Este artículo de blog se basa en la grabación de un seminario web. Te invitamos a ver el seminario web o leer el contenido del artículo del blog. Solo aprende cómo te conviene más.
Como parte de nuestra serie de temas “Voluntariado en la oficina en casa” en cooperación con Haus des Stiftens, presentamos cuatro publicaciones de blog sobre los temas de comunicación, cooperación digital, eventos digitales y creación de equipos digitales . ¿Te preguntas cómo trabajar en equipo con éxito en línea con la teoría, la técnica y la experiencia adecuadas? Entonces has venido al lugar correcto con esta serie de temas.
Esta publicación de blog trata el tema de los eventos digitales. ¿Te preguntas cómo puedes aumentar la interacción en línea y crear un espacio para el intercambio? ¿Cómo planificar un evento digital juntos como equipo? ¿O cómo afrontar mejor los desafíos técnicos? Entonces esta publicación es perfecta para ti.
¿Formación de equipos, gestión organizativa o recaudación de fondos?
Hay diferentes eventos digitales, que describimos con más detalle en esta publicación de blog. Además de networking, eventos informativos y eventos activadores, existen las áreas de team building y gestión organizacional.
Los eventos digitales, en los que se va a promover el team building, te dan la oportunidad de hacer networking, conocer e intercambiar ideas. Por favor, echa un vistazo a nuestro artículo sobre formación de equipos. Los eventos digitales para la gestión organizacional sirven para gestionar y organizar la organización. Esto puede ser, por ejemplo, reuniones de clubes, reuniones generales anuales o reuniones de equipos pequeños.
Nota: La recaudación de fondos no es necesariamente un tipo de evento separado. Debería verse más como un complemento que se puede incluir en todos los eventos.
Networking – conferencias y encuentros de networking
La creación de redes se trata de presentar su organización, intercambiar ideas y crear conexiones. Un ejemplo clásico de esto son las conferencias. Sin embargo, es importante darse cuenta de que estas reuniones son más que una videoconferencia. Porque cuando vas a una conferencia, no solo tienes el podio, sino mucho más, lo que vives. Además de los talleres, conoce a otras personas, intercambia ideas y presenta sus organizaciones. ¡Ten esto en cuenta también para tus eventos fuera de línea!
Nuestra información sobre herramientas: Gather.Town, Wonder.me
Los eventos de información
Como sugiere el nombre, los eventos de información imparten información y conocimiento. Esto puede suceder dentro de una organización o con socios externos.
Debate en grupo
Los paneles de discusión son el clásico entre los eventos informativos. Si es la primera vez que realizas este tipo de evento digital, esta es la forma más segura y sencilla. Esta es también una buena manera de intercambiar información en línea. Solo los oradores de la discusión tienen su cámara y micrófono encendidos. Todos los demás se silencian automáticamente oa pedido y se encienden sin una cámara. Los participantes pueden hacer preguntas a través del chat u otras herramientas. Esto te permite, como moderador*a, filtrar de antemano qué preguntas son relevantes y qué preguntas no encajan en la discusión en este momento.
La discusión está dirigida por un*a moderador*a y se divide en los siguientes pasos:
- Declaración inicial
- Preguntas de discusión
- Preguntas de la audiencia
- Frase de cierre
Los paneles de discusión en línea deben tener una duración máxima de 60 a 90 minutos. Es una buena idea registrar este evento y luego publicarlo. Para obtener ideas sobre sistemas de videoconferencia, consulte nuestro artículo sobre comunicación.
Nuestro consejo sobre herramientas: Mentimeter
Con confianza en el centro de atención
¡Como moderador*a puedes ser valiente! Al mismo tiempo, un comportamiento amistoso es importante. No deberías presentar a nadie. Las preguntas críticas se pueden discutir con mucha anticipación para saber si están bien para todos los involucrados. Como moderador, hable despacio y con claridad para que todos puedan entenderlo (incluso con una mala conexión a Internet).
