Ich möchte euch heute meine persönlichen Erfahrungen und Perspektiven zum Thema Generationswechsel im Verein mit dir teilen. Als langjähriges Mitglied einer gemeinnützigen Organisation und auch als Beraterin für verschiedene Organisationen habe ich sowohl die Freuden als auch die Herausforderungen von Vorstandswechseln hautnah erlebt. Und genau darum geht es heute – um den erfolgreichen Transfer von Wissen in solchen Übergangssituationen.
Dieser Blogeintrag basiert auf unserem Webinar Online-Moderationen – Gruppen leiten und Prozesse gestalten, welches ein Teil der Seminarreihe „Gute Zusammenarbeit“ ist.
Die Bedeutung des erfolgreichen Wissenstransfers im Verein
Stellt dir einmal folgendes vor: Der*die Vorsitzende deines Vereins fällt unerwartet aufgrund eines Unfalls aus. Welche Informationen könntest du in diesem Worst-Case-Szenario abrufen? Könnte dein Verein auf Passwörter, Absprachen und persönliche Schwerpunkte zugreifen? Eine von uns geführte Umfrage zeigt, dass viele Schwierigkeiten hätten, auf diese entscheidenden Informationen zuzugreifen.
Und genau hier liegt die Herausforderung. Der Wissenstransfer bei Vorstandswechseln ist keine leichte Aufgabe. In der Praxis passiert es oft, dass relevantes Wissen verloren geht oder nicht erfolgreich weitergegeben wird. Dies stellt nicht nur einen Verlust für den Verein dar, sondern kann auch den reibungslosen Start des neuen Vorstands behindern. Ich erinnere mich an einen Fall, bei dem ein Vorstandswechsel geplant war, aber die Übergabe nicht ausreichend vorbereitet wurde. Die Folge? Probleme bei der Weiterführung von Projekten und Aufgaben.
Herausforderungen beim Generationswechsel: Verlust von relevantem Wissen vermeiden
Es geht nicht nur um schriftliches Wissen. Erfahrungswissen spielt eine ebenso wichtige Rolle. Doch oft weiß man gar nicht genau, welches wertvolle Wissen über die Jahre angesammelt wurde. Dieses Erfahrungswissen kann für den neuen Vorstand von unschätzbarem Wert sein.
Wir werden heute vier Hauptteile behandeln: Eine Übersicht über das zu übertragende Wissen, die Prüfung der Machbarkeit des Wissenstransfers, die Fokussierung auf wesentliche Inhalte und beteiligte Personen sowie die Umsetzung des Wissenstransfers. Ihr werdet feststellen, dass der Wissenstransfer oft komplexer ist als erwartet. Er erfordert persönliche Interaktion, sorgfältige Planung und vor allem eine aktive Herangehensweise.
Strukturierung und Priorisierung des zu übertragenden Wissens
Fangen wir mit dem ersten Punkt an. Was ist wertvolles Wissen? Dabei unterscheidet man erstmal explizites und impliziertes Wissen.
Doch wie unterscheidet sich explizites von implizitem Wissen?
Explizites Wissen ist leicht dokumentiert und kann in Form von Texten, Grafiken und Schaubildern vermittelt werden. Es umfasst Aufgabenbeschreibungen, rechtliche Informationen und andere formale Inhalte. Im Gegensatz dazu ist implizites Wissen schwerer zu vermitteln, da es Erfahrungen, Einschätzungen und persönliche Erkenntnisse umfasst – Dinge, die schwer in Worte zu fassen sind. Implizites Wissen ist oft intuitiv, man kann auch Bauchgefühl dazu sagen. Denkt an das Wissen wie an einen Fluss, der im Laufe der Zeit verläuft. Explizites Wissen wird zu Beginn stark aufgebaut, nimmt jedoch ab, wenn es verinnerlicht ist.
Implizites Wissen hingegen nimmt zu, da Erfahrungen anwachsen, aber es wird weniger aktiv dokumentiert.
Stellt euch eine Pyramide vor, die die verschiedenen Wissensbereiche im Verein darstellt. Die Basis bildet das explizite Wissen, das für die Arbeitsfähigkeit benötigt wird. Passwörter, Aufgabenbeschreibungen, rechtliche Informationen – all das gehört hierher. Darüber liegt das implizite Wissen, das Erfahrungen, Einschätzungen, Zielsetzungen und Beziehungen umfasst. Diese beiden Ebenen sind für die effektive Vereinsarbeit entscheidend.
Praktische Tools und Methoden für effektives Wissensmanagement
Wie können wir dieses Wissen bewerten und speichern? Eine Möglichkeit ist die Erstellung einer Wissenslandkarte, die die vorhandenen Wissensquellen im Verein visualisiert. Diese kann in einer Vorstandssitzung genutzt werden, um gemeinsam zu ermitteln, welches Wissen existiert, wo es gespeichert ist und welche Relevanz es hat. Aber denke daran, es ist nicht effektiv, große Mengen an Wissen anzuhäufen und mit allen zu teilen. Viel wichtiger ist es, gezielt und zielgerichtet Wissen an diejenigen weiterzugeben, die es wirklich benötigen. Wir wollen keine Überflutung mit Informationen, sondern eine gezielte Übertragung, die den Verein stärkt.
