Este artículo de blog se basa en una grabación de una conferencia sobre la herramienta de gestión de proyectos MeisterTask, que también puedes ver. De lo contrario, puedes leer el artículo. ¡Aprende cómo te queda mejor!
La gestión de proyectos digitales puede convertirse en un desafío, especialmente cuando hay una gran cantidad de personas involucradas y diferentes tareas por completar. Rápidamente se vuelve desordenado y confuso: ¿qué se debe hacer al fin y al cabo? ¿Quién es responsable de qué? ¿Para cuándo son las tareas?
Para hacer frente a este problema, se utilizan herramientas en línea como MeisterTask, que fue concebido para la gestión de tareas en línea. Se trata de la organización y estructuración digital de proyectos para simplificar la gestión. Debido a la pandemia, que ha requerido que gran parte del trabajo se realice de forma remota, estas herramientas han ganado importancia. La herramienta fue presentada por Jana Piske en una conferencia junto con HandsonEhrenamt.
¿Qué es MeisterTask?
MeisterTask es una herramienta para el método Kanban en la gestión de proyectos. Es un proveedor de tableros de estilo Kanban y crea una visión general de todas las tareas dentro del proyecto. Esto le da al equipo la oportunidad de trabajar con flexibilidad.
¿Cómo funciona MeisterTask?
En la página de perfil, donde se llega primero, se puede ver todos los proyectos en los que se está trabajando actualmente a la izquierda. Puedes tener acceso a diferentes tableros al mismo tiempo, correspondiendo cada proyecto a su propio tablero. Al costado también hay un checklist con las tareas y la agenda: qué hacer y cuándo, qué está asignado a quién, etc. Este es el dashboard (icono de la casa pequeña).
Si pulsas en un proyecto, verás diferentes columnas. Cada columna corresponde al estado de una tarea: Ideas, Tareas, En progreso, Comentarios, Terminado, Información importante. Las columnas se pueden crear individualmente. Sugerimos las siguientes columnas para una gestión de proyectos exitosa:
Columna de ideas
Las ideas siempre aparecen en el proceso de trabajo. Las ideas se reúnen en la columna de ideas. Las ideas se pueden ingresar aquí completamente sin filtrar. Cada pensamiento rápido cuenta y puede servir como base para el desarrollo posterior del proyecto. A medida que se vuelven más específicos, van a la columna de tareas.
Columna de tareas
En la columna Tareas se encuentran los Tickets donde se almacenan las tareas. En los tickets puede agregar notas e información o incluso un checklista la tarea. Debes poder encontrar toda la información que necesitas para completar la tarea allí. Cada tarea se puede asignar a alguien o permanecer abierta hasta que alguien se haga cargo. Todos en el equipo pueden agresar y asignar tareas, asumirlas ellos mismos o dejarlas abiertas. MeisterTask permite todo tipo de tareas. La forma en que debe ocurrir la asignación en su organización depende en gran medida de su cultura organizacional. Si introduces la Tarea Maestra en tu organización, debes aclarar de antemano si todas las personas, o sólo las seleccionadas, pueden asignar tareas. Si tienes alguna duda, también puedes hacerla directamente en el ticket, dirigida a alguien personalmente del equipo o a todos. También puede escribir comentarios allí y editarlos.
Aunque no hay categorías superiores y inferiores en la columna de tareas, hay una visión general de las tareas que el equipo ha establecido y debe completar, independientemente de si ya hay un*a asignada. Todas las tareas tienen el mismo peso en esta columna. Puedes agregar una nueva columna y hacer allí una priorización si es necesario. Pero existe la posibilidad de filtrar añadiendo etiquetas coloreadas en los tickets. Las etiquetas aparecen en la columna de tareas y puedes usarlas para ordenar los tickets con las tareas.
Columna “En proceso”
Cuando alguien acepta la responsabilidad de la tarea, la tarea se mueve a la columna de edición. En la columna de procesamiento, puedes ver a quién se le debe asignar qué tarea. Solo una persona puede ser responsable por cada ticket, pero se puede registrarse como observador de una tarea. De esta manera, puede ver la progresión de la misma y recibir notificaciones cuando algo cambie.
Columna de comentarios
Si has completado una tarea pero deseas recibir una opiniónsobre ella, entra en la columna de comentarios. Los demás en el equipo pueden dar su opinión sobre esto. Ya sea pidiéndole a alguien en particular su opinión en los comentarios, o haciendo que alguien en el equipo voluntariamente se tome un tiempo para compartir su opinión. Según la tarea, también puedes omitir esta columna si no necesitas comentarios.
Columna “Terminado”
Después de los comentarios de otros miembros del equipo, la tarea se mueve en la columna Terminado. Todavía se puede completar usando el botón Completar, luego aparece como una tarea completada. El tiempo que tomó el procesamiento y cuántas personas estuvieron involucradas se muestra en este punto. Esto es importante para evaluar el progreso del proyecto al ver dónde y cuánto esfuerzo se puso en él.
