Kategorie: How to…Remote

Alles zum Thema digitaler Wandel, mobiles Arbeiten und Homeoffice. Es erwarten dich zahlreiche Tipps und Tricks, wie du nur mit deinem Rechner und einer Internetleitung deinen Arbeitsalltag neu definierst.

Die Zukunft von Remote Work: Vom Hybridmodell über Coworking Spaces zu ortsunabhängiger Arbeit

Header: Die Zukunft von Remote Work: Vom Hybridmodell über Coworking Spaces zu ortsunabhängiger Arbeit

In diesem Blogbeitrag stellen wir dir einige flexible Arbeitsmodelle vor, denn seit der Pandemie 2020 sind viele Menschen auf die Arbeit im Home Office umgestiegen. Dadurch ist auch der Prozentsatz von Remote Work Angeboten auf dem Arbeitsmarkt gestiegen. Wenn du nach diesem Blogbeitrag Lust auf einen Erfahrungsbericht nach der Pandemie hast, dann schau dir doch mal diesen Artikel von Felicitas Heger von Systaimability an.

Viele Aufgaben werden heutzutage auf dem Computer erledigt, wodurch der Umstieg auf Remote Work Sinn ergibt. Alles was du dafür braucht ist einen Laptop und einen Internetanschluss. Man merkt, die Zukunft geht in Richtung Remote Work.

Bedürfnisse ändern sich

Millennials stellen im Moment den größte Teil der Arbeitskräfte. Generation Z rückt auch immer mehr nach. Das bedeutet, die Bedürfnisse bei der Arbeit sind in einem Wandel. Der Wandel wird dazu beitragen, dass die Werte der zwei Generationen wiederspiegelt werden wird.

Flexibilität wird bei der Jobsuche immer wichtiger. Gehalt und Raum für Wachstum sind immer noch wichtig. Konkurrieren jedoch mit einer Reihe immer wichtigerer Vergünstigungen. Dazugehört:

  • flexible Freizeit
  • die Freiheit, nach eigenem Zeitplan zu arbeiten
  • Barrierefreiheit
  • Home Office
Bedürfnisse neuer Arbeitgeber*innen

Remote Work ist eine der Möglichkeiten, wie Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeiter*innen diese Vorteile bieten können, sodass wir davon ausgehen können, dass die Nutzung in den kommenden Jahren zunehmen wird.

Arbeitsmodell: Remote Work

Eine weiterentwickelte Form des Home Offices ist das flexible Arbeitsmodell Remote Work. Hierbei arbeiten Mitarbeiter*innen zu hundert Prozent in virtuellen Teams. Die Arbeitgeber*in fordert keine Präsenzzeit im Büro. Dies fördert die Möglichkeit, internationale Teams zusammenzustellen, die zeit- und ortsunabhängig miteinander arbeiten können. Unternehmen haben dadurch die Chance, die besten Mitarbeiter*innen weltweit zu finden und in einem virtuellen Team zusammenzubringen. Durch die Vernetzung auf internationaler Ebene können zudem neue Sichtweisen, Ansätze und Wissen aus der ganzen Welt effektiver entdeckt und genutzt werden. Die Idee, verschiedene Kulturen zu verstehen, neue Sprachen zu lernen und einzigartige Spezialist*innen zu finden, kann Organisationen verbessern. Die Auswahl aus einer Gruppe von Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten hilft Unternehmen zu wachsen, neue Märkte zu erschließen und Produkte auf den Markt zu bringen.

Das flexible Arbeitsmodell Remote Work ist besonders für Menschen geeignet, die gerne unterwegs sind und sich nicht auf einen Arbeitsort festlegen wollen. So hat sich Remote Work in den letzten Jahren als Trend unter Reisenden etabliert. Aber auch für Eltern, die Berufs- und Familienleben besser vereinbaren wollen oder Menschen mit gesundheitlichen Problemen, die nicht täglich in ein Büro fahren können, ist Remote Work das perfekte Arbeitsmodell. Genau wie beim Home Office ist es wichtig, sich selbst organisieren zu können und aktiv Feierabend zu machen.

Hybridmodell

Das hybride Arbeitsmodell ist gleichermaßen für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen attraktiv. Immer mehr Unternehmen steigen auf ein Hybridmodell um, sodass die Freiheiten von Remote Work genossen werden können. Gleichzeitig werden durch dieses Modell auch die sozialen Kontakte im Büro gepflegt, da man immer noch 1-2 Tage im Büro verbringt.

Der Wunsch nach flexibler Arbeitszeitgestaltung zu Gunsten der Arbeitnehmenden wird stärker. Jedoch können nicht alle Unternehmen nach einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten. Für den erfolgreichen Aufbau einer Infrastruktur ist es wichtig, in Technologien zu investieren. Ein Beispiel hierfür wären Kommunikationsmittel, die Online Konferenzen und eine ständige Kommunikation mit mobil arbeitenden Mitarbeiter*innen ermöglichen.

Unternehmen, die sich an ein veränderndes Umfeld anpassen können, werden am meisten profitieren. Niemand weiß was die Zukunft bringen wird. Vor der Pandemie war mobiles Arbeiten die Ausnahme, allein schon wegen fehlender Arbeitsmittel und Protokolle.
Unternehmen müssen sich nun auf das hybride Arbeitszeitmodell einstellen, da es von einer singulären Ausnahme zu einem breiten Teil der Organisation geworden ist.

Arbeiten im Coworking Space

Die Arbeitsmodelle Home Office und Remote Work zeigen, dass das Arbeitsumfeld wichtig ist, um produktiv und erfolgreich arbeiten zu können. Die Grundidee der Gemeinschaftsbüros ist produktives Arbeiten in einer kreativen Atmosphäre. Ein Coworking Space ist ein Ort, der sowohl konzentriertes Schaffen als auch anregenden Austausch in einer kreativen Arbeitsatmosphäre ermöglicht. Zudem haben sie den Vorteil, dass sie neben einer guten Ausstattung vor allem das Netzwerken im Zuge einer Community fördern. Deshalb werden sie als Arbeitsort immer beliebter. Insbesondere unter Individualist*innren, in der Startup-Szene, unter Kreativen und Freelancer*innen.

Bild Coworking

Das Prinzip ist einfach: Ein*e Coworking Space Anbieter*in vermietet einmal im Jahr, monatlich und sogar tageweise einzelne Arbeitsplätze oder Büroräume an Menschen, die in entspannter Atmosphäre arbeiten möchten. Ein Co-Working Space bietet offene Arbeitsplätze mit Einzelarbeitsplätzen, Büros und Besprechungsräumen. Darüber hinaus fördern Freiflächen und Veranstaltungen den Austausch und die Vernetzung innerhalb der Community. 2012 gab es weltweit etwas mehr als 2.000 Coworking Spaces. Heute sind es mehr als 13.800, die als internationale Coworking-„Ketten“ über die ganze Welt verstreut sind.

Aber wie wird die Zukunft von Remote Work denn nun aussehen?

Die Zukunft von Remote Work kann man sich als individuelles, buntes Arbeitsmodell vorstellen, welches immer mehr an die Bedürfnisse der nachrückenden Generationen angepasst wird. Es bietet viel Raum für neue Ideen, gegenseitige Inspiration und Spaß. Außerdem hat man so die Möglichkeit, die eigenen Lebenssituationen perfekt mit der Arbeit zu verbinden und ist nicht wie bisher an einen Ort gebunden.
Wir finden Remote Work super – was denkst du darüber? Lass es uns doch gerne hier in den Kommentaren wissen oder schau dir unsere anderen Beiträge zum Thema Remote Work an.

Wie plane ich eine Online-Weihnachtsfeier?

Wie geht man so eine Online-Weihnachtsfeier ordentlich an?