Ein lebendiger Wissenstransfer ist der Schlüssel. Das bedeutet, Wissen aktiv zu teilen und auch Erfahrungswissen einzubringen. Lass uns sicherstellen, dass unser Wissen nicht in einem riesigen Archiv verstaubt, sondern aktiv genutzt, weiterentwickelt und ausgetauscht wird. Wichtig dafür ist es, dass aktuelle Wissen zu bewerten, herauszufinden, wo Lücken sind, wo muss mehr Wissen angeeignet werden. Vergiss nicht im selben Zug, unnötiges Wissen abzubauen! 😉
Wissensmanagement betrifft nicht nur den Generationswechsel, sondern kann auch Teil eines systematischen Ansatzes sein, um das Wissen in unserer Organisation zu bewahren und zu nutzen. Denke daran, Wissen sollte nicht nur gesammelt, sondern aktiv verwendet werden, um eure Effektivität und Zusammenarbeit zu steigern. Und um das Wissen praktisch zu organisieren, haben wir eine Liste von digitalen Tools, die dir helfen können.
Denke daran, Dokumente, Mails und Notizen systematisch in einer gemeinsamen Dateiablage oder Cloud zu speichern.
Tools wie OneNote oder Google Keep helfen dabei, Protokolle, Notizen und Dokumente übersichtlich zu organisieren.
Die interne Zusammenarbeit ist entscheidend. Nutze interne Kommunikationssysteme wie Microsoft Teams oder Slack, um die Kommunikation zu strukturieren und Diskussionen themenbezogen zu führen. So behältst du den Überblick über wichtige Gespräche.
Und für die Pflege von Kontaktdaten und Beziehungen empfehle ich die Nutzung von Customer-Relationship-Management (CRM) Tools. Damit kannst du Kontakte verwalten, Informationen kategorisieren und zusätzliche Notizen hinzufügen. Eine organisierte Kommunikation ist der Schlüssel.
Strategien für einen nahtlosen Wissenstransfer zwischen altem und neuem Vorstand
Ein neuer Vorstand wurde gewählt, der Alte soll abgelöst werden. Aber wie läuft nun ein effektiver Wissenstransfer ab?
Erstmal ist es wichtig, dass der neue Vorstand beim Generationswechsel nicht einfach das vorhandene Wissen via Informationsdruck eingetrichtert bekommt. So verliert der neue Vorstand schnell die Übersicht und auch die Motivation.
Wenn es um die Übergabe von Wissen in einem Generationswechsel geht, denke an die Macht der Überlappung. Eine schrittweise Übergabe stellt sicher, dass das Wissen nahtlos weitergegeben wird. Ein “Schnupper-Vorstand” bei dem das Interesse von potenziellen zukünftigen Vorständen geweckt wird und diese an einigen Sitzungen teilnehmen können oder ein Mentoring-Programm können hierbei hilfreich sein, um den neuen Vorstand einzuführen.
Und um unseren Wissenstransfer kontinuierlich zu gestalten, solltet ihr in euren Vorstandssitzungen Reflexionsrunden einbauen. Teile Erfahrungen und Herausforderungen, um voneinander zu lernen. Dies fördert den Austausch von implizitem Erfahrungswissen und bringt euch gemeinsam weiter.
Der Wissenstransfer wird vor allem lebendig und selbstorganisiert, wenn dieser dynamisch stattfindet. Veranstaltet doch mal Ehrenamtscafés oder einen Neujahrsbrunch. Entscheidet gemeinsam, was für eure nächsten Schritte benötigt wird.
Es ist hilfreich, wenn der Vorstand sich früh genug Gedanken darüber macht, wer beim Generationswechsel sein Nachfolger sein könnte. Je früher die Personen identifiziert wurden, desto früher können diese vom Vorstand lernen.
Abschließende Gedanken
Abschließend möchte ich dich ermutigen, dein erworbenes Wissen nicht als persönlichen Schatz zu hüten, sondern es aktiv mit anderen zu teilen, insbesondere mit den Mitgliedern deines Vereins. Die gemeinsame Reflexion und der methodische Austausch sind mächtige Werkzeuge, die unser Zusammenwirken beleben. Offene Diskussionen sind unschätzbar, sei es bei unseren Video-Stammtischen oder bei größeren Zusammenkünften wie Ehrenamtscafés und Neujahrsbrunchs. In diesen Augenblicken entsteht eine lebendige Dynamik, die unser Wissensmanagement auf ein neues Level hebt. Die Überbrückung der Lücke zwischen Forschung und unseren engagierten Mitgliedern hat für uns höchste Priorität. Die Schlüssel hierfür sind Teamarbeit und Zusammenarbeit. Nutze Mentoring-Programme und durchdachte Strategien, um den schrittweisen Wissenstransfer zu fördern. Mit einem langfristigen Plan und einer ausgewogenen Kombination aus aktiver und passiver Unterstützung können wir diesen Übergang gemeinsam erfolgreich gestalten.
Lasst uns also proaktiv am Wissenstransfer arbeiten, um unseren Verein zu stärken und unsere Zukunft aktiv mitzugestalten. Gemeinsam haben wir die Kraft, Außergewöhnliches zu leisten!
Hast du eigene Ansätze oder Methoden für eine aktive Wissensweitergabe? Teile sie gerne mit uns in den Kommentaren. Deine Beiträge können ein wichtiger Baustein sein, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen!
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