in kann hier verschiedene Impulse für die Weiterentwicklung der Organisation finden, indem eine konstruktive Konfliktlösungskultur etabliert wird. Hier positioniert sich die Leiter*in als fürsorgend und wertschätzend, indem die Konflikte geeignet adressiert werden und eine passende Kultur der Problemlösung für das Team sich daraus ergibt. Als Teamleiter*in sollst du dich fragen, welche Rolle Konflikte in deiner Organisation spielen, um zu schauen, wie du damit umgehen kannst.

Herausforderung

Im digitalen Raum hat man eine sehr hohe Konflikttoleranz, da es einfacher wird Konflikte auszublenden. Schnell auszutreten ist einfach, indem man die Videokonferenz verlässt oder den Laptop zuklappt. So entsteht das Risiko, dass Konflikte spät identifiziert und somit schwieriger zu lösen werden.

Aufgaben der Mediator*in

Die Teamleiter*in wirkt in der Storming Phase als Mediator*in. Er oder sie identifiziert Konflikte, schafft Raum für Austausch, und lenkt das Blick auf gemeinsames Ziel. Mehr über Konfliktmanagement kannst du in unseren Blog lesen. Der Weg nach vorne muss von der Leiter*in gezeigt werden. Es ist dabei wichtig, sich immer mit den Mitgliedern einchecken, dass sie nicht einfach vom Konflikt wegrennen, anstatt ihn konstruktiv zu lösen und damit die Weiterentwicklung zu fördern.

Methoden

Methoden, die in der Storming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise Energizer-Fragen zu stellen oder auch Stimmungsbarometer einzuführen. Man könnte auch persönliche Gespräche durchführen, dass man Vertrauen bildet. Damit sollst du als Leiter*in auf jeden Fall erreichbar sein.

Phase 3: Norming Phase

In der Norming Phase sammelt man die Lehren aus der Storming Phase und definiert daraus die eigene Teamkultur. Eine eigene Form der Zusammenarbeit wird in der Phase entwickelt.

Missionen der Norming Phase

Bedürfnisse des Teams

Das Team hat zu diesem Punkt dafür gekämpft und ausgehandelt, deshalb respektiert es die Teamkultur und die anderen Mitglieder. Sie legen großen Wert auf die neuen Vereinbarungen. Lob und konstruktives Feedback sind dafür zentral, dass das Vertrauen am Team wächst. Die Mitglieder möchten als wichtige Teile des Teams angesehen werden.

Chancen der Teamleiter*in

Es ist in der Norming Phase wichtig, die Zusammenarbeit durch die Etablierung von Routinen zu stärken und mehr Verantwortung auf das Team übertragen. Die Leiter*in wirkt als Beispiel davon, wie wertschätzendes und konstruktives Feedback die Organisation weitertreibt. Er oder sie anerkennt das Team als Ganzes aber auch die einzelnen Personen. Das Team wird enger miteinander verbunden.

Herausforderung

Das Idealismus im digitalen Raum, wo man die „perfekt zum Team passende Organisation“ gefunden hat, trifft auf die eigenen Schwächen der Mitglieder. Obwohl die Organisation optimal funktioniert, sind es immer noch Menschen, die arbeiten. Fehler und Schwächen existieren trotzdem.

Aufgaben der Routinenpromotor*in

Die Teamleiter*in muss in der Norming Phase sinnvolle Routinen schaffen, die Feedback Kultur stärken und SMARTE Teamziele stärken. So legt man den Fokus auf die große Mission und richtet man das Blick nach vorne.

Methoden

Methoden, die in der Norming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise Erinnerungen für Routinen einzurichten, regelmäßiges Feedback einzuführen, die Tagesordnung zu wiederholen oder ein Kanban Board (wie MeisterTask) zum Erfolgmessen zu verwenden. Du findest einen eigenen Blogartikel zum Thema Routinen für dein Team hier. Andere Methode wäre zu feiern, wenn man eine bestimmte Aufgabe erledigt hat, oder wenn die Mitarbeiterinnen Geburtstag haben. So wird das Wir-Gefühl gestärkt.

Phase 4: Performing Phase

In der Performing Phase kennt sich das Team gegenseitig, sowohl alle Fähigkeiten, Rollen und Aufgaben, als auch wie man am besten angesichts des gemeinsamen Ziels zusammenarbeitet. Das Team kann gut selbständig arbeiten, und die Leiter*in kann sich ein wenig zurücklehnen.

Missionen der Performing Phase

Bedürfnisse des Teams

Das Team möchte in der Phase selbstbestimmt, selbständig, schnell und wirksam arbeiten. Die Mitglieder möchten in ihrer Expertise und Erfahrung ernst genommen, und dass ihre Ergebnisse und langfristige Wirkung ihrer Arbeit sichtbar werden. Es wird erwünscht, eine langfriste Wirkung zu schaffen.

Chancen der Teamleiter*in

Da das Team schon selbständig arbeiten kann, kann die Leiter*in sich zurücklehnen. Man kann somit auf andere Aufgaben oder neue Teams fokussieren, oder einfach mitarbeiten und die Dynamik weitergestalten. So kann man zielorientiert arbeiten und das Team handlungsfähig halten. Es ist hierbei relevant das Wissenstransfer und Austausch zwischen Teams innerhalb der Organisation zu garantieren.

Vertrauen spielt hier eine großartige Rolle. Das Mikromanagement, das heißt, jede Mitwirkende zu „kontrollieren“ geht im Digitalen nicht. Vertrauen geht vor Mikromanagement!

Herausforderung

Die hohe Motivation und optimale Leistungen können schnell zu einer langweiligen Arbeitsroutine werden. Die Momente zu identifizieren, in den die Motivation verloren geht, ist im Digitalen noch schwieriger als im Analogen.

Aufgaben der Mentor*in

Die Teamleiter*in wirkt als Mentor*in, indem er oder sie Vertrauen schenkt, Anreize zur Weiterentwicklung setzt und Erfolge sichtbar macht. Es ist hierbei wichtig, die Erfolge zu feiern, dass die Motivation nicht zur Langeweile wird. So wird auch die so genannte „Zoom-Müdigkeit“ vermieden.

Methoden

Methoden, die in der Norming Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise Open Spaces zu organisieren, externe Fortbildung anzubieten, Meilensteine zu erfassen oder kollegiale Beratung zu ermöglichen.

Phase 5: Adjourning Phase

Die letzte Phase ist die Abschiedsphase. Es ist das Ende der Zusammenarbeit, wobei ein gemeinsamer Abschluss erfolgen soll.

Missionen der Adjourming Phase

Bedürfnisse des Teams

Das Team möchte seine erreichten Werke und Erfolge an würdige Nachfolger übergeben. Die Mitglieder möchten wissen, wann genau sie aussteigen und sich neu orientieren müssen, dass der Exit organisiert erfolgt. Weiterhin wollen sie mit positivem Verhältnis und guten Erinnerungen gehen. Es soll die Möglichkeit bestehen, in gutem Kontakt zu bleiben oder sich an anderer Stelle wiederzusehen.

Chancen der Teamleiter*in

Die Teamleiter*in soll darauf achten, die Daten der Mitwirkenden zu sichern, bevor sie gehen. Die Teammitglieder werden zu Alumni: nicht alle sind danach aktiv, aber die, die aktiv bleiben wollen, sollen diese Möglichkeit haben. Aktive und inaktive Mitglieder sollen in den Kommunikationskanäle getrennt werden, dass die Aktiven motiviert bleiben und die Ehemaligen im getrennten Rahmen im Kontakt bleiben können.

Es ist sehr wichtig, dass der Ausstieg organisiert ist. Ein kontrollierter Ausstieg im digitalen Raum geht vor ein überraschendes Ende, wobei es klar sein muss, wo die Mitwirkende am besten aussteigen können, dass sie nicht plötzlich verschwinden. Ausstiegsmöglichkeiten zu schaffen ist sehr wichtig. Ehrliches Feedback und eine Abschiedsfeier wären auch wünschenswert!

Herausforderung

Die Projektroutine, so gut wie es sein kann, trifft auf Veränderungen. Das Leben kann sich unvorhersehbar ändern, aber das Projekt bleibt gleich. Deshalb muss es in bestimmten Stellen angepasst werden, beispielsweise wenn Mitglieder kommen oder gehen.

Aufgaben der Moderator*in

Die Teamleiter*in, die als Moderator*in wirkt, hält die Lehre aus den anderen Phasen fest, feiert den Abschied, indem er oder sie zeigt, dass alle wichtig waren. Auch in unbegrenzten Projekten ergibt es viel Sinn bestimmte Termine im Jahr (Jährliches Evaluationsgespräch, Sommerfest,…) zu ermöglichen, wo Teammitglieder sich überlegen können, ob sie sich weiter engagieren wollen oder nicht. So wird die Wahrscheinlichkeit eines überraschenden Exits minimiert.

