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Si tu equipo trabaja en línea, ¡necesitas online teambuilding! La mayoría de las personas que eligen involucrarse digitalmente no lo hacen porque son ermitaños. Al contrario: incluso las personas que trabajan desde casa son jugadores de equipo. Quieren estar conectados e intercambiar ideas. Por lo tanto, el Teambuilding en línea juega un papel muy importante.
Todos aprendimos cómo construir un equipo y hacer trabajo en equipo fuera de línea. Y eso es principalmente a través de la interacción social diaria. Ya sea en edad preescolar, con amigos o con colegas en la oficina. Desafortunadamente, solo podemos aprovechar parcialmente esta experiencia en el área en línea. Necesitamos volver a aprender a trabajar con otros. La mayoría de las personas trabajan de manera diferente en el ámbito digital que fuera de línea. Incluso si ya conoces a los miembros de su equipo fuera de línea, eso no significa que la dinámica de tu equipo será la misma en línea. Así que ten en cuenta que trabajan juntos de una manera fundamentalmente diferente y adáptense a ella.
Necesidades en el teambuilding en línea
A menudo es difícil comunicar las necesidades, especialmente en línea. Por lo tanto, te puede ayudar tener una visión general de las necesidades más importantes que tiene cada equipo:
- Rutinas: Por ejemplo el saludo por la mañana, contacto regular o tareas comunes y recurrentes. Está científicamente comprobado que los equipos con rutinas funcionan mejor y son más resilientes. Puedes encontrar más información sobre rutinas en equipos digitales aquí.
- Comunicación: Los canales de comunicación deben ser lo más sencillos posible. Lo ideal es ofrecer diferentes canales para la información importante y urgente. Es particularmente importante que todos en el equipo tengan claro qué canales están destinados a qué información.
- Motivación: Precisamente porque no hay contacto directo con los compañeros, tu propia motivación interna se vuelve aún más importante.
- Interacción social: incluso si la interacción personal es limitada, el trabajo no debe consistir solo en correos electrónicos y tareas pendientes.
Tu tarea como líder en el teambuilding en línea
El teambuilding online debe diseñarse de manera proactiva porque no puede llevarse a cabo solo en la cocina del café o tomando una cerveza juntos después del trabajo. Teambuilding se convierte así en una tarea de gestión explícita. Por lo tanto, como gerente, debes dar conscientemente a su equipo un espacio para el intercambio personal y para que se conozcan entre sí. Los nuevos miembros del equipo en particular definitivamente deben ser presentados y darles tiempo para que se acostumbren al equipo. Tu trabajo como gerente se hace más difícil por el hecho de que tienes poco control sobre el entorno de los miembros de su equipo. Mientras que algunos pueden estar sentados solos en casa frente a sus escritorios, otros miembros del equipo pueden tener hijos que necesitan atención o están fuera de casa. Así que ten en cuenta que no todos tienen las mismas condiciones laborales.
La comunicación en el equipo.
Hay algunas barreras de comunicación en línea. Por ejemplo, a través de largos tiempos de espera para obtener respuestas, menos canales de comunicación y una percepción limitada del lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales. Por lo tanto, los malentendidos son más comunes, lo que hace que la buena comunicación y los diferentes canales de comunicación sean cruciales.
También hay diferentes tipos de comunicación en cada equipo. Seguro que ya has notado diferencias en la forma de comunicar de las personas. A algunos les gusta leer y escribir mucho y, por lo tanto, reaccionan a los correos electrónicos. A otros les gusta hacer llamadas telefónicas y otros son muy activos en las videoconferencias. La mejor forma de saber con qué tipo de comunicación se está tratando es a través de la observación. Básicamente, llegas a cada uno de estos tipos a través de diferentes canales. Si tienes información importante, debes tratar de utilizar tantos canales como sea posible.
