Kategorie: Online Ehrenamt

Übernehme von zu Hause aus dem Homeoffice oder aus dem Ausland ehrenamtliche Aufgaben, Wir zeigen dir, wie du trotz Entfernung aktiv werden kannst.

 

Nachgefragt: Im Gespräch mit Mitgliedern einer Internationalen NGO

Nachgefragt: Im Gespräch mit Mitgliedern einer Internationalen NGO

Dieser Blogbeitrag basiert auf zwei Interviews mit Menschen, die schon länger digital beim Verein Taste of Malawi e.V. arbeiten. Hier gibt es Tipps und Tricks zur online Kommunikation von Lisa Schumacher, Teil des HR Teams von Taste of Malawi e.V. und Alexander Kumcheza, Co-Gründer und Manager der Ausbildungsstätte in Malawi.
Schau dir gerne auch diesen Erfahrungsbericht an, in dem ein weiteres Mitglied des Vereins über seine Arbeit in einem online Ehrenamt spricht.

Lisa Schumacher ist bereits seit vielen Jahren für das Recruitment und die Betreuung der online Freiwilligen im Verein Taste of Malawi e.V. zuständig. Sie arbeitet im Rahmen ihres Ehrenamtes rein digital und setzt hierbei vor allem auf Tools wie Skype und Whatsapp.

Darum engagiert sich Lisa am liebsten online

Der größte Vorteil des online Engagements ist für Lisa, dass sie ortsunabhängig und flexibel arbeiten kann, egal wo sie sich gerade aufhält. Hierdurch ist ein langfristiges Engagement möglich, das flexibel an die unterschiedlichen Lebenssituationen angepasst werden kann.

Herausforderungen, die Lisa im online Engagement begegnen

  1. Die Auswahl von neuen Ehrenamtlichen: es ist schwieriger, eine persönliche Bindung aufzubauen und Personen richtig kennenzulernen. Diese Hürden sind aber gar nicht so hoch wie man denkt, wenn man die Menschen digital kreativ willkommen heißt!
  2. Die Mimik und Gestik fehlt bei der online Übertragung bzw. ist nicht so deutlich wie bei einer Begegnung im analogen Leben. Hierdurch entsteht ein Mehraufwand, um eine persönliche Verbindung aufzubauen.

Lisas Tipps und Tricks für eine erfolgreiche online Zusammenarbeit

  1. Trefft euch alle einmal im Jahr, um eine persönliche Basis zu schaffen.
  2. Teambuilding und soziale Aktionen müssen trotz der online Zusammenarbeit angeboten werden! Das heißt es sollten nicht nur Business Treffen, sondern auch ein persönlicher Austausch stattfinden und dieser aktiv gefördert werden.
  3. Der größte Fehler, der passieren kann: Die Ehrenamtlichen werden als einzelne Akteur*innen gesehen. Dies darf nicht passieren, denn das Team sollte als ein*e gemeinsame*r Akteur*in gesehen werden.
  4. Fördert einen gemeinsamen Teamgedanken und Teamstrukturen. Menschen dürfen nicht allein gelassen werden (online fühlt man sich sowieso schon schnell allein (gelassen))

Lisas Wunsch

„We wish, because we are an organization in which we love to exchange knowledge, that we will have online classes one day, so we can advance the training and exchange.“

Alexander Kumcheza gründete 2014, zusammen mit Jana Piske, das Projekt Taste of Malawi e.V. Heute leitet er das Projekt, kümmert sich um die Koordination und Projektentwicklung und ist für die Kommunikation zwischen den internationalen Teams verantwortlich.

Darum engagiert sich Alex am liebsten online

Für Alex bietet die online Arbeit einen aufregenden Weg der Kommunikation an. Hierdurch wird die Kommunikation mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen möglich und alle können viel voneinander lernen.

Herausforderungen, die Alex im online Engagement begegnen

Die größte Herausforderung in Bezug auf die online Kommunikation im malawischen Team besteht im schlechten Internetausbau in Malawi. Dies stellt sie täglich vor eine große Herausforderung.