Methoden

Methoden, die in der Adjourning Phase eingesetzt werden können, sind beispielsweise eine Auswertungsrunde zu organisieren oder persönliche Abschiedswörter an aussteigende Personen zu schreiben.

Zusammenfassung

Tuckmans 5 Phasen von Teambuilding sind eine gute Orientierung für die digitale Zusammenarbeit. Es ist dabei wichtig, die wechselnden Rollen der Teamleiter*in in den unterschiedlichen Phasen anzunehmen und den Blick immer nach vorne zu lenken. So schafft man eine einzigartige Form der Zusammenarbeit, die zu optimalen Ergebnissen führt. In welcher Phase befindet sich dein Team?

Zitat von Margaret Mead

Online Kommunikation im Ehrenamt – Ein Leitfaden

Blog-Header, online Kommunikation im Ehrenamt

Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt. 

Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ wollen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Digitale Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding näherbringen. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Online Kommunikation im Ehrenamt – der Grundlage für alle weiteren Themen. Welche Herausforderungen und praktischen Tipps gibt es? Was bedeutet gelungene online Kommunikation? Woran müssen wir denken?

Vier Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit

Die drei Kommunikationstypen im Online Ehrenamt

Es gibt drei verschiedene Kommunikationstypen – die Sprecher*innen, die Beobachter*innen und die Leser*innen. Aber was macht diese unterschiedlichen Kommunikationstypen aus?

Sprecher*innen
Sprecher*innen sprechen gerne und lernen durch Zuhören. Telefonate und Videokonferenzen gefallen ihnen besonders gut. Sie sprechen um sich mitzuteilen. Tools, bei denen sie etwas lesen oder schreiben müssen sind für sie mit viel Aufwand verbunden und sind daher weniger beliebt.

Beobachter*innen
Beobachter*innen lernen durch Videomaterialien und Texte. Telefonate sind für sie oft zu viel und werden, wenn es geht, vermieden.

Leser*innen
Leser*innen lesen gerne Texte, konzentrieren sich mehr auf das Geschriebene als auf das Gesagte in Konferenzen und schreiben gerne selbst lange Texte. Sie sind in Videokonferenzen meist zurückhaltend und müssen aktiv für eine Teilnahme angesprochen werden.

Die Untergliederung in diese drei Typen ist allerdings nicht in Stein gemeißelt. Es gibt Mischungen, die sich tagesformabhängig ändern können. Für die online Kommunikation ist es wichtig möglichst unterschiedliche Kanäle zu nutzen, um diese unterschiedlichen Typen in Gruppen sinnvoll zu erreichen. Da dies viel Aufwand mit sich bringen kann ist es essenziell zu entscheiden, wie wichtig das Anliegen, das kommuniziert werden soll, ist.

Beachte: Muss die Information alle Mitglieder erreichen? Dann solltet ihr alle möglichen Kanäle mit dieser Info bespielen. Muss die Information nur eine Person erreichen? Dann solltet ihr den Weg nutzen, welcher für diese Person individuell der Beste ist.

Information, Support, Motivation und Ideen – Die Idee eines Teams

Ein Team, das aus ganz unterschiedlichen Menschen besteht, hat ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Wie kann ich diese Bedürfnisse meines Teams befriedigen? Bezogen auf die online Kommunikation: An welchem Ort teile ich welche Informationen?

Die Wahrnehmung, was gelungene Kommunikation ist, kann unterschiedlich sein. Hier gibt es kein richtig oder falsch, denn Bedürfnisse sind unterschiedlich. Verbote oder Regeln, was wo wie kommuniziert werden darf, funktionieren in der Online-Arbeit nicht, denn Menschen wollen sich austauschen. Was zuvor in der Offline-Arbeit noch die Cafeteria oder der Flur war, braucht online einen neuen Rahmen.
Fragt euch, welche Bedürfnisse es in eurem Team gibt und mit welchen Tools ihr diese Bedürfnisse befriedigen könnt.  Zusammengefasst gibt es vier Bedürfnisse im Ehrenamt:

Information – Informationen müssen weitergetragen werden (Meetings, nächste Entscheidungsprozesse etc.)
Support – Kommunikation bei Problemen und schwierigen Aufgabenstellungen, Unterstützung durch Kommunikation, an wen kann ich mich womit wenden?
Motivation – Wie kann ich motivieren? Wie kann ich motiviert werden? Wie kann ich mich als Teil des Teams fühlen (= Spirit der Vereinsarbeit)?
Ideen – Wie kann ich Ideen generieren? Wie kann ich Ideen speichern? Wie kann ich Ideen Wirklichkeit werden lassen?

Die wichtigsten Tools für die Kommunikation im Online Ehrenamt und wie man sie nutzt

Probleme in der virtuellen Zusammenarbeit liegen selten an den Kommunikationstools – nichtsdestotrotz spielen sie eine bedeutende Rolle im Online Ehrenamt.
Kommunikationsprobleme gab es auch vor der Digitalisierung schon in deinem Team? Ihr habt die Tools schon mehrfach gewechselt, aber die Probleme bleiben bestehen? Dies sind Hinweise, dass eure Probleme in der Kommunikation nicht an den Tools liegen.

Unser Tipp: Erklärt allen, wie die genutzten Tools richtig funktionieren. Veranstaltet Onboardings und Trainings, um alle auf den gleichen Stand zu bringen!

Aber welche Tools in der online Kommunikation gibt es denn nun?

E-Mail

Um E-Mails brauchbar zu verwenden, solltet ihr Ordnerstrukturen einführen. Dies ist wichtig, damit diese nicht verloren gehen. Wichtige Informationen werden gespeichert, unwichtige E-Mails gelöscht und aussortiert. Erstellt verschiedene Gruppierungen durch unterschiedliche Verteiler. Setzt klare Markierungen in der Betreffzeile. In eckiger Klammer könnt ihr kommunizieren, um welche Art von Mail es sich handelt. Ist es eine Informationsemail? Ein Newsletter? Ist eine Aktion gewünscht? Hat die E-Mail eine Deadline? Über die Betreffzeile könnt ihr Personen aktivieren, ohne dass sie ihre Mails zuvor öffnen.

Das Kommunikationsmittel E-Mail im Online Ehrenamt

E-Mails sind besonders geeignet für Informationen, die lange verfügbar sein sollen. Ideen können hier gespeichert werden, verstauben aber auch schnell im Postfach. E-Mails sind nicht sonderlich motivierend und Problemlösungen sollten nicht über E-Mail laufen.

Beachte: Die wichtigste Information einer Mail muss in den Betreff und es muss klar gemacht werden, welche Reaktion erwünscht wird. Eine klare Gliederung und ein höflicher Ton sind ein Muss, denn geschriebenes Wort klingt oft härter als gesprochenes – deshalb immer besonders höflich schreiben!

Ist eine organisationseigene E-Mail Adresse sinnvoll?
Eine organisationseigenen E-Mail Adresse sorgt für ein professionelles Auftreten. Ihr habt die Kontrolle über Daten, Datenschutz und Softwarelösungen. Allerdings besteht die Gefahr, dass diese Mails von euren Mitgliedern nicht gelesen werden. Wenn es sich um ein kleines Ehrenamt handelt, bei dem man nicht stetig am Computer arbeitet und seine Mails checkt, können diese Mails schnell untergehen. Wenn nur wenig Mail-Verkehr besteht macht es manchmal Sinn, dies über die privaten Adressen laufen zu lassen. Hierdurch könnt ihr sicher sein, dass diese Mails auch gelesen werden.

Mögliche Anbieter für die organisationseigene E-Mail-Adresse sind GSuits oder Microsoft Office.

Telefonat

Ein Telefonat ermöglicht euch bildschirmfreie Zeit – selbst in der online Kommunikation. Eine direkte Rückmeldung und die Möglichkeit zu Diskussionen mit direkten Reaktionen machen das Telefonat besonders attraktiv. Es werden keine IT-Kenntnisse benötigt und Probleme können schnell, direkt und einfach gelöst werden. Gleichzeitig kann diese direkte Interaktion besonders motivierend wirken, da sich aktiv Zeit für den*die Einzelne*n genommen wird.

Beachte: Aktives Zuhören ist hierbei besonders wichtig, denn bei einem Telefon gibt es eine volle Konzentration auf das gesprochene Wort.

