Kategorie: New Work

Lies nach worauf es bei der Digitalisierung Deutschlands ankommt und wie man Projekte online richtig anpackt.

Herr der Ringe, der eine Ring

Digital Leadership in Mittelerde mit Gandalf und Co.

Herr der Ringe, der eine Ring

Digitaler Leadership in Mittelerde? Wie bitte?

Was hat Digital Leadership in Mittelerde zu suchen? Wo gerade die neue Serie „Herr der Ringe: Die Ringe der Macht“ angelaufen ist, habe ich mich noch einmal mit Peter Jacksons Trilogie, die Anfang der Nullerjahre Geschichte geschrieben hat, befasst. Lange galt „Herr der Ringe“ als unverfilmbar, doch mit fortschreitender Technik und Spezialeffekten, konnte das Leinwandspektakel in drei Teile entfesselt werden.

J. R. R. Tolkien war der Autor der „Herr der Ringe“-Trilogie. Er lebte im frühen zwanzigsten Jahrhundert, als sich die Welt im Krieg befand, und viele von Tolkiens Figuren, Schlachten und Erzählungen wurden von der Welt, in der er lebte, inspiriert.

Was soll man schon von Magier*innen, Zwergen, Elben und Typen, die mit Hobbits abhängen lernen, denkst du jetzt? Und dann vor allem auch noch etwas über Leadership? Ein Leader ist jemand der Anhänger*innen hat. Die Person nimmt Menschen auf eine Reise mit, bringt sie an Orte, von denen sie gar nicht wussten, dass es sie gibt. Wenn „Herr der Ringe“ eines ist, dann eine Reise für alle ihre Beteiligten. Die Geschichte lebt von ihren vielschichtigen und unterschiedlichen Charakteren, die allesamt auf ihre Art zum Sieg über das Böse beitragen.

Wer von „Herr der Ringe“ bisher nichts wissen wollte, hat die letzten zwei Jahrzehnte entweder verschlafen oder ist einfach nur ein riesen Star Wars Fan.

Wer mal eben keine zwölf Stunden Zeit hat, um sich die porträtierten Leadership-Styles in „Herr der Ringe“ anzuschauen, der kann auch ganz tief in unseren Blogeintrag eintauchen. Empfehlenswert sind die Filme dennoch allemal.

Aufgrund des Umfangs muss ich mich auf ein paar wesentliche, zentrale Figuren berufen, da es sonst den Rahmen sprengen würde. Was wir von Gandalf, Aragorn, Sauron und Éowyn über Digital Leadership aus Mittelerde lernen können, erfahrt ihr hier:

Herr der Ringe, Gandalf der Graue

Vertraue deinen Gefährten, gebe ihnen Orientierung und Sicherheit.

Gandalf, der weise Zauberer gehört zu den wichtigsten Personen der Geschichte. Auch wenn Digital Leadership in Mittelerde nicht 1 zu 1 umsetzbar ist, so können wir von ihm durchaus etwas über Inspiration und Durchhaltevermögen lernen. Im ersten Teil von (Die Gefährten) gibt es einen besonderen Austausch, zwischen ihm und Frodo – dem Hobbit, der den Ring der Macht zum Schicksalsberg tragen muss, um ihn zu zerstören. Sie haben gerade eine Schlacht gegen den Feind verloren. Boromir, einer der Gefährten um die Gemeinschaft des Rings, wurde bei der Verteidigung getötet, und die Orks haben die Gruppe zerrieben und einen Teil von ihnen gefangen genommen.

Frodo ist entmutigt und wütend. “Ich wünschte, der Ring wäre nie zu mir gekommen. Ich wünschte, das alles wäre nicht passiert”, sagt Frodo zu sich selbst. Doch da hört Frodo plötzlich Gandalfs Stimme: „Das tun alle Menschen, die solche Zeiten erleben, aber es ist nicht an ihnen, das zu entscheiden. Du musst nur entscheiden, was du mit der Zeit, die dir gegeben ist, anfangen willst.“ Hier können wir bereits eine wichtige Lektion lernen:

  1. Kontrolliere die Variablen, die du kontrollieren kannst – was kannst du mit deiner Zeit anfangen?  
  2.  Arbeite um die Variablen herum, die du nicht kontrollieren kannst – nämlich die Umstände, die dich umgeben.

Gandalf als Inspirator

Der Digitale Wandel wurde durch die Corona-Krise in vielen Organisationen noch einmal verstärkt. Wenn deine Hybrid- und Remote-Teams im Homeoffice sitzen, kannst du ihnen nicht ständig über die Schulter schauen und du bekommst auch nur schwer einen Einblick in ihre persönliche Gefühlswelt. Regelmäßige Onlinekonferenzen oder andere Onlineveranstaltungen wie Teambuilding Spiele und -Events, helfen dir dabei, auf dem neusten Stand zu bleiben und zeigen dir, wo sich dein Team arbeitstechnisch befindet.

Mein Tipp: Sei inspirierend mit einem positiven Verhalten und versuche das Beste aus deinen Mitarbeiter*innen zum Vorschein zu bringen. Nur so schaffst du es nachhaltig ihre Sichtweise zu ändern und das sie selbst in stressigen Situationen beim Mobilen Arbeiten, stets auf dem richtigen Kurs bleiben.

Herr der Ringe, Aragorn, der noch nicht weiß, dass er bald König sein wird.

Verfolge als Digital Leader während einer Onlinekonferenz eine Vision mit klarer Richtung

Aragorn ist wohl sowohl ein charismatischer als auch ein visionärer Anführer. Er ist ein klassischer autoritärer Führer. Mit seiner klaren, zielgerichteten Vision, den Ring zu zerstören, schafft er es, alle seine Anhänger*innen, von Elben über Zauberer bis hin zu Hobbits, zu vereinen, um diese Vision zu verwirklichen. Auf dem Weg dorthin sorgt er dafür, dass seine Anhänger*innen in Sicherheit sind und schließlich in die Lage versetzt werden, selbst für diese Vision zu kämpfen. Wie funktioniert dieser Stil auf einer digitalen Ebene? Die Menschen folgen einer autoritären Führungskraft, weil sie der Verbindung zwischen ihnen vertrauen.

Das ist einer der Gründe, warum dieser Führungsstil und nicht der Zwangsführungsstil beim Militär gefördert wird – so kontraintuitiv das auch erscheinen mag. Es ist ein entscheidender Führungsstil, wenn eine neue Vision oder eine klare Richtung erforderlich ist. Aragorn vergisst seine Kamerad*innen nie. Egal wie schlecht es gerade läuft, oder wie viel Stress er gerade um die Ohren hat, er nimmt sich immer Zeit, fürsorglich zu sein. Auch sein Gemüt wirkt zu keinem Zeitpunkt erhitzt.