Las preguntas para romper el hielo son particularmente buenas para activar al equipo en línea. También puedes acercarte a participantes individuales antes del evento digital y pedirles que participen activamente en las preguntas para romper el hielo. Esto motiva a otros a involucrarse.
¡En caso de dificultades técnicas hay que mantener la calma! Estos pueden ocurrir a pesar de una preparación intensiva, incluso si se han realizado pruebas y ensayos de antemano. El comportamiento más profesional en estos momentos es nombrar las dificultades técnicas y arreglarlas con calma.
Nuestros consejos: reúnase con sus invitados antes del evento digital para conocerlos y establecer una conexión. Prepare el contenido de los primeros 3 a 5 minutos para obtener una introducción fácil al evento.
La discusión fishbowl
La discusión fishbowl también proviene originalmente del mundo fuera de línea. Pero también se puede transferir fácilmente al mundo en línea. En esta forma de discusión existe la posibilidad de que personas de la audiencia puedan participar activamente. Necesitas un equipo fuerte para implementar este método. Además del moderador, también se requiere soporte técnico.
Los expertos explican su punto de vista sobre un tema y hay 1-2 asientos libres en el panel para los oyentes. Puedes solicitar ser incluido en este panel. Solo las personas en el panel tienen sus cámaras y micrófonos encendidos. El soporte técnico puede conectar a las personas que informan y, por lo general, se les da a los participantes de 5 a 6 minutos para enviar su solicitud. Para ello/ella, el/la anfitrión*a de la reunión necesita funciones técnicas avanzadas. Puede agregar la audiencia y revocar estos derechos nuevamente.
Nota: ¡Asegúrate de tener la configuración de reunión correcta antes de comenzar!
Nuestro consejo: comienza 15 minutos antes para garantizar una llegada cómoda. También puedes proporcionar una sala de descanso privada para sus expertos para que puedan llegar en paz.
Nuestra información sobre herramientas: Zoom, Clubhouse
Activación de eventos – Digitalización de oportunidades offline
Activar eventos como talleres, sesiones interactivas o retos son una forma adecuada de lograr una participación activa dentro de los eventos digitales.
Para llevar a cabo eventos de activación en línea, siempre es valioso implementar o integrar actividades fuera de línea en línea. Esto puede ser posible, por ejemplo, a través de un programa de cocina, unidades deportivas, instrucciones de manualidades o lecturas.
Nuestro consejo: Para promover las conexiones entre sus miembros, envía los resultados o organice una exhibición de ellos.
Un café del mundo
Este evento también proviene del mundo fuera de línea y utiliza la inteligencia de enjambre de sus participantes. Con una pizarra virtual, se proporcionan diferentes mesas de discusión con preguntas específicas. Las sesiones de grupo o las diferentes salas de videoconferencia se configuran de acuerdo con las tablas. Aquí los participantes pueden intercambiar ideas. Puede cambiar entre estas salas/mesas de forma independiente y los resultados de las salas se registran en la pizarra compartida. Al final hay una presentación final en el pleno.
Nota: configura un chat para soporte técnico y prepara bien tu pizarra.
Nuestro consejo: envía previamente a los participantes un “ tablero de juego ” para que conozcan la técnica y la prueben. Planifica descansos (de movimiento) y permite suficiente tiempo para que los participantes discutan de manera relajada.
Nuestra información sobre herramientas: Miro, JamBoard, WBO Whiteboard, Freehand
El proceso de toma de decisiones
Para tomar una decisión, existen diferentes pasos que ya tienen lugar antes de la selección.
- Anuncio
Para encontrar una decisión, primero necesitas el anuncio. En este paso tu comunicas que se debe tomar una decisión. - Alternativas
Después de eso, se exploran alternativas y se investiga qué otras opciones existen. Esto es perfecto para discusiones y lluvias de ideas dentro del equipo. - Selección
Luego eliges lo que finalmente será elegido. - Implementación
Finalmente, se ejecuta la decisión tomada.