Es ist Dezember und die Weihnachtszeit naht mit riesigen Schritten. Während wir uns auf die Feiertage und das Wiedersehen mit Freund*innen und Familie freuen, gibt es in diesem Jahr eine zusätzliche Herausforderung: Wie organisiert man eine Online-Weihnachtsfeier? Zum Glück, hatte ich bis Januar Zeit, denn kurz vor Weihnachten hat sich alles mit Arbeit zugespitzt und einen gemeinsamen Termin konnten wir einfach nicht finden.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Organisation einer Online-Weihnachtsfeier ist die Wahl des richtigen Datums und der Uhrzeit. Da wir aktuell nur zu dritt sind, ist das das kleinste Problem. Nach einer kurzen und einvernehmlichen Abstimmung über Whatsapp war die passende Uhrzeit für alle Zeitzonen geregelt. Bei einer Weihnachtsfeier ist es wichtig, dass alle Teilnehmer*innen die notwendige Technologie haben, um an der Feier teilzunehmen. Da wir ohnehin alle Remote arbeiten, war das kein große Herausforderung mehr.

Als Nächstes ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Art der Online-Weihnachtsfeier zu machen. Dass diese eher locker und entspannt bei uns ausfällt, war von vornherein klar. Für Essen und Getränke muss jeder selbst sorgen, egal ob selbstgemacht oder bestellt. Hauptsache es schmeckt gut und man fühlt sich wohl.

Wie vertreibt man sich die Zeit auf einer Online-Weihnachtsfeier?

Weihnachtsfilm-Scharade


Ein wichtiger Bestandteil der Feier, sind die Aktivitäten, die man gemeinsam unternehmen kann. Da wir sowohl zeitlich als auch räumlich getrennt waren, ist dies der Zeitpunkt tiefer in die Trickkiste zu greifen. Um etwas weihnachtliche Winterstimmung aufkommen zu lassen, kam ich auf die Idee „Weihnachtsfilm-Scharade“ zu spielen. Ziel des Spiels ist es, einen Weihnachtsfilm zu erraten (egal ob klassisch oder unkonventionell). Dabei darf der gesuchte Weihnachtsfilm nur in wenigen Worten beschrieben werden. Wer sich im allgemeinen gut mit Filmen auskennt, wird hier die Nase vorne haben. Hier sind einige Tipps, wie man das Spiel für sein Team vorbereiten kann:

  1. Wähle eine Plattform, die für das Spiel geeignet ist. Zoom, Google Meet oder eine ähnliche Plattform, die es ermöglicht, dass mehrere Personen gleichzeitig teilnehmen und miteinander sprechen können.
  2. Erstelle eine Liste von Weihnachtsfilmen, die die Teilnehmer*innen erraten müssen.
  3. Teile, wenn möglich, die Teilnehmer*innen in Teams auf.
  4. Erkläre die Regeln des Spiels und stelle sicher, dass jeder versteht, wie das Spiel funktioniert.
  5. Ein Teammitglied wählt einen Film aus der Liste und versucht, ihn ohne Worte oder mit nur einem Wort darzustellen, während die anderen Teammitglieder versuchen, den Film zu erraten. Das Team, das den Film als erstes erraten hat, erhält einen Punkt.
  6. Lege eine Zeitbegrenzung fest, damit das Spiel nicht zu lange dauert.
  7. Zähle die Punkte am Ende des Spiels und küren das Sieger*innenteam.
  8. Überlege dir eine kleine Belohnung für das Sieger*innenteam, um die Motivation zu erhöhen.

Bucket-List-Bingo

Dass es bei einem Spiel nicht bleiben kann, ist klar. Schließlich hatte ich zwei Stunden zu füllen. Da ich wusste, dass wir im Team gerne angeregte und spannende Unterhaltungen führen, kam ich auf die Idee ein Bucket-List-Bingo zu erstellen. Eine Bucket-List ist eine Liste von Dingen, die man im Leben unbedingt erleben oder erreichen möchte, bevor man “den Löffel abgibt” (engl. “kick the bucket”). Es handelt sich hierbei um eine Art persönliche To-Do-Liste, die jede*r für sich selbst erstellen kann und die sowohl ernsthafte Ziele als auch weniger ernste Wünsche enthalten kann.

Mit diesem Spiel lernt man sein Team nochmal auf eine ganz andere Art und Weise kennen. Zu Vorbereitung habe ich sämtliche Alphabets-Buchstaben genommen, wobei jeder Buchstabe für eine Frage steht. Zum Beispiel: „D steht für das Digitalisierung-Tool, was es noch nicht gibt, du aber benutzen möchtest“ oder „I steht für die IDEE, die alle Probleme auf der Welt beendet.“ Die Möglichkeiten sind unbegrenzt und man muss auch nicht das ganze Alphabet abarbeiten. Bei diesem Spiel gibt es kein großes Gemeinsames Ziel. Es geht darum, sein Team besser kennenzulernen und Gemeinsamkeiten zu finden. Da sich das Spiel noch in der „Beta“- Entwicklungsphase befindet, können in den Kommentaren gerne Vorschläge verbreitet werden, wie man sinnvoll eine Belohnung oder Ziel in das Spiel implementiert 😉

Und wie war’s?


Unsere 1. gemeinsame Online-Weihnachtsfeier zu planen, war eine kleine Herausforderung, bei der ich aber uneingeschränkte Freiheit von Jana bekam (und was von den technischen Voraussetzungen eben auch möglich war). Es muss nicht immer Glühwein auf dem Weihnachtsmarkt oder eine teure Weihnachtsfeier mit Vor-Ort-Veranstaltung sein. Gerade für Remote-Teams eignet sich diese Möglichkeit perfekt, um den Jahresabschluss zu feiern oder wie wir, das neue Jahr mit guter Laune zu eröffnen. Sollte eine Online-Weihnachtsfeier in einer größeren Gruppe abgehalten werden, so würde es sich lohnen vorher eine*n Gamemaster*in zu wählen, der*die sich um die Organisation während der Veranstaltung kümmert.

Insgesamt war es eine unterhaltsame Herausforderung, eine Online-Weihnachtsfeier vorzubereiten. Es hat mir gezeigt, dass man auch online eine tolle Feier haben kann. Durch die Verwendung von Technologie und ein bisschen Kreativität, konnten wir eine unterhaltsame Feier erleben, die uns daran erinnert hat, dass die Weihnachtszeit nicht nur darum geht, wo wir uns befinden, sondern vor allem darum, mit wem wir zusammen sind. Wir haben viel gelacht und uns gegenseitig unterstützt und es hat uns gezeigt, dass die Post-Weihnachtszeit auch auf Distanz magisch sein kann.

Langweilige Online-Workshops? – Hilfreiche Tipps, um Teilnehmende in Workshops einzubinden

Header - Langweilige Online-Workshops? - Hilfreiche Tipps, um Teilnehmende in Workshops einzubinden

Vielen ist es aus vergangenen Online-Workshops vielleicht schon bekannt: wir melden uns über ein Videokonferenz-Tool an und lassen dabei die Kamera aus, das Mikro auf stumm und bei Fragen fühlt sich niemand direkt angesprochen. Alles deutet auf einen Workshop hin, bei dem sich die aktive Beteiligung der Teilnehmenden in Grenzen hält.  Eine mögliche Folge könnte wie folgt sein: 
„Und wie fandest du den Online-Workshop?“
„War so weit ok. Aber es hat nicht wirklich viel weitergeholfen.

Um so ein Feedback zu vermeiden, solltest du deine Teilnehmenden animieren, ein Teil des Workshops zu werden. Doch wie bekommen wir die Teilnehmenden dazu, sich im Online-Workshop freiwillig zu beteiligen? In diesem Beitrag findest du eine Reihe von praxiserprobten Tipps, die deinen Online-Workshop lebendiger machen und gleichzeitig die Teilnehmenden dazu bringen kannst, sich selbständig einzubringen und tatsächlich etwas mitzunehmen.  

Was ist ein Online-Workshop? 

Doch bevor wir unsere wichtigen Tipps verraten, ist es wichtig, einen Schritt zurückzugehen und nochmal die Frage zu klären: Was ist ein Online-Workshop? 