Aragorn: Der ideale Leader

Natürlich ist dies die ideale Darstellung eines erfolgreichen Leaders, doch in der Realität, wenn der Stress dauerhaft anhält, können wir schnell mal entgleisen. Deshalb ist es wichtig in Besprechungen nicht seine eigene Gefühlswelt auf die Umgebung zu projizieren. Auch wenn dies sehr verlockend scheint, um mal eben Dampf abzulassen. Deine Kolleg*innen können nicht in dich hinein blicken, oder wissen auch nicht, wann mal etwas mehr Rücksicht geboten ist. Aragorn ist im wahrsten Sinne des Wortes König, aber er bittet nie um eine Sonderbehandlung. Vielmehr muss er regelmäßig daran erinnert werden, dass er der rechtmäßige Erbe des mächtigsten Throns in Mittelerde ist. Die wenigsten von uns sind königlicher Herkunft, doch hier lernen wir vor allem, wie wichtig es ist sein Ego außen vor zu lassen und sich nicht von machtgierigen Impulsen als Leader leiten zu lassen.

Ist-Zustand:

Online-Meetings haben oft den Ruf nicht sehr dynamisch zu sein. Redet eine Person ununterbrochen, und das auch noch eintönig und langweilig, kann das die restlichen Teilnehmer*innen arg frustrieren. Ist ein Online-Meeting hingegen zu dynamisch kann man dem Gesprochenen gar nicht mehr folgen und es entsteht bei allen Verwirrung. Die Digitalisierung in Deutschland ist zwar immer weiter am Fortschreiten, doch dürfen die Menschen in deiner Organisation oder Unternehmen nicht davon überrumpelt werden, sonst schwindet auch bald die Lust an der Arbeit. Habe während der Meetings für alle ein offenes Ohr und lass jede*n sich einmal mitteilen. Im Homeoffice kann eine Komfortzone entstehen, nach dem Motto: „Wenn ich’s heute nicht sage, dann halt beim nächsten Meeting!“.

Mein Tipp: Sorge dafür, dass eure Kommunikation offen und für alle während des Meetings förderlich bleibt, damit ihr das Ziel eurer Onlinekonferenz erreicht.

Herr der Ringe, Sauron und seine Schergen

Wen willst du anführen, wenn dir keiner mehr folgt?

Werfen wir einen Blick auf die dunkle Seite von Mittelerde. Der böse Herrscher Sauron führt eine große Armee an und giert nur nach Macht. Saurons Leadership wäre etwas, dass man als Zwangsführung bezeichnen würde. Er verlangt von seinen Anhänger*innen, dass sie sich jeder seiner Launen fügten, selbst wenn dies bedeutet, dass sie ihr eigenes Leben opfern. Er setzt sich kein höheres Ziel als die Erfüllung seiner Forderungen und gibt seinen Untertan*innen keine Möglichkeit, sich selbst zu verwirklichen, geschweige denn, selbst eine Führungspersönlichkeit zu werden. Selbst, wenn er nicht physisch anwesend sein kann, so blickt sein „Auge“ ständig über seine Gefolgschaft. Er hat schon beinahe eine lähmende Wirkung, da seine Armeen stur seinen unflexiblen Anweisungen folgen.

Sauron ist das perfekte Beispiel eines egozentrischen, ineffektiven “personalisierten” Führer. Funktioniert dieser Stil? Ja, aber nur kurzfristig. Drohungen funktionieren, wenn man sie immer weiter aufstockt; wenn Zwangsführer*innen die Drohungen jedoch ausgehen, können sie nichts mehr erreichen.

Nützlich wird ein solcher Führungsstil in Krisensituationen, um seine Mitarbeitenden zu aktivieren oder ein Problem zu lösen. Wenn du deinen Mitarbeitenden jedoch Vertrauen und Respekt entgegenbringst, wirst du diesen Führungsstil (hoffentlich) nie brauchen. Wenn du wie Sauron die Bedürfnisse deines Teams vernachlässigst und dir keine Zeit für individuelle Face-To-Face Gespräche nimmst, wirst du schnell merken, dass du dich immer weiter von den Menschen entfernst und dein Team auseinanderbricht.

Mein Tipp: Setze mit deinem Team regelmäßige und verbindliche Onlinekonferenzen fest. Gerade bei Online-Meetings bedarf es an noch mehr Proaktivität, damit niemand auf der Strecke bleibt.

Herr der Ringe, Éowyn, Nichte von König Théoden.

Ergreife selbst das Ruder und zeige deinen Gefährten, dass du in Onlinekonferenzen bei ihnen bist

Éowyn, die weiße Lady von Rohan, Nichte des Königs Théoden. Anfangs wirkt sie noch kalt und verbittert, da sie am Hofe des Königs nicht ihr wahres Potenzial ausschöpfen kann. Ihr Traum, auf dem Schlachtfeld zu kämpfen, dreht sich jedoch nicht nur um Ruhm und Ehre. In erster Linie will sie das Volk und das Land, das sie so sehr liebt, beschützen. Die harte Realität des Verlusts ihrer Eltern als kleines Kind und der Tod ihres Cousins Théodred durch die Ork-Invasoren haben sie tief getroffen.

Sie sehnt sich danach, ihren Teil zum Kampf gegen das Böse in der Welt beizutragen und die Gerechten zum Sieg zu führen. Éowyn wird durch die Umstände zur Leaderin gemacht und sieht, woran es in ihrem Umfeld fehlt. Sie spricht und handelt unverblümt und erwartet, dass andere es ihr gleichtun. Sie lässt sich auf das Abenteuer rund um die Zerstörung des Ringes ein und zögert nicht, für ihre Mitmenschen da zu sein und an ihrer Seite auf dem Schlachtfeld zu kämpfen.

Gut, wenn eure Onlinekonferenzen einem Schlachtfeld gleichen, sollte hier vorher eine grundlegende Änderung stattfinden. Was eine*n Leader*in wie Éowyn auszeichnet ist die Nähe zu den Menschen, die ihm*ihr folgen.

Mein Tipp: Wenn du nahbar bist und für deine Kolleg*innen zur Verfügung stehst, dann schaffst du damit nicht nur eine bessere Bindung zu dir, du stärkst ebenfalls die Bindung zur Organisation oder deinem Unternehmen und schaffst damit einen höheren Identifikationswert. Die effektivsten Organisationen leben Digital Leadership in jeder Ecke von Mittelerde… ,ähm aus jeder Ecke des Büros.

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Für welchen Leadership-Style würdest du sich entscheiden?

Digital Leadership aus Mittelerde ist also angesagter denn je: Gandalf, der Weise, der dich das Wesentliche im Auge behalten lässt und dich dazu anspornt weiterzugehen, als du es jemals gedacht hast. Oder Aragorns, der eine Vision klar vorlebt und mit seiner Autorität Vertrauen und Respekt ausstrahlt und seinem Team immer ein offenes Ohr schenkt. Wenn du wie Sauron, deine Ziele über alles andere stellst und deinem Team regelmäßigst drohst, kommst du zwar auch voran, aber nicht für lange und mit ziemlicher Sicherheit wird dein Team dich bald im Stich lassen. Wenn du Éowyns Pfad folgst, dann bleibst du nahbar und hältst die Hierarchie flach. Du bist sowohl Leader, als auch aktiver Teil des Teams. Mit ihrer Methode schaffst du es, dass dein Team eine besondere Bindung zu dir und deiner Organisation aufbaut. Digital Leadership in Mittelerde ist also durchaus etwas Reales.

Aus den vier Lehren von fiktiven Personen kann man eine ganze Menge mit in die richtige Welt nehmen.

Wir finden es super, wenn man aus einem Film sowohl Unterhaltungswerte als auch praktische Inspirationen mitnehmen kann. Welche popkulturellen Filme oder Serien haben dich auf eine tiefere Art beeindruckt?