Lo mejor es ser abierto/a sobre las comunicaciones de su equipo con tu equipo, haciéndote las siguientes preguntas: ¿Qué canal sirve qué tipo de información? ¿Dónde hay espacio para el intercambio privado? ¿Cómo se toman las decisiones? ¿Dónde están teniendo lugar las discusiones? Si has encontrado respuestas vinculantes a estas preguntas, no hay casi nada que se interponga en el camino de tu comunicación.
Individuos en el equipo
Para poder satisfacer las necesidades de cada miembro del equipo y formar un equipo inclusivo, es importante prestar atención al entorno en el que la persona se encuentra trabajando actualmente. Debes tener eso en cuenta y ser indulgente si las cosas no salen tan bien como te gustaría.
En cualquier caso, el trabajo online facilita la colaboración y ofrece muchas ventajas. Ya no hay desplazamientos, ahorra mucho tiempo y todos pueden configurar su lugar de trabajo de acuerdo con sus propias necesidades. Muchos voluntarios también quieren involucrarse digitalmente después de Corona porque han descubierto que se puede integrar mejor en su vida cotidiana.
Pero el teambuilding en línea también tiene sus limitaciones. El teambuilding solo se puede hacer con personas que también quieren ser parte de un equipo. No todo el mundo está interesado en la creación de equipos en línea, y eso está perfectamente bien. Después de todo, hay suficientes tareas que se pueden hacer solo. También es importante que su equipo acepte y adopte el trabajo en línea. Ayuda a ser consciente de la motivación del equipo. Si notas una falta de motivación en el equipo, abórdalo y trata de recordarle a su equipo lo que originalmente los motivó a involucrarse.
Esto es lo que necesitan las reuniones para el teambuilding en línea
¿Cómo hacer que tus encuentros se conviertan en momentos de encuentro? Porque tienen que ser, ya que son, el único lugar donde tu equipo puede reunirse. Cada reunión consta de tres fases: preparación, implementación y seguimiento. Probablemente hayas estado en una mala reunión en línea. Esto generalmente se debe a que una de las fases no se hizo bien. La mayoría de las reuniones son muy completas en términos de contenido y pretenden ser cortas y compactas para que puedan integrarse en la vida cotidiana de todos. En este corto tiempo, a menudo hay que empaquetar una gran cantidad de contenido, ¡pero también medidas de formación de equipos!
Antes
Para ahorrar tiempo en su reunión y que todos puedan prepararse bien, debes enviar la agenda y todos los documentos necesarios a tu equipo con anticipación. También es bueno si puedes preparar algo visual. ¿Quizás una pequeña presentación sobre una entrada, o una foto de la última acción? Convierte en una rutina para tu equipo iniciar sesión 15 minutos antes del inicio. Así que hay tiempo suficiente para solucionar los problemas técnicos y acomodarse en el grupo y tener pequeñas conversaciones. Eso probablemente ocurriría mientras tomas un café y, lamentablemente, a menudo no sucede en el espacio digital. También necesitas un cierto período de transición mental. No se recomienda revisar el correo electrónico hasta el último minuto antes de la reunión. En tu lugar, tómate el tiempo para prepararte para los próximos temas.
Durante la reunión
En la reunión en sí, primero debe haber una ronda introductoria para llegar. Pregunta cómo les va a todos o use preguntas para romper el hielo como “¿Dónde estás ahora?” “¿Qué estabas haciendo antes de la reunión?” “¿Qué fue lo último que comiste?”. Si el grupo es demasiado grande para esto, también puedes usar grupos pequeños para esto. En cualquier caso, es un valor añadido para la reunión que el mayor número posible de personas pueda encender la cámara para que tú también puedas expresar reacciones a través de tus expresiones faciales. Además, también puedes expresar aprobación y rechazo con señales de mano (pulgares arriba/abajo). Esto asegura la actividad física y puede acortar las discusiones.
También asegúrate de cumplir con el marco de tiempo. Esto demuestra que respetas el tiempo de los miembros de tu equipo. También debes definir claramente el uso del chat. ¿Se pueden hacer preguntas aquí? ¿Están las contribuciones a la discusión en buenas manos aquí? Aquí tienes que encontrar una solución que se adapte a ti y hacerla vinculante.
