El contenido de este artículo de blog se basa en una grabación de un seminario web de la serie de seminarios web “Trabajo de relaciones en línea en la asociación” de Haus des Stiftens y Fairlinked, que también puedes ver. De lo contrario, puedes leer el artículo. Se trata de la creación de equipos en línea y la colaboración digital. ¡Aprende cómo te queda mejor!
Teambuilding en línea es indispensable hoy en día. Ya estamos viviendo el tercer año de la pandemia, y muchos procesos de trabajo se han digitalizado hace mucho tiempo. No solo la infraestructura y la tecnología son temas, sino también las nuevas posibilidades que trae consigo la colaboración digital . Sin contacto personal, es más difícil crear una sentsación de unidad en los equipos. ¿Cómo se crean conexiones en el espacio digital? ¿Cuál es la mejor manera de intercambiar ideas para que podamos actuar juntos desde la distancia? Se trata de desarrollar habilidades de liderazgo de equipo .
El liderazgo del grupo depende de tres aspectos: tu como líder del equipo, las características del equipo y la cultura organizacional. Tú aportas tu estilo: cómo te relacionas con los demás y cómo te expresas. La forma en que te presentas en el trabajo digital y analógico es diferente, y puedes tener diferentes estilos de liderazgo. Las características de las personas del equipo y sus personajes también desempeñan un papel aquí. La cultura organizacional corresponde a las estructuras, las historias, la forma de trabajar o las conexiones dentro del equipo.
5 etapas de formación de equipos por Tuckman (1965)
El psicólogo Bruce Tuckman desarrolló un modelo para ilustrar la formación de equipos. Propuso 5 fases, adaptadas a equipos digitales por Jana Piske. Es relevante aquí enfatizar que este ciclo es sólo un ideal científico. La realidad en su mayoría no lo refleja: las fases se saltan y saltan hacia adelante y hacia atrás. Todo puede cambiar cuando se unen nuevos miembros al equipo u otros dejan el equipo, por ejemplo. El ciclo sirve como guía: como líder de equipo, piensa en dónde se encuentra el equipo en el ciclo y luego actúa en consecuencia.
Fase 1: Fase de formación
La fase de formación se trata de unirse como equipo y romper el hielo juntos. En esta fase, como líder de equipo, te preguntas:
- ¿Qué tan seguro me siento frente a nuevos grupos?
- ¿Qué tan bien puedo unir a la gente?
Necesidades del equipo
En esta fase, los miembros del equipo quieren conocerse, encontrar sus propios papeles, pero también tener acceso a las estructuras de información y comunicación de la organización. Esto es particularmente importante en línea: dado que el equipo está muy motivado y tiene muchas expectativas, necesitan orientarse bien para comenzar bien. Por lo tanto, es crucial entender la estructura organizativa. La interacción personal es más importante que las tareas: los miembros están más interesados entre sí y en la organización del trabajo que en la implementación de las tareas. Tienes que recordar eso en la fase.
Oportunidades para el o la líder del equipo.
Como ya se mencionó, el grupo está muy motivado en la fase de formación. Así, la energía positiva debe convertirse en tareas. Se hacen cumplir las bases para la cooperación, las reglas y estructuras . Esta aplicación es más fácil en esta fase porque los miembros del equipo aún no se conocen entre sí. También es un buen momento para iniciar cambios en la organización. También es fundamental que el o la líder del equipo especifique la comunicación y la colaboración: todos esperan ser guiados por él o ella. Aquí es donde se sientan las bases para la cooperación.
Desafío
Un alto grado de automotivación se encuentra con una falta de conocimiento sobre la organización y las estructuras de comunicación. En esta fase se pierde mucha gente que está motivada pero que aún no está familiarizada con el trabajo específico. Tu enfoque como líder debe ser poner en marcha a los colaboradores incorporándolos rápidamente. La motivación se convierte en acción para que no se pierda.
Tareas del Teambuilder
El o la líder del equipo actúa aquí como una persona que reúne a los demás. Él o ella tiene que organizarse para conocerse. Conocerse entre sí es especialmente importante para los equipos digitales que no se reúnen en persona. Para evitar una posible alienación del equipo a través del home office, se crean puntos de contacto, momentos de encuentro y posibilidades de contacto. Durante esta fase, el Teambuilder también define el marco de cooperación y se asegura de que el equipo pueda tener un buen comienzo. De esta manera, la motivación no desaparece y se construye con éxito una base.
