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Como parte de nuestra serie de temas “Voluntariado en la oficina en casa”, queremos acercarlo a los temas de comunicación digital, cooperación digital, eventos digitales y creación de equipos digitales en cuatro publicaciones de blog. ¿Te preguntas cómo trabajar en equipo con éxito en línea con la teoría, la técnica y la experiencia adecuadas? Entonces has venido al lugar correcto con esta serie de temas.
Esta publicación de blog trata el tema de la comunicación en línea en el trabajo voluntario: la base para todos los demás temas. ¿Cuáles son los desafíos y consejos prácticos ? ¿Qué significa una comunicación en línea exitosa ? ¿En qué tenemos que pensar?
Los tres tipos de comunicación en el voluntariado en línea
Hay tres tipos diferentes de comunicación: los hablantes, los observadores y los lectores. Pero, ¿qué define estos diferentes tipos de comunicación?
Oradores
A los oradores les gusta hablar y aprenden escuchando. Les gustan especialmente las llamadas telefónicas y las videoconferencias. Hablan para comunicarse. Las herramientas que requieren que lean o escriban requieren mucho esfuerzo y, por lo tanto, son menos populares.
Observadores
Los observadores aprenden a través de materiales de video y textos. Las llamadas telefónicas a menudo son demasiado para ellos y se evitan siempre que sea posible.
Lectores
A los lectores les gusta leer textos, se concentran más en lo que se escribe que en lo que se dice en las conferencias y les gusta escribir textos extensos ellos mismos. Suelen estar reservados en videoconferencias y hay que acercarlos activamente para que participen.
Sin embargo, la subdivisión en estos tres tipos no está grabada en piedra. Hay mezclas que pueden cambiar dependiendo de la forma del día. Para la comunicación en línea, es importante utilizar tantos canales diferentes como sea posible para llegar a estos diferentes tipos en grupos de manera significativa. Dado que esto puede implicar mucho esfuerzo, es fundamental decidir la importancia del tema que se debe comunicar.
Nota: ¿La información debe llegar a todos los miembros? Entonces deberías usar todos los canales posibles con esta información. ¿La información solo tiene que llegar a una persona? Entonces deberías usar el camino que sea mejor para esta persona individualmente.
Información, apoyo, motivación e ideas: la idea de un equipo
Un equipo formado por personas muy diferentes tiene necesidades muy diferentes. ¿Cómo puedo satisfacer estas necesidades de mi equipo? Relacionado con la comunicación en línea: ¿Dónde comparto qué información?
La percepción de lo que es una comunicación exitosa puede variar. No hay bien o mal aquí, porque las necesidades son diferentes. Las prohibiciones o reglas sobre qué se puede comunicar, dónde y cómo no funcionan en el trabajo en línea, porque la gente quiere intercambiar ideas. Lo que antes era la cafetería o el pasillo en el trabajo offline necesita un nuevo marco online.
Pregúntate qué necesidades hay en tu equipo y qué herramientas puedes utilizar para satisfacer esas necesidades. En resumen, hay cuatro necesidades en el voluntariado:
Información: la información debe transmitirse (reuniones, próximos procesos de toma de decisiones, etc.)
Soporte: comunicación con problemas y tareas difíciles, soporte a través de la comunicación, ¿a quién puedo contactar con qué?
Motivación – ¿Cómo puedo motivar? ¿Cómo puedo estar motivado? ¿Cómo puedo sentirme parte del equipo (= espíritu de trabajo del club)?
Ideas – ¿Cómo puedo generar ideas? ¿Cómo puedo guardar ideas? ¿Cómo puedo convertir las ideas en realidad?
Las herramientas más importantes para la comunicación en el voluntariado en línea y cómo utilizarlas
Los problemas en la colaboración virtual rara vez se deben a las herramientas de comunicación; sin embargo, juegan un papel importante en el voluntariado en línea.
¿Había problemas de comunicación en tu equipo incluso antes de la digitalización? ¿Has cambiado de herramientas varias veces, pero los problemas persisten? Estos son indicios de que tus problemas de comunicación no se deben a las herramientas.
Nuestro consejo: Explica a todos cómo funcionan correctamente las herramientas utilizadas. ¡Organiza incorporaciones y capacitaciones para que todos estén en sintonía!
Pero, ¿qué herramientas existen para la comunicación en línea?