Schreibs uns gerne in die Kommentare!

Die Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode

Die Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode basiert auf dem Harvard Negotiation Konzept. Es wurde von Anwalt und Konfliktforscher Roger Fisher und Anthropologe William Ury aus den USA entwickelt. Das Konzept setzt sich mit Verhandlungsprozessen auseinander und basiert auf einer großen Studie. Im Rahmen dieser Studie wurde erforscht, wie man zu einem gemeinsamen „JA“-Moment und einer Win-Win-Situation kommt. Das Konzept wird bis heute stetig von William Ury weiterentwickelt. Lies dir hierzu gerne auch unseren Blogbeitrag zum Thema Konfliktmanagement durch. Dort findest du auch die Aufzeichnung eines Webinars, welches in Zusammenarbeit mit dem Haus des Stiftens entstanden ist, zu dem Thema!

1. Trennung der Sach- und der Beziehungsebene

Dies ist das wichtigste Prinzip bei der Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode. Beziehungsfragen kommen in Konflikten immer recht schnell an die Oberfläche. Wie gehen wir mit einander um? Was für eine Beziehung haben wir zu einander?
Daher solltet ihr euch bereits vor dem klärenden Gespräch Gedanken zu folgenden Punkten machen:

  1. Stellt alle Themen, Fragen und Informationen, die ihr auf der Sachebene habt, zusammen.
  2. Überlegt euch, welche Probleme auf der Beziehungsebene zu erwarten sind.
  3. Erarbeitet euch Lösungswege auf beiden Ebenen.

2. Bedürfnisse, Interessen und Wünsche

In der zweiten Phase geht es um die Identifikation der eigenen Bedürfnisse und Wünsche. Darüber sollten sich alle Konfliktparteien im Vorhinein Gedanken machen. Zusätzlich ist dies auch die Öffnung für das weitergehende Gespräch.

Folgende Fragen helfen euch dabei:

  • Was sind die grundlegenden Bedürfnisse und welche Ergebnisse möchte ich damit erzielen?
  • Welche Ziele habe ich? Was will die andere Person eigentlich?

3. Entwicklung von Optionen

Die dritte Phase der Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode widmet sich der gemeinsamen Entwicklung von Optionen, die für beide Parteien annehmbar sind. Welche gemeinsamen Lösungswege finden wir? Wie können wir eine Win-Win-Situation erreichen? Welche gemeinsamen Optionen können wir schaffen?

4. Festlegung fairer Kriterien

In der abschließenden vierten Phase werden gemeinsam faire Kriterien festgelegt. Welche Kriterien müssen auf jeden Fall erfüllt werden? Worauf kann ich nicht verzichten? Was ist mir besonders wichtig?

Konfliktmoderation nach der Harvard-Methode

Wichtig: Beziehungsebene vor Sachebene! Man klärt erst alle Beziehungsprobleme, bevor man in die Sachebene geht! Das bedeutet nicht, dass man danach beste Freund*innen sein muss. Es geht darum, dass man wertschätzend mit einander umgeht. Es soll Ziel- und Lösungsorientiert zusammen an diesem Konflikt gearbeitet werden.

Merke:  In der Vorbereitung ist es wichtig, ein Gesprächsangebot zu machen. Dieser Prozess wird dann im besten Falle von jemandem aus der Organisation moderiert. Im Gespräch müssen Gesprächsregeln vereinbart werden. Ausgewogene Redeanteile sind einzuhalten, Vereinbarungen sind festzuhalten und ein Abklärungsgespräch einige Zeit danach ist wichtig.

Unser Tipp: Nutzt die Handhebe-Funktion in großen Gruppen, damit alle Mitglieder sich einbringen können. Legt fest, wie viel Redezeit jede Person hat. Dies ist wichtig, damit alle Raum für ihre Gedanken haben. Nutzt die Möglichkeit, Einverständnis mit Mimik und klarer Gestik auszudrücken, während Menschen sprechen. Hierdurch machen alle Teilnehmenden eine direkte Zustimmung deutlich.

Tipps und Tricks für Digitale Veranstaltungen

Header Tipps und Tricks für Digitale Veranstaltungen

Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.

Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ in Zusammenarbeit mit dem Haus des Stiftens stellen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding vor. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Digitale Veranstaltungen. Du stellst dir die Frage, wie du die Interaktion online erhöhen und Raum für Austausch schaffen kannst? Wie man im Team zusammen eine Digitale Veranstaltung planen kann? Oder wie man mit technischen Herausforderungen am besten umgehen kann? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für dich.

4 Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit - Veranstaltungen

Teambuilding, Organisationsmanagement oder doch Fundraising?

Es gibt unterschiedliche Digitale Veranstaltungen, die wir euch in diesem Blogbeitrag genauer beschreiben. Neben dem Netzwerken, Informationsveranstaltungen und Aktivierenden Veranstaltungen gibt es die Bereiche Teambuilding und Organisationsmanagement.

Durch Digitale Veranstaltungen, in denen das Teambuilding vorangebracht werden soll, bekommt ihr die Möglichkeit euch gegenseitig zu vernetzen, kennenzulernen und auszutauschen. Schau dir hierfür gerne unsere Beitrag zum Thema Teambuilding an. Digitale Veranstaltungen für das Organisationsmanagement dienen dazu die Organisation zu managen und zu organisieren. Dies können beispielsweise Vereinssitzungen, Jahreshauptversammlungen oder kleine Teamsitzungen sein.

Merke: Fundraising ist nicht unbedingt eine eigene Veranstaltungsart. Es sollte eher als Ad-On gesehen werden, das in alle Veranstaltungen mit eingebracht werden kann.

Netzwerken – Konferenzen und Vernetzungstreffen

Beim Netzwerken geht es darum, dass man seine Organisation präsentiert, sich gegenseitig Austauscht und Verbindungen schafft. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Konferenzen. Allerdings ist es wichtig sich klar zu machen, dass diese Treffen mehr als eine Videokonferenz sind. Denn wenn ihr auf eine Konferenz geht, habt ihr auch nicht nur das Podium, sondern viel mehr, was ihr erlebt. Neben Workshops lernt ihr andere Menschen kennen, tauscht euch aus und stellt eure Organisationen vor. Denkt dies auch bei euren offline Veranstaltungen mit!

Unser Tool-Tipp: Gather.Town, Wonder.me

Die Informationsveranstaltungen

Informationsveranstaltungen vermitteln, wie der Name schon sagt, Informationen und Wissen. Dies kann innerhalb einer Organisation geschehen oder aber auch mit externen Partner*innen.

Podiumsdiskussionen

Podiumsdiskussionen sind der Klassiker unter den Informationsveranstaltungen. Wenn ihr zum ersten Mal diese Art von Digitalen Veranstaltungen durchführt, ist dies der sicherste und einfachste Weg. Auch online ist dies ein guter Weg des Informationsaustausches. Nur die Sprecher*innen der Diskussion haben ihre Kamera und ihr Mikro an. Alle anderen sind automatisch oder auf Bitte stumm und ohne Kamera zugeschalten. Die Teilnehmer*innen können über den Chat oder andere Tools Fragen stellen. Hierdurch könnt ihr als Moderator*in vorab filtern, welche Fragen relevant sind und welche Fragen im Moment nicht in die Diskussion passen.

