Este artículo de blog se basa en la grabación de un seminario web. Te invitamos a ver el seminario web o leer el contenido del artículo del blog. Solo aprende cómo te conviene más.

¡Por qué deberías cancelar tu próxima reunión!

Supongo que a muchos de vosotros os gustaría cancelar vuestras próxima reunión. Si revisas tus listas de tareas pendientes cada semana, verás un puñado de reuniones. Algunas son importantes, otras las consideras bastante innecesarias. ¿Pasas horas y horas en reuniones en las que a menudo piensas “esta reunión podría haber sido un correo electrónico”?

En promedio, un gerente pasa alrededor de 23 horas a la semana detrás de una pantalla en las reuniones. Los estudios han demostrado que el 71% de las reuniones son completamente innecesarias. Este artículo de blog proporciona algunos consejos sobre qué reuniones cancelar.

Deberías asistir a estas reuniones.

La reunión de inicio

Esta reunión sirve para distribuir roles y responsabilidades dentro del equipo. Ayuda a establecer las reglas básicas de un proyecto. Debe marcar los objetivos y sobre todo motivar al equipo. Estas reuniones son esenciales porque determinan la base de un proyecto. Dan sentido al equipo.

La reunión de teambuilding

Las reuniones de trabajo en equipo son fundamentales para el bienestar de un equipo. Este tipo de reuniones sirven para conocerse e intercambiar ideas. Estas reuniones deben ser divertidas y conectar.

La reunión de revisión

Las reuniones retrospectivas sirven para reflexionar y dar una idea de las tareas y proyectos en los que ha estado trabajando un equipo. Estas reuniones son importantes para determinar qué funcionó bien esta vez. Al organizar estas reuniones, un gerente de equipo tiene una visión clara de qué áreas necesitan mejorar. Como líder de equipo, deseas ver reacciones reales del equipo. ¡Las expresiones faciales, los gestos y las reacciones de sus colegas son importantes!

El problema crítico del tiempo

Algunos detalles de un proyecto se pueden discutir más adelante. Otros simplemente no pueden esperar. Cuando surge tal situación, una reunión está en orden. Una reunión telefónica rápida puede resolver problemas. Estas reuniones pueden incluir discusiones y lluvia de ideas, especialmente cuando se busca la opinión de todos los miembros del equipo.

Consejo adicional: si necesitas ayuda para hacer que una reunión sea divertida, aquí hay algunos consejos para ti.

La regla CCT

Si no está seguro, utilice la regla CCT. CCT significa Creatividad, Colaboración y Teambuilding. Si uno de estos tres aspectos es el enfoque, ¡debe realizarse una reunión!

¡No me hagas perder el tiempo con reuniones!

Actualizaciones de estado, anuncios, ¿quién necesita eso? Esto definitivamente se puede hacer con un correo electrónico rápido o un mensaje de chat grupal.

También deberían abolirse las reuniones de una sola persona. Si solo habla una persona, esa reunión podría haber sido un correo electrónico. Si se necesita una actualización de este tipo, hay muchas otras formas mejores de transmitir ese mensaje específico. Por ejemplo, una persona puede grabarse y enviar un video a sus colegas. De esta forma se puede ahorrar mucho tiempo y, sobre todo, energía. Esta información puede transmitirse mediante comunicación asincrónica .

Si no eres el público objetivo de una reunión, tal vez deberías utilizar tu tiempo para otras tareas.

Incluso si te invitan a una reunión sin que se te informen sobre la agenda o los objetivos de la reunión. Debes preguntar de antemano si se te pueden informar. Solo entonces decides si debes asistir a la reunión o no.

¡Tu comunicación asíncrona funcionará con estos consejos!

Siéntate y toma notas. Tengo un consejo valioso que me ha ahorrado horas de reuniones: comunicación asincrónica.

Debes asegurarte de que la información que transmites sea totalmente comprensible. También que tengas la documentación completa de lo que hablas. Esto es importante para que no surjan más preguntas.

Las pautas de comunicación son importantes para que los miembros del equipo sepan cómo y a través de qué canales comunicarse.

¡Respeta las horas de trabajo de tus compañeros! Esto es especialmente importante si trabajan en diferentes zonas horarias o tienen horarios de trabajo flexibles en términos de responder a su información.

Hay muchas herramientas que pueden ayudarte si decides utilizar la comunicación asíncrona; Algunos de estos son Slack, Mattermost, Rocketchat o Microsoft Teams.

¿Deberiamos encontrarnos?

Aquí hay preguntas importantes que debes hacerte a tu mismo(a) o a tu gerente antes de planificar tu próxima reunión.

¿Esta reunión tiene un objetivo claro?

¿Cuál sería una razón clara para una reunión? ¿Necesita una reunión? ¿Es esto solo un ejercicio de rutina semanal?

¿Se requiere todo el equipo para esta reunión?

Tal vez no se necesite todo el equipo todas las semanas. Debes probar un enfoque diferente y reunirse con todo el equipo cada dos semanas para agilizar tus reuniones.

¿Se requieren reacciones e ideas inmediatas?

¿Se requieren respuestas para un proceso creativo? Si esto es necesario para el desarrollo posterior de un proyecto, definitivamente es una buena razón para programar tu próxima reunión.

¿Se requiere algo más que comentarios técnicos?

Si una reunión se trata simplemente de compartir información sin requerir más información y opinión, entonces tal vez no sea necesaria una reunión.

En tu próxima reunión, recuerda hacerte estas preguntas. ¿Te tomas el tiempo para pensar? Califica las respuestas y luego decides si deseas asistir a una reunión específica. Recuerda que las reuniones deben ser divertidas y agradables. En lugar de causarte problemas a ti y a todos los que te rodean. Cuando los miembros del equipo trabajan juntos, el trabajo es mucho más divertido. Con suerte, con estos consejos y trucos, las reuniones ya no serán tan tediosas. ¡Ojalá también se cancelen las reuniones innecesarias!