Das Kommunikationsmittel Telefon im Online Ehrenamt

Der Nachteil bei einem Telefonat ist allerdings, dass man nur eine limitierte Kontrolle über das Setup der anderen Person hat, denn das Telefon verleitet dazu, Telefonate unterwegs zu führen. Wo befindet sich diese Person im Moment? Habe ich ihre volle Konzentration?
Auch ist das Telefonat nicht dazu geeignet, Informationen weiterzugeben. Da in den meisten Fällen kein Protokoll während eines Telefonats geführt wird, gibt es keine Ergebnissicherung. Dem könnt ihr entgegenwirken, indem ihr eine Follow-Up-Email nach dem Telefonat verschickt, in der ihr alles Wichtige festhaltet.

Auch für das Telefonat gibt es hilfreiche Tools. So könnt ihr Angebote wie TeamViewer nutzen, um während einem Telefonat technischen Support zu leisten oder Anbieter wie Toolani und Skype nutzen, um kostenlose Telefonate mit Mitgliedern im Ausland zu führen.

Messenger

Sie sind fest in unseren Alltag verankert. Schnelle Kommunikationswege, Gruppenchats, unterschiedliche Formate wie Audio, Video und Foto machen die Kommunikation besonders einfach. Der Verein kann in den Alltag der Mitglieder integriert werden – das Team kann dadurch verbunden werde. Sie bieten eine große Motivationsquelle, können aber auch schnell „zu viel“ werden.
Bei der Nutzung von Messengern ist es essentiell wichtig, privates und berufliches (oder in unserem Fall ehrenamtliches) zu trennen. Das Abspeichern von Nachrichten ist nur sehr begrenzt möglich. Wichtige Informationen dürfen nie nur über den Chat verschickt werden sondern müssen immer noch durch z.B. eine E-Mail unterstützt werden. Entscheidungsprozesse und Diskussionen dürfen nicht über Messenger laufen.

Das Kommunikationsmittel Messenger im Online Ehrenamt

Beachte: Die benutzten Messenger sollten auch im Alltag der Mitglieder genutzt werden! Apps, die nur für die ehrenamtliche Kommunikation genutzt werden, werden weniger beachtet und Informationen können untergehen.

Unser Tipp: Bildet extra Gruppen für verschiedene Interessen (Unterarbeitsgruppen, Alltagsaustausch, Bilderaustausch).

Mögliche Anbieter für einen gut geeigneten Messenger sind Signal oder Slack.

Videokonferenzen

Videokonferenzen sind ein schöner Weg, um gemeinsam zu arbeiten. Sie bieten einen Raum für Diskussionen und Austausch. Bei Videokonferenzen ist es wichtig ein Protokoll zu schreiben oder eine Aufzeichnung zur Ergebnissicherung aufzunehmen. Hier empfehlen wir das Protokoll, da sich kaum jemand zwei Stunden Aufzeichnung nachträglich anschaut.

Das Kommunikationsmittel Videokonferenz im Online Ehrenamt

Bei Videokonferenzen besteht die Gefahr einer „Müdigkeit“, wenn sie den ganzen Tag füllen. Auch besteht eine Verwechslungsgefahr mit offline Veranstaltungen

Beachte: Offline kann nicht einfach in online umgewandelt werden. Es werden andere Strukturen und Methoden benötigt!

Unser Tipp: Nehme dir Zeit für die Vorbereitung und Nachbereitung einer Videokonferenz. Bereite etwas fürs Auge vor, lege dir eine Agenda und Ziele fest und plane bei 50 Minuten Inhalt eine 10 Minute Pause ein.

Mögliche Anbieter sind Zoom und Senfcall.

Kommunikationsleitlinien für eine Strategie in der online Kommunikation im Ehrenamt

Die in diesem Beitrag beschriebenen Bedürfnisse und Tools sind die Grundlage für eure Kommunikationsleitlinien. Die Organisation muss festlegen was gute Kommunikation bedeutet und die Bedürfnisse der Beteiligten mit den vorhandenen Tools zusammenbringen. Ein Technikmix kann es schaffen, alle Bedürfnisse zu befriedigen. Die Informationen müssen ankommen, es soll Raum für Diskussionen und die Entwicklung von Ideen geben und die ehrenamtliche Arbeit online unterstützen.
Um dies zu gewährleisten müsst ihr Leitlinien etablieren. Diese sollten flexibel sein, denn die Onlinewelt und das Team verändern sich schnell.
Um diese Leitlinien zu formulieren denkt darüber nach, welche Bedürfnisse ihr in eurem Team habt. Welche Herausforderungen gibt es? Welche Tools könnt ihr nutzen, um diese Ansprüche zu befriedigen?

Beachte: Etabliere lieber wenige sinnvolle Leitlinien, als viele die nicht eingehalten werden.

Unser Tipp: Hier findest du unser Arbeitsblatt zur Erstellung von Kommunikationsleitlinien


Ein langweiliges Meeting

Warum du das nächste Meeting absagen solltest!

Wenn du jede Woche deine To-Do-Listen durchgehst, siehst du eine Handvoll Meetings. Einige von ihnen sind wichtig, andere hältst du für ziemlich unnötig. Du hältst inne und fragst dich, was ist der Zweck dieses Meetings? Oder du verbringst Stunden um Stunden in Besprechungen, bei denen du oft denkst, „dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“?!

5 Schritte zum remoten und hybriden Teambuilding

Das Thema Routinen für digitale Teams haben wir für eine Aktion von Prezi in einem Kurzvideo auf Englisch besprochen. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum Anschauen. Viel Spaß!

Hinweis: Das Thema haben wir auf Deutsch in einem Webinar behandelt. Du findest den Blogartikel dazu hier.

Arbeitest du Vollzeit oder teils aus der Ferne in deinem Team? Du weißt also wahrscheinlich, dass sich die Teamdynamik im Laufe der Zeit verändert. Tuckman gibt das Modell von fünf Phasen der Teamarbeit heraus. Die beschreiben, wie sich die Teamdynamik im Laufe der Zeit ändern kann. Und ich habe dieses Modell übernommen, um für Remote-Teams geeignet zu sein. Dies hilft uns, die fünf Schritte des remoten Team-Buildings zu finden.

Mein Name ist Jana Piske und ich bin Coach für Remote- und Hybrid-Working-Teams und Gründerin von Fairlinked. Fairlinked ist eine Institution, die Unternehmen und Ngos auf dem Weg zur Digitalisierung ihrer Kollaboration und Teamarbeit unterstützt. Ich tue das, weil Menschen, die aus der Ferne hybrid arbeiten, das gleiche Bedürfnis nach sozialer Interaktion und enger Zusammenarbeit haben wie jedes andere Team. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Teambuilding und soziale Interaktion nicht einfach so automatisch erfolgen, wie wir es aus der Offline-Welt gewohnt sind. Online-Teambuilding erfordert Engagement und eine proaktive Führungskraft, die Ihr Team während des gesamten Prozesses unterstützt.

Doch wie kann man sie dort am besten unterstützen?

Die fünf Schritte des Remote-Teambuildings können Ihnen dabei helfen, ihrem Team genau die Unterstützung zu bieten, die in den verschiedenen Phasen eines Teams benötigt werden.

Forming

Also die erste Phase, die Formungsphase in dieser Phase, finden Sie Ihr Team gerade zu Beginn jedes neuen Projekts. Sobald Sie also ein neues Projektteam bilden oder neue Mitglieder einem bestehenden Team beitreten, findet sich Ihr Team in diesem sich bildenden Gesicht wieder. In dieser Formationsphase haben Sie eine Gruppe von Einzelpersonen auf der Reise, um ihre Rolle zu finden.

Sie erkunden also, welche Rolle sie in dieser Gruppe einnehmen und wie sie zusammenarbeiten möchten. Welche Charaktere vorhanden sind, welche Fähigkeiten vorhanden sind und wie sie sich in das Team einfügen möchten. Es ist besonders schwierig, mit Fremden zu sprechen. Deswegen starten Sie ein Gespräch und lernen Sie sich kennen.

Ich denke, Sie wissen, dass es besonders schwierig ist, online ein Gespräch mit einer Person zu beginnen, die Sie nicht kennen. Und wenn Sie nicht per Videoanruf kommunizieren müssen, werden Sie vielleicht nicht einmal danach fragen. Ihre Rolle besteht also darin, den ersten Schritt für die neuen Mitglieder zu erleichtern – sie sind der Moderator. Dazu gehört auch, dass Sie die Grundregeln für die erste Kommunikation und Zusammenarbeit festlegen, dass Sie ihnen eine Infrastruktur zur Verfügung stellen und wie sie zusammenarbeiten können.

Storming

Sobald Sie diese Phase gemeistert haben, könnte Ihr Team in die stürmische Phase übergehen, denn wie ich bereits sagte, haben Sie die Grundregeln für Kommunikation und Zusammenarbeit festgelegt, vielleicht sogar ohne zu wissen, was die Bedürfnisse, Gewohnheiten und Kommunikationsformen für Ihr Team sind .