Die Diskussion wird von einem*r Moderator*in geleitet und ist in folgende Schritte eingeteilt:

  1. Anfangsstatement
  2. Diskussionsfragen
  3. Publikumsfragen
  4. Abschlussstatement

Online Podiumsdiskussionen sollten eine maximale Länge von 60-90 Minuten haben. Es bietet sich gut an, diese Veranstaltung aufzuzeichnen und anschließend zu veröffentlichen. Für Ideen für Videokonferenzsysteme schaut euch doch gerne unseren Beitrag zum Thema Kommunikation an!

Unser Tool-Tipp: Mentimeter

Souverän ins Rampenlicht

Als Moderator*in darf man mutig sein! Gleichzeitig ist ein freundliches Auftreten wichtig. Man sollte niemanden vorführen. Kritische Fragen können gut im Vorfeld abgesprochen werden um zu erfahren, ob diese für alle Beteiligten okay sind.  Sprecht als Moderator*in langsam und deutlich, damit euch alle verstehen können (auch mit schlechter Internetverbindung).
Um das Team online zu aktivieren eignen sich Eisbrecherfragen besonders gut. Ihr könnt auch bereits vor der Digitalen Veranstaltung auf einzelne Teilnehmende zugehen und um eine aktive Teilnahme an den Eisbrecherfragen bitten. So werden andere motiviert sich auch einzubringen.

Bei technischen Schwierigkeiten müsst ihr die Ruhe behalten! Diese können trotz intensiver Vorbereitung passieren, auch wenn zuvor getestet und probiert wurde. Das professionellste Auftreten in diesen Momenten ist es, die technischen Schwierigkeiten zu benennen und in Ruhe zu beheben.

Unsere Tipps: Trefft euch vor der Digitalen Veranstaltung mit euren Gästen, um sie kennenzulernen und eine Verbindung aufzubauen.  Bereitet die Inhalte der ersten 3-5 Minuten vor, um einen einfachen Einstieg in die Veranstaltung zu bekommen.

Die Fishbowl-Diskussion

Auch die Fishbowl-Diskussion kommt ursprünglich aus der offline Welt. Aber auch sie lässt sich gut auf die online Welt übertragen. Bei dieser Diskussionsform gibt es die Möglichkeit, dass Menschen aus dem Publikum aktiv daran teilnehmen können. Um diese Methode umzusetzen braucht ihr ein starkes Team. Es wird neben der*m Moderator*in auch ein technischer Support benötigt.

Die Expert*innen erklären ihren Standpunkt zu einem Thema und es gibt 1-2 offene Plätze im Panel für Zuhörer*innen. Man kann sich melden, um in dieses Panel aufgenommen zu werden. Nur die Menschen im Panel haben ihre Kameras und Mikrofone an. Der technische Support kann die Menschen, die sich melden, hinzu schalten und die Teilnehmenden erhalten in der Regel 5-6 Minuten Zeit, um ihr Anliegen einzubringen. Hierzu benötigt der*die Meetinggastgeber*in erweiterte technische Funktionen. Er* sie kann das Publikum hinzuzufügen und diese Rechte wieder zu entziehen.

Merke: Stellt vor Start sicher, dass ihr die richtigen Meeting-Einstellungen habt!

Unser Tipp: Fangt 15 Minuten früher an, um für ein gemütliches Ankommen zu sorgen. Auch könnt ihr einen privaten Break-Out-Raum für eure Expert*innen zur Verfügung stellen, damit diese in Ruhe ankommen können.

Unser Tool-Tipp: Zoom, Clubhouse

Aktivierende Veranstaltungen – Offline Möglichkeiten digitalisieren

Aktivierende Veranstaltungen wie Workshops, interaktive Sessions oder Challenges sind ein geeigneter Weg, um eine aktive Mitarbeit innerhalb der Digitalen Veranstaltungen zu erreichen.
Um aktivierende Veranstaltungen online durchzuführen ist es immer wertvoll, offline Aktivitäten online umzusetzen oder einzubinden. Dies kann beispielsweise durch eine Kochshow, Sporteinheiten, Bastelanleitungen oder Lesungen möglich.

Unser Tipp: Um die Verbindungen zwischen euren Mitgliedern zu fördern, verschickt die Ergebnisse oder organisiert eine Ausstellung dieser.

Eine-Welt-Café

Auch diese Veranstaltung kommt aus der offline Welt und nutzt die Schwarmintelligenz eurer Teilnehmenden. Mit einem virtuellen White-Board werden unterschiedliche Diskussionstische mit konkreten Fragestellungen bereitgestellt. Entsprechend zu den Tischen werden Breakoutsessions oder unterschiedliche Videokonferenzräume eingerichtet. Hier können sich die Teilnehmenden austauschen. Sie können selbstständig zwischen diesen Räumen/Tischen wechseln und die Ergebnisse der Räume werden auf dem gemeinsamen Whiteboard festgehalten. Am Ende erfolgt eine Abschlusspräsentation im Plenum.

Merke: Richtet einen Chat für den technischen Support ein und bereitet euer Whiteboard gut vor.

Unser Tipp: Sendet den Teilnehmenden vor ab ein „Spielboard“, damit diese die Technik kennenlernen und ausprobieren können. Plant (bewegte) Pausen ein und räumt genug Zeit ein, damit die Teilnehmenden entspannt diskutieren können.

Unser Tool-Tipp: Miro, JamBoard, WBO Whiteboard, Freehand

Der Prozess der Entscheidungsfindung

Um eine Entscheidung zu treffen gibt es unterschiedliche Schritte, die bereits vor der Auswahl geschehen.

Prozess der Entscheidungsfindung
  1. Ankündigung
    Um eine Entscheidung zu finden braucht es zuerst die Ankündigung. In diesem Schritt kommuniziert ihr, dass eine Entscheidung getroffen werden soll/muss.
  2. Alternativen
    Danach werden Alternativen ausgelotst und es wird recherchiert, welche anderen Auswahlmöglichkeiten es gibt. Dies bietet sich perfekt für Diskussionen und Brainstorming innerhalb des Teams an.
  3. Auswahl
    Anschließend wird ausgewählt, was schlussendlich gewählt wird.
  4. Umsetzung
    Zum Schluss wird die getroffene Entscheidung umgesetzt.

Je schwieriger eine gestellte Frage ist, desto schwieriger wird die Beantwortung dieser. Eure Mitglieder müssen die Chance haben, bereits vor dem digitalen Treffen darüber nachdenken zu können. Hierdurch können alle individuell für sich entscheiden und die Atmosphäre, in der sie diese Entscheidung treffen, selbst bestimmen.

Merke: Eine Entscheidung besteht nicht nur aus der tatsächlichen Auswahl. Die ganze Entscheidungsfindung muss mitgedacht werden, was vor allem in der online Arbeit sehr wichtig ist.

Unser Tipp: Stellt geeignete Plattformen für die einzelnen Schritte zur Verfügung!

Die Durchführung von Online-Wahlen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Wahlen online zu veranstalten. Ihr könnt sie ganz klassisch über Briefwahlen oder per Mail durchführen. Oder die Wahlen werden während einer online oder hybriden Veranstaltung durchgeführt.