Alex‘  Tipps und Tricks für eine erfolgreiche online Zusammenarbeit

  1. Wenn Organisationen eine Kommunikation mit ihren Partner*innen im Ausland haben möchte, müssen alle zusammen lernen und zusammen herausfinden wie dies am besten möglich ist. Dies lässt sich am einfachsten umsetzen, wenn man diese Herausforderung Schritt für Schritt zusammen angeht.
  2. Alle Menschen in der Organisation müssen die Chance bekommen, an der gemeinsamen Kommunikation teilzunehmen. Dies gilt auch für Menschen, die keinen (guten) Zugang oder eigene Möglichkeiten haben.
  3. Beginnt auf einem niedrigen Level mit einfachen Tools wie WhatsApp um zu kommunizieren und zu lernen. WhatsApp wird bereits von den meisten Menschen privat genutzt und ist ein guter Starting Point für die weitere Kommunikation.
  4. Gebt Menschen Zeit sich an neue Tools zu gewöhnen. Nicht alle haben bereits das Wissen wie beispielsweise Zoom oder Google Drive funktionieren.
  5. Bietet Menschen, die noch keinerlei Computerkenntnisse haben, Basic Trainings an. Wenn man einmal die Grundkenntnisse hat, ist es einfacher, neue Skills zu erlernen.

Alex‘ Wunsch

„We wish, because we are an organization in which we love to exchange knowledge, that we will have online classes one day, so we can advance the training and exchange.“

Um erfolgreich international zusammenzuarbeiten braucht es eine gute Onlinekommunikation, die Spaß macht! Durch die vielen verschiedenen Möglichkeiten haben wir die Chance uns mit Menschen auf der ganzen Welt zu vernetzen und neue und verschiedene Blickwinkel, Kulturen und Ideen zusammenzubringen.

Rekrutierung von Freiwilligen: Kommunikationskanäle

Rekrutierung von Freiwilligen,: Kommunikationskanäle

In dem zweiten Teil der Reihe „It’s a match! Volunteer recruitment“ in Kollaboration mit Twin City Lab, geht es um die Kommunikationskanäle im Ehrenamt. Wenn du den ersten Teil der Reihe noch nicht gelesen oder angeschaut hast, kannst du ihn hier finden. Du bist auch herzlich eingeladen, das Video mit dem Inhalt von diesem Artikel anzuschauen!

Ehrenamt ist wie Dating. Es gibt eine richtige Person für dich, und du bist die richtige Person für jemand. Das schwierige ist, wenn ihr euch nicht treffen könnt. Es gibt viele Freiwillige, die ihre Möglichkeiten nicht kennen, und auch andere, die gar nicht auf der Suche nach Möglichkeiten sind. Sie wissen nicht, dass Sie gute Freiwillige sein könnten. Es ist wichtig, beide Gruppen zu unterscheiden und anzusprechen!

Über das Thema Rekrutierung von Freiwilligen haben wir in Kollaboration bit betterplace Academy ein Online-Kurs vorbereitet. Wenn du mehr dazu wissen möchtest, kannst du den Kurs hier finden!

Sei da, wo deine Zielgruppe ist!

Es gibt verschiedene Kommunikationskanäle, die man benutzen kann. Aber es macht keinen Sinn, in allen Kanälen zu sein! Du sollst dich auf den Kanal fokussieren, auf dem deine Zielgruppe ist. Dann bist du stärker in weniger Kommunikationskanälen, anstatt schwächer in ganz vielen. Aber die Frage ist: wie wählt man den richtigen Kanal?

Zuerst muss man bedenken: wie etabliert ist deine Organisation? Wie groß ist euer Netzwerk? Wenn euer Netzwerk noch klein ist, dann solltest du lieber Kanäle suchen, auf denen du mehr Leute mit weniger Aufwand ansprechen kannst. Hier wäre vielleicht Facebook oder ähnliche Social-Media-Kanäle gute Beispiele.

Zweitens musst du dich fragen: wen willst du ansprechen? Sind es junge oder alte Leute, die deine Freiwillige sein sollen? Es gibt verschiedene Zielgruppen in den verschiedenen Kanälen. Wenn du zum Beispiel eine Instagram Kampagne machst, würdest du wahrscheinlich eher jüngere Leute erreichen. Wenn du in einer Agentur Unterstützung suchst, wirst du wahrscheinlich ältere Freiwillige erreichen. Deshalb ist deine Zielgruppe die Grundlage für die Auswahl deiner Kommunikationskanäle.

