Pautas de comunicación para equipos remotos

Pautas de comunicación para equipos remotos - Cómo desarrollar pautas de comunicación exitosas en tu equipo

Como parte de tu equipo, la comunicación eficaz es clave para el éxito. Pero en el mundo digital en el que vivimos hoy en día, puede resultar difícil garantizar que todo el mundo se comunique de la misma manera. Las pautas de comunicación pueden ayudar a mejorar la eficacia de la comunicación en el equipo y evitar malentendidos. En este artículo aprenderás a crear pautas de comunicación exitosas en tu equipo.

En el mundo laboral actual, los equipos de comunicación parcial o predominantemente digitales son cada vez más habituales. La posibilidad de trabajar desde cualquier lugar tiene muchas ventajas para las empresas y los empleados. Una mayor flexibilidad y un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada son sólo dos ejemplos. Al mismo tiempo, sin embargo, el trabajo a distancia también conlleva algunos retos, especialmente en términos de comunicación.

¿Qué son las directrices de comunicación?

Las directrices de comunicación son un conjunto de normas y recomendaciones que un equipo establece para garantizar que la comunicación sea eficaz y eficiente. Ayudan a evitar malentendidos y confusiones y fomentan una comunicación abierta y transparente dentro del equipo.

En un equipo (predominantemente) remoto, las pautas de comunicación son especialmente importantes, ya que es posible que los miembros del equipo no (puedan) hablar entre sí en persona o no se encuentren en la misma sala. Al establecer directrices de comunicación, los equipos remotos pueden asegurarse de que todo el mundo sabe cómo y cuándo debe comunicarse con los demás miembros del equipo.

¿Por qué los equipos de voluntarios necesitan directrices de comunicación digital?

Muchas organizaciones y empresas ya disponen de directrices de comunicación para las relaciones públicas o los canales de comunicación individuales. Esta es una gran base para la cooperación. Hay muchas buenas razones para tratar este tema:

1. expectativas claras

Las directrices de comunicación digital te ayudan a establecer expectativas claras para la comunicación dentro del equipo. Esto incluye el uso de herramientas y canales de comunicación, las expectativas sobre los tiempos de respuesta, las horas de trabajo y el tratamiento de los conflictos.

2. mejor coordinación

Mediante pautas de comunicación digital, los equipos (de voluntarios) pueden coordinarse mejor. Al dar a todos los miembros del equipo la misma información y seguir las mismas normas de comunicación, todos pueden centrarse en el trabajo y aumentar así la eficacia del equipo.

3. mantener la profesionalidad

Mujer mirando su tablet y bebiendo una bebida caliente.
Imagen de rawpixel.com

Las directrices de comunicación digital ayudan a mantener la profesionalidad del equipo. Al tener directrices claras para la comunicación, se pueden evitar malentendidos y conflictos, lo que conduce a un entorno de trabajo positivo y a una mejor imagen de la organización.

En general, las directrices de comunicación digital para los equipos (voluntarios) son cruciales para aumentar la eficacia, la coordinación y la profesionalidad del equipo. Cuando todos los miembros del equipo conocen las mismas normas y expectativas, el equipo puede trabajar con más eficacia y centrarse en lo importante: hacer avanzar la buena causa.

¿Qué aspectos deben incluirse en las directrices de comunicación para equipos remotos?

Tienes total libertad para diseñar tus pautas de comunicación según tus necesidades. Sin embargo, ha demostrado ser útil si tienes en cuenta los siguientes aspectos:

1. canales y herramientas de comunicación

Los equipos remotos quieren tener directrices claras sobre los canales y herramientas de comunicación que utilizan. Esto puede incluir, por ejemplo, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia o una herramienta de gestión de proyectos. Las directrices de comunicación deben definir qué canales son adecuados para cada tipo de comunicación.

2. uso (restricciones) de los canales

Como equipo, es importante compartir el uso y no uso de determinados canales de comunicación para determinada información, a fin de garantizar que la información importante se comunique con rapidez y eficacia. Cada canal de comunicación tiene sus propias ventajas e inconvenientes, y es importante que el equipo decida conjuntamente qué canal es el más adecuado para cada tipo de información.

3. tiempos de respuesta

Es importante que los equipos remotos tengan expectativas claras sobre los tiempos de respuesta. Esto puede variar según el canal y el tipo de comunicación. Por ejemplo, un correo electrónico puede contestarse en 24 horas, mientras que un mensaje instantáneo debe contestarse en 15 minutos.

4. zona horaria y horario de trabajo

Los equipos remotos pueden estar en zonas horarias diferentes, lo que puede dificultar la comunicación. Por tanto, las directrices de comunicación deben incluir normas claras sobre cuándo están disponibles los miembros del equipo y cómo organizan sus horas de trabajo para garantizar una comunicación eficaz.

