Un informe de experiencia. Cómo fundamos una organización en medio de la crisis sin habernos visto nunca.
Una publicación invitada de Felicitas Heger.
La pandemia nos ha estado presentando muchos desafíos durante más de un año. Tuvimos que adaptarnos a las innovaciones en comunicación y trabajo en equipo con maneras especiales en muy poco tiempo. Experimentamos los pros y los contras de este nuevo trabajo en equipo, principalmente en Zoom. ¿Cuáles son nuestros aprendizajes de este año? ¿En qué 5 pilares tenemos que apoyarnos al construir y desarrollar una organización digital?
En noviembre de 2020, fundé una nueva red sobre el tema de la sostenibilidad con algunos visionarios y entusiastas. Todos nos conocimos en línea durante un curso de capacitación para convertirnos en gerente ambiental y de sostenibilidad. También encontramos en línea que todos creemos en una forma de pensar sistémica y sostenible para poder enfrentar los desafíos de nuestro tiempo. Con este objetivo que nos une, se encontró rápidamente la dirección de la red y la fundación de la organización, así como el nombre de “sistema” (sistema + objetivo + sostenibilidad). Hoy hemos adquirido la experiencia de dos reuniones en línea hasta el momento con innumerables llamadas de Zoom anteriores, discusiones grupales de Slack, plantillas creativas de Canva para publicaciones y presentaciones en redes sociales y una carpeta abultada de Documentos de Google. Llegamos a participantes de todo el mundo con grandes oradores, a quienes también solo pedimos y conocimos digitalmente.
Nuestros aprendizajes para ti
Pero, ¿qué hemos aprendido de la colaboración digital hasta ahora? ¿Y cómo puedo clasificar estos para su propio trabajo en el equipo en el camino hacia una organización digital? ¿Qué 5 pilares son particularmente importantes?
Así que este es un intento de dar una guía a través de los cinco supuestos más comunes en el espacio digital y mis evaluaciones resultantes de ellos. De esto derivo 5 pilares para una cooperación en línea exitosa.
1er pilar: libre organización de las horas de trabajo y comprensión de la situación respectiva de los miembros individuales del equipo
Durante la pandemia, no pasamos la mayor parte de nuestro trabajo en un lugar de trabajo, sino en casa. ¡Esto no es nada nuevo! Pero lo que ha cambiado fundamentalmente como resultado es nuestra estricta separación entre el trabajo y el tiempo libre. Esto puede tener consecuencias negativas, como desdibujar la línea divisoria entre hacer frente a la carga de trabajo y tomar conscientemente el tiempo libre y relajado. En el peor de los casos, esto puede conducir a graves problemas psicológicos y enfermedades.
Veo las consecuencias positivas de este tipo de diseño de trabajo en el diseño individual de la planificación del tiempo de cada individuo. Esto significa que puedes seguir tu propio reloj interno y la rutina mayoritariamente familiar. Por lo tanto, no tener que ceñirse a la rígida estructura analógica de “9 a 5”.
¿Qué significa para nosotros como equipo esta nueva forma de trabajar juntos?
En mi último artículo, ” Empoderar a miembros de equipos diversos y femeninos ” aquí en el blog, escribí sobre uno de los ingredientes más importantes para una colaboración exitosa en equipo. Estamos hablando de “aprecio”. Sin un cierto grado de comprensión mutua de la situación personal respectiva de los miembros individuales del equipo, trabajar juntos en el espacio digital no puede funcionar.
El gran problema y la mayor artimaña en la que podemos caer es creer que solo porque estamos conectados digitalmente entre nosotros, la otra persona debe estar accesible en todo momento. ¡Eso no funciona! Si se produce esta sobrecarga y avalancha incontrolada de información, la motivación decae y todo el proyecto corre el riesgo de fracasar.
Por lo tanto, la mejor estrategia es asumir las necesidades individuales, individuales, sin juzgar, sobre todo sin devaluarlas. La distribución de tareas debe dividirse de acuerdo con la carga de trabajo de cada individuo. Por supuesto, también debe haber compromiso mutuo y confianza aquí.
Podemos describir esta forma de colaboración en equipo como una actitud de “tú estás bien, yo estoy bien” del análisis transaccional. Esto se basa en el aprecio mutuo, el reconocimiento de la situación respectiva de la otra persona y la confianza.
En Systaimability, vivimos esta actitud desde el principio, y en casos individuales no llegamos más lejos o incluso nos decepcionamos. Hemos aprendido de nuestra experiencia a comunicarnos de manera aún más transparente ya reconocer esta actitud interna en el equipo como un importante primer pilar de la estructura organizativa.
