Discutimos el tema de la comunicación asíncrona y la cultura de reuniones para una campaña de Prezi en un video corto en inglés. Encontrarás el contenido más importante en este artículo de blog. También puedes ver el seminario web grabado aquí. En el video encontrarás subtítulos traducidos automáticamente en alemán y español. ¡Diviértete!
Según un estudio de Harvard Business Review, los gerentes pasan un promedio de 23 horas a la semana en reuniones y el 71% de las reuniones se consideran innecesarias.
Entonces, ¿cómo podemos asegurarnos de que las reuniones realmente se utilicen para lo que están destinadas: tiempo valioso para el equipo? Te mostraré qué reuniones cortar y cuáles mantener. Y lo más importante, cómo la comunicación asíncrona puede ayudar a su equipo a reemplazar las reuniones.
Reuniones que definitivamente tienen que tener lugar
Siempre que el aspecto social juegue un papel importante, la reunión debe tener lugar. Bajo ninguna circunstancia debe cancelar las siguientes reuniones:
- Actividades de trabajo en equipo
- Reuniones de iniciación/lanzamiento del proyecto
- Reuniones de evaluación
Si solo tiene poco tiempo y necesita un resultado rápido, una reunión vale la pena. En los procesos creativos, también es muy inspirador pensar juntos y darnos nuevas ideas. Las discusiones y las sesiones de lluvia de ideas también son una buena razón para una reunión en este caso, pero no todas las sesiones de lluvia de ideas tienen que tener lugar en una reunión.
Reuniones que debe cancelar de inmediato
Las reuniones definitivamente deben estar orientadas a objetivos y solo usarse cuando esta forma de comunicación es necesaria. Las siguientes reuniones se pueden cancelar y reemplazar con comunicación asíncrona:
- Reuniones puramente informativas
- Actualizaciones de estado
- Avisos y Anuncios
- solo una persona habla
- Conferencias
Las personas equivocadas también están en muchas reuniones. No todos tienen que estar presentes, para algunos es suficiente el acta o la grabación de la reunión. Habla con su equipo si sientes que está…
- no es necesario para la reunión
- no hay una agenda clara o razón para la reunión.
Con estos consejos, definitivamente puede ahorrar un tiempo valioso y ser más receptivo y activo en las reuniones realmente importantes.
Alternativas a las reuniones
La fatiga del zoom ahora es un término muy conocido y conduce a una menor atención e interacción en tus reuniones. En lugar de reuniones, puedes utilizar la comunicación asincrónica.
Para que la comunicación asíncrona funcione bien, debes cumplir con las siguientes 3 reglas:
- La información debe ser completa: comunicarse de manera exhaustiva para que no sea necesario hacer preguntas de seguimiento
- Pautas claras de comunicación: Cada persona tiene una forma diferente de comunicación. Debe encontrar un camino común para su organización y la creación de pautas de comunicación ayuda con esto.
- Respeta las horas de trabajo: especialmente cuando tu equipo viaja en diferentes zonas horarias, es particularmente importante respetar las horas de trabajo y tenerlas en cuenta en la planificación.
La comunicación asíncrona es una forma de comunicación muy inclusiva porque permite que tu equipo responda en el mejor momento. Crear una buena comunicación asíncrona definitivamente ayuda a aumentar la eficiencia de su equipo.