5. lengua y sonido

Los equipos remotos también quieren acordar un lenguaje y un tono comunes. Esto ayuda a evitar malentendidos y diferencias culturales. Las directrices de comunicación deben especificar qué tipo de lenguaje y tono se utiliza en la comunicación.

6. aclaración de las expectativas

Los equipos remotos necesitan expectativas claras sobre la comunicación. Esto puede incluir cómo se da la retroalimentación, cómo se resuelven los conflictos y cómo se toman las decisiones. Las directrices de comunicación también deben aclarar qué necesidades y preferencias traen consigo los distintos miembros del equipo en cuanto a comunicación digital.

Hombre comunicándose a través de su ordenador portátil.
Imagen de rawpixel.com

Durante el proceso de elaboración de las directrices de comunicación, todos los miembros del equipo tienen la oportunidad de aportar sus opiniones e ideas. Esto permite que cada persona se sienta escuchada y valorada y puede fomentar la confianza y el compromiso del equipo. Si cada miembro del equipo siente que se escucha su propia voz, esto también puede ayudar a crear un entorno de trabajo positivo en el que todos puedan contribuir y crecer. Una gran oportunidad para la formación de tu equipo.

Las pautas de comunicación están cambiando

Las pautas de comunicación son esenciales para garantizar una comunicación clara y eficaz en equipos y organizaciones. Sin embargo, también es importante reconocer que estas directrices no son inamovibles y que deben revisarse y adaptarse periódicamente. Por ejemplo, cuando se introducen nuevos canales de comunicación, se incorporan nuevos miembros al equipo o las necesidades del equipo han cambiado.

En general, es importante que las directrices de comunicación sean flexibles y adaptables. Las organizaciones no deben limitarse a utilizar las directrices una vez creadas, sino que deben revisarlas y actualizarlas periódicamente para que siempre sean eficaces. Esto ayudará a garantizar una comunicación clara y eficaz dentro del equipo y con el grupo destinatario.

¿Cómo se puede ahorrar tiempo en la elaboración de las directrices de comunicación?

Desarrollar pautas de comunicación en equipo es una forma estupenda de fomentar la creación de equipos. Discutiendo y elaborando juntos las directrices, podréis trabajar en equipo para garantizar que todo el mundo se comunica y trabaja de la misma manera. Esto puede conducir a una mejor cooperación y comprensión dentro del equipo. Por regla general, el desarrollo de las directrices se realiza en 5 fases:

Fase 1: Determina la finalidad y el alcance de las directrices

Antes de empezar a crear directrices de comunicación, tienes que tener claro el objetivo y el alcance. ¿Cuáles son los principales objetivos de las Directrices? ¿Qué áreas de comunicación deben cubrirse? Algunos ejemplos son el uso de herramientas de comunicación, las expectativas de tiempo de respuesta, la etiqueta de comunicación, etc.

Fase 2: Recoger las opiniones de los miembros del equipo

Para asegurarte de que las directrices cuentan con el apoyo de todos los miembros del equipo, debes solicitar la opinión de todos. Puedes hacerlo mediante una encuesta o una reunión para recoger ideas y sugerencias. Así comprenderás mejor las necesidades y expectativas del equipo.

Fase 3: Prepara un borrador de las directrices

Basándote en los resultados de los pasos 1 y 2, puedes preparar un borrador de las directrices. Garantiza que las directrices sean claras, concisas y fáciles de entender. Utiliza ejemplos claros para que todos los miembros del equipo comprendan cómo se aplican las directrices en la práctica.

Fase 4: Examinado y revisado

Una vez creado el borrador, debéis examinarlo y revisarlo en equipo. Anima al equipo a dar su opinión y a sugerir cambios si es necesario. Asegúrate de que todos los miembros del equipo están de acuerdo con las directrices antes de adoptarlas.

Fase 5: Llévate a todos contigo

La mujer se sienta ante su tableta y está contenta con sus pautas de comunicación.
Imagen de rawpixel.com

Una vez adoptadas las directrices, debes presentarlas a todo el equipo y asegurarte de que todos confían en utilizar todos los canales de comunicación. Explica los puntos clave y asegúrate de que todos los miembros del equipo comprenden plenamente las directrices.

Crear pautas de comunicación en un equipo puede ser un proceso complejo, pero merece la pena. Unas pautas de comunicación eficaces pueden ayudar a mejorar el trabajo en equipo y aumentar la eficacia.

¿Proceso acompañado o automoderado?

Puedes organizar este proceso tú mismo o hacer que te acompañe un experto (en parte). Especialmente si aún no estás seguro de la elección de tus canales de comunicación o si quieres un cambio fundamental en tu comunicación, se recomienda el apoyo de un experto. Sin embargo, si ya dispones de una buena infraestructura de comunicación y tu única preocupación es evitar los malentendidos y establecer una cultura de comunicación común, entonces puedes aplicar fácilmente el proceso tú mismo en tu organización.

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