Ein Workshop ist eine Veranstaltung, bei der die Beteiligten unter der Leitung eines Moderators praxisbezogene Übungen durchführen. Dabei sollen Fragen gemeinsam bearbeitet und Ergebnisse im Rahmen des Workshops erzielt werden. Im Idealfall beginnt der Workshop mit einem Problem oder einer konkreten Frage und wird mit einer Lösung abgeschlossen

Wir können nicht erwarten, dass die Zuhörenden einem Online-Workshop, der sie nicht einmal anspricht, ihre volle Aufmerksamkeit schenken. Daher sollte ein Online-Workshop ein neues Konzept vermitteln und dabei von Beginn an die Aufmerksamkeit und das Interesse der Teilnehmenden wecken. Er sollte dazu motivieren, Inhalte selbst weiter zu erforschen oder die Anwendungsmöglichkeiten der neuen Methodik zu erproben. Sinnvolle Gründe dafür, die Beteiligten möglichst früh zur aktiven Teilnahme zu animieren.

Was ist der Grund für wenig Teilnahme an Online-Workshops?

Bevor wir die aktive Teilnahme an einem Online-Workshop fördern wollen, ist es wichtig, mögliche Ursachen für weniger oder ausbleibende Teilnahme zu kennen. Welche Gründe gibt es nämlich für die stille Beteiligung? 

Da kann es so einiges geben. Hier eine Auswahl an potenziellen Ursachen für die Zurückhaltung der Teilnehmenden: 

  1. Ist die Zögerlichkeit einfach eine Charaktereigenschaft?
  2. Sind sprachliche Barrieren vorhanden?
  3. Wird die Person durch zu viele Ablenkungen im Home-Office gestört?
  4. Bestehen technische Hindernisse?
  5. Wird sie vom Inhalt nicht angesprochen?
  6. Spielt die Gruppendynamik eine Rolle?
Online-Workshops - Darstellung der Gründe für eine geringe Beteiligung

Nachdem die Ursachen erkannt wurden, kann meist auch eine entsprechende Lösung angeboten werden. Der gängigste Vorschlag ist ein Technik-Check vor dem eigentlichen Start des Online-Workshops, um technische Hindernisse gemeinsam zu erörtern.

Kleine Kniffe, große Wirkung

Übrigens auch kleine und schnell umsetzbare Hacks können dazu beitragen, alle Akteure zu aktivieren und Vertrauen aufzubauen: 

  1. Sprich die Person direkt mit ihrem Namen an.
  2. Verwende Begriffe, die die Person selbst benutzt.
  3. Mache darauf aufmerksam, dass du den Beitrag der Person schätzst.
  4. Gib allen das Gefühl, dass sie sich mitteilen können.
  5. Baue mehrere kurze Pausen ein, beispielsweise nach jeder 45-minütigen Übung eine 10-minütige Pause, um neue Energie zu tanken.
  6. Wenn du dich als Moderator*in auch erschöpft fühlst, sprich es einfach an, wahrscheinlich geht es anderen genauso.
  7. Unterschiedliche Menschen – unterschiedliche Lernstile: Achte bei der Zusammenstellung des Workshop-Programms darauf, dass sowohl Gruppen- als auch Einzelübungen einbezogen werden. 
  8. Baue verschiedene Aktivitäten ein, bei denen die Teilnehmenden ein Video ansehen, eine Geschichte lesen bzw. hören oder eine Aufgabe diskutieren müssen. 
  9. Abschließend solltest du am Ende eine Umfrage an alle Teilnehmenden verschicken, um wertvolles Feedback zu erhalten, das du für dein nächsten virtuellen Workshop nutzen kannst.
  10. Ggf. kannst du den virtuellen Raum für den weitere Austausch oder Vernetzung für die Mitglieder offen lassen

Deine Teilnehmenden werden gerne wiederkommen, wenn du deinen Online-Workshop lebendig, abwechslungsreich, unterhaltsam und gleichzeitig so nützlich und anregend wie möglich gestaltest. Wir sind zuversichtlich, dass du mit diesen Werkzeugen die gewünschte Qualität deines Online-Workshops wiederherstellen kannst.

10 einfachen Werkzeuge, um die Teilnehmenden in Online-Workshops zu aktivieren

Keine Sorge: wir möchten euch nicht auf die Folter spannen und haben das Grundlegende geklärt. Für einen gelungenen Online-Workshop mit aktiver Teilnahme kommen nun unsere persönlichen Lieblings-Empfehlungen: 

Online-Workshops - Darstellung von 10 einfachen Werkzeugen zur Aktivierung von Teilnehmenden
  1. Setze einen Fokus
    Da wir in unserem digitalen Leben bereits zu viele Ablenkungen haben, lohnt sich bei Online-Workshops ein einziger Fokus. Stelle also sicher, dass ein bestimmtes Ergebnis bzw. Ziel definiert ist. Fokussierung ermöglicht tiefergehende Arbeit.
    • Microlearning
      Wir alle wissen, dass “weniger mehr ist“, aber bei Online-Workshops kann es schwierig sein, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Deshalb raten wir dazu, einfache Strukturen zu verwenden und die wichtigsten Informationen in Kürze zu fassen. Neben der Kürze und Prägnanz der Informationen sollten diese aber auch eine gewisse Qualität haben.
    • Eine Geschichte erzählen
      Es ist erwiesen, dass das Hören einer Geschichte chemische Substanzen in unserem Gehirn freisetzt, die uns konzentrierter, entspannter und kreativer machen. Außerdem erinnern sich Menschen besser an Fakten, die in Form einer Geschichte präsentiert werden, als an ein Diagramm oder eine Tabelle. Versuche außerdem, Metaphern, Fallstudien, Beispiele aus dem wirklichen Leben oder Ihre eigenen Geschichten zu verwenden, um die Teilnehmenden zu begeistern!
    • Gamification
      Spiele bieten ein natürliches Lernumfeld. Sie sind involvierend, interaktiv, verbessern Kompetenzen und bauen Fähigkeiten auf. Deshalb machen sie Spaß und sind ansprechend. Eine fortgeschrittenere Variante, um Teilnehmer*innen in Online-Workshops zu aktivieren, wäre demnach die Thematik durch ein Spiel zu erklären oder zu beleuchten. 
    • Energizer einbauen
      Wir möchten dir gerne den Artikel „Mehr Energie in digitalen Veranstaltungen„ ans Herz legen. Hier sind 16 super spannende und aktivierende Energizer für Online-Veranstaltungen detailliert beschrieben, um Hemmungen abzubauen und eine unterhaltsame Erfahrung anzubieten. Schau gerne rein und lass dich inspirieren. 
    • Mach einen Dialog daraus
      Um lange Reden oder ermüdende Erklärungen während des Online-Workshops zu vermeiden, formuliere die Theorien, Konzepte oder größere Themen in einem Gespräch. So wird es für alle Beteiligten angenehmer sein und gleichzeitig kannst du das Wissen der Gruppe über die Themen, die du präsentieren möchtest, nutzen und überprüfen, ob etwas nicht mehr interessant ist oder geklärt werden muss. Des Weiteren können die Teilnehmer im Rahmen eines Dialogs ihre Meinung äußern. Das kann dazu führen, dass mehrere unterschiedliche Meinungen zu hören sind und der Online-Workshop somit integrativer und vielfältiger wird. Eine einfache Möglichkeit, eine Diskussion zu beginnen, besteht darin, die Antworten für sich selbst zu behalten, d. h., wenn eine teilnehmende Person eine Frage stellt, solltest du diese nicht selbst beantworten, sondern die ganze Gruppe in die Antwort einbeziehen
    • Alle die
      Wir kennen sicher alle solche Workshops, bei denen alle oder die meisten ihre Kamera ausgeschaltet haben und man nur in schwarze Kacheln blickt. Spätestens mit dieser Methode werden die Kameras wieder eingeschaltet. Fordert alle Teilnehmenden auf, gerne mitzumachen: Zunächst wird die Kamera abgedeckt oder ausgeschaltet. Danach werden verschiedene Charaktereigenschaften oder Aussagen abgefragt, wie z. B.: „Ich trinke gerne Kaffee“. Diejenigen, auf die diese Aussage zutrifft, schalten dann ihre Kamera ein. Dies kann mit mehreren Aussagen wiederholt werden. So blickst du nicht nur auf Kacheln voller freundliche Gesichter, sondern hast gleich einen kleinen Icebreaker und Überblick über die Teilnehmenden. 
    • Richtig oder Falsch
      Stelle den Teilnehmenden eine themenspezifische Aussage, die wiederum mit richtig (Daumen hoch, ja, grünes Symbol) oder falsch (Daumen runter, nein, rotes Symbol) beantwortet werden kann. Dabei lernt man umso mehr, je intensiver man darüber nachdenken muss. Je nach Videokonferenz-Tool ist hier Kreativität bei der Interaktion gefragt (z.B. Chat als Alternative o.Ä.).
    • Multimedia-Ressourcen einbeziehen
      Es ist schwer, jemandem für eine lange Zeit ununterbrochen Aufmerksamkeit zu schenken. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen heutzutage bei etwa 8 Sekunden liegt. Frage dich deshalb selbst, mit welchen Ressourcen du deine Zuhörenden am besten erreichen bzw. aktivieren kannst: Ein Video, eine Reihe von Bildern, ein Podcast, eine interaktive Infografik oder ein reiner Vortrag – die Auswahl ist vielfältig. Produziere die Inhalte des Online-Workshops in einer entsprechenden Auswahl an Medien, mit der du gut arbeiten kannst bzw. die du sinnvoll findest.
    • Nutze unterstützende Online-Tools
      Mit Mentimeter (oder ähnlichen Alternativen) kannst du beispielsweise anonyme Umfragen und Quizfragen erstellen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle, mitzumachen und die Gruppe wird einfach aktiviert. Beim Quiz können die Workshop-Teilnehmenden ihr eigenes Fachwissen messen. Das ist ein guter Lerneffekt und steigert den Spaßfaktor. Du hast vor eine Abstimmung in deinem Workshop zu machen? Dann schau dir doch gerne unseren Beitrag zum Thema Online-Abstimmungstools an.