Vielleicht haben Sie nicht mit allen Teammitgliedern zusammengearbeitet. Vielleicht gibt es einige Leute, die ganz neu sind. Und auch jedes Team hat neue Regeln, hat andere Gewohnheiten und andere Kommunikationsstrategien entwickelt. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse, Gewohnheiten und Ideen, sie schaffen Konflikte und Unterschiede und das ist großartig für Sie, jetzt mit ihnen zu arbeiten, weil die Menschen unterschiedliche Bedürfnisse, Gewohnheiten und Vorstellungen von Zusammenarbeit haben.

Und es ist nur natürlich, dass dies geschieht, weil Sie die Grundregeln festgelegt hatten und nicht Ihr Team.

In dieser Phase diskutiert Ihr Team seine Unterschiede und Gemeinsamkeiten und wie es zusammenarbeiten möchte, so wie es remote zusammenarbeiten möchte. Online ist es besonders schwierig Konflikte identifizieren, wenn es diese Phase betritt, da Konflikte und Diskussionen oft verborgen sind. Ihre Rolle besteht darin, als Vermittler zu agieren und ihr Team einzuladen auf die Metaebene zu gehen.

Norming

In der Norming-Phase passt sich das Team an die neuen Kommunikationsregeln an. Es ist besonders schwierig, neue Routinen zu etablieren, da Ihre Teammitglieder oft ziemlich unabhängig arbeiten. In Remote- oder hybriden Arbeitsstrukturen muss also eine neue Routine aufgebaut werden. Ihre Rolle besteht also darin, sie hier bei der Umsetzung und Einhaltung der Regeln für die Zusammenarbeit zu unterstützen, um eine Teamkultur zu entwickeln.

Performing

Sobald Sie das getan haben, können Sie die Früchte Ihrer Arbeit genießen. Willkommen in der Performing Phase. Davon träumt jeder Teamleiter. Sie haben ein zielorientiertes Team, das effizient und selbstständig arbeitet. So haben sie das Ziel vor Augen, sie wissen, wie man arbeitet, sie wissen, wie man kommuniziert und alles funktioniert super.

Die größte Herausforderung ist jetzt also Ihre Herausforderung, denn Remote ist es besonders schwierig, Ihrem Team zu vertrauen, da Sie sehr, sehr wenig Einblick und die Teamarbeit haben und nicht in die täglichen Aufgaben und die Kommunikation involviert sind. Es fällt Ihnen schwer zu vertrauen und zurückzulassen und sich zu entspannen. Sie müssen also lernen, Ihrem Team zu vertrauen und sich zurückzulehnen, denn was Sie hier nicht werden wollen, ist ein Mikromanager. Ihre Rolle hier besteht darin, ein Mentor zu sein.

Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team weiß, dass Sie jederzeit verfügbar sind.

Adjourning

Am Ende einer jeden Projektarbeit steht der Abschied. Es ist besonders schwierig, den richtigen Zeitpunkt für den Abschied zu definieren, da die Menschen, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder unterschiedlich beteiligt sind Vielleicht haben Sie diesen wirklichen Endpunkt eines Projekts nicht. Vielleicht ist dies eine Menge aufeinanderfolgender Aufgaben, die sehr schwer zu erkennen sind, wo sie wirklich endet.

Ihre Rolle ist es, das Ende der Zusammenarbeit irgendwie zu markieren und Raum zu schaffen, um zurückzublicken, die Höhen und Tiefen zu bewerten und vor allem den Erfolg zu feiern. Deshalb habe ich Ihre Rolle hier den Eventmanager genannt.

Was bedeutet das für zukunftsorientierte Unternehmen?

Teambuilding wird explizit zur Aufgabe jeder Führungskraft und der Kauf der besten Kaffeemaschine oder des besten Kaffees ist nicht mehr gut genug. Um ein motiviertes und gut arbeitendes Team zu bilden, müssen Sie die Phase erkennen und die nötige Unterstützung geben.

Das kann schwierig sein, denn hier zeigt uns dieses Modell die Phasen wie ein ziemlicher Kreis, alles glatt, aber es kann sein, dass Teams hin und her springen.

Online Teambuilding

Wenn dein Team online arbeitet, braucht es digitales Teambuilding! Die meisten Menschen, die sich dazu entscheiden sich digital zu engagieren, tuen das nicht, weil sie Einsiedler sind. Ganz im Gegenteil: auch Menschen im Home-Office sind Teamplayer. Sie möchten miteinander verbunden sein und in den Austausch kommen. Daher spielt online Teambuilding eine sehr große Rolle.

Wie Routinen für digitale Teams deiner Organisation helfen können

Das Thema Routinen für digitale Teams haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Routinen kennen viele eher aus dem privaten Alltag. Sei es der Kaffee am Morgen, der kurze Spaziergang am Nachmittag oder die Hautpflege am Abend. Wie sollen Routinen denn im digitalen Team funktionieren? Eigentlich gar nicht so anders als in deinem Privatleben. Denn Routinen sind Handlungen, die durch häufiges Wiederholen zur Gewohnheit werden. Sie erleichtern den Alltag, indem sie ihn vorhersehbarer und weniger anstrengend machen. Sind eure Treffen unstrukturiert, anstrengend und chaotisch? Musst du dir jedes Mal einen neuen Plan machen? Kommt ihr einfach nicht in den Flow? Hat jede*r gefühlt etwas anderes vor? Dann können können Routinen für digitale Teams dir helfen. Wir zeigen dir hier wie du dein Team damit sinnvoll unterstützen kannst.

Was genau sind Routinen für digitale Teams?

Routinen funktionieren nach einem einfachen Prinzip. Eine Aktion wird durch einen Trigger ausgelöst und für die Aktion gibt es eine Belohnung.  Am Beispiel des E-Mail-Checkens wird das deutlich. Der Trigger ist hier das Signal vom Handy. Wenn du das hörst nimmst du das Handy vermutlich raus und liest die E-Mail, das ist die Aktion. Du erhältst durch diese Aktion Informationen und Kontakt, das stellt eine Belohnung dar. Dieses Grundprinzip lässt sich auf alle Routinen übertragen. Wie lange es dauert, bis eine Routine etabliert ist, lässt sich nicht genau sagen. Die meisten Studien kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Letztlich hängt es immer von der Routine, dem Team und vor allem der Motivation ab.

Du solltest Routinen für digitale Teams allerdings nicht mit Ritualen verwechseln. Rituale sind im Gegensatz zu Routinen emotional aufgeladen und brauchen viel Energie statt Energie zu sparen. Routinen dagegen sparen Energie und passieren fast automatisch, wenn sie gut etabliert sind. Wenn Sportmannschaften sich vor Wettkämpfen in der Umkleide einstimmen, sind dies meist sehr energiereiche Rituale. Eine Routine, die Energie spart wäre eher so etwas wie morgens eine To-do-Liste zu schreiben. Es ist wichtig auf diese Unterschiede zu achten. Nur so kannst du sicher sein, dass du dein Team mit Routinen unterstützt, statt es mit Ritualen an den falschen Stellen zu überfordern.

Welche Vorteile bringen Routinen für digitale Teams?

Der Mensch ist einfach ein Gewohnheitstier. Wenn Abläufe vorhersehbar sind und wir wissen was auf uns zukommt nimmt uns das Stress und erleichtert die Arbeit. Gerade für digitale Teams ist das wichtig, damit sich das Team nicht verliert. Außerdem ist so vorher schon klar, was bei euren Treffen passieren wird und du kannst einen Rahmen setzen. Routinen für digitale Teams sorgen außerdem nachweislich für weniger Stress, weil Aufgaben nebenher erledigt werden können. Sie erhöhen auch die Resilienz des Teams, weil Abläufe strukturiert sind und somit feste Orientierungspunkte gegeben sind. Diese geben nicht nur in Krisensituationen Sicherheit. Aufgaben in Routinen werden außerdem grundsätzlich schneller erledigt. Das liegt daran, dass der Prozess, in dem normalerweise abgewogen werden würde, ob die Aufgabe überhaupt erledigt werden sollte, entfällt. Das spart mittel- und langfristig viel Zeit und Arbeit ein.

Und warum gerade für digitale Teams?

Wie so vieles was in Präsenz automatisch stattfinden würde, müssen auch Routinen im digitalen Bereich bewusster und künstlich geschaffen werden. Im digitalen Bereich dauern diese Prozesse deutlich länger und finden evtl. sogar gar nicht statt. Daher musst du hier als Teamleitung aktiv werden und Routinen bewusst einbringen und promoten.