Columna “Información importante”
En el voluntariado, los equipos son en su mayoría dinámicos. Siempre hay nuevos colaboradores que aún no conocen la herramienta o no tienen acceso a los canales de comunicación. En la columna Información importante, puedes proporcionarapoyo a estas personas sobre cómo usar la herramienta. Actúa como tablón de anuncios al mostrar mensajes con información en forma de tickets. En nuestra organización también nos gusta usarlo para registrar fechas importantes para todos.
Nuestras 5 recomendaciones
Para aprovechar al máximo la gestión de proyectos a través de MeisterTask, aquí hay algunos buenos consejos:
#1 Proporcione un título que se explique por sí mismo:
La idea aquí es establecer tareas de pequeña escala que hagan la división más simple y fácil. Esto simplifica el trabajo digital con numerosos colaboradores. Por lo tanto, es relevante proporcionar títulos atractivos y directos en los tickets para que la tarea se quede clara y específica. Debes poder comprender la mayor parte de la tarea sin tener que abrir la descripción.
#2 Elige columnas para que las tareas se muevan de izquierda a derecha
Puede elegir las columnas según sus necesidades, pero se recomiendan las columnas Tareas, En progreso, Comentarios y Terminado. Las tareas se ejecutan de izquierda a derecha en el tablero: idea, tarea, en progreso, comentarios, terminado. El proyecto entonces parece fluir y motiva a trabajar rápidamente .
#3 Mantener las tareas después de completarlas
En MeisterTask, tienes la opción de colocar las tareas en la papelera de reciclaje después de que se hayan completado y así eliminarlas. Sin embargo, se recomienda que los conserves hasta el final del proyecto. Esto puede servir para evaluar mejor el proyecto, examinando después qué tareas fueron las más difíciles. También es muy motivador para el equipo ver cómo la lista de tareas se va quedando vacía mientras que las tareas completadas con éxito siguen aumentando.
#4 Descarga la aplicación de MeisterTask
En MeisterTask siempre tienes que iniciar sesión para ver el tablero. Con la aplicación (para Android y para IOS) recibes notificaciones en tu móvil cuando se producen cambios o se acercan los plazos. Si tienes la versión gratuita de la herramienta, es especialmente útil ya que no puedes sincronizar su calendario con las fechas de entrega.
#5 Haz una presentación conjunta al principio
Dado que MeisterTask se puede adaptar muy bien a cualquier organización, es importante tomarse dos o tres horas para hacer una introducción juntos. Cuantos más colaboradores se acostumbren a la herramienta, mejor funcionará y más organizado estará el proyecto. De esta manera, todos obtienen una visión general y pueden crear el tablero de manera específica para la organización, de acuerdo con sus necesidades. En Fairlinked también ofrecemos workshops sobre cómo usar MeisterTask con éxito. Suscríbase a nuestro newsletter para estar informado sobre el próximo webinario o contáctenos directamente para una capacitación para su equipo.
Versión gratuita X Versión paga
La versión de pago de MeisterTask tiene ciertas ventajas. Como ya se mencionó, puedes sincronizar tu calendario con los plazos en la versión paga. De esta manera, puede ver su compromiso profesional como un todo, reuniendo todas las tareas pendientes. En la versión gratuita solo ves los plazos, sin sincronización. En la versión de pago, los períodos de todas las tareas que registras manualmente también se organizan en un gráfico de colores en el calendario. Esto da como resultado una visión general del esfuerzo en cada tarea, que también puede ser relevante para la evaluación del proyecto.
La versión gratuita es suficiente para muchos proyectos. Es una herramienta de gestión de proyectos completa y pueden unirse miembros ilimitados del equipo. Solo se limita el número de tableros disponibles. Le recomendaría que primero pruebe la herramienta en la versión gratuita y luego actualice a la versión paga si es necesario. Para ver una comparación completa de las funciones de las versiones gratuita y de pago, consulte aquí.
Utilice MeisterTask compatible con RGPD
Si trabaja con datos personales como parte de su trabajo, debe cerrar un acuerdo de procesamiento de datos con MeisterTask. Puedes encontrar la opción en tu perfil bajo términos y condiciones generales. Allí haces clic en la opción para firmar un acuerdo de protección de datos y así estar seguro. El acuerdo se completa en minutos y definitivamente debe ser completado por alguien de la organización. La ubicación del servidor del proveedor de servicios se encuentra en Frankfurt. Puede encontrar instrucciones detalladas sobre el acuerdo de procesamiento de datos en este artículo de blog aquí.
Resumen
En el artículo se presenta MeisterTask como solución y método para la gestión digital de tareas. Los tableros te proporcionan una descripción general de todas las tareas y su proceso en el proyecto. Esto le permite trabajar de forma clara y flexible con la ayuda de las diversas herramientas que se muestran. La ventaja es que el configuración del tablero y la asignación de tareas siguen siendo libres. Esto le brinda diferentes formas de personalizar cada tablero para cada organización. MeisterTask también simplifica la evaluación retrospectiva del proyecto al poder ver el esfuerzo una vez que se han completado las tareas. ¡Adopta nuestras recomendaciones para aprovechar al máximo la herramienta de gestión de proyectos digitales y prueba MeisterTask por ti misma!