Drittens musst du dich entscheiden, ob du dein Team diversifizieren willst. Wie willst du dein Team bilden? Willst du mehr Vielfalt? Wenn du neue Kanäle ausprobierst, wirst du Leute finden, die du mit deinen gewöhnlichen Kanälen nicht erreichen würdest. So findest du neue Leute! Wenn du immer dieselben Kanäle verwendest, wirst du immer dieselben Leute erreichen, die auch in den Kanälen sind.

Um die Kommunikationskanälen zur Freiwilligenrekrutierung besser darzustellen, werde ich dir ein paar Freunde von mir vorstellen.

Sei da, wo deine Zielgruppe ist

Cedric der Experte im Event organisieren

Cedric ist Teil einer mittelgroßen lokalen Organisation, mit einem Team von ein paar engagierten Mitgliedern. Er ist sehr gut in Networking und kennt sehr viele Leute, aber möchte sein Team vergrößern. Er hatte dann die Idee, einen virtuellen Kochabend für sein Team zu machen. Dabei müssen alle Mitglieder jemanden mitbringen, egal ob Freund*innen, Partner*innen, oder Familie.

Sein Kochabend war ein Erfolg! Alle hatten sehr viel Spaß beim Kochen. Cedric hat diese Chance genutzt, um die Tätigkeiten seiner Organisation vorzustellen. Am Ende hat er auch gesagt, dass er mehr Freiwillige braucht und wer Interesse hat, kann ihn kontaktieren. Die Mitbewohnerinnen von einer teilnehmenden Person waren sofort interessiert, sie hatten sehr viel Spaß und fanden seine Tätigkeiten sehr nobel. Sie mochten das Team und die Atmosphäre, sie wollten mitmachen und haben Cedric am nächsten Tag kontaktiert.

So einfach hat Cedric neue Freiwillige rekrutiert! Die Leute, die sich am Kochabend angesprochen gefühlt haben, kennen jetzt schon die Mission und das Team. Sie fühlen sich verbunden und passend zu dem Team. So ist es einfacher für sie, im Ehrenamt einzusteigen. Du kannst deshalb Events organisieren, bei dem deine Mitwirkenden Leute mitbringen können. Diese Leute können neue Freiwillige werden!

In dieser Strategie suchst du Leute in derselben Peer Gruppe, in der deine Freiwillige sind. So wirst du wahrscheinlich ähnlich Leute finden, ohne viel zu diversifizieren. Wenn du aber dein Team diversifizieren willst, sollst du eine andere Strategie suchen.

Evente organisieren

Clara nutzt eigene Kommunikationskanäle

Clara ist in einer Organisation, die gerade wächst. Sie haben ein starkes PR-Team, sind viel in den sozialen Netzwerken unterwegs und schicken regelmäßig einen Newsletter raus. Sie haben auch eine Internetseite, worauf alle Infos zur Organisation stehen. Ihr Wunsch ist, das Team jünger zu machen. Deshalb entscheidet sich Clara für eine Kampagne auf Instagram.

Jede Woche postet sie eine Vorstellung von einem Mitglied der Organisation. So zeigt sie, dass das Team vielfältig und zugänglich ist. Sie sind Leute wie du und ich, die sich engagieren. So können die potenziellen Freiwilligen sich mit dem Team identifizieren und sich eventuell dazu entscheiden, mitzumachen. Menschen lieben es, andere Teilnehmende zu sehen. Das schafft viel Aufmerksamkeit.

So hat Clara neue Mitwirkende für ihre Organisation gefunden! Sie kennen die Mission der Organisation und interessieren sich für das Thema, da sie dir schon auf Instagram folgen. Jetzt identifizieren sie sich mit deiner Tätigkeit und deinem Team. Das hat sie durch ihre eigenen, schon etablierten Kommunikationskanäle geschafft. So kannst du auch mehr Leute erreichen!