Das lohnt sich unter anderem, weil Routinen das Teamgefühl extrem verbessern können. Wer an den Routinen teilnehmen kann fühlt sich als Teil des Teams, weil man die Teamkultur versteht. Gleichzeitig kann man sich durch Routinen von anderen Teams abgrenzen und schafft eine eigene Teamkultur. Außerdem kannst du als Teamleitung durch die Routinen prüfen, wie motiviert und engagiert deine Teammitglieder sind. Wenn jemand zum Beispiel nicht mehr an Routinen wie regelmäßigen Treffen teilnimmt, kannst du auf diese Person zugehen. Du erkennst Motivationslöcher oder andere Probleme damit frühzeitig.

Sind Routinen für digitale Teams wirklich so einfach?

Leider sind Routinen für digitale Teams nicht für jeden etwas. Bei manchen Personen lösen sie schlechte und bei anderen gute Gefühle aus. Achte daher unbedingt auf die Bedürfnisse und Reaktionen deines Teams. Ihr solltet euch gemeinsam für Routinen entscheiden. Diese dann wirklich im Team zu etablieren ist sehr anstrengend und stressig. Daher entlastet es das Team, wenn es eine Person im Team gibt, die sich dafür verantwortlich fühlt die Routinen zu promoten. Diese Person setzt sich für die Routinen ein und erinnert daran. 

Außerdem dauert es ziemlich lange Routinen für digitale Teams erfolgreich zu etablieren. Noch länger dauert es schlechte Routinen wieder loszuwerden. Das weiß wohl jede*r der/die schon einmal versucht hat eine schlechte Angewohnheit loszuwerden. Merk dir daher: Routinen lassen sich leichter ersetzen anstatt einfach mit ihnen aufzuhören. Versuche eine positive, motivierende Alternative zu finden, wenn du eine negative oder einfach nicht mehr passende Routine im Team loswerden möchtest.

Wie können Routinen für digitale Teams denn aussehen?

Am einfachsten können Routinen rund um eure Meetings umgesetzt werden. Zu jedem guten Meeting gehören drei Phasen: vor dem Meeting, während des Meetings und nach dem Meeting. In jeder Phase bieten sich unterschiedliche Routinen an.

Vor dem Meeting

Vor dem Meeting könnt ihr 15 Minuten vorher ankommen um einen technischen Check-Up anzubieten. Auch „Türrahmengespräche“, also die Gespräche die ihr sonst auf dem Weg oder kurz vor dem Meeting im Flur oder Türrahmen führen würdet, kannst du so ermöglichen. Bei einem Präsenztreffen wärt ihr ja auch etwas früher da um alles vorzubereiten. Hilf deinem Team dabei sich vorzubereiten, indem du die Agenda und eventuelle Unterlagen rechtzeitig vorher verschickst. Diskussionen und Abstimmungen kannst du mit Hilfe von Tools wie Padlet vorher schon starten. Dadurch nehmen sie im Meeting selbst nicht zu viel Raum ein, was dazu führen könnte, dass deine Freiwilligen irgendwann aussteigen. Halte auch etwas für das Auge bereit. Das kann entweder eine kleine Präsentation, Dokumente, die du über deinen Bildschirm teilst oder schlicht deine Kamera sein. In jedem Fall solltest du deinem Team visuelle Unterstützung anbieten.

Und vergiss nicht an dich selbst und deine eigenen Routinen zu denken. Versuche fit zu sein, bereite dich auf das Meeting vor, mach dir vielleicht einen Kaffee. Plane etwas Zeit ein, um dich auf das Meeting vorzubereiten und nimm dir eine „mentale Übergangszeit“. Bei einem Präsenztreffen würdest du das wahrscheinlich auf dem Weg zu eurem Treffen machen.

Während des Meetings

Auch während eures Meetings könnt ihr Routinen sinnvoll nutzen. Besonders gut bietet sich eine Routine für den Einstieg an. Das hilft allen im Meeting anzukommen und dir einen ersten Eindruck von jeder/m zu bekommen. Dafür kannst du zum Beispiel eine Einstiegsrunde machen in der jede Person kurz sagen kann wie es ihr geht. Dafür sind Eisbrecherfragen auch gut geeignet. Auf Fragen wie „Was hast du zuletzt gegessen?“ oder „Was siehst du, wenn du aus dem Fenster schaust?“ können fast alle gut antworten, ohne zu persönlich werden zu müssen. Auf http://tscheck.in/ findest du jede Menge solcher Eisbrecherfragen. Wichtig ist allerding, dass alle zu Wort kommen können. Wenn die Gruppe zu groß wird, lohnt es sich Kleingruppen zu machen.

Schaltet außerdem während des gesamten Meetings, wenn möglich, eure Kameras an. Gesichter helfen deinem Team Gefühle auszudrücken und wahrzunehmen. Man sieht außerdem auch, wer alles aufmerksam dabei ist. Viele haben ein ziemliches Pokerface in online-Meetings. Aber wenn du deine Emotionen bewusst im Gesicht zeigst, kannst du sie sicherlich auch dazu animieren das Gleiche zu tun. Plane außerdem genügend Zeit am Ende des Meetings als Puffer für unvorhergesehene Dinge ein, die vielleicht länger brauchen.

Außerdem solltest du genügend Pausen einplanen. Meetings, die länger als 60 Minuten dauern, werden sonst zu anstrengend. Ihr könnt diese Pausen auch gemeinsam gestalten, zum Beispiel mit Energizern. Dazu findet ihr mehr Information in diesem Artikel. Ein weiteres Tool, das ihr jederzeit nutzen könnt ist der Chat. Ihr solltet allerdings festlegen, wie dieser genutzt werden soll. Beispielsweise könntet ihr euch darauf einigen, hier Rückfragen zu stellen, oder Kommentare zu schreiben. So kann das „den Nachbar fragen“ ersetzt werden. Wenn der Chat zu aktiv ist, kann es zu anstrengend werden beiden Diskussionen zu folgen. Leg daher die Nutzung klar fest.

Nach dem Meeting

Nach dem Meeting solltest du auch noch ein paar Minuten einplanen, um erreichbar für Nachfragen und individuelle Themen zu sein. Das ist ein niederschwelliger Zugang für Teammitglieder, die unsicher sind und vielleicht Unterstützung benötigen. Verschicke außerdem zeitnah das Protokoll für Personen, die nicht dabei sein konnten oder technische Probleme hatten. Die ToDos und Beschlüsse solltest du gesondert per Mail an alle Mitglieder schicken, das sind wertvolle, zeitsparende Infos für alle. Als Teamleitung solltest du die ToDos auf dem Schirm behalten und proaktiv nachfragen und Unterstützung anbieten. Das ist hilfreich für Teammitglieder, die sich vielleicht nicht trauen Hilfe zu holen oder kann einfach als Motivation und Reminder dienen.

Handzeichen als Routine

Eine Methode, die ihr zu eurer ganz eigenen Routine für digitale Teams machen könnt sind individuelle Handzeichen. Ihr könnt sie nutzen um Zustimmung und Ablehnung auszudrücken, dafür gibt es sogar ganze Systeme. Ein eher Einfaches ist die Fist of Five, damit kannst du deine Zustimmung oder Ablehnung in Abstufungen zeigen. Zeigst du fünf Finger bist du dafür und voll dabei. Bei vier Fingern ist es okay aber nur mit Einschränkungen. Drei Finger zeigen gemischte Gefühle und bei zwei Fingern ist man zwar nicht einverstanden, möchte aber die Entscheidung nicht blockieren. Wer nur einen Finger zeigt, legt ein Veto ein.

Natürlich gibt es auch komplexere Systeme und jede Menge weitere Zeichen. Eine Hand hochheben kann klassisch anzeigen, dass man etwas sagen möchte. Zwei Hände bedeuten Zustimmung. Wenn man mit dem Finger in eine Richtung zeigt, kann man damit eine Reaktion anzeigen. Wer ein C mit den Fingern bildet, möchte Clarification. Mit einem Dreieck kann man einen Antrag zur Geschäftsordnung stellen. Wer die Handrücken zeigt stimmt nicht zu. Wer eine Faust zeigt erhebt Widerspruch. Gekreuzte Hände blockieren einen Antrag usw. Wie du siehst gibt es schier endlose Zeichen, und ihr könnt euch auch gemeinsam neue Ausdenken. Wichtig ist nur, dass alle die Bedeutungen kennen und sie im Zweifel auch nachschauen können. Dann helfen dir diese Handzeichen enorm dabei Diskussionen kürzer zu halten und dabei eure ganz eigene Routine zu entwerfen.