Métodos
Los métodos que se pueden utilizar en la fase de formación son, por ejemplo, tomar una pausa para el almuerzo digital juntos, organizar actividades digitales como una noche de juegos, un Escape Room o incluso una cerveza digital informal por la noche. CheckInsal comienzo de las reuniones también serían un método. Esto crea espacio para las conexiones. También puede usar un Padlet como una pared de presentación para que el conocerse entre ellos sea más organizado.
Fase 2: Fase de tormenta
La fase de tormenta corresponde a la fase de conflicto. Es muy poco probable haber elegido la mejor forma de colaborar en la fase de formación sin conocer previamente al equipo. También es importante recordar que los equipos siempre son heterogéneos, y eso también puede dar lugar a conflictos. Los conflictos son difíciles de identificar digitalmente.
Necesidades del equipo
En esta fase, se cuestionan las estructuras de la cooperación y posiblemente el objetivo. Los miembros del equipo quieren ser entendidos, escuchados y tomados en serio. Quieren encontrar juntos una cultura de trabajo adecuada. Es importante abordar las diferencias directamente, de lo contrario la fase se prolongará innecesariamente y los conflictos no se resolverán de manera constructiva, lo que sería una oportunidad para que el equipo se desarrolle .
Oportunidades para el o la líder del equipo.
El o la líder del equipo puede encontrar varios impulsos para el desarrollo posterior de la organización al establecer una cultura constructiva de resolución de conflictos. Aquí el o la líder se posiciona a sí mismo como solidario y agradecido al abordar adecuadamente los conflictos y dar como resultado una cultura adecuada de resolución de problemas para el equipo. Como líder de equipo, debes preguntarte qué papel juegan los conflictos en tu organización para ver cómo puedes manejarlos.
Desafío
En el espacio digital, hay un nivel muy alto de tolerancia al conflicto, ya que se vuelve más fácil ocultar los conflictos. Escapar rápidamente es fácil, saliendo de la videoconferencia o cerrando la computadora portátil. Esto crea el riesgo de que los conflictos se identifiquen tarde y, por lo tanto, sean más difíciles de resolver.
Tareas del mediador
El o la líder del equipo actúa como mediador en la fase de tormenta. Él o ella identifica conflictos, crea espacios para el intercambio y dirige la atención hacia un objetivo común. Puedes leer más sobre la gestión de conflictos en nuestro blog. El o la líder debe mostrar el camino a seguir. Es importante verificar siempre con los miembros que no estén simplemente huyendo del conflicto en lugar de resolverlo de manera constructiva y, por lo tanto, promover un mayor desarrollo .
Métodos
Los métodos que se pueden usar en la fase de tormenta incluyen hacer preguntas estimulantes o introducir un barómetro del estado de ánimo. También podría realizar charlas personales que generen confianza. Esto significa que tu, como líder, debe estar accesible en cualquier caso.
Fase 3: Fase de normalización
En la fase de normalización, se recogen las leccionesaprendidas en la fase de tormenta se utilizan para definir la propia cultura del equipo. En la fase se desarrolla una forma propria de cooperación.
Necesidades del equipo
El equipo ha luchado y negociado por esto en este momento, por lo que respeta la cultura del equipo y a los demás miembros. Conceden gran importancia a los nuevos acuerdos. Los elogios y la retroalimentación constructiva son clave para aumentar la confianza en el equipo. Los miembros quieren ser vistos como partes importantes del equipo.
Oportunidades para el o la líder del equipo.
En la fase de normalización, es importante fortalecer la cooperación estableciendo rutinas y transfiriendo más responsabilidad al equipo. El o la líder actúa como un ejemplo de cómo la retroalimentación apreciativa y constructiva impulsa a la organización hacia adelante. Él o ella reconoce al equipo como un todo, pero también a los individuos. El equipo se vuelve más conectado.
Desafío
El idealismo en el espacio digital, donde se ha encontrado la “organización que se adapta perfectamente al equipo”, se enfrenta a las propias debilidades de los integrantes. Aunque la organización funciona de manera óptima, siguen siendo las personas las que trabajan. Todavía existen errores y debilidades.
Tareas del promotor de rutina
El o la líder del equipo debe crear rutinas significativas en la fase de normalización, fortalecer la cultura de retroalimentación y fortalecer las metas del equipo SMART . Así es como te enfocas en la gran misión y miras hacia adelante.
Métodos
Los métodos que se pueden usar en la fase de normalización son, por ejemplo, establecer recordatorios para las rutinas, introducir retroalimentación regular, repetir la agenda o usar un tablero Kanban (como MeisterTask) para medir el éxito. Puede encontrar un artículo de blog dedicado a las rutinas para su equipo aquí. Otro método sería celebrar cuando se ha completado una determinada tarea o cuando sea el cumpleaños del empleado. Esto fortalece el sentido de unión.