Eigene Kommunikationskanäle benutzen

Janet kontaktiert ihre externen Partner*innen

Janet hat vor kurzem eine Organisation gegründet. Sie hat kein Team und kein Network, nur ihre Freund*innen. Sie braucht motivierte Leute, die sie unterstützen können. Janet hat von einer Freundin über eine lokale Agentur gehört, die junge NGOs wie ihre unterstützt. Sie sieht eine Möglichkeit darin und entscheidet sich, dahin zu gehen. Dort bekommt sie Hilfe, um ihre Strategie zur Freiwilligenfindung und Aufgabenverteilung zu entwickeln. Über eine Datenbank wird sie verschiedenen Kontakten zugewiesen. Mit Hilfe der Agentur hat Janet ihre Freiwilligen gefunden!

Es gibt auch online Plattformen, die dieselbe Aufgabe erfüllen. Dort findet man tausende Freiwillige, die Möglichkeiten für sich suchen. Falls du von 0 startest, noch kein Netzwerk und keine Kontakte hast, kannst du diese Strategie anwenden. Wenn du Leute in deiner Gemeinde suchst, kannst du dich an lokalen Agenturen wenden. Wenn du auch remote Möglichkeiten anbieten möchtest oder in größeren Städten bist, sollst du auch in online Plattformen nachschauen. Dort sind Leute, die dich suchen und sehr motiviert sind.

Solche Agenturen und online Plattformen an deiner Seite zu haben kann sehr vorteilhaft sein, da sie dich bei allen Schritten des Prozesses unterstützen können. In den online Plattformen kannst du schnell mit Freiwilligen in Kontakt treten und die lokalen Agenturen kennen sich mit deiner Gemeinde aus. Wenn du weder die Kommunikationskanäle noch das Netzwerk hast, solltest du dich an externe Partner*innen wenden.

Du musst dich dabei auch fragen, ob du lieber digitalisierte Leute finden möchtest oder nicht. Wenn du eine online Plattform benutzt, findest du hauptsächlich jüngere Leute. In der lokalen Agentur findest du wahrscheinlich Leute, die online Plattformen nicht benutzen und daher weniger digitalisiert sind.

Beispiele von solchen online Plattformen sind Vostel oder GoVolunteer in Deutschland, oder die Good Deeds Platform aus Russland. Bei VolunteerMatch kannst du auch Freiwillige finden.

Externe Partner*in finden

Mika bildet Kollaborationen

Mika hat eine Organisation, die junge Leute bei der Gründung von Unternehmern hilft. Daher braucht er spezifische Skills für seine Workshops. Für seinen nächsten Workshop sucht er eine Rechtsanwält*in, beziehungsweise ein Team von Rechtsanwält*innen. Deshalb kontaktiert er Universitäten und Anwaltskanzleien und stellt die Möglichkeiten zum Ehrenamt vor.

Wenn Rechtsstudierende und ehemalige Anwält*innen ihn zurück kontaktierten, erklärt er, wie sie kollaborieren können und warum diese eine Win-Win-Situation wäre. Für die Universitätsstudierenden wäre das beispielsweise vorteilhaft, da sie praktische Erfahrung sammeln können. Durch Kollaborationen hat Mika seine spezifischen Freiwilligen gefunden! Diese speziellen Freiwilligen wären über die anderen Kommunikationskanäle nur schwer zu erreichen. Sie würden wahrscheinlich auch nicht mal wissen, dass ihre Skills irgendwo anders nötig sind.

Das gilt nicht nur für akademische Freiwillige. Sehr oft werden andere Skills benötigt, wie die von Köch*innen zum Beispiel. Wenn du weißt, dass du sie brauchst, gehst du genau da hin, wo sie sind! Dann findest du genau die Leute, die die richtigen Skills haben und motiviert sind, ihr Wissen zu teilen. Der Tipp hier ist, die Win-Win-Situation immer deutlich zu machen. Hierdurch kollaborieren die Leute wahrscheinlicher. Kollaborationen sind sehr wichtig, wenn man sehr spezifische Skills braucht.

Kollaborationen machen

Zusammenfassung

Jetzt kennst du vier verschiedene Strategien zur Freiwilligenrekrutierung! Um zu entscheiden, welche am besten zu dir passt, musst du über die folgenden Fragennachdenken: Wie etabliert sind wir? Welche Möglichkeiten haben wir? Wen suchen wir und wo können wir sie finden? Wie wichtig ist Vielfalt für uns?