Die offene Wahl

Wie in gewohnten offline Wahlen könnt ihr auch online offen abstimmen. Viele Konferenzsoftwares bieten online Buttons an, um über eure Entscheidung abzustimmen. Zusätzlich gibt es natürlich die Möglichkeit per Handzeichen abzustimmen. Dies funktioniert gut mit Daumen hoch/runter oder aber auch mit bunten Abstimmungskarten.
Die so genannte Fist to Five-Methode ist eine weitere Möglichkeit abzustimmen. Sie bietet mehr Variation als ja/nein-Antworten. Neben der Zustimmung oder Ablehnung eines Vorschlages könnt ihr mit dieser Methode direkt kommunizieren, wie und in welchem Rahmen ihr euch dabei beteiligen könnt. 

Bild - Fist to Five

Für die Sicherung der Ergebnisse solcher Abstimmungen bieten sich Protokolle an. Eine andere Möglichkeit wäre die Aufnahme von Screenshots, was aber natürlich nur mit Einwilligung der Teilnehmenden einhergeht.

Die geheime Wahl

Die geheime Wahl ist, wie die offene Wahl, auch auf die offline Welt übertragbar. Bevor ihr eine geheime Wahl online plant müsst ihr allerdings folgende Dinge beachten:

  1. Braucht ihr die Ergebnisse live oder nicht?
  2. Was geschieht mit den Mitgliedern die nicht anwesend sein können?
  3. Welche Umfragetools wollt ihr nutzen?
  4. Welche weiteren Tools möchtet ihr nutzen?

Die Wahl über E-Mail

Wenn ihr eine Abstimmung über E-Mail veranstalten wollt ist es wichtig, dass ihr einen festen Abstimmungszeitraum festlegt. Zusätzlich muss den Teilnehmenden genug Zeit gegeben werden die Mail zu lesen, zu verstehen und zu beantworten. Gebt Hinweise auf die Ergebnisse des Entscheidungsfindungsprozesses. So sind alle Teilnehmenden auf demselben Wissensstand. Vergesst nicht, den Link zur Wahlabgabe in eure Mail einzufügen und sorgt für eine Kontaktadresse für technische Schwierigkeiten.

Tools für eine Onlineabstimmung

Bei dem ausgewählten Tool ist es wichtig, dass es einen Mechanismus gibt, der verhindert, dass Mehrfachwahlen möglich sind. Fragt euch, ob ihr die Teilnehmenden identifizieren können wollt oder nicht. Soll die Stimmabgabe anonymisiert oder personalisiert erfolgen? Möchtet ihr ein personalisiertes Design? Soll die Umfrage mehrsprachig sein? Braucht ihr eine Live-Auswertung? Oder soll die Umfrage über den Browser oder über eine App erfolgen? Und natürlich solltet ihr nicht vergessen zu überprüfen, ob euer Tool der Wahl euren Datenschutzbestimmungen entspricht.

Unser Tool-Tipp: abstimmen.online, votesup.eu, Polyas

Die Strategie – Als Team online Events planen

Veranstaltungen sind Teamarbeit. Auch in der online Welt stehen viele verschiedene Menschen hinter solchen Digitalen Veranstaltungen. Egal ob als Moderator*in, technischer Support, oder Time-Keeper*in. Ein gutes Aufgabenmanagement entsprechend eurer Arbeitsstruktur erleichtert euch die Durchführung. Durch eine Chatgruppe für die Organisator*innen können kurzfristige Absprachen und Beistand geleistet werden.
Jede teilnehmende Person eures Teams hat unterschiedliche Bedürfnisse. Denkt daran, dass ihr als Team kommunizieren, kollaborieren, Ideen austauschen und euch gegenseitig motivierend wollt!
Für ein gemeinsames Eventmanagement ist es wichtig, diese Veranstaltungen als Erfolgserlebnis zu sehen, denn euer Team kann bei einer solchen gemeinsame Planung wachsen. Verbindet euch nach der Veranstaltung und feiert diesen Erfolg! Seid stolz auf das Geleistete.

MeisterTask: ein Tool fürs digitale Projektmanagement

MeisterTask: ein Tool fürs digitale Projektmanagement

Dieser Blogartikel basiert auf eine Aufzeichnung einer Konferenz über das Projektmanagementtool MeisterTask, die du dir auch anschauen kannst. Ansonsten kannst du den Artikel lesen. Lerne einfach so, wie es dir am besten passt!

Digitales Projektmanagement kann eine Herausforderung werden, besonders wenn eine Vielzahl von Personen beteiligt ist und verschiedene Aufgaben zu erledigen sind. Es wird schnell unordentlich und unübersichtlich: was ist überhaupt zu machen? Wer ist wofür zuständig? Wann sind die Aufgaben fällig?

Um mit diesem Problem umzugehen, benutzt man online Tools wie MeisterTask, das für das online Task-Management konzipiert wurde. Es geht um die digitale Organisation und Strukturierung von Projekten, um das Management zu vereinfachen. Im Zuge der Pandemie, weshalb ein Großteil der Arbeit von der Ferne gemacht werden muss, sind solche Tools an Bedeutung gewachsen. Das Tool wurde in einer Konferenz zusammen mit HandsonEhrenamt von Jana Piske vorgestellt.

Was ist MeisterTask?

MeisterTask ist ein Tool für die Kanban-Methode im Projektmanagement. Es ist ein Anbieter von Boards im Kanban Stil, und schafft einen Überblick aller Aufgaben innerhalb des Projekts. Es besteht somit die Möglichkeit fürs Team, flexibel zu arbeiten.

Wie funktioniert MeisterTask?

In der Profilseite, wo man als erstes ankommt, sieht man links alle Projekte, indem man zurzeit arbeitet. Man kann Zugang zu verschiedenen Boards gleichzeitig haben, wobei jedes Projekt einem eigenen Board entspricht. An der Seite befindet sich auch eine Checkliste mit den Aufgaben und der Agenda: was und bis wann gemacht werden soll, was wem zugewiesen ist, usw. Das ist das Dashboard (Häuschen-Symbol).

Wenn man auf ein Projekt klickt, sieht man verschiedene Spalten. Jede Spalte entspricht dem Status einer Aufgabe: Ideen, Aufgaben, In Bearbeitung, Feedback, Erledigt, Wichtige Infos. Die Spalten kann man individuell anlegen. Folgende Spalten schlagen wir für ein erfolgreiches Projektmanagement vor:

Die Übersicht der Projektseite auf Meistertask.

Ideenspalte

Ideen tauchen immer im Arbeitsprozess auf. In der Ideenspalte werden Ideen gesammelt. Hier dürfen Ideen ganz ungefiltert eingetragen werden. Jeder Blitzgedanke zählt und darf als Grundlage für die Weiterentwicklung des Projektes dienen. Wenn sie konkreter werden, gelangen sie in die Aufgabespalte.