Para utilizar los correos electrónicos de manera útil, debe introducir estructuras de carpetas. Esto es importante para que estos no se pierdan. La información importante se guarda, los correos electrónicos sin importancia se eliminan y ordenan. Crea diferentes agrupaciones a través de diferentes distribuidores. Ponga marcadores claros en la línea de asunto. Entre corchetes puedes comunicar qué tipo de correo es. ¿Es un correo electrónico informativo? ¿Un boletín? ¿Se desea una acción? ¿El correo electrónico tiene una fecha límite? Puedes usar la línea de asunto para activar a las personas sin que abran sus correos electrónicos primero.
Los correos electrónicos son especialmente adecuados para la información que debería estar disponible durante mucho tiempo. Las ideas se pueden guardar aquí, pero también acumulan polvo rápidamente en el buzón. Los correos electrónicos no son particularmente motivadores y la resolución de problemas no debe hacerse por correo electrónico.
Nota: La información más importante de un correo electrónico debe estar en el asunto y debe quedar claro qué reacción se desea. Una estructura clara y un tono cortés son imprescindibles, porque la palabra escrita a menudo suena más difícil que la palabra hablada, ¡así que siempre escribe de una manera particularmente cortés!
¿Tiene sentido tener una dirección de correo electrónico propia de la organización?
La dirección de correo electrónico propria de una organización garantiza una apariencia profesional. Tu tienes el control de los datos, la privacidad y las soluciones de software. Sin embargo, existe el riesgo de que tus miembros no lean estos correos electrónicos. Si se trata de un pequeño trabajo voluntario en el que no trabaja constantemente en la computadora y revisa sus correos electrónicos, estos correos electrónicos pueden desaparecer rápidamente. Si solo hay poco tráfico de correo, a veces tiene sentido dejar que se ejecute a través de direcciones privadas. De esta manera puede estar seguro de que estos correos también serán leídos.
Los posibles proveedores de la propia dirección de correo electrónico de la organización son GSuites o Microsoft Office.
Llamada telefónica
Una llamada telefónica te permite pasar tiempo libre de pantallas, incluso en la comunicación en línea. La respuesta directa y la posibilidad de discutir con reacciones directas hacen que la llamada telefónica sea especialmente atractiva. No se requieren conocimientos de TI y los problemas se pueden resolver de forma rápida, directa y sencilla. Al mismo tiempo, esta interacción directa puede tener un efecto particularmente motivador, ya que el tiempo se toma activamente para el individuo.
Nota: La escucha activa es particularmente importante aquí, porque con un teléfono hay una concentración total en la palabra hablada.
Sin embargo, la desventaja de una llamada telefónica es que solo tienes un control limitado sobre la instalación de la otra persona porque el teléfono lo tienta a hacer llamadas mientras viaja. ¿Dónde está esta persona en este momento? ¿Estoy completamente concentrado?
La llamada telefónica tampoco es adecuada para transmitir información. Dado que en la mayoría de los casos no se guarda ningún registro durante una llamada telefónica, no hay copia de seguridad de los resultados. Puedes contrarrestar esto enviando un correo electrónico de seguimiento después de la llamada, en el que registras todo lo importante.
También hay herramientas útiles para las llamadas telefónicas. Puede usar ofertas como TeamViewer para brindar soporte técnico durante una llamada telefónica, o proveedores como Toolani y Skype para hacer llamadas gratuitas a miembros en el extranjero.
Mensajero
Están firmemente anclados en nuestra vida cotidiana. Canales de comunicación rápidos, chats grupales, diferentes formatos como audio, video y fotos hacen que la comunicación sea particularmente fácil. La asociación se puede integrar en la vida cotidiana de los miembros; como resultado, el equipo se puede conectar. Ofrecen una gran fuente de motivación, pero también pueden convertirse rápidamente en “demasiado”.
A la hora de utilizar mensajeros, es fundamental separar el trabajo privado del profesional (o en nuestro caso voluntario). Los mensajes solo se pueden guardar de forma muy limitada. La información importante nunca debe enviarse solo a través del chat, sino que siempre debe estar respaldada por un correo electrónico, por ejemplo. Los procesos de toma de decisiones y discusiones no deben tener lugar a través de Messenger.
Nota: ¡Los mensajeros utilizados también deben usarse en la vida cotidiana de los miembros! Las aplicaciones que solo