Noch mehr Routinen für digitale Teams

Natürlich gibt es noch viele weitere Routinen für digitale Teams, die ihr einfach umsetzen könnt. Gewöhne es dir zum Beispiel an, Personen mit ihrem Namen anzusprechen und sie bewusst aufzurufen, wenn sie sich nicht an der Diskussion beteiligen. Oder schaffe regelmäßige informelle Treffen, bei denen sich die Teammitglieder kennenlernen, austauschen und einfach quatschen können. Schließlich sollte Engagement auch im digitalen Bereich nicht nur aus Arbeit bestehen, sondern auch Spaß machen. Dafür solltest du extra Räume schaffen, weil die in der digitalen Welt nicht so beiläufig entstehen, wie man das von Präsenzarbeit kennt.

Bei allem Spaß muss an den richtigen Stellen, also wenn es wichtig ist und kurzgehalten werden muss, aber auch effizient gearbeitet werden. Lange, ineffiziente Prozesse sorgen sonst für Frustration und können den Spaß am Engagement verderben. Wann immer es möglich ist, solltest du persönliche Gespräche in Persona oder am Telefon führen. Somit zeigst du extra viel Aufmerksamkeit und damit Wertschätzung. Für die Wertschätzung der Teammitglieder lohnt sich eine eigene Routine. Beispielsweise könnte im Meeting jede Person einer anderen Person danken, deren Arbeit sie seit dem letzten Treffen besonders wertgeschätzt haben.

Routinen für die Kommunikation

Auch für die Kommunikation helfen Routinen für digitale Teams enorm dabei die richtigen Personen mit den richtigen Informationen über den richtigen Kanal zu erreichen. Dazu solltest du Regeln festlegen, welcher Kanal für welche Art von Information verwendet werden soll. Was darf im Chat passieren? Wo finden Diskussionen statt? Und wie werden Entscheidungen getroffen? Außerdem sollte es einen Raum für privaten Austausch geben, bei dem aber nicht alle mitmachen müssen. So kannst du verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden. Du solltest im Hinterkopf haben, dass es verschiedene Kommunikationstypen gibt. Personen, die eher sprechen, andere die eher beobachten und wieder andere die am liebsten lesen. Eine gute Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass du allen Typen ein Angebot machst. Natürlich ist das sehr aufwendig und du wirst nicht allen für jede Information ein Angebot machen können. Hier gilt: Je wichtiger die Information desto mehr Kanäle solltest du bespielen.

Wie kannst du Routinen in dein digitales Team bringen

Zunächst musst du die passende Routine für dein Team finden. Vielleicht habt ihr auch unbewusst schon kleine Routinen entwickelt, wenn ja kannst du diese evaluieren. Überlegt euch gut, welche Routinen ihr machen wollt, was ihr damit bezweckt und wie ihr sie umsetzen wollt. Auch bei Routinen gilt: Mach sie nicht um der Routinen-Willen, sondern passe sie auf die Bedürfnisse des Teams an. Welche Routinen sind ansprechend? Welche machen die Arbeit spannender? Letztendlich musst du einiges ausprobieren und sehen, was gut für dein Team funktioniert. Wenn du mit einer Routine in diesem Prozess des Ausprobierens unzufrieden bist, solltest du sie unbedingt zeitnah ersetzen oder beenden. Denn es wird zunehmend schwieriger eine Routine loszulassen, je länger ihr sie durchgeführt habt. Für jede Routine braucht es dann eine*n Routinen-Promoter*in um sie wirklich durchzusetzen und sicherzustellen, dass sie auch wirklich durchgeführt werden.

Unser Fazit

Routinen können deine Teamarbeit wirklich bereichern und verbessern. Nicht nur, dass sie zur Effizienz beitragen, gerade der Effekt auf die Teamarbeit und den Spaß ist wirklich enorm. Damit die Routinen im Team wirklich gut funktionieren, angenommen und etabliert werden braucht es Zeit und Arbeit. Aber es lohnt sich wirklich! Gute Routinen erkennst du daran, dass du sie nach einiger Zeit nicht mehr bemerkst, weil sie verinnerlicht wurden. Insbesondere für Meetings sind die gut einsetzbar. Sie sorgen für Struktur und letztendlich zielführendes Arbeiten und das wollen wir schließlich alle.

Digitale Freiwilligenarbeit

Die digitale Freiwilligenarbeit haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier hast du das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Wie du die Möglichkeiten der Digitalisierung für deine Organisation nutzen kannst

Die digitale Freiwilligenarbeit wird immer gefragter und bekannter. Viele Organisationen wurden durch die Corona-Krise dazu gezwungen ihre Freiwilligen digital zu organisieren und haben dabei festgestellt: Das ist ja richtig cool! Denn das online Engagement verspricht viele Vorteile: Die Freiwilligenarbeit ist nicht länger regional beschränkt, man kann flexibel arbeiten, Anfahrtswege und Reisekosten fallen weg, Aufgaben lassen sich schnell und einfach koordinieren, der Einstieg in die Freiwilligenarbeit wird deutlich niedrigschwelliger, es gibt eigene Fördermöglichkeiten und die online Arbeit verspricht produktiver zu sein als manches Präsenztreffen.

Das klingt alles erstmal toll aber schnell wird klar: die digitale Zusammenarbeit bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Häufig fällt es schwer ein Teamgefühl zu etablieren, die Engagierten identifizieren sich weniger stark mit ihrer Organisation. Die digitale Freiwilligenarbeit ähnelt auf den ersten Blick vielen Bürojobs und verspricht daher nicht die nötige Abwechslung zum Arbeitsalltag. Nicht zuletzt wird die digitale Zusammenarbeit oft als unpersönlich empfunden. Es gibt Hemmungen sich mit der Technik auseinanderzusetzen und viele fühlen sich damit schlicht überfordert.

Wir sind überzeugt vom digitalen Engagement und haben hier wichtige Hinweise für dich und deine Organisation gesammelt, damit das digitale Engagement eure Arbeit langfristig bereichert. Denn digitale Zusammenarbeit lohnt sich für fast jede Organisation. Du musst dafür nicht direkt alle Angebote umstellen, denn digitale Freiwilligenarbeit kann auch eine gute Ergänzung zur Präsenzarbeit sein. Du und deine Organisation können daher auf jeden Fall davon profitieren, digital Engagierten ein Angebot zu machen.

Was ist eigentlich digitale Freiwilligenarbeit?

Unter digitaler Freiwilligenarbeit versteht man Freiwilligenarbeit mithilfe von Technologie (Computer oder vergleichbare Geräte), die über das Internet betrieben wird. Das Bild wird aber unter dem Begriff „Ehrenamt im Home Office“ deutlicher. Die Freiwilligen können ihre Arbeit nämlich unabhängig davon wo sie gerade sind erledigen. Damit kannst du auf das steigende Bedürfnis nach flexibler Arbeit reagieren. Das hat zum Beispiel auch den Vorteil für dich, dass ein Wohnortwechsel nicht mehr das Ende des Engagements bedeuten muss.

Das Phänomen der digitalen Freiwilligenarbeit ist nicht neu, sondern existiert schon seit 1995. Es kam zunächst in den USA auf und ist dort bis heute viel stärker vertreten als beispielsweise in Deutschland. Doch auch hier kam die online-Arbeit schon vor Corona langsam an. Die meisten Angebote gab es anfangs im IT-Bereich aber mittlerweile gibt es eine große Auswahl an unterschiedlichen Angeboten. Ein Merkmal der digitalen Freiwilligenarbeit ist übrigens das große Netzwerk und die große Reichweite, da jede*r Freiwillige ein eigens Netzwerk und verschiedenen Fähigkeiten mitbringt

Wie digital ist deine Organisation?

Wenn du jetzt total Lust hast auch deinen Verein zu digitalisieren, solltest du zunächst eine kleine Bestandsanalyse machen. Denn die meisten Organisationen haben bereits digitale Strukturen, die ausgebaut werden können. Höchstwahrscheinlich musst du also das Rad nicht neu erfinden. Wie nutzt deine Organisation zum Beispiel digitale Medien aktuell? Gibt es vielleicht schon eine Person, die diese Kanäle bespielt und dabei digital arbeitet? Gibt es andere Ehrenamtliche, die ihre Arbeit zu 90-100% im Home-Office erledigen, zum Beispiel die Buchhaltung? Siehst du diese Personen überhaupt als Teil deines Teams an? Tausch dich mit diesen Personen aus, warum möchten sie so arbeiten? Wie organisieren sie sich? Wie kannst du sie besser in dein Team integrieren? Diese Personen können dir stark behilflich sein um die Grundlagen für digitale Freiwilligenarbeit zu schaffen.