También debes utilizar la reunión para dar las gracias. Desafortunadamente, esto también se pierde a menudo en el área en línea, porque de lo contrario también puede tener lugar en un intercambio no oficial. En cualquier caso, la apreciación del desempeño de tu equipo merece tener su lugar en sus reuniones.
Después de la reunión
Después de la reunión, debes recoger a los miembros del equipo que no pudieron estar allí. Puedes hacer esto enviando minutos y una lista de las tareas pendientes que discutieron. En el transcurso de la próxima reunión, también puedes preguntar sobre el estado de las tareas si es necesario.
Fases del teambuilding en línea
Un equipo pasa por algunas fases hasta que realmente se siente como un equipo. Cada fase crea diferentes necesidades en el equipo y te presenta como gerente nuevos desafíos. Especialmente en el sector voluntario, este proceso no siempre es tan sencillo como se presenta aquí y, a veces, el proceso comienza de nuevo, especialmente con los nuevos miembros del equipo. No obstante, este procedimiento proporciona una buena orientación.
Formando
En la fase de formación todavía no os habéis convertido en un equipo, sois todavía un grupo de individuos. La comunicación aún depende y todos aún tienen que conocer y apreciar a las otras personas en el equipo. Puedes apoyar a tu equipo en esta fase brindándoles orientación y toda la información que necesitan. En esta etapa, el hielo debe romperse. Conocerse en persona mejora la dinámica del equipo porque estás más en sintonía con la idiosincrasia de los demás miembros del equipo. Idealmente, al final de la fase, todos deberían saber a quién acudir para obtener ayuda en qué área. Entonces podrás evaluar mejor a la otra persona y desarrollar la comprensión.
Incluso si se unen nuevos miembros más tarde, debes darles la bienvenida, informar al equipo y crear una oportunidad para que se conozcan entre sí. Con una incorporación exitosa, también se proporciona toda la información importante sobre la visión, su misión, sus objetivos y la historia de la organización. Señala también las fechas importantes del año y refiérete a las personas de contacto del equipo para preguntas específicas.
Un desafío particular en esta fase es la falta de una primera impresión. La falta de espíritu de equipo también puede crear una impresión de aislamiento y soledad. Aquí es donde llegar a conocerse ayuda. El éxito de la fase de formación depende en gran medida del líder del equipo. Así que trata de estar presente aquí y responder a las necesidades de su equipo.
Herramientas como los muros de presentación, que puedes crear con Padlet, por ejemplo, pueden ayudarte. También puedes proporcionar opciones de contacto aquí. La información debe ser tanto privada como relacionada con el compromiso. Puedes usar Microsoft Sway para la incorporación o consultar su presencia en la web y en las redes sociales. Sin embargo, esto no puede reemplazar una conversación personal.
Storming
La formación real del grupo tiene lugar en la fase de asalto. Esto conduce a conflictos y malentendidos. Sin embargo, esto no debería desanimarte, ya que es parte de cada proceso de creación de grupos. Los conflictos pueden fortalecer al equipo si se manejan bien. En la mayoría de los casos, la causa radica en diferentes interpretaciones del trabajo y la comunicación. Los miembros del equipo aún tienen que encontrar su rol y están comenzando a cuestionar los objetivos del proyecto.
La fase de storming es particularmente desafiante en línea porque los conflictos son más difíciles de detectar. Además, es posible que aún no exista una etiqueta de red o que no todos estén familiarizados con ella. También hay obstáculos técnicos. Como líder de equipo, debes reconocer los conflictos y actuar como mediador*a. Y asegúrate de seguir mirando hacia otro lado de los conflictos y hacia la meta de su proyecto. Eso eventualmente debería unirlos a todos. A pesar de todo, la fase de storming es apasionante y muy importante para el proceso de teambuilding. Aquí es donde se sientan las bases para la cultura del trabajo.