Aufgabenspalte

In der Aufgabenspalte befinden sich Tickets, wo die Aufgaben gespeichert sind. In den Tickets kann man Notizen und Infos oder sogar eine Checkliste zu der Aufgabe hinzufügen. Da sollten alle Infos zur Erledigung der Aufgabe zu finden sein. Jede Aufgabe kann an jemanden zugewiesen sein oder offenbleiben, bis jemand sie übernimmt. Jede:r im Team kann Aufgaben eingeben und zuweisen, oder selbst übernehmen oder offenlassen. MeisterTask erlaubt alle mögliche Arten von Zuweisung. Wie die Zuweisung in eurer Organisation passieren soll, hängt stark von eurer Organisationskultur ab. Wenn ihr Meistertask in eurer Organisation einführt, solltet ihr vorab klären, ob alle oder nur ausgewählte Leute Aufgaben zuweisen dürfen. Wenn man Rückfragen hat, kann man sie auch direkt im Ticket stellen, an jemanden persönlich aus dem Team oder an alle gerichtet. Kommentare kann man da auch schreiben, sowie sie zu bearbeiten.

Obwohl es in der Aufgabenspalte keine Ober- und Unterkategorien gibt, gibt es eine Übersicht von den Aufgaben, die das Team gestellt hat und erledigen muss, egal ob es bereits ein:e Verantwortliche:n gibt. Alle Aufgaben sind in dieser Spalte gleich gewichtet. Man könnte eine neue Spalte hinzufügen und da eine Priorisierung erstellen, wenn nötig. Es gibt aber die Möglichkeit zu filtern, indem man farbige Tags in den Tickets hinzufügt. Die Tags erscheinen in der Aufgabenspalte und man kann anhand denen die Tickets mit den Aufgaben sortieren lassen.

Die Übersicht der Tickets in MeisterTask.

„In Bearbeitung“-Spalte

Wenn jemand die Verantwortung für die Aufgabe übernimmt, wandert die Aufgabe in die Bearbeitungsspalte. In der Bearbeitungsspalte sieht man dann, wem welche Aufgabe zuzuweisen ist. Pro Ticket kann nur eine Person verantwortlich sein, aber man kann sich als Beobachterin einer Aufgabe eintragen. So beobachtet man den Fortschrittablauf davon und bekommt Benachrichtigungen, wenn etwas sich ändert.

Feedbackspalte

Wenn man eine Aufgabe erledigt, aber noch gerne Feedback dazu erhalten möchte, gelingt sie in die Feedbackspalte. Da können die anderen im Team Feedback dazu geben. Entweder indem man jemanden bestimmtes in den Kommentaren um ein Feedback bittet oder jemand aus dem Team freiwillig sich etwas Zeit für ein Feedback nimmt. Je nach Aufgabe kann man diese Spalte auch überspringen, sollte kein Feedback benötigt werden.

„Erledigt“-Spalte

Nach dem Feedback von anderen im Team gelingt die Aufgabe in die Erledigt- Spalte. Da kann sie mithilfe der Abschließen-Taste noch abgeschlossen werden und erscheint dann als erledigte Aufgabe. Wie lange die Bearbeitung gedauert hat und wie viele Leute beteiligt waren, wird an der Stelle gezeigt. Das ist bedeutsam für die Evaluierung des Projektablaufs, indem man sieht, wo und wie viel Mühe gegeben wurde.

„Wichtige Infos“-Spalte

Im Ehrenamt sind die Teams meistens dynamisch. Es gibt immer neue Mitwirkenden, die das Tool noch nicht kennen oder noch keinen Zugang zu den Kommunikationskanäle haben. In der Spalte mit den wichtigen Infos kann man eine Unterstützung zur Verwendung des Tools für diese Leute bereitstellen. Es wirkt als Pinwand, indem die Nachrichten mit Infos in Form von Tickets erscheinen. In unserer Organisation nutzen wir es auch gerne, um wichtige Termine für alle festzuhalten.

Unsere 5 Empfehlungen

Um das Beste aus dem Projektmanagement über MeisterTask herauszuholen, gibt es ein paar gute Tipps:

#1 Selbsterklärenden Titel angeben:

Die Idee hier ist, kleinteilige Aufgaben zu stellen, dass die Aufteilung einfacher und leichter wird. Das vereinfacht die digitale Arbeit mit vielen Mitwirkenden. Somit ist es relevant attraktive und direkte Titel in den Tickets anzugeben, dass die Aufgabe klar und spezifisch wird. Man sollte die Aufgabe im Wesentlichen verstehen können, ohne die Beschreibung öffnen zu müssen.

#2 Spalten so aussuchen, dass die Aufgaben von links nach rechts wandern

Man kann sich die Spalten entsprechend der Bedürfnisse selbst aussuchen, aber Aufgaben-, In Bearbeitung-, Feedback- und Erledigt-Spalten sind empfehlenswert. So laufen die Aufgaben von links nach rechts im Board: Idee, Aufgabe, In Bearbeitung, Feedback, Erledigt. Das Projekt wirkt dann fließend und motiviert zu einer zügigen Bearbeitung.

#3 Aufgaben nach der Erledigung behalten

Man hat im MeisterTask die Möglichkeit, die Aufgaben nach ihrer Erledigung in den Papierkorb zu legen und damit zu löschen. Es ist zu empfehlen, dass man sie trotzdem bis zum Ende des Projekts behält. Das kann zu einer besseren Evaluierung des Projekts dienen, indem man im Nachhinein untersuchen kann, welche Aufgaben am aufwändigsten waren. Außerdem ist es für das Team sehr motivierend zu sehen, wie die Liste der Aufgaben sich immer weiter leert, während die erfolgreich abgeschlossenen Aufgaben immer mehr werden.

#4 App von MeisterTask herunterladen

In MeisterTask muss man sich immer einloggen, um sich das Board anzuschauen. Mit dem App (für Android und für IOS) bekommt man im Handy Benachrichtigungen, wenn Veränderungen vorkommen oder Deadlines näher rücken. Wenn man die kostenlose Version von dem Tool hat, ist das besonders praktisch, da man seinen Kalender nicht mit den Fälligkeitsdaten synchronisieren kann.

#5 Gemeinsame Einführung am Anfang machen

Da MeisterTask sehr gut an jede Organisation angepasst werden kann, ist es relevant, sich zwei oder drei Stunden zu nehmen, um eine Einführung zusammen zu machen. Umso mehr die Mitwirkenden sich an das Tool gewöhnen, desto besser funktioniert es und desto organisierter wird das Projekt. So bekommen alle eine Übersicht und das können das Board organisationsspezifisch, d. h. nach Bedarf der Organisation, erstellen. Auch bei Fairlinked bieten wir Workshops zur erfolgreichen Nutzung von MeisterTask an. Meld dich für unseren Newsletter an, um über das nächste Webinar informiert zu werden oder kontaktiere uns direkt für ein Training für dein Team.

Kostenlose X Bezahlte Version

Die bezahlte Version von MeisterTask hat bestimmte Vorteile. Wie bereits erwähnt, man kann in der bezahlten Version seinen Kalender mit den Deadlines synchronisieren. So kann man sein berufliches Engagement als Ganzes übersichtlich betrachten, indem alle To Dos zusammengebracht werden. In der kostenlosen Version sieht man nur die Deadlines, ohne Synchronisierung. In der bezahlten Version organisieren sich auch die Zeiträume von allen Aufgaben, die man manuell angibt, in einem farbigen Chart im Kalender. So ergibt sich eine Übersicht von dem Aufwand in jeder Aufgabe, die auch relevant für die Evaluierung des Projekts interessant sein kann.