    Last but not least, ein Reminder

    Frederic Vester teilt die Menschen in vier Lerntypen ein: der visuelle, auditive, kommunikative und motorische Lerntyp. Da die meisten von uns jedoch nicht wissen, wie unsere Teilnehmer*innen am besten lernen, müssen sie alle Aspekte des Lernens einsetzen – visuelle Präsentationen von Ideen, akustische und schriftliche Anweisungen, soziale Interaktion, einsame Verarbeitungszeit und die Fähigkeit, Schlussfolgerungen aufzuschreiben oder zu skizzieren.

    Online-Workshops - Darstellung der 4 Lerntypen nach Vester

    Es ist völlig normal, dass sich einzelne sehr stark beteiligen, andere ein wenig und wiederum andere wenig bis gar nicht. Treibe dich nicht in den Wahnsinn. Es ist auch in Ordnung, wenn nicht alle Teilnehmenden aktiviert werden können. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass diese Teilnehmenden nichts lernen. Möglicherweise lernen sie nur unterschiedlich, so dass ihnen das Lesen und vielleicht auch das (Zu-)Hören ausreicht. Vielleicht sind sie auch einfach sehr zurückhaltend oder haben nicht viel Zeit.

    Zusätzlich kommt die Tatsache dazu, dass im digitalen Zeitalter unsere Fähigkeit zur Aufmerksamkeit rapide abnimmt – manche vergleichen sie sogar mit der Aufmerksamkeitsspanne eines Goldfisches! Ablenkungen sind allgegenwärtig: Chat- und E-Mail-Benachrichtigungen, Smartphones. Und wenn wir von zu Hause ausarbeiten, kommen noch Partner, Kinder und sogar Haustiere hinzu, die uns ablenken. Mehr Zeit vor dem Bildschirm erhöht die Erschöpfung. Darüber hinaus ist unsere kognitive Belastung vor der Kamera viel höher.

    Denk daran, dass du ein nach bestem Wissen und Gewissen erstelltes Angebot machst. Ob dieses jedoch angenommen wird, hängt nicht immer von dir ab. 

    Bühne frei! Tipps für einen guten Auftritt vor der Kamera

    Bühne frei! Tipps für einen guten Auftritt vor der Kamera

    In online Meetings muss man sich extra Mühe geben, dass man beim Auftritt richtig wahrgenommen wird. In unseren Blogbeitrag über gesunde Fernbeziehungen haben wir schon darüber diskutiert, wie schwer es ist, einen präzisen Eindruck von unseren Mitarbeiter*innen in einem digitalen Arbeitsumfeld zu bekommen. Nur durch Videokonferenzen ist es deshalb schwieriger als in der analogen Arbeit, Vertrauen und Freundschaft im Team zu schaffen. Ohne sich persönlich zu sehen, wird es schwer sich gegenseitig wahrzunehmen und somit Beziehungen aufzubauen.

    In diesem Beitrag geben wir euch Tipps für einen guten Auftritt vor der Kamera. Einen guten Auftritt im digitalen Raum zu haben ist sehr wichtig, wenn man in rein digitale oder hybride Teams gleichzeitig angemessen, professionell und freundlich wirken möchte. Immer wenn man einen guten Auftritt hat, lässt man einen guten Eindruck hinter und schafft man Raum für Freundschaft und Vertrauen in der Arbeitsatmosphäre, was wesentlich für einen harmonischen Ablauf ist.

    Digitaler Erster Eindruck

    1) Kamera

    Eine gute Kamera zu verwenden oder vielleicht sogar eine externe (vom Handy, zum Beispiel) ist essenziell. Es ist dabei auch relevant, sie auf Augenhöhe zu stellen und sie direkt anschauen. So kannst du Blickkontakt zu den anderen Teilnehemer*innen halten, indem du nicht in ihre Augen auf dem Bildschirm schaust, sondern direkt in die Kamera. Vermeide zu stark von oben oder von unten die Kamera zu schauen: Wenn du von oben guckst, wirkst du hochnäsig. Von unten wirkst du unterwürfig.

    Unser Tipp: Wenn es schwierig fällt, sich optimal zu positionieren, hilft etwas Distanz zur Kamera. Wenn man ein Laptop verwendet, kann man auch unter dem Gerät Bücher platzieren, dass die Kamera in der Augenhöhe ist.

    2) Beleuchtung

    Die Beleuchtung in dem Zimmer, wo du an dem Meeting teilnimmst, ist auch sehr wichtig. Das Licht muss aus der Richtung der Kamera kommen. Licht von oben wirkt müde, weil die Augenringe hervorgehoben werden. Licht von unten wirkt aber unnatürlich. Achte auch darauf, dass das Licht nicht von hinten kommt, sonst wird dein Gesicht dunkel.

    Unser Tipp: Je mehr Lichtquellen, umso besser! So können die anderen Teilnehmer*innen im Meeting dich besser sehen und einfacher wahrnehmen.

    3) Auftritt

    Es ist empfehlenswert, der ganze Oberkörper im Bild zu zeigen. Du solltest im Mittelpunkt des Bildausschnittes sein. Dein Gesicht soll auch gut erkennbar sein, ohne Haare und nicht ausgeschnitten in dem Bild sein. Die Kleidung steht am besten im Kontrast zu Hintergrund, dass du hervorgehoben wirkst und besser erkennbar wirst. Das alles trägt zum ersten Eindruck bei!

    Unser Tipp: kontrastierender Lippenstiftfarben wie Rot oder Braun tragen, dass die Zuhörer dir und deiner Aussagen mehr Aufmerksamkeit schenken.

    Deine Mimik und Gestik sind auch wichtige Teile deiner online Präsenz. Im Analogen sind sie sehr einfach zu erkennen, was nicht der Fall beim Digitalen ist. Man muss die Körpersprache richtig übertreiben, um ihre Wahrnehmung zu vereinfachen.

    4) Hintergrund

    Der Hintergrund ist das Bild vom Raum, indem du bist. Er wird vom Gegenüber untersucht. Damit du mehr Vertrauen mit dem Gesprächspartner aufbaust, sollst du den Hintergrund sichtbar machen. Aufräumen und auf Spruchkarten aufpassen sind hier auch Tipps. Dass du professioneller wirkst, sollte deine Umgebung organisiert sein. Deshalb ist es wichtig, dass man ein geeignetes Ort zuhause aussucht, wo es ordentlich und ruhig ist.