Como líder de equipo, puedes apoyar a su equipo promoviendo la transparencia y la comunicación directa. La gestión de tareas también debe hacerse transparente mediante el establecimiento de actualizaciones periódicas de estado. También puedes crear espacios de trabajo compartidos para esto. También debes gestionar los conflictos. No ignores el elefante en la sala, haz muchas preguntas y también involucra a los participantes reacios. Está presente y accesible y señala su buena voluntad hacia el equipo. Si te sientes abrumado en esta etapa, no dudes en buscar ayuda.
Norming
Esta fase tiene que ver con el trabajo en equipo y el establecimiento de rutinas y estándares. Debes ponerte de acuerdo sobre las reglas del juego y adaptar la cultura de trabajo y las pautas de comunicación. Los procesos y la gestión de tareas ahora se pueden estandarizar. Ahora también es un buen momento para establecer objetivos SMART. Estos son Específico , Medible , Activador, Realista y Terminado. Establece metas tanto para la organización en tu conjunto como para cada equipo.
El principal desafío en esta fase es que se necesita un alto grado de flexibilidad, así como debates y procesos participativos de toma de decisiones. Como líder de equipo, debes promover tus rutinas y reflexionar sobre tu forma de trabajar y comunicarte. Durante los desafíos, ahora puedes dirigir la mirada del equipo hacia lo positivo, como tus logros de la fase de asalto. En esta fase, tómate un tiempo explícito para la formación de equipos. Puedes encontrar algunas ideas para esto aquí.
Performing
En cierto modo, la fase de desempeño es el objetivo de la creación de equipos en línea. En esta fase eres un nosotros digital. Te cuidas como equipo y conoces tus fortalezas y debilidades. Como un equipo experimentado, se puede trabajar de manera enfocada, independiente y orientada a objetivos. La responsabilidad se puede transferir bien aquí. Sin embargo, a veces hay fluctuaciones en la motivación, así que asegúrate de no perder de vista la formación de equipos por completo. Conecta diferentes espacios de trabajo y grupos de trabajo dentro de la organización. Muestra confianza y también delega tareas. Muestra más oportunidades de capacitación y otros beneficios.
Puedes mantener la motivación expresando agradecimiento a través de deseos de cumpleaños y correo de Navidad. Y felicitaciones por eventos personales como graduaciones, cambios de trabajo o bodas.
Desafortunadamente, incluso los mejores equipos tienen que decir adiós en algún momento. Esto puede suceder de manera planificada debido a la expiración de los mandatos o al final de un proyecto, o no planificado debido a la renuncia de miembros individuales. Intenta crear ventanas de tiempo adecuadas para la salida, de modo que garantice una mayor seguridad de planificación para usted y el equipo. También evita el llamado fantasma, donde los miembros del equipo simplemente ya no informan. Lo ideal es que haya una conclusión de celebración para apreciar el trabajo conjunto y el buen momento. Además, evalúa el proceso e identifica cualquier motivo de abandono para mejorar el trabajo en el futuro.
Un desafío en el área digital es que los éxitos a menudo no son visibles porque uno suele estar solo en el momento del éxito. Por lo tanto, hay que hacer visibles estos éxitos. Se aplica lo siguiente: ¡cuanto más invisible es el progreso, mayor es el agradecimiento! Debes transmitir comentarios y aclarar los hitos que se han logrado. También puedes usarlos para tus relaciones públicas.
Mourning/Adjourning
También debes asegurarte de que se haya realizado una copia de seguridad de todos los datos y de que la persona que se va no tenga ningún dato relevante. Trata de organizar un traspaso con la siguiente persona y organiza una charla personal de despedida con la persona de contacto. También debes eliminar a la persona de sus canales de comunicación, ya que los “archivos muertos” perturbarán la visión general del equipo a largo plazo.
Teambuilding online para tu equipo
El teambuilding significa mucho más que simplemente tomar café juntos. Hay muchos desafíos y también fases frustrantes. Pero especialmente en el área digital, la formación de equipos es de enorme importancia para la motivación. Por lo tanto, tómate el tiempo para tratar con el equipo y sus necesidades. A la larga, esto conducirá a una mejor forma de trabajar y también lo aliviará como líder de equipo.