2do pilar: Adherirse al timeboxing en reuniones y llamadas en línea
Esta actitud también se aplica al diseño de reuniones en línea o reuniones más cortas (llamadas). Si no aprendes a valorar las franjas horarias notificadas y planificadas de los miembros de tu equipo y te ciñes a los acuerdos, pronto sólo tendrás compañeros desmotivados e improductivos frente a la pantalla que sólo escuchan con un oído tus tan importantes borradores de planificación para el proyecto.
En Systaimability, actualmente estamos trabajando muy duro en este importante pilar del desarrollo estructural para una organización digital. Ahora, por supuesto, también nos llevamos bien personalmente. Por lo general, nuestras llamadas siempre comenzaban con un chat y un intercambio personal. Seguramente todos conocen esta forma de retraso en el tiempo y cuando se trata de los temas realmente importantes y relevantes para el proyecto, todos están cansados o sus pensamientos ya están en la próxima llamada.
Por lo tanto, debemos ser conscientes de que también es una forma de reconocimiento mutuo ceñirse a los tiempos acordados y discutir todos los puntos importantes en el tiempo dado para no convertirse en una pérdida de tiempo desorganizada para todos. Asignamos a alguien en el equipo para que supervise el timeboxing y nos dé un empujoncito cuando nos estamos desviando hacia trivialidades. Qué puedo decir, por supuesto que no siempre funciona, ¡pero mejora!
3er pilar: Llamadas planificadas para el intercambio personal en la organización
Inmediatamente después del pilar 2 y no menos importante para construir una base de equipo estable, por supuesto, también es necesario establecer salas para el intercambio personal y la creación de equipos, además de las llamadas de trabajo con “tiempo limitado”.
Porque el hecho de que estemos en el espacio digital no significa que no se nos permita percibirnos como seres humanos. Si ignoramos esto y lo tratamos con demasiada ligereza, los pilares 1 y 2 tampoco pueden desarrollarse positivamente. Si no conseguimos habilitar un espacio de pensamiento personal y libre, no habrá comprensión entre nosotros y, por tanto, el aprecio y la consiguiente motivación por el proyecto conjunto se resienten.
¿Cómo se pueden llenar de vida estos espacios digitales?
Por ejemplo, podríais reuniros una vez al mes por la noche para una “charla sobre la visión” con una copa de vino frente a la pantalla. Totalmente informal y sin presiones de tiempo. Todos pueden compartir sus pensamientos y anécdotas personales.
Antes de que comenzáramos y trabajáramos juntos en Systaimability, nuestro miembro del equipo, Luci, tuvo una gran idea. Nos invitó a todos a una noche de cocina en línea y envió la lista de compras por adelantado. La velada con vino y verduras al horno resultó muy alegre.
Por el momento estamos más en el modelo de realizar una “charla de visión” cada dos o tres semanas. Aquí, también, ciertamente hay margen de mejora, pero estamos en el camino correcto. Nuestro tercer pilar para una estructura organizacional digital está tomando forma cada vez más.
También hay un seminario web emocionante sobre rutinas de reuniones motivacionales para consultar en nuestro archivo.
4to pilar: Comunicación clara sobre los canales de comunicación utilizados
¡La “palabra mágica” para una buena comunicación en un equipo es y sigue siendo transparencia! Sobre todo, es importante no solo nombrarlos y clasificarlos como importantes, sino también vivirlos realmente. Para que esto tenga éxito, la información compartida debe poder ser recibida y leída por todos los miembros del equipo. Para evitar que esto degenere en una avalancha de canales de comunicación, lo que nos llevaría de nuevo a la suposición 1 y al resultado de ésta, la disminución de la motivación y el fracaso del proyecto, necesitamos en primer lugar una visión clara de todas nuestras formas de comunicación.
Qué herramientas o programas te gustan y consideras valiosos no es tan importante al principio. Es importante que todos los miembros del equipo puedan utilizar los canales de comunicación acordados. Discute de antemano para qué tareas y pasos de desarrollo del proyecto necesitas qué herramienta. Entonces te comprometes con herramientas individuales y útiles.
En Systaimability, comenzamos con un grupo de Slack, un tablero de Miro, un tablero de Trello, una carpeta compartida de documentos de Google, una cuenta de Hootsuite para todas las plataformas de redes sociales, una cuenta de Canva para diseñar logotipos, publicaciones y presentaciones, con una cuenta de Linktr.ee y con una cuenta Zoom.
Después de casi medio año, hemos saneado nuestros canales de comunicación. Nos limitamos a aquellos que realmente nos ayudaron en nuestro trabajo organizativo del día a día.
Seguimos trabajando con estos canales:
Y ya no trabajamos con estos canales:
- Trello (ha sido reemplazado por listas de trabajo en documentos de Google)
- Hootsuite (ha sido reemplazado por establecer responsabilidades individuales para canales de redes sociales individuales)
Solo puedes experimentar estos aprendizajes probándolos y simplemente “haciendo”. ¡”Prueba y error” por así decirlo! Si a continuación se evalúa una y otra vez si se lleva a todos los miembros del equipo, si se puede gestionar la avalancha de información y si se puede crear la mayor transparencia posible en el equipo, entonces nada más se interpone en el camino para establecer el Pilar 4.