    Virtuelle Hintergründe könnten auch eine Möglichkeit sein, wenn man eine unordentliche Umgebung nicht vermeiden kann. Aber wenn man Beziehungsaufbau anstrebt, ist es besser den echten Hintergrund zu zeigen. Dann gibt es mehr Kontaktmöglichkeiten und man zeigt seine oder ihre Persönlichkeit. Das ist, wenn man sich wohl fühlt. Wenn man sich unwohl fühlt, ist es noch schwieriger eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. In dem Fall wäre es besser, den Hintergrund nicht zu zeigen. Virtuelle Hintergründe sind gut für großen Veranstaltungen, indem man einfacher die Moderation erkennen kann.

    5) Technik

    Dass die Technik gut funktioniert, solltest du alle möglichen Synchronisierungen stoppen, Hintergrundprogramme schließen und wenn möglich eine Lan-Kabel anschließen. Wenn deine Verbindung oft unterbricht und du es schon weiß, kannst du dies am besten vorher ankündigen und offen kommunizieren. Auch wenn man eine Fehlermeldung bekommt, kann man diese ankündigen. Dies kommt dem Vertrauensaufbau zugunsten. Der Beziehungsaufbau wird nicht unterbrochen, wenn man ehrlich ist!

    Guter Auftritt vor der Kamera

    Verhalten in online Meetings

    In Videokonferenzen verhält man sich anders als in Besprechungen im Büro oder allgemein in Präsenz. Viele verstehen remote Arbeit als freier und selbstbestimmter als analoge Arbeit, und es kann tatsächlich so sein, aber bei online Meetings muss man auf bestimmte Punkte aufpassen:

    1. Fokussiert bleiben: wenn man präsent und konzentriert ist, fördert man die Zusammenarbeit in der digitalen Umgebung und motiviert anderen, auch mitzumachen und nicht nur erscheinen. Es trägt auch zu einem guten Eindruck bei, dabei nicht zu essen oder offensichtlich andere Sachen zu machen.
    2. Keine anderen Sachen nebenbei machen: in online Meetings kann man die Registerkarte einfach minimieren und dabei E-Mails lesen, Social Media surfen oder andere Aufgaben erledigen. Die anderen Teilnehmer*innen merken es in Videokonferenzen, wenn man was anderes macht und nur zuhört. Das erkennt man zum Beispiel durch die Augenbewegung oder Gesichtsausdrücke, die wir unbewusst machen.
    3. Die anderen Teilnehmer*innen respektieren: sowohl im Analogen als auch im Digitalen muss man die Redezeit von den anderen Teilnehmer*innen respektieren. Man muss immer auf die Gesprächspausen warten, um sich in dem Gespräch einzubringen. Es ist auch respektvoll, nicht lauter als die anderen zu sprechen und sie nicht zu unterbrechen.
    4. Mikrofon und Kamera Funktionen verwenden: wenn man nicht gerade spricht, sollte man die Stummschalttaste drücken, dass die Hintergrundgeräusche (die auch da sind, auch wenn wir selbst sie nicht hören können) die anderen Teilnehmer*innen nicht stören. Wenn man gerade nicht da ist, zum Beispiel, um auf die Toilette zu gehen, kann man (muss man aber nicht) die Kamera ausmachen, um die anderen zu zeigen, dass man gerade nicht verfügbar ist.
    5. Deutlich artikulieren: wie bereits erwähnt, die Lautstärke deiner Stimme ist in Videokonferenzen sehr wichtig. Angemessen laut, langsam, und deutlich zu reden ist in online Meetings wesentlich, dass man gut verstanden und wahrgenommen wird.
    Gutes Verhalten in Videokonferenzen

    Zusammenfassung

    Jetzt haben wir ein paar gute Tipps für einen guten Auftritt in Videokonferenzen durchgegangen. Es ist sehr wichtig, dass man seine Präsenz durchsetzt und angemessen wirkt, um gut wahrgenommen zu werden. Wie man sich verhält und wie man in online Meetings rüberkommt beeinflussen sehr stark, welchen ersten Eindruck man hinterlässt. In einem digitalen Arbeitsumfeld ist es besonders vorteilhaft, wenn alle Teammitglieder nicht nur offen kommunizieren aber auch guten ersten Eindrücke voneinander haben, um eine vertrauensvolle Atmosphäre aufzubauen.

    Hast du noch gute Tipps für das Auftreten in online Meetings? Teile mit uns in den Kommentaren!

    Remote Leadership: was man von R2D2 lernen kann

    Remote Leadership: was man von R2D2 lernen kann

    Dieser Blogbeitrag basiert auf eine Videoaufzeichnung zum Thema Remote Leadership, die du auch gerne anschauen kannst. Du kannst dir gerne das Video anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt!

    SPOILER ALERT: Wenn du noch nicht die Star Wars Filme geschaut hast und dies planst, solltest du zuerst eine Star Wars Marathon machen und danach diesen Artikel lesen. Viel Spaß!

    Die Möglichkeiten von digitalen Zusammenarbeit

    Jana Piske ist eine Reisebegeisterte. Sie war in Costa Rica und in Afrika unterwegs, dann ist sie nach Spanien umgezogen, aber überall wo sie gelebt hat, war sie eine sehr leidenschaftliche Engagierte. Die Idee, dass zu viel reisende Menschen nicht langfristig in einem Projekt arbeiten können, hat Jana immer gestört. Auch als digitale Nomadin, wie sie eine ist, wollte sie trotzdem in verschiedenen Projekten mitmachen.

    Im Jahr 2014 hat sie selbst eine gemeinnützige Organisation gegründet. Taste of Malawi ist ein Nähprojekt in Malawi, im Herzen von Afrika, in dem Frauen durch Weiterbildung auf ihrem Weg in ein unabhängiges Leben unterstützt werden. Sie erhalten eine Schneidereiausbildung, die in Kombination mit kaufmännischen Workshops das Fundament für eine berufliche Karriere bildet. Das Projekt bietet den Frauen weiter ein breites Netzwerk an Kontakten, das ihnen das gegenseitige Kennenlernen mit Frauen in ähnlichen Situationen ermöglicht. Auch nach der Ausbildung werden die Schneiderinnen auf ihrem Weg begleitet, der in die finanzielle Unabhängigkeit führt.

    Das Besondere ist aber, dass ihre gemeinnützige Organisation komplett digital ist! Hier können Menschen aus der ganzen Welt langfristig im Projekt mitmachen. So sind der kulturelle Austausch und die Möglichkeit weiterzureisen garantiert. Digitale Zusammenarbeit ist ihre Lösung! In diesem Kontext ist ihr aufgefallen, wie schwer die remote Zusammenarbeit in anderen Unternehmen und Organisationen ist und wie wenig Erfahrung mit Digitalisierung die meisten Teams haben.

    Im Jahr 2020 hat sie dann Fairlinked gegründet. Sie hat Fairlinked als eine Weiterbildungsplattform für digitale Soft Skills idealisiert, indem sie soziale Unternehmer, Vereine und NGOs im Bereich Digitalisierung und digitale Organisationsentwicklung berät. Durch die Pandemie hatten diese Angebote eine sehr starke Nachfrage. Alle mussten sich angesichts der Isolierung und des sozialen Abstands sehr schnell und plötzlich digitalisieren, um von zu Hause arbeiten zu können.

    Remote Work: Erwartungen und Wirklichkeit

    Es gibt aber eine Lücke zwischen den Erwartungen und der Wirklichkeit von remote Work. Wenn man an remote Work denkt, stellt man sich die Arbeit am Strand mit einem Cocktail in der Hand vor. Einerseits bedeutet remote Work Freiheit und Selbstbestimmung, die Möglichkeit in verschiedenen Orten oder Bedingungen (mit Kindern, Haustiere, und andere Verpflichtungen) zu arbeiten. Andererseits sieht die Realität anders aus: man fühlt sich einsam, weil man weg von den anderen Kolleg*innen ist, und somit wird das Wir-Gefühl im Team schwächer. Auch technische Probleme können entstehen, zum Beispiel bei der Kommunikation.