Für viele Projekte reicht die kostenfreie Version vollkommen aus. Es ist ein vollständiges Projektmanagementtool und unbegrenzt vielen Teammitgliedern können mitmachen. Lediglich die Anzahl der zur Verfügung stehenden Boards ist limitiert. Ich würde dir empfehlen das Tool erstmal in der kostenfreien Version auszuprobieren und dann bei Bedarf auf die Bezahlversion upzugraden. Einen vollständigen Vergleich der Funktionen in der kostenfreien und Bezahlversion findest du hier.

MeisterTask DSGVO-konform nutzen

Solltet ihr im Rahmen eurer Arbeit mit personenbezogenen Daten arbeiten müsst ihr einen Datenverarbeitungsvertrag mit MeisterTask abschließen. Du findest die Option in deinem Profil unter allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dort klickst du auf die Option eine Datenschutzvereinbarung zu unterzeichnen und damit auf der sicheren Seite zu sein. Die Vereinbarung ist in wenigen Minuten abgeschlossen und sollte unbedingt von einer Person aus der Organisation abgeschlossen werden. Der Serverstandort des Dienstleisters ist in Frankfurt. Eine genaue Anleitung zum Datenverarbeitungsvertrag findest du in diesem Blogartikel hier.

Zusammenfassung

In dem Artikel wurde MeisterTask als Lösung und Methode für das digitale Taskmanagements vorgestellt.  Durch die Boards bekommt man ein Überblick von allen Aufgaben und ihren Ablauf im Projekt. So kann man übersichtlich und flexibel arbeiten, mithilfe von den verschiedenen dargestellten Tools. Vorteilhaft ist, dass die Gestaltung des Boards und die Zuweisung von Aufgaben frei bleiben. So hat man verschiedene Möglichkeiten, jedes Board an jeder Organisation anzupassen. Eine nachträgliche Evaluierung des Projekts wird auch von MeisterTask vereinfacht, indem man nach dem Abschließen der Aufgaben ihren Aufwand sehen kann. Nimm unsere Empfehlungen an, um das Beste aus dem digitalen Projektmanagement-Tool herauszuholen, und probiere MeisterTask selbst aus!

Ein langweiliges Meeting

Warum du das nächste Meeting absagen solltest!

Wenn du jede Woche deine To-Do-Listen durchgehst, siehst du eine Handvoll Meetings. Einige von ihnen sind wichtig, andere hältst du für ziemlich unnötig. Du hältst inne und fragst dich, was ist der Zweck dieses Meetings? Oder du verbringst Stunden um Stunden in Besprechungen, bei denen du oft denkst, „dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“?!

5 Schritte zum remoten und hybriden Teambuilding

Das Thema Routinen für digitale Teams haben wir für eine Aktion von Prezi in einem Kurzvideo auf Englisch besprochen. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum Anschauen. Viel Spaß!

Hinweis: Das Thema haben wir auf Deutsch in einem Webinar behandelt. Du findest den Blogartikel dazu hier.

Arbeitest du Vollzeit oder teils aus der Ferne in deinem Team? Du weißt also wahrscheinlich, dass sich die Teamdynamik im Laufe der Zeit verändert. Tuckman gibt das Modell von fünf Phasen der Teamarbeit heraus. Die beschreiben, wie sich die Teamdynamik im Laufe der Zeit ändern kann. Und ich habe dieses Modell übernommen, um für Remote-Teams geeignet zu sein. Dies hilft uns, die fünf Schritte des remoten Team-Buildings zu finden.

Mein Name ist Jana Piske und ich bin Coach für Remote- und Hybrid-Working-Teams und Gründerin von Fairlinked. Fairlinked ist eine Institution, die Unternehmen und Ngos auf dem Weg zur Digitalisierung ihrer Kollaboration und Teamarbeit unterstützt. Ich tue das, weil Menschen, die aus der Ferne hybrid arbeiten, das gleiche Bedürfnis nach sozialer Interaktion und enger Zusammenarbeit haben wie jedes andere Team. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Teambuilding und soziale Interaktion nicht einfach so automatisch erfolgen, wie wir es aus der Offline-Welt gewohnt sind. Online-Teambuilding erfordert Engagement und eine proaktive Führungskraft, die Ihr Team während des gesamten Prozesses unterstützt.

Doch wie kann man sie dort am besten unterstützen?

Die fünf Schritte des Remote-Teambuildings können Ihnen dabei helfen, ihrem Team genau die Unterstützung zu bieten, die in den verschiedenen Phasen eines Teams benötigt werden.

Forming

Also die erste Phase, die Formungsphase in dieser Phase, finden Sie Ihr Team gerade zu Beginn jedes neuen Projekts. Sobald Sie also ein neues Projektteam bilden oder neue Mitglieder einem bestehenden Team beitreten, findet sich Ihr Team in diesem sich bildenden Gesicht wieder. In dieser Formationsphase haben Sie eine Gruppe von Einzelpersonen auf der Reise, um ihre Rolle zu finden.

Sie erkunden also, welche Rolle sie in dieser Gruppe einnehmen und wie sie zusammenarbeiten möchten. Welche Charaktere vorhanden sind, welche Fähigkeiten vorhanden sind und wie sie sich in das Team einfügen möchten. Es ist besonders schwierig, mit Fremden zu sprechen. Deswegen starten Sie ein Gespräch und lernen Sie sich kennen.

Ich denke, Sie wissen, dass es besonders schwierig ist, online ein Gespräch mit einer Person zu beginnen, die Sie nicht kennen. Und wenn Sie nicht per Videoanruf kommunizieren müssen, werden Sie vielleicht nicht einmal danach fragen. Ihre Rolle besteht also darin, den ersten Schritt für die neuen Mitglieder zu erleichtern – sie sind der Moderator. Dazu gehört auch, dass Sie die Grundregeln für die erste Kommunikation und Zusammenarbeit festlegen, dass Sie ihnen eine Infrastruktur zur Verfügung stellen und wie sie zusammenarbeiten können.

Storming

Sobald Sie diese Phase gemeistert haben, könnte Ihr Team in die stürmische Phase übergehen, denn wie ich bereits sagte, haben Sie die Grundregeln für Kommunikation und Zusammenarbeit festgelegt, vielleicht sogar ohne zu wissen, was die Bedürfnisse, Gewohnheiten und Kommunikationsformen für Ihr Team sind .

Vielleicht haben Sie nicht mit allen Teammitgliedern zusammengearbeitet. Vielleicht gibt es einige Leute, die ganz neu sind. Und auch jedes Team hat neue Regeln, hat andere Gewohnheiten und andere Kommunikationsstrategien entwickelt. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse, Gewohnheiten und Ideen, sie schaffen Konflikte und Unterschiede und das ist großartig für Sie, jetzt mit ihnen zu arbeiten, weil die Menschen unterschiedliche Bedürfnisse, Gewohnheiten und Vorstellungen von Zusammenarbeit haben.

Und es ist nur natürlich, dass dies geschieht, weil Sie die Grundregeln festgelegt hatten und nicht Ihr Team.

In dieser Phase diskutiert Ihr Team seine Unterschiede und Gemeinsamkeiten und wie es zusammenarbeiten möchte, so wie es remote zusammenarbeiten möchte. Online ist es besonders schwierig Konflikte identifizieren, wenn es diese Phase betritt, da Konflikte und Diskussionen oft verborgen sind. Ihre Rolle besteht darin, als Vermittler zu agieren und ihr Team einzuladen auf die Metaebene zu gehen.