Mit welchem meiner Freunde identifizierst du dich am meisten? Viel Erfolg bei deiner Rekrutierung!

Online Kommunikation im Ehrenamt – Ein Leitfaden

Blog-Header, online Kommunikation im Ehrenamt

Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt. 

Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ wollen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Digitale Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding näherbringen. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Online Kommunikation im Ehrenamt – der Grundlage für alle weiteren Themen. Welche Herausforderungen und praktischen Tipps gibt es? Was bedeutet gelungene online Kommunikation? Woran müssen wir denken?

Vier Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit

Die drei Kommunikationstypen im Online Ehrenamt

Es gibt drei verschiedene Kommunikationstypen – die Sprecher*innen, die Beobachter*innen und die Leser*innen. Aber was macht diese unterschiedlichen Kommunikationstypen aus?

Sprecher*innen
Sprecher*innen sprechen gerne und lernen durch Zuhören. Telefonate und Videokonferenzen gefallen ihnen besonders gut. Sie sprechen um sich mitzuteilen. Tools, bei denen sie etwas lesen oder schreiben müssen sind für sie mit viel Aufwand verbunden und sind daher weniger beliebt.

Beobachter*innen
Beobachter*innen lernen durch Videomaterialien und Texte. Telefonate sind für sie oft zu viel und werden, wenn es geht, vermieden.

Leser*innen
Leser*innen lesen gerne Texte, konzentrieren sich mehr auf das Geschriebene als auf das Gesagte in Konferenzen und schreiben gerne selbst lange Texte. Sie sind in Videokonferenzen meist zurückhaltend und müssen aktiv für eine Teilnahme angesprochen werden.

Die Untergliederung in diese drei Typen ist allerdings nicht in Stein gemeißelt. Es gibt Mischungen, die sich tagesformabhängig ändern können. Für die online Kommunikation ist es wichtig möglichst unterschiedliche Kanäle zu nutzen, um diese unterschiedlichen Typen in Gruppen sinnvoll zu erreichen. Da dies viel Aufwand mit sich bringen kann ist es essenziell zu entscheiden, wie wichtig das Anliegen, das kommuniziert werden soll, ist.

Beachte: Muss die Information alle Mitglieder erreichen? Dann solltet ihr alle möglichen Kanäle mit dieser Info bespielen. Muss die Information nur eine Person erreichen? Dann solltet ihr den Weg nutzen, welcher für diese Person individuell der Beste ist.

Information, Support, Motivation und Ideen – Die Idee eines Teams

Ein Team, das aus ganz unterschiedlichen Menschen besteht, hat ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Wie kann ich diese Bedürfnisse meines Teams befriedigen? Bezogen auf die online Kommunikation: An welchem Ort teile ich welche Informationen?

Die Wahrnehmung, was gelungene Kommunikation ist, kann unterschiedlich sein. Hier gibt es kein richtig oder falsch, denn Bedürfnisse sind unterschiedlich. Verbote oder Regeln, was wo wie kommuniziert werden darf, funktionieren in der Online-Arbeit nicht, denn Menschen wollen sich austauschen. Was zuvor in der Offline-Arbeit noch die Cafeteria oder der Flur war, braucht online einen neuen Rahmen.
Fragt euch, welche Bedürfnisse es in eurem Team gibt und mit welchen Tools ihr diese Bedürfnisse befriedigen könnt.  Zusammengefasst gibt es vier Bedürfnisse im Ehrenamt:

Information – Informationen müssen weitergetragen werden (Meetings, nächste Entscheidungsprozesse etc.)
Support – Kommunikation bei Problemen und schwierigen Aufgabenstellungen, Unterstützung durch Kommunikation, an wen kann ich mich womit wenden?
Motivation – Wie kann ich motivieren? Wie kann ich motiviert werden? Wie kann ich mich als Teil des Teams fühlen (= Spirit der Vereinsarbeit)?
Ideen – Wie kann ich Ideen generieren? Wie kann ich Ideen speichern? Wie kann ich Ideen Wirklichkeit werden lassen?