    Aber warum entsteht diese Situation? Lass uns an unsere zuständigen Führungskräfte und Vorbilder der Führung denken. Sie sind meistens in den 1970er Jahren geboren worden und haben Kontakt mit der digitalen Zusammenarbeit erst im Jahr 1990 gehabt, als das Internet diese Möglichkeit zum ersten Mal anbot. Das bedeutet, dass die Mehrheit unserer Leader*innen eine Ausbildung und den Anfang ihrer Karriere in einem analogen, noch nicht digitalisierten Kontext hatten. Sie haben somit keine oder wenige Erfahrung mit remoter Zusammenarbeit.

    Unsere heutige Situation ist hingegen das Gegenteil: 2022 sind 28,2% der Mitarbeiter*innen im Homeoffice. Wir haben einen Mangel an Vorbildern und Möglichkeiten in diesem Bereich, obwohl die Skills sehr wichtig für die Arbeit heute sind. In den letzten 12 Jahren wurde ein 165% Zuwachs von Mitarbeiter*innen in Home-Office beobachtet. Und die Vermutung ist, dass im Jahr 2030 50%-75% der Menschen remote Mitarbeiter*innen sein werden. Unsere Führungskräfte müssen sich bald anpassen und die neuen Fähigkeiten lernen, um mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten.

    Was kann man von R2D2 lernen?

    Janas persönliche Inspiration für erfolgreiches Leadership von remote Teams ist der Roboter R2D2. Hier sind 5 Dinge, die man von ihm lernen kann:

    1) Sich um das emotionale und körperliche Wohlbefinden des Teams kümmern:

    Genau das hat R2D2 nach den Kämpfen gemacht und genau das sollte wir auch in nicht kämpferischen Zeiten machen. In hybride Teams sind Konflikte schwieriger zu erkennen und das Wohlbefinden der Teammitglieder ist nicht immer offensichtlich. Man sollte daraus eine Priorität machen, da diese Punkte (die manchmal unangenehm sind) angesprochen werden müssen. So gewährleisten wir eine vertrauensvolle Atmosphäre mit Austausch und Freundschaft.
    Unsere Tipps:

    • Bereits in guten Situationen mit guter Laune und Frieden anfangen, damit man es schon geübt hat, wenn es zu einem Konflikt kommt.
    • Eine Anlaufstelle für Anliegen und Unterstützung schaffen, damit das Team einen Ort für das Ansprechen von schwierigen Themen hat. Dabei sollte man die verschiedenen Kommunikationsebenen betrachten. Messaging Apps, Teambuilding Events, alle haben einen unterschiedlichen Nutzen. Du kannst hier mehr zu Kommunikationsmitteln lesen.
    • Alle Meetings müssen ein bisschen Teambuilding beinhalten, indem man kleine Check-ins oder beispielsweise kurze Kaffee Dates veranstaltet.
    • Immer nach Feedback fragen, was gut und was nicht so gut läuft.

    2) Orientierung und Sicherheit geben:

    R2D2 hat in lebensbedrohende Situationen seine Freunde immer weitergeholfen und das Ziel weiterverfolgt. Genauso müssen wir auch in stressigen Situationen tun: ruhig bleiben. Wenn man allein und ohne den anderen Mitwirkenden sitzt, kann man ganz einfach den Fokus verlieren und sich einsam fühlen. Wegen nerviger technischer Probleme oder schlechter Laune, die man aus Emails oder Slack-Nachrichten interpretiert, verliert man sich in Turbulenzen. Deshalb muss man als Leiter*in bei Problemen (sei es technische oder Kommunikationsprobleme) entspannt bleiben und ein Vorbild für die Teammitglieder in Stresssituationen sein.

    3) Leiten, nicht führen:

    R2D2 wusste die ganze Zeit, dass Darth Vader der Vater von Luke Skywalker war, aber anstatt ihm das einfach zu sagen hat er ihn den ganzen Weg begleitet und ihm erlaubt, seine eigenen Fehler zu machen und daraus zu lernen. Das ist ein perfektes Beispiel für leiten, nicht führen. Mikromanagement ist nie gut in remote oder hybride Teams, weil es schwer ist, immer in allen Kanälen und allen Meetings zu sein und alle Details mitzubekommen. Daher muss man dem Team vertrauen, dass sie ihre Wege alleine finden werden. Als Leiter*in kann man das Team motivieren, eigene Entscheidungen zu treffen, selbständig zu arbeiten und kreativ eigene Ideen zu entwickeln. Die Einführung von Home-Office als Beispiel:

    • Das ganze Team muss mit einbezogen werden und gemeinsam entscheiden, inwiefern man Home-Office einführen kann. Wenn die Führung und Arbeitnehmerinnen weit voneinander entfernt sind und die Entscheidungen allein trifft, erhöht sich das Konfliktpotenzial.
    • Ansonsten kann man mit einer hybriden Arbeitsatmosphäre auch viel anfangen: man kann Bürotage einführen, Betriebsausflüge mit allen Mitarbeitenden zusammen organisieren oder digitale Events für die analogen Mitarbeiter*innen veranstalten. Die Querverbindung muss immer kommuniziert werden, weil sie trotz des Arbeitsumfeldes immer noch ein Team sind. So stärkt man das Wir-Gefühl im Team!

    4) Kommunikation fördern:

    R2D2 hat Freundschaft und Vertrauen mit seinem Team aufgebaut, obwohl er begrenzt kommunizieren kann. Er ist ein Roboter, der nicht reden kann. Unsere Kommunikationsmöglichkeiten sind im digitalen Raum auch eingeschränkt, und deshalb bedeuten kleine Zeichen hier umso mehr! Unsere Tipps:

    • Emojis in Texten und Emails einfügen, um Gefühle auszudrücken. Weil man nur mit Text, ohne Stimme und Gesichtsausdrücke, ganz viel rein interpretieren kann.
    • In Videokonferenzen immer gut zu sehen sein: mit guter Beleuchtung und guter Laune. Hier muss man seinen Gesichtsausdruck, Mimik und Gestik übertreiben, damit deine nonverbale Kommunikation leichter wahrgenommen werden kann. So schafft man besseres Verständnis und mehr Vertrauen.

    5) Menschlich bleiben:

    R2D2 war nicht perfekt und war trotzdem ein guter Leader. Du auch: sei nicht zu hart mit dir selbst! Es geht nicht darum perfekt zu sein, sondern darum um eine fehlerfreundliche und vertrauensvolle Atmosphäre zu gestalten. So lernt ihr, wie man mit Respekt und Fairness mit Fehlern umgeht, um gemeinsam an Fehlern zu wachsen.

    Zusammenfassung

    Das waren die fünf Lehren aus dem Verhalten von R2D2 als Teamleiter. Andere Star Wars Figuren haben andere, verschiedene Führungsstile! Denk jetzt an deine Inspirationen aus der Popkultur: welche sind sie und was kann man daraus lernen?

    Führen von Remote-Teams: Ein Einblick

    Header: Führen von Remote-Teams

    Dieser Blogartikel basiert auf einer Podcast-Aufzeichnung zum Thema Führen von Remote-Teams. Du kannst dir gerne den Podcast anhören oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.

    Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema „Führen von Remote-Teams“ und basiert auf einem Interview mit dem Podcast Podsimple. Unser Alltag, unsere Jobs und auch unsere Ehrenämter werden immer digitaler. Ortsunabhängiges Arbeiten wird stetig beliebter und stellt uns alle vor neue Herausforderungen.
    Du fragst dich wie man es schafft ein Team online gut zu führen? Dann ist dieser Kurzbeitrag genau richtig für dich.

    Zeige deine Präsenz!

    Es ist von großer Bedeutung, dem Team deine Anwesenheit zu vermittel. Eine gute Präsenz und Erreichbarkeit  bringen Vertrauen und motivieren die Teilnehmenden, auch selbst präsent und erreichbar zu sein. Wenn man digital arbeitet sieht man sich nicht so häufig und/oder nur online. Man kann sich nicht spontan auf dem Flur oder in der Küche treffen um sich auszutauschen. Hierdurch ist es wichtig die Schwelle zur Kontaktaufnahme so niedrig wie möglich zu halten. Durch flache Hierrchien wird die Kommunikation erleichtert. Zeige deinem Team, dass du für sie da und stetig erreichbar bist.