Norming

In der Norming-Phase passt sich das Team an die neuen Kommunikationsregeln an. Es ist besonders schwierig, neue Routinen zu etablieren, da Ihre Teammitglieder oft ziemlich unabhängig arbeiten. In Remote- oder hybriden Arbeitsstrukturen muss also eine neue Routine aufgebaut werden. Ihre Rolle besteht also darin, sie hier bei der Umsetzung und Einhaltung der Regeln für die Zusammenarbeit zu unterstützen, um eine Teamkultur zu entwickeln.

Performing

Sobald Sie das getan haben, können Sie die Früchte Ihrer Arbeit genießen. Willkommen in der Performing Phase. Davon träumt jeder Teamleiter. Sie haben ein zielorientiertes Team, das effizient und selbstständig arbeitet. So haben sie das Ziel vor Augen, sie wissen, wie man arbeitet, sie wissen, wie man kommuniziert und alles funktioniert super.

Die größte Herausforderung ist jetzt also Ihre Herausforderung, denn Remote ist es besonders schwierig, Ihrem Team zu vertrauen, da Sie sehr, sehr wenig Einblick und die Teamarbeit haben und nicht in die täglichen Aufgaben und die Kommunikation involviert sind. Es fällt Ihnen schwer zu vertrauen und zurückzulassen und sich zu entspannen. Sie müssen also lernen, Ihrem Team zu vertrauen und sich zurückzulehnen, denn was Sie hier nicht werden wollen, ist ein Mikromanager. Ihre Rolle hier besteht darin, ein Mentor zu sein.

Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team weiß, dass Sie jederzeit verfügbar sind.

Adjourning

Am Ende einer jeden Projektarbeit steht der Abschied. Es ist besonders schwierig, den richtigen Zeitpunkt für den Abschied zu definieren, da die Menschen, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder unterschiedlich beteiligt sind Vielleicht haben Sie diesen wirklichen Endpunkt eines Projekts nicht. Vielleicht ist dies eine Menge aufeinanderfolgender Aufgaben, die sehr schwer zu erkennen sind, wo sie wirklich endet.

Ihre Rolle ist es, das Ende der Zusammenarbeit irgendwie zu markieren und Raum zu schaffen, um zurückzublicken, die Höhen und Tiefen zu bewerten und vor allem den Erfolg zu feiern. Deshalb habe ich Ihre Rolle hier den Eventmanager genannt.

Was bedeutet das für zukunftsorientierte Unternehmen?

Teambuilding wird explizit zur Aufgabe jeder Führungskraft und der Kauf der besten Kaffeemaschine oder des besten Kaffees ist nicht mehr gut genug. Um ein motiviertes und gut arbeitendes Team zu bilden, müssen Sie die Phase erkennen und die nötige Unterstützung geben.

Das kann schwierig sein, denn hier zeigt uns dieses Modell die Phasen wie ein ziemlicher Kreis, alles glatt, aber es kann sein, dass Teams hin und her springen.

Online Ehrenamtsbetreuung – Ein Erfahrungsbericht

Online Ehrenamtsbetreuung Ein Erfahrungsbericht einer Ehrenamtskoordinatorin

Das Thema online Ehrenamtsbetreuung weckt immer mehr die Neugierde von Vereinen. Aus diesem Grund haben wir uns mit Lisa Schumacher von Taste of Malawi verabredet. Du findest die wichtigsten Inhalte und Lisa’s Tipps zu einer erfolgreichen Freiwilligenkoordination in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Interview zum anschauen. Viel Spaß!

Online Freiwilligenarbeit erfreut sich einer wachsenden Beliebtheit. Lisa Schumacher führt dabei das dreiköpfige Team der Ehrenamtskoordination bei dem Verein Taste of Malawi an. Sie erfüllt diese Position als Ehrenamtliche und konnte das immer gut mit ihrem Studium vereinbaren. Ihre Aufgaben sind neben dem Recruitment und der Betreuung von Ehrenamtlichen im digitalen Team, auch die Auswahl und Vorbereitung von Vor-Ort-Freiwilligen, die ein freiwilliges soziales Jahr in Malawi absolvieren.

Weltweit vernetzt

Die Ehrenamtlichen der Organisation kommen aus der gesamten Welt- Amerika, Asien, Europa oder Afrika. All diese Freiwlligen unterstützt Lisa im Rahmen ihrer Arbeit. Die größte Herausforderung ist da natürlich ein persönliches Treffen. Das Gemeinschaftsgefühl muss zwangsläufig online gestärkt werden und dafür rät Sie dazu, das Team immer als ganzes zu betrachten. Gerade im online Engagement fühlt man sich schneller einsam und aus diesem Grund ist es wichtig den Teamgedanken immer wieder klar herauszustellen.

Auch Lisa hat sich ganz bewusst für ein online Engagement entschieden. Denn ihr Studium verlangt regelmäßige Auslandsaufenthalte. Das ortsungebundene Engagement passt da einfach am besten in ihren Lebensstil. Diese Beobachtung schildert sie auch von den Engagierten bei Taste of Malawi. Die Freiwilligen genießen es flexibel und langfristig bei der gleichen Organisation sich zu engagieren. Ob vom Strand aus oder im Zug, Tag oder Nacht – das Engagement ist immer mit in der Tasche.

Aufgaben im digitalen Ehrenamt

Bei der Aufgabenauswahl sieht Lisa keine Grenzen für online Engagierte. Sowohl verantwortungsvolle Aufgaben, wie der Vorstand, sowie auch kleine Aufgaben werden in ihrer Organisation rein digital erfüllt. Tatsächlich ist die gesamte Organisation mit ihrer Gesamtheit an Aufgaben rein online abgedeckt. Ein traumhaftes grenzenloses Engagement – das klingt ja fast zu schön um wahr zu sein?!

Jedoch gibt es eine Einschränkung in der online Ehrenamtsbetreuung. Denn um eine persönliche Verbindung aufzubauen fehlt einiges an non-verbaler Kommunikation. Es braucht laut Lisa einfach länger um Vertrauen aufzubauen und eine persönliche Verbindung zu schaffen. Da helfen am besten ein gut strukturiertes Onboarding und ein proaktives Verhalten der EhrenamtskoordinatorInnen. Die gute Nachricht ist aber, dass wenn man sich der Herausforderung bewusst ist und man aktiv dagegen vorgeht, sinnhafte und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.

Im Verlauf der Zusammenarbeit muss man konstant weiter an der Beziehung arbeiten. Wie auch bei analog Engagierten ist es wichtig einen Raum für soziale Interaktion zu schaffen. Es sollten nicht immer nur to-do-Listen und die nächsten Aufgaben besprochen werden, sondern eben auch Raum für Spaß und Teambuilding mit geplant werden.

Die Zukunft der online Ehrenamtsbetreuung

Die Zukunft des online Engagement steckt voller Möglichkeiten. Viele Engagierte warten auf die Chance sich auch online zu engagieren und mehr Organisationen sollten ihre Türen für online Ehrenamt zu öffnen. Das Potenzial ist riesig und tatsächlich noch lange nicht ausgeschöpft!