Die wichtigsten Tools für die Kommunikation im Online Ehrenamt und wie man sie nutzt

Probleme in der virtuellen Zusammenarbeit liegen selten an den Kommunikationstools – nichtsdestotrotz spielen sie eine bedeutende Rolle im Online Ehrenamt.
Kommunikationsprobleme gab es auch vor der Digitalisierung schon in deinem Team? Ihr habt die Tools schon mehrfach gewechselt, aber die Probleme bleiben bestehen? Dies sind Hinweise, dass eure Probleme in der Kommunikation nicht an den Tools liegen.

Unser Tipp: Erklärt allen, wie die genutzten Tools richtig funktionieren. Veranstaltet Onboardings und Trainings, um alle auf den gleichen Stand zu bringen!

Aber welche Tools in der online Kommunikation gibt es denn nun?

E-Mail

Um E-Mails brauchbar zu verwenden, solltet ihr Ordnerstrukturen einführen. Dies ist wichtig, damit diese nicht verloren gehen. Wichtige Informationen werden gespeichert, unwichtige E-Mails gelöscht und aussortiert. Erstellt verschiedene Gruppierungen durch unterschiedliche Verteiler. Setzt klare Markierungen in der Betreffzeile. In eckiger Klammer könnt ihr kommunizieren, um welche Art von Mail es sich handelt. Ist es eine Informationsemail? Ein Newsletter? Ist eine Aktion gewünscht? Hat die E-Mail eine Deadline? Über die Betreffzeile könnt ihr Personen aktivieren, ohne dass sie ihre Mails zuvor öffnen.

Das Kommunikationsmittel E-Mail im Online Ehrenamt

E-Mails sind besonders geeignet für Informationen, die lange verfügbar sein sollen. Ideen können hier gespeichert werden, verstauben aber auch schnell im Postfach. E-Mails sind nicht sonderlich motivierend und Problemlösungen sollten nicht über E-Mail laufen.

Beachte: Die wichtigste Information einer Mail muss in den Betreff und es muss klar gemacht werden, welche Reaktion erwünscht wird. Eine klare Gliederung und ein höflicher Ton sind ein Muss, denn geschriebenes Wort klingt oft härter als gesprochenes – deshalb immer besonders höflich schreiben!

Ist eine organisationseigene E-Mail Adresse sinnvoll?
Eine organisationseigenen E-Mail Adresse sorgt für ein professionelles Auftreten. Ihr habt die Kontrolle über Daten, Datenschutz und Softwarelösungen. Allerdings besteht die Gefahr, dass diese Mails von euren Mitgliedern nicht gelesen werden. Wenn es sich um ein kleines Ehrenamt handelt, bei dem man nicht stetig am Computer arbeitet und seine Mails checkt, können diese Mails schnell untergehen. Wenn nur wenig Mail-Verkehr besteht macht es manchmal Sinn, dies über die privaten Adressen laufen zu lassen. Hierdurch könnt ihr sicher sein, dass diese Mails auch gelesen werden.

Mögliche Anbieter für die organisationseigene E-Mail-Adresse sind GSuits oder Microsoft Office.

Telefonat

Ein Telefonat ermöglicht euch bildschirmfreie Zeit – selbst in der online Kommunikation. Eine direkte Rückmeldung und die Möglichkeit zu Diskussionen mit direkten Reaktionen machen das Telefonat besonders attraktiv. Es werden keine IT-Kenntnisse benötigt und Probleme können schnell, direkt und einfach gelöst werden. Gleichzeitig kann diese direkte Interaktion besonders motivierend wirken, da sich aktiv Zeit für den*die Einzelne*n genommen wird.

Beachte: Aktives Zuhören ist hierbei besonders wichtig, denn bei einem Telefon gibt es eine volle Konzentration auf das gesprochene Wort.

Das Kommunikationsmittel Telefon im Online Ehrenamt

Der Nachteil bei einem Telefonat ist allerdings, dass man nur eine limitierte Kontrolle über das Setup der anderen Person hat, denn das Telefon verleitet dazu, Telefonate unterwegs zu führen. Wo befindet sich diese Person im Moment? Habe ich ihre volle Konzentration?
Auch ist das Telefonat nicht dazu geeignet, Informationen weiterzugeben. Da in den meisten Fällen kein Protokoll während eines Telefonats geführt wird, gibt es keine Ergebnissicherung. Dem könnt ihr entgegenwirken, indem ihr eine Follow-Up-Email nach dem Telefonat verschickt, in der ihr alles Wichtige festhaltet.