5º pilar: Introducir tiempos conscientes de indisponibilidad y “desintoxicación digital”.
Para configurar el quinto y último pilar de yu organización digital, puedes orientarte nuevamente en el primer pilar. La suposición aquí era que cada uno de nosotros está y debería estar siempre disponible en el espacio digital de implementación del proyecto. Por supuesto, sabemos que esto no es factible y que las pausas también son increíblemente importantes para el éxito conjunto y creativo de un proyecto. Porque una sobrecarga constante y una avalancha incontrolada de información sobre los miembros del equipo conducen inevitablemente a una disminución de la motivación y el entusiasmo por la acción durante la implementación. Como resultado, todo el proyecto falla debido a esta sobrecarga sensorial en las primeras semanas y meses de fundar una organización o implementar un proyecto.
Nosotros en Systaimability también obtuvimos esta avalancha de información hecha por nosotros mismos al principio. Hemos logrado mucho con la implementación de nuestra primera reunión por el momento. Después de eso, sin embargo, la motivación se derrumbó y todos estaban correspondientemente planos y sin energía.
Lo que aprendimos de esto definitivamente fue que, como miembros del equipo, éramos libres de expresar cuándo necesitábamos un descanso o cuándo no necesitábamos estar disponibles. Mientras tanto, funciona tan bien que todos explican sus propios descansos y generalmente declaramos que el fin de semana es una zona libre en línea con familiares y amigos.
Aquí, por supuesto, puedes decidir libre y creativamente cómo quieres manejar esto y cuánto tiempo quiere crear una “desintoxicación digital” en el equipo dada la carga de trabajo y urgencias especiales. Es importante señalar que los procesos creativos y, sobre todo, los procesos de pensamiento solo pueden surgir si también se planifica conscientemente el “tiempo libre”. ¡Especialmente en la sala de proyectos digitales! Después de todo, como usted sabe, las ideas nuevas e innovadoras pueden surgir en cualquier lugar.
Mi conclusión para tu organización
¿Qué es importante para una organización digital en la pandemia?
Para establecer una organización digital en tal crisis, es importante saber que no podemos traducir el mundo organizacional analógico y el desarrollo de proyectos 1:1 al espacio digital. No solo tenemos que asegurarnos de que estamos bien conectados entre nosotros y de manera transparente, sino que también debemos recordarnos a nosotros mismos que debemos permitir las relaciones interpersonales y una comprensión mutua de la situación respectiva de nuestras contrapartes, incluso en el espacio digital.
¿Qué actitud tomamos como organización en el espacio digital?
Abogo por una cooperación comprensiva y agradecida, así como por una libre organización de las horas de trabajo, en las que cada individuo pueda desempeñar y desarrollar su plena capacidad de trabajo y así llevar al equipo al éxito. La forma en que planificamos reuniones y llamadas en línea y nos apegamos a los tiempos acordados también es una forma importante de respeto y aprecio mutuos. Para que el intercambio personal no se pierda en el espacio digital con todos los “timeboxing” deseados, se deben configurar muy conscientemente tiempos y espacios para el libre pensamiento. Esto también tiene un gran impacto en la formación de equipos.
Además de estos puntos, existen otros ingredientes, como el aprecio e interés por la respectiva situación de la persona, así como una buena dosis de transparencia bien comunicada en los canales de comunicación seleccionados.
Si tienes en cuenta estos puntos y eres consciente de que también debe haber una “hora de cierre” con tiempos libres en el espacio digital, puedes despegar como organización digital. Te deseo mucho éxito en la implementación y espero que estos cinco pilares te ayuden.
Sobre Felicitas Heger
Desarrolladora sistémica de organizaciones, gestora de sostenibilidad y coach. Fundadora de thefemalevoice.de. Felicitas Heger aborda el fortalecimiento de la mujer en equipos y puestos directivos combinando coaching y voz para nombrar activamente los propios recursos. También ha trabajado durante muchos años en el sector cultural y sin fines de lucro como gerente de proyectos y desarrolladora organizacional. Todavía le preocupa la cuestión de las posibles soluciones para una mayor cohesión social y un mayor desarrollo estructural en las ciudades pequeñas y medianas.
Acerca de la sistematización
Systaimability quiere llamar la atención sobre los desafíos de nuestro tiempo, interconectar sistemas innovadores, hacer visibles diferentes campos interdisciplinarios de la sostenibilidad y, por lo tanto, inspirar la acción. Además de los eventos (encuentros en línea), el objetivo es construir una comunidad en crecimiento que interactúe, discuta y desarrolle soluciones continuamente en conjunto.