Cuanto más difícil sea una pregunta, más difícil será responderla. Los miembros deben tener la oportunidad de pensarlo antes de la reunión digital. Como resultado, todos pueden tomar sus propias decisiones y determinar la atmósfera en la que toman esta decisión.
Nota: Una decisión no consiste únicamente en la selección real. Se debe considerar todo el proceso de toma de decisiones, lo cual es particularmente importante cuando se trabaja en línea.
Nuestro consejo: ¡Proporciona plataformas adecuadas para los pasos individuales!
Realización de elecciones en línea
Hay varias formas de celebrar elecciones en línea. Puedes hacerlo de la forma clásica a través de votos postales o por correo electrónico. O las elecciones se llevan a cabo durante un evento en línea o híbrido.
La elección abierta
Como en las elecciones presenciales habituales, también se puede votar abiertamente en línea. Muchos programas de conferencias ofrecen botones en línea para votar sobre su decisión. Además, por supuesto, existe la posibilidad de votar a mano alzada. Esto funciona bien con los pulgares arriba/abajo o con coloridas tarjetas de votación.
El llamado método Fist to Five es otra forma de votar. Ofrece más variación que las respuestas sí/no. Además de aceptar o rechazar una sugerencia, puede usar este método para comunicar directamente cómo y en qué marco puede participar.
Las actas son una buena manera de respaldar los resultados de dicha votación. Otra opción sería tomar capturas de pantalla, pero por supuesto esto solo es posible con el consentimiento de los participantes.
La elección secreta
Al igual que la elección abierta, la elección secreta también se puede transferir al mundo fuera de línea. Sin embargo, antes de planificar una elección secreta en línea, debes considerar lo siguiente:
- ¿Necesitas los resultados en vivo o no?
- ¿Qué pasa con los miembros que no pueden estar presentes?
- ¿Qué herramientas de encuestas quieres usar?
- ¿Qué otras herramientas te gustaría usar?
La elección por correo electrónico
Si desea realizar una votación por correo electrónico, es importante que establezca un período de votación fijo. Además, los participantes deben tener suficiente tiempo para leer, comprender y contestar el correo. Proporciona evidencia de los resultados del proceso de toma de decisiones. De esta manera, todos los participantes tienen el mismo nivel de conocimiento. No olvides incluir el enlace para votar en tu correo electrónico y proporcionar una dirección de contacto en caso de dificultades técnicas.
Herramientas de votación en línea
Con la herramienta seleccionada, es importante que exista un mecanismo que evite que sean posibles múltiples opciones. Pregúntate si deseas poder identificar a los participantes o no. ¿El voto debe ser anónimo o personalizado? ¿Te gustaría un diseño personalizado? ¿La encuesta debe ser multilingüe? ¿Necesita una evaluación en vivo? ¿O debería realizarse la encuesta a través del navegador o mediante una aplicación? Y, por supuesto, no olvides verificar que la herramienta que elija cumpla con su política de privacidad.
Nuestra información sobre herramientas: abmessen.online, votesup.eu, Polyas
La estrategia: planificar eventos en línea en equipo
Los eventos son trabajo en equipo. También en el mundo en línea hay muchas personas diferentes detrás de este tipo de eventos digitales. Ya sea como moderador*a, soporte técnico o cronometrador*a. Una buena gestión de tareas acorde a tu estructura de trabajo te facilita su realización. Se puede usar un grupo de chat para los organizadores para hacer arreglos y apoyo a corto plazo.
Cada persona que participa en tu equipo tiene necesidades diferentes. ¡Recuerde que, como equipo, deseáis comunicarse, colaborar, intercambiar ideas y motivarse mutuamente!
Para la gestión conjunta de eventos, es importante ver estos eventos como una sensación de logro, porque tu equipo puede crecer con dicha planificación conjunta. ¡Conectaos después del evento y celebrad este logro! Sentíos orgullosos/as de lo que habéis logrado.