Die vier Stufen digitaler Freiwilligenarbeit

Es gibt vier verschiedene Stufen der digitalen Freiwilligenarbeit. Diese Stufen helfen dir einerseits einen guten Eindruck davon zu bekommen, wo deine Organisation in Sachen Digitalisierung bereits steht. Du kannst dir aber auch überlegen, was deine Zielsetzung sein soll. Wie digital soll deine Organisation überhaupt werden? Setze dir hier ein klares Ziel.

  1. In Stufe 1 gibt es gar keine Möglichkeit zum digitalen Engagement, auch für die Kommunikation ist die physische Anwesenheit grundlegend. Das heißt auch Informationen gibt es nur bei Präsenzveranstaltungen. Wenn dein Verein also einen Newsletter oder ähnliches hat, dann hast du dieses Stadium bereits verlassen.
  2. Denn in Stufe 2 wird die Kommunikation durch digitale Kanäle ergänzt, etwa durch Soziale Netzwerke, WhatsApp oder einen Newsletter. Wenn man den Verein aber mitgestalten und sich aktiv einbringen will, braucht es weiterhin die physische Anwesenheit.
  3. Erst in Stufe 3 kann man auch digital an analogen Veranstaltungen teilnehmen und kann somit die Vereinsarbeit aktiv mitgestalten. Trotzdem fühlen sich die digitalen Freiwilligen hier nicht als Teil des Teams, weil die physische Anwesenheit für das Zugehörigkeitsgefühl notwendig ist.
  4. In Stufe 4 ist der Verein fast vollständig digitalisiert, die Arbeit im Team wird online koordiniert und ausgeführt. Die Freiwilligen können sich auch ohne physische Anwesenheit dem Team zugehörig fühlen.

Welche Angebote für digitale Freiwilligenarbeit kannst du schaffen?

Informationen

Wenn sich deine Freiwilligen digital engagieren sollen, musst du ihnen natürlich auch ein ansprechendes Angebot bieten. Aber welche Angebote und Aufgaben lassen sich eigentlich digital umsetzen? Am niedrigschwelligsten ist es, wenn du deinen Freiwilligen die Möglichkeit bietest sich online zu informieren. Dafür kannst du beispielweise Newsletter nutzen oder auch eine Power Point Präsentation mit Ton aufnehmen und diese als Video verschicken. Auch Veranstaltungen bieten sich dafür an. Informationen können einen niedrigschwelligen Einstieg in die online-Arbeit darstellen.

Sozialer Austausch

Mehr Spaß als die reine Information bietet dagegen der soziale Austausch. Das ist wichtig, weil die sozialen Kontakte und das Gemeinschaftsgefühl auch einen großen Motivator für das Ehrenamt darstellen. Welche Formate sich hierfür anbieten findest du weiter unten. Damit die Freiwilligen langfristig motiviert sind und keine Frustration aufkommt ist es außerdem wichtig, dass du auch Unterstützung anbietest. An wen kann ich mich wenden, wenn ich nicht weiter weiß? Wie erreiche ich die anderen Teammitglieder? Wer kennt sich mit dieser Aufgabe aus? Wo finde ich die Unterlagen, die ich benötige? All das sind Fragen, mit denen du dich beschäftigen solltest, wenn du Aufgaben verteilst. Geb hier auch realistische und tatsächlich abrufbare Hilfsangebote an. Kaum jemand kann für das Ehrenamt ständig erreichbar sein, sprecht daher auch darüber wie groß eure Kapazitäten jeweils sind.

Welche Arten von Engagement funktionieren online?

Grundsätzlich ist digitales Engagement insbesondere für das neue bzw. moderne Ehrenamt geeignet. Trotzdem kann digitales Ehrenamt kurz- oder langfristig stattfinden. Zwar verbinden viele mit digitalem Engagement eher die kurzfristige Arbeit, aber langfristige Bindungen haben auch im digitalen Bereich für beide Seiten viele Vorteile, weil man sich zunehmend besser mit der Organisation auskennt und sich verbunden fühlt. Diese Personen können auch leichter leitende Funktionen übernehmen, denn auch diese braucht es in der digitalen Welt. Achte aber trotzdem darauf auch unterstützende Aufgaben anzubieten, da viele Ehrenamtliche die Möglichkeit wahrnehmen wollen sich zu engagieren ohne die Verantwortung einer leitenden Funktion übernehmen zu müssen. Egal ob langfristig/kurzfristig oder leitend/unterstützend, versuche nicht nur in den Extremen zu denken, sondern bietet auch Mischformen an. Somit unterstützt du auch die Weiterentwicklung der Ehrenamtlichen.

Aufgaben für digitale Freiwillige

Besonders gut funktionieren im digitalen Bereich Aufgaben im Mentoring oder Coaching. Aber vergiss nicht, dass auch digitale Freiwillige offline arbeiten können. Auch sie können beispielsweise Flyer in ihrer Nähe verteilen oder Präsenzveranstaltungen planen usw. Ob du auch Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen digital abhalten, kannst, hängt übrigens von der jeweiligen Satzung ab. Genauere Infos dazu findest du in diesem Video.

Welche Infrastruktur bietet sich für digitale Freiwilligenarbeit an?

Natürlich benötigst du auch eine entsprechende Infrastruktur, um die Freiwilligenarbeit zu organisieren. Hier musst du eine Lösung finden, die zu deiner Organisation passt, eine Generallösung gibt es leider nicht. Überlege dir daher genau, welche Technik du nutzen möchtest, welche Technik deiner Zielgruppe entspricht und wer dafür verantwortlich sein soll diese Technik zu verwalten.

Wenn du die Infrastruktur zum Beispiel niedrigschwellig für deine Freiwilligen halten möchtest, kannst du mehrere Kanäle bespielen. Im Idealfall sind das Kanäle, die deine Zielgruppe ohnehin nutzt, zum Beispiel WhatsApp und E-Mails. Das bedeutet aber relativ viel Arbeit für die Person, die die Kanäle bespielen muss. Möchtest du dieser Person ihre Arbeit erleichtern bieten sich sogenannte All-In-Lösungen wie Microsoft Teams an. Diese haben aber den Nachteil, dass sich die Freiwilligen aktiv selbst einloggen müssen um an Informationen zu kommen. Hier gilt es also verschiedene Bedürfnisse abzuwägen und individuelle Lösungen zu finden. Nehmt euch daher Zeit euch gemeinsam eine Lösung zu überlegen. Ihr könnt auch verschiedene Kanäle für verschiedene Zwecke nutzen, z.B. Chats für den sozialen Austausch und private Themen und Mails für Inhalte und Aufgaben, sowie wichtige Informationen. Gemeinsame Kommunikationstermine sind motivierend und schaffen Routinen. Trefft euch am besten in regelmäßigen Abständen dazu.

Wer sind die digitalen Freiwilligen und wo finde ich sie?

Die 4 Arten von digitalen Freiwilligen

Das digitale Engagement ist leider nicht für jeden etwas und grundsätzlich Typsache. Es gilt für dich daher die Menschen zu finden, die in einem digitalen Umfeld aufgehen und ihre Fähigkeiten einbringen können. Davon gibt es vier verschiedene Typen:

  • Typ A: Typ A ist hochqualifiziert und verfügt über ein gutes berufliches Netzwerk. Er ist aber dadurch auch weniger flexibel und kann nur wenig Zeit einbringen. Daher muss sich die Organisation an Typ A anpassen können.
  • Typ B: dieser Typ ist viel unterwegs. Er verreist viel aber zieht auch öfter um. Er ist politisch aktiv und interessiert und verfügt ebenfalls über ein großes Netzwerk. Typ B kann sich aufgrund seiner großen Mobilität aber nur ortsunabhängig engagieren. Er benötigt daher ein digitales Team, das ihm trotz Ortswechsel Konstanz im Engagement geben kann.
  • Typ C: Typ C sind Senior*innen, die Lust auf die digitale Welt haben und grundsätzlich technikaffin sind. Viele von ihnen nutzen ihren Ruhestand auch um zu reisen. Sie sind für deine Organisation besonders wertvoll, da sie häufig über einen Reichtum an Wissen und Erfahrung verfügen. Das digitale Engagement hat für sie den weiteren Vorteil, dass sie sich hier trotz körperlicher Einschränkungen gut einbringen können.
  • Typ D: Dieser Typ sind Personen für die die digitale Arbeitsweise mittlerweile zum Standard geworden ist und die diese daher auch in ihrem Engagement anwenden möchten. Diese Personen können Vereinen vor allem dabei helfen sich zu verjüngen.