    Merke: Sei vor und nach jedem Meeting erreichbar, um das Defizit der Entfernung auszugleichen. Hierdurch entstehen auch online „Türrahmengespräche“ und man kann einfacher in Kontakt bleiben.

    Unser Tipp: Mache nur so viele Projekte, wie du auch managen kannst!

    Sei Pro aktiv!

    In der online Zusammenarbeit muss man sich als Führung bewusst darüber sein, dass man alles viel pro aktiver gestalten muss. Viele Formate der sozialen Interaktion waren davor nicht wirklich eine Führungsaufgabe  – mit der digitalen Zusammenarbeit werden sie das aber plötzlich. Als Führungskraft muss man zeitliche Kapazität investieren um sich ein Konzept zur Umsetzung der digitalen Arbeit überlegen. Hierbei muss man beachten, dass jeder Mensch schon ab der Kindheit lernt, wie man offline im Team zusammenarbeitet. Die Kompetenzen für die online Teamarbeit muss man sich erst aneignen und neu lernen. Dies wird sich in der Zukunft mit der nachrückenden Generation allerdings verändern. Denn diese Menschen wachsen von Anfang an mit Online Formaten und den dafür benötigten Skills auf.

    Merke: Es müssen neue Erfahrungen gesammelt und ein Raum für Austausch geschaffen werden.

    Hab Spaß an der Digitalisierung!

    Es ist wichtig sich bewusst zu machen, dass Digitalisierung Spaß machen darf! Es ist ein Türöffner für viele neue Ideen. Digitale Prozesse können anfangs zwar beschwerlich wirken – bringen aber sehr viel Potenzial mit sich! Durch die Flexibilität, die die Onlinearbeit mit sich bringt, hat man die Chance, vieles auszuprobieren und neugierig zu sein. Die Onlineformen der Kommunikation, Zusammenarbeit und Veranstaltungen sind mittlerweile auf einem so niedrigen Level angekommen, dass es sehr leicht ist, dies zu erlenen. Schau dir hierzu gerne unsere Blogbeiträge an!

    Unser Tipp: Nehmt das Ausprobieren und Erlernen mit Gelassenheit und findet den Spaß an Neuem!

    Passt eure Geschäftsmodelle an!

    Neben der Arbeitskultur und der Teamkultur müssen sich auch die Organisationen verändern. Probleme wie fehlender Nachwuchs sind bereits jetzt Thema. Um neue Mitglieder zu finden, muss man deren Sprache sprechen und die Organisation attraktiv machen. Der Nachwuchs sucht sich seine Organisation nicht auf Grund von festen Arbeitsverträgen oder guter Bezahlung aus, sondern achtet primär darauf (räumlich) flexibel, Projektbezogen und mit Sinn arbeiten zu können. Hierbei sollen die Endergebnisse der Arbeit qualitativ Hoch und wertvoll sein. Es müssen Strukturen geschaffen werden, in denen dies möglich ist. Lies dir hierzu gerne unseren Beitrag zum Thema Freiwilligenrekrutierung durch.

    Unser Tipp: Nutzt die Erfahrungen des Nachwuchses. Bindet genau diese Menschen in die Prozesse ein um exakt zu wissen, was sie wollen. Denn das Wissen der etablierten Führungskräften im Bereich Teamführung und Entwicklung der Organiastion in Verbindung mit dem Wissen des Nachwuses im Bereich flexible Onlineformate bringt das best möglichste Ergebniss für eure Organisatin.

    Seht die Digitalisierung als Chance und nehmt sie mit großer Freude an! Man kann nur dazulernen und darf sich trauen, Dinge auszuprobieren. Geht raus in die Welt, probiert aus! Wechselt die Perspektive und nutzt die neuen Chancen.

    Online Kommunikation im Ehrenamt – Ein Leitfaden

    Blog-Header, online Kommunikation im Ehrenamt

    Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt. 

    Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ wollen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Digitale Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding näherbringen. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

    Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Online Kommunikation im Ehrenamt – der Grundlage für alle weiteren Themen. Welche Herausforderungen und praktischen Tipps gibt es? Was bedeutet gelungene online Kommunikation? Woran müssen wir denken?

    Vier Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit

    Die drei Kommunikationstypen im Online Ehrenamt

    Es gibt drei verschiedene Kommunikationstypen – die Sprecher*innen, die Beobachter*innen und die Leser*innen. Aber was macht diese unterschiedlichen Kommunikationstypen aus?

    Sprecher*innen
    Sprecher*innen sprechen gerne und lernen durch Zuhören. Telefonate und Videokonferenzen gefallen ihnen besonders gut. Sie sprechen um sich mitzuteilen. Tools, bei denen sie etwas lesen oder schreiben müssen sind für sie mit viel Aufwand verbunden und sind daher weniger beliebt.

    Beobachter*innen
    Beobachter*innen lernen durch Videomaterialien und Texte. Telefonate sind für sie oft zu viel und werden, wenn es geht, vermieden.

    Leser*innen
    Leser*innen lesen gerne Texte, konzentrieren sich mehr auf das Geschriebene als auf das Gesagte in Konferenzen und schreiben gerne selbst lange Texte. Sie sind in Videokonferenzen meist zurückhaltend und müssen aktiv für eine Teilnahme angesprochen werden.

    Die Untergliederung in diese drei Typen ist allerdings nicht in Stein gemeißelt. Es gibt Mischungen, die sich tagesformabhängig ändern können. Für die online Kommunikation ist es wichtig möglichst unterschiedliche Kanäle zu nutzen, um diese unterschiedlichen Typen in Gruppen sinnvoll zu erreichen. Da dies viel Aufwand mit sich bringen kann ist es essenziell zu entscheiden, wie wichtig das Anliegen, das kommuniziert werden soll, ist.

    Beachte: Muss die Information alle Mitglieder erreichen? Dann solltet ihr alle möglichen Kanäle mit dieser Info bespielen. Muss die Information nur eine Person erreichen? Dann solltet ihr den Weg nutzen, welcher für diese Person individuell der Beste ist.

    Information, Support, Motivation und Ideen – Die Idee eines Teams

    Ein Team, das aus ganz unterschiedlichen Menschen besteht, hat ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Wie kann ich diese Bedürfnisse meines Teams befriedigen? Bezogen auf die online Kommunikation: An welchem Ort teile ich welche Informationen?

    Die Wahrnehmung, was gelungene Kommunikation ist, kann unterschiedlich sein. Hier gibt es kein richtig oder falsch, denn Bedürfnisse sind unterschiedlich. Verbote oder Regeln, was wo wie kommuniziert werden darf, funktionieren in der Online-Arbeit nicht, denn Menschen wollen sich austauschen. Was zuvor in der Offline-Arbeit noch die Cafeteria oder der Flur war, braucht online einen neuen Rahmen.
    Fragt euch, welche Bedürfnisse es in eurem Team gibt und mit welchen Tools ihr diese Bedürfnisse befriedigen könnt.  Zusammengefasst gibt es vier Bedürfnisse im Ehrenamt:

    Information – Informationen müssen weitergetragen werden (Meetings, nächste Entscheidungsprozesse etc.)
    Support – Kommunikation bei Problemen und schwierigen Aufgabenstellungen, Unterstützung durch Kommunikation, an wen kann ich mich womit wenden?
    Motivation – Wie kann ich motivieren? Wie kann ich motiviert werden? Wie kann ich mich als Teil des Teams fühlen (= Spirit der Vereinsarbeit)?
    Ideen – Wie kann ich Ideen generieren? Wie kann ich Ideen speichern? Wie kann ich Ideen Wirklichkeit werden lassen?

    Die wichtigsten Tools für die Kommunikation im Online Ehrenamt und wie man sie nutzt

    Probleme in der virtuellen Zusammenarbeit liegen selten an den Kommunikationstools – nichtsdestotrotz spielen sie eine bedeutende Rolle im Online Ehrenamt.
    Kommunikationsprobleme gab es auch vor der Digitalisierung schon in deinem Team? Ihr habt die Tools schon mehrfach gewechselt, aber die Probleme bleiben bestehen? Dies sind Hinweise, dass eure Probleme in der Kommunikation nicht an den Tools liegen.