Auch für das Telefonat gibt es hilfreiche Tools. So könnt ihr Angebote wie TeamViewer nutzen, um während einem Telefonat technischen Support zu leisten oder Anbieter wie Toolani und Skype nutzen, um kostenlose Telefonate mit Mitgliedern im Ausland zu führen.

Messenger

Sie sind fest in unseren Alltag verankert. Schnelle Kommunikationswege, Gruppenchats, unterschiedliche Formate wie Audio, Video und Foto machen die Kommunikation besonders einfach. Der Verein kann in den Alltag der Mitglieder integriert werden – das Team kann dadurch verbunden werde. Sie bieten eine große Motivationsquelle, können aber auch schnell „zu viel“ werden.
Bei der Nutzung von Messengern ist es essentiell wichtig, privates und berufliches (oder in unserem Fall ehrenamtliches) zu trennen. Das Abspeichern von Nachrichten ist nur sehr begrenzt möglich. Wichtige Informationen dürfen nie nur über den Chat verschickt werden sondern müssen immer noch durch z.B. eine E-Mail unterstützt werden. Entscheidungsprozesse und Diskussionen dürfen nicht über Messenger laufen.

Das Kommunikationsmittel Messenger im Online Ehrenamt

Beachte: Die benutzten Messenger sollten auch im Alltag der Mitglieder genutzt werden! Apps, die nur für die ehrenamtliche Kommunikation genutzt werden, werden weniger beachtet und Informationen können untergehen.

Unser Tipp: Bildet extra Gruppen für verschiedene Interessen (Unterarbeitsgruppen, Alltagsaustausch, Bilderaustausch).

Mögliche Anbieter für einen gut geeigneten Messenger sind Signal oder Slack.

Videokonferenzen

Videokonferenzen sind ein schöner Weg, um gemeinsam zu arbeiten. Sie bieten einen Raum für Diskussionen und Austausch. Bei Videokonferenzen ist es wichtig ein Protokoll zu schreiben oder eine Aufzeichnung zur Ergebnissicherung aufzunehmen. Hier empfehlen wir das Protokoll, da sich kaum jemand zwei Stunden Aufzeichnung nachträglich anschaut.

Das Kommunikationsmittel Videokonferenz im Online Ehrenamt

Bei Videokonferenzen besteht die Gefahr einer „Müdigkeit“, wenn sie den ganzen Tag füllen. Auch besteht eine Verwechslungsgefahr mit offline Veranstaltungen

Beachte: Offline kann nicht einfach in online umgewandelt werden. Es werden andere Strukturen und Methoden benötigt!

Unser Tipp: Nehme dir Zeit für die Vorbereitung und Nachbereitung einer Videokonferenz. Bereite etwas fürs Auge vor, lege dir eine Agenda und Ziele fest und plane bei 50 Minuten Inhalt eine 10 Minute Pause ein.

Mögliche Anbieter sind Zoom und Senfcall.

Kommunikationsleitlinien für eine Strategie in der online Kommunikation im Ehrenamt

Die in diesem Beitrag beschriebenen Bedürfnisse und Tools sind die Grundlage für eure Kommunikationsleitlinien. Die Organisation muss festlegen was gute Kommunikation bedeutet und die Bedürfnisse der Beteiligten mit den vorhandenen Tools zusammenbringen. Ein Technikmix kann es schaffen, alle Bedürfnisse zu befriedigen. Die Informationen müssen ankommen, es soll Raum für Diskussionen und die Entwicklung von Ideen geben und die ehrenamtliche Arbeit online unterstützen.
Um dies zu gewährleisten müsst ihr Leitlinien etablieren. Diese sollten flexibel sein, denn die Onlinewelt und das Team verändern sich schnell.
Um diese Leitlinien zu formulieren denkt darüber nach, welche Bedürfnisse ihr in eurem Team habt. Welche Herausforderungen gibt es? Welche Tools könnt ihr nutzen, um diese Ansprüche zu befriedigen?

Beachte: Etabliere lieber wenige sinnvolle Leitlinien, als viele die nicht eingehalten werden.

Unser Tipp: Hier findest du unser Arbeitsblatt zur Erstellung von Kommunikationsleitlinien