Rekrutierung von Freiwilligen

Aber wo kannst du diese Personen finden? Zunächst kannst du dein eigenes Recruitment starten, indem du persönliche Kontakte und auch das soziale Netzwerk deiner ehemaligen und aktuellen Freiwilligen für persönliche Ansprachen nutzt. Hab dabei auch veränderte Bedürfnisse durch veränderte Lebensumstände im Blick. Vielleicht hat jemand ein Kind bekommen und möchte sich daher lieber flexibel und von zuhause aus engagieren oder ist gerade umgezogen und orientiert sich neu? Auch die sozialen Medien kannst du zur Rekrutierung nutzen, besonders Facebook, Linked In, Xiing und teilweise auch Instagram bieten sich hierfür an. Indem du über eure Arbeit informierst schaffst du eine Bindung zu deinen Follower*innen. Auf deiner Webseite solltest du einen Reiter zum Thema Mitmachen haben, auf dem du über alle Möglichkeiten sich bei deiner Organisation zu engagieren informierst. Diese Seite kannst du auch auf den sozialen Medien verlinken.

Du kannst außerdem verschiedene Webseiten nutzen, die digitale Freiwillige vermitteln.  Solche Angebote findest du bei betterplace.org, volunteerMatch, UN-Volunteering.org (internationales Board)  und Youvo (deutschsprachiges Board). Wenn ihr hier einen Aufruf schalten wollt, solltet ihr euch vorher klar überlegen, wen ihr eigentlich sucht und was ihr den Freiwilligen anbieten könnt.

Welche Bedürfnisse haben die digitalen Freiwilligen?

Informationen

Bei digitalen Freiwilligen solltest du verstärkt darauf achten, dass sie Zugriff auf alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeit brauchen. Daher solltest du aktiv einen Wissensaustausch einplanen. Dabei können die Freiwilligen voneinander lernen. Mach dir die Schwarmintelligenz, die ein digitales, meist diverses Team zu bieten hat zu Nutzen. Auch Teamarbeit bietet sich hierbei an. Damit die Ideen, die ihr in der Organisation sammelt nicht verloren gehen bietet sich außerdem ein Ideenspeicher an. Hier kannst du im Team Ideen sammeln und aus diesen neue Aufgaben generieren, das hilft deinem Team dabei sich weiterzuentwickeln.

Motivation

Gerade im digitalen Bereich ist die Motivation der Ehrenamtlichen besonders wichtig. Schließlich kann man niemanden dazu zwingen zu kommunizieren und demotivierte Personen können einfach und unbemerkt aussteigen. Dem wirkst du am besten entgegen, indem du darauf achtest, dass alle im Team motiviert sind und Spaß an ihrer Arbeit haben. Denn auch die digitale Freiwilligenarbeit muss vor allem Spaß machen, damit alle Lust darauf haben. Aber wie kann man im digitalen Bereich Freiwillige motivieren? Grundsätzlich ist es dafür wichtig die Bedürfnisse der Freiwilligen zu kennen und darauf einzugehen, gute Kommunikationswege zu finden, auch digitalen Spaß anzubieten und das Teambuilding nicht zu vergessen.

Denn im digitalen Bereich muss das Wir-Gefühl erst geschaffen werden damit sich alle Mitglieder als Teil des Teams sehen. Plane daher bewusst Phasen des Kennenlernens ein. Kommuniziere auch, wenn Freiwillige in der Nähe voneinander wohnen oder wenn jemand verreist und vielleicht bei einem anderen Teammitglied vorbeikommt. Vielleicht gibt es ja die Möglichkeit an, einen Kaffee trinken zu gehen. Es bietet sich außerdem an in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal im Jahr) ein Präsenztreffen zu veranstalten. Dieses kannst du dann für wichtige Informationen aber vor allem für das Teambuilding nutzen. Generell sind Veranstaltungen ein verlässliches Mittel gegen Motivationslöcher, auch wenn sie digital stattfinden. In der Zeit vor und nach Veranstaltungen sind Freiwillige nämlich am aktivsten. 

Feedback und Wertschätzung

Wenn du neue Freiwillige findest, solltest du sie auch unbedingt fragen, was ihre Motivation dazu ist aktiv zu werden und welche Bedürfnisse sie haben. Diese Fragen solltest du außerdem regelmäßig mit dem ganzen Team besprechen. Fast alle Freiwilligen haben das Bedprfniss zu sehen und zu spüren, dass ihre Arbeit einen Mehrwert für die Organisation bringt und sie etwas bewirken können. Daher ist es wichtig Wertschätzung zu zeigen und Feedback zur Arbeit zu geben. Gerade in der digitalen Frewilligenarbeit ist es wichtig zu signalisieren, dass sie Arbeit der Engagierten gesehen wird. Dabei gilt: Je unsichtbarer der Erfolg, desto klarer muss er kommuniziert und wertgeschätzt werden. Dadurch wird sichtbar gemacht, welche Auswirkung die Arbeit hat und die Freiwilligen können sich als Selbstwirksam erfahren.

Digitaler Spaß

Auch der Spaß sollte bei der digitalen Freiwilligenarbeit nicht zu kurz kommen, biete auch digitale Get-Together, Spieleabende oder Stammtische an. Eine andere Idee sind Filmabende sie lassen sich super digital umsetzen. Vielleicht gibt es ja einen Film, der zu eurer Arbeit oder einem aktuellen Projekt passt? Außerdem sind Diskussionsrunden eine tolle Möglichkeit um alle zusammenzubringen und gleichzeitig ein Gefühl für die Stimmung der Freiwilligen gegenüber einem bestimmten Thema zu bekommen. Außerdem kannst du auch spannende Webinare an dein Team weiterleiten, die meisten Freiwilligen bilden sich nämlich gerne fort und wollen sich weiterentwickeln. Und auch Energizer, die in Präsenzveransatltungen immer für Spaß und Action sorgen, kannst du digital einsetzen. Schau dir dazu diesen Blogbeitrag an.

Gute Kommunikation

In deiner Kommunikation solltest du versuchen kurze Kommunikationswege zu verwenden, so kannst du trotz Distanz Nähe kreieren. Gerade wenn du Insidernews weitergibst, kann das sehr motivierend wirken. Die Freiwilligen merken dadurch, dass sie als Teil des Teams wahrgenommen werden.

Jeder Mensch kommuniziert anders und hat dabei andere Bedürfnisse. Grundsätzlich lassen sich aber drei Typen festmachen. Zum einen der/die Leser*in, diese Personen wollen Informationen am liebsten in schriftlicher Form erhalten. Die Sprecher*innen wollen gerade das nicht, hier werden auditive Kanäle am liebsten genutzt. Diese Personen äußern sich auch gerne selbst. Und die Beobachter*innen erreichst du am besten mit Videomaterial. Diese Personen wollen nur ungern Lesen und bleiben meist selbst eher stumm. Natürlich gibt es auch Mischungen aus diesen Typen. Sie zeigen aber, dass man mit verschiedenen Kommunikationskanälen unterschiedliche Menschen erreicht. Wenn eine Nachricht für deine Organisation besonders wichtig ist, solltest du daher versuchen sie auf allen Wegen, also Sprache, Video und Text, zu verbreiten.

Unser Fazit zur digitalen Freiwilligenarbeit

Die Digitalisierung betrifft mittlerweile fast alle Lebensbereiche und unsere moderne Gesellschaft ist von digitalen Möglichkeiten durchdrungen. Das ermöglicht in vielen Bereichen ein effizienteres Arbeiten. Es ist daher nur sinnvoll diese Möglichkeiten auch für freiwilliges Engagement zu nutzen, da dadurch die Arbeitsbelastung für Freiwillige reduziert wird. Auch die Partizipationsmöglichkeiten sind in der digitalen Welt flexibler und agiler. Für Organisationen lohnt es sich insbesondere für die Rekrutierung neuer Freiwilliger in den digitalen Bereich zu gehen. Damit kann man die Engagierten dort abholen, wo sie sowieso unterwegs sind. Im Idealfall können dabei sogar neue Gruppen erschlossen werden und dein Verein wird somit diverser.

Wir können daher nur empfehlen die Erfahrungen aus der Corona-Krise zu nutzen, um zu evaluieren, was weiterhin digital stattfinden kann und soll. Die neuen Möglichkeiten der digitalen Freiwilligenarbeit bringen frischen Wind und Ideen in deine Organisation, ohne dass ihr dabei etwas verliert. Das digitale Engagement ist eine wichtige Ergänzung der Freiwilligenlandschaft, da sich die Gesellschaft weiterentwickelt und das Ehrenamt sich an diese Entwicklungen anpassen muss. Die digitale Freiwilligenarbeit ist letztlich weder ein Hype noch das Engagement der Zukunft, das das traditionelle Ehrenamt ablöst aber fast jede Organisation kann davon profitieren, weil die Engagierten dadurch diverser werden und das Angebot erweitert wird.