    Unser Tipp: Erklärt allen, wie die genutzten Tools richtig funktionieren. Veranstaltet Onboardings und Trainings, um alle auf den gleichen Stand zu bringen!

    Aber welche Tools in der online Kommunikation gibt es denn nun?

    E-Mail

    Um E-Mails brauchbar zu verwenden, solltet ihr Ordnerstrukturen einführen. Dies ist wichtig, damit diese nicht verloren gehen. Wichtige Informationen werden gespeichert, unwichtige E-Mails gelöscht und aussortiert. Erstellt verschiedene Gruppierungen durch unterschiedliche Verteiler. Setzt klare Markierungen in der Betreffzeile. In eckiger Klammer könnt ihr kommunizieren, um welche Art von Mail es sich handelt. Ist es eine Informationsemail? Ein Newsletter? Ist eine Aktion gewünscht? Hat die E-Mail eine Deadline? Über die Betreffzeile könnt ihr Personen aktivieren, ohne dass sie ihre Mails zuvor öffnen.

    Das Kommunikationsmittel E-Mail im Online Ehrenamt

    E-Mails sind besonders geeignet für Informationen, die lange verfügbar sein sollen. Ideen können hier gespeichert werden, verstauben aber auch schnell im Postfach. E-Mails sind nicht sonderlich motivierend und Problemlösungen sollten nicht über E-Mail laufen.

    Beachte: Die wichtigste Information einer Mail muss in den Betreff und es muss klar gemacht werden, welche Reaktion erwünscht wird. Eine klare Gliederung und ein höflicher Ton sind ein Muss, denn geschriebenes Wort klingt oft härter als gesprochenes – deshalb immer besonders höflich schreiben!

    Ist eine organisationseigene E-Mail Adresse sinnvoll?
    Eine organisationseigenen E-Mail Adresse sorgt für ein professionelles Auftreten. Ihr habt die Kontrolle über Daten, Datenschutz und Softwarelösungen. Allerdings besteht die Gefahr, dass diese Mails von euren Mitgliedern nicht gelesen werden. Wenn es sich um ein kleines Ehrenamt handelt, bei dem man nicht stetig am Computer arbeitet und seine Mails checkt, können diese Mails schnell untergehen. Wenn nur wenig Mail-Verkehr besteht macht es manchmal Sinn, dies über die privaten Adressen laufen zu lassen. Hierdurch könnt ihr sicher sein, dass diese Mails auch gelesen werden.

    Mögliche Anbieter für die organisationseigene E-Mail-Adresse sind GSuits oder Microsoft Office.

    Telefonat

    Ein Telefonat ermöglicht euch bildschirmfreie Zeit – selbst in der online Kommunikation. Eine direkte Rückmeldung und die Möglichkeit zu Diskussionen mit direkten Reaktionen machen das Telefonat besonders attraktiv. Es werden keine IT-Kenntnisse benötigt und Probleme können schnell, direkt und einfach gelöst werden. Gleichzeitig kann diese direkte Interaktion besonders motivierend wirken, da sich aktiv Zeit für den*die Einzelne*n genommen wird.

    Beachte: Aktives Zuhören ist hierbei besonders wichtig, denn bei einem Telefon gibt es eine volle Konzentration auf das gesprochene Wort.

    Das Kommunikationsmittel Telefon im Online Ehrenamt

    Der Nachteil bei einem Telefonat ist allerdings, dass man nur eine limitierte Kontrolle über das Setup der anderen Person hat, denn das Telefon verleitet dazu, Telefonate unterwegs zu führen. Wo befindet sich diese Person im Moment? Habe ich ihre volle Konzentration?
    Auch ist das Telefonat nicht dazu geeignet, Informationen weiterzugeben. Da in den meisten Fällen kein Protokoll während eines Telefonats geführt wird, gibt es keine Ergebnissicherung. Dem könnt ihr entgegenwirken, indem ihr eine Follow-Up-Email nach dem Telefonat verschickt, in der ihr alles Wichtige festhaltet.

    Auch für das Telefonat gibt es hilfreiche Tools. So könnt ihr Angebote wie TeamViewer nutzen, um während einem Telefonat technischen Support zu leisten oder Anbieter wie Toolani und Skype nutzen, um kostenlose Telefonate mit Mitgliedern im Ausland zu führen.

    Messenger

    Sie sind fest in unseren Alltag verankert. Schnelle Kommunikationswege, Gruppenchats, unterschiedliche Formate wie Audio, Video und Foto machen die Kommunikation besonders einfach. Der Verein kann in den Alltag der Mitglieder integriert werden – das Team kann dadurch verbunden werde. Sie bieten eine große Motivationsquelle, können aber auch schnell „zu viel“ werden.
    Bei der Nutzung von Messengern ist es essentiell wichtig, privates und berufliches (oder in unserem Fall ehrenamtliches) zu trennen. Das Abspeichern von Nachrichten ist nur sehr begrenzt möglich. Wichtige Informationen dürfen nie nur über den Chat verschickt werden sondern müssen immer noch durch z.B. eine E-Mail unterstützt werden. Entscheidungsprozesse und Diskussionen dürfen nicht über Messenger laufen.

    Das Kommunikationsmittel Messenger im Online Ehrenamt

    Beachte: Die benutzten Messenger sollten auch im Alltag der Mitglieder genutzt werden! Apps, die nur für die ehrenamtliche Kommunikation genutzt werden, werden weniger beachtet und Informationen können untergehen.

    Unser Tipp: Bildet extra Gruppen für verschiedene Interessen (Unterarbeitsgruppen, Alltagsaustausch, Bilderaustausch).

    Mögliche Anbieter für einen gut geeigneten Messenger sind Signal oder Slack.

    Videokonferenzen

    Videokonferenzen sind ein schöner Weg, um gemeinsam zu arbeiten. Sie bieten einen Raum für Diskussionen und Austausch. Bei Videokonferenzen ist es wichtig ein Protokoll zu schreiben oder eine Aufzeichnung zur Ergebnissicherung aufzunehmen. Hier empfehlen wir das Protokoll, da sich kaum jemand zwei Stunden Aufzeichnung nachträglich anschaut.

    Das Kommunikationsmittel Videokonferenz im Online Ehrenamt

    Bei Videokonferenzen besteht die Gefahr einer „Müdigkeit“, wenn sie den ganzen Tag füllen. Auch besteht eine Verwechslungsgefahr mit offline Veranstaltungen

    Beachte: Offline kann nicht einfach in online umgewandelt werden. Es werden andere Strukturen und Methoden benötigt!

    Unser Tipp: Nehme dir Zeit für die Vorbereitung und Nachbereitung einer Videokonferenz. Bereite etwas fürs Auge vor, lege dir eine Agenda und Ziele fest und plane bei 50 Minuten Inhalt eine 10 Minute Pause ein.

    Mögliche Anbieter sind Zoom und Senfcall.

    Kommunikationsleitlinien für eine Strategie in der online Kommunikation im Ehrenamt

    Die in diesem Beitrag beschriebenen Bedürfnisse und Tools sind die Grundlage für eure Kommunikationsleitlinien. Die Organisation muss festlegen was gute Kommunikation bedeutet und die Bedürfnisse der Beteiligten mit den vorhandenen Tools zusammenbringen. Ein Technikmix kann es schaffen, alle Bedürfnisse zu befriedigen. Die Informationen müssen ankommen, es soll Raum für Diskussionen und die Entwicklung von Ideen geben und die ehrenamtliche Arbeit online unterstützen.
    Um dies zu gewährleisten müsst ihr Leitlinien etablieren. Diese sollten flexibel sein, denn die Onlinewelt und das Team verändern sich schnell.
    Um diese Leitlinien zu formulieren denkt darüber nach, welche Bedürfnisse ihr in eurem Team habt. Welche Herausforderungen gibt es? Welche Tools könnt ihr nutzen, um diese Ansprüche zu befriedigen?

    Beachte: Etabliere lieber wenige sinnvolle Leitlinien, als viele die nicht eingehalten werden.

    Unser Tipp: Hier findest du unser Arbeitsblatt zur Erstellung von Kommunikationsleitlinien