Fase 4: Fase de ejecución
En la fase de ejecución, el equipo se conoce entre sí, todas las habilidades, papeles y tareas, así como la mejor manera de trabajar juntos hacia el objetivo común. El equipo puede trabajar bien de forma independiente y el o la líder puede recostarse un poco.
Necesidades del equipo
Durante esta fase, el equipo quiere trabajar con determinación, independencia, rapidez y eficacia. Los miembros quieren que su pericia y experiencia se tomen en serio y que los resultados y los efectos a largo plazo de su trabajo sean visibles. Se desea crear un efecto a largo plazo.
Oportunidades para el o la líder del equipo.
Dado que el equipo ya puede trabajar de forma independiente, el o la líder puede recostarse. Por lo tanto, puede concentrarse en otras tareas o en nuevos equipos, o simplemente trabajar juntos y continuar dando forma a la dinámica. De esta forma se puede trabajar orientado a objetivos y mantener al equipo en capacidad de actuar. Es relevante garantizar la transferencia e intercambio de conocimientos entre los equipos de la organización.
La confianza desempeña un gran papel aquí. La microgestión, es decir, “controlar” a cada contribuyente, no es posible en el mundo digital. ¡La confianza viene antes que la microgestión!
Desafío
La alta motivación y el rendimiento óptimo pueden convertirse rápidamente en una aburrida rutina de trabajo. Identificar los momentos en los que se pierde la motivación es aún más difícil en digital que en analógico.
Tareas del mentor
El o la líder del equipo actúa como mentor(a) dando confianza, proporcionando incentivos para un mayor desarrollo y haciendo visible el éxito. Es importante celebrar los éxitos para que la motivación no se vuelva aburrida. Esto también evita la “fatiga del zoom”.
Métodos
Los métodos que se pueden utilizar en la fase de normalización son, por ejemplo, la organización open spaces, la oferta de formación externa, el registro de hitos o la habilitación del peer learning.
Fase 5: Fase de aplazamiento
La última fase es la fase de despedida. Es el final de la cooperación, por lo que debe tener lugar una conclusión conjunta.
Necesidades del equipo
Al equipo le gustaría transmitir sus logros y éxitos a dignos sucesores. Los miembros quieren saber cuándo exactamente tienen que salir y reorientarse para que la salida sea organizada. Además, quieren irse con una relación positiva y buenos recuerdos. Debería ser posible mantener un buen contacto o volver a encontrarse en otro lugar.
Oportunidades para el o la líder del equipo.
El o la líder del equipo debe asegurarse de hacer una copia de seguridad de los datos de los colaboradores antes de que se vayan. Los miembros del equipo se convierten en antiguos alumnos: no todos están activos después, pero aquellos que quieran permanecer activos deberían tener esta oportunidad. Los miembros activos e inactivos deben estar separados en los canales de comunicación para que los activos permanezcan motivados y los ex participantes puedan mantenerse en contacto en el marco separado.
Es muy importante que la salida esté organizada. Una salida controlada en el espacio digital tiene un final sorprendente, por lo que debe quedar claro por dónde pueden salir mejor los participantes para que no desaparezcan repentinamente. Crear oportunidades de salida es muy importante. ¡También sería deseable una retroalimentación honesta y una fiesta de despedida!
Desafío
La rutina del proyecto, tan buena como puede ser, se encuentra con el cambio. La vida puede cambiar de forma impredecible, pero el proyecto sigue siendo el mismo. Por lo tanto, tiene que ajustarse en ciertos lugares, por ejemplo, cuando los miembros van o vienen.
Tareas del moderador
El o la líder del equipo, que actúa como facilitador, capta la lección de las otras fases, celebra la despedida demostrando que todos fueron importantes. Incluso en proyectos ilimitados, tiene mucho sentido permitir ciertas fechas durante el año (reunión de evaluación anual, fiesta de verano,…) donde los miembros del equipo pueden considerar si quieren seguir participando o no. Esto minimiza la probabilidad de una salida sorpresa.
Métodos
Los métodos que se pueden utilizar en la fase de aplazamiento son, por ejemplo, organizar una ronda de evaluación o escribir palabras personales de despedida a las personas que se van.
Resumen
5 Stages of Team Building de Tuckman es una buena guía para la colaboración digital. Es importante asumir los papeles cambiantes del líder del equipo en las diferentes fases y mirar siempre hacia adelante. Esto crea una forma única de cooperación que conduce a resultados óptimos. ¿En qué fase está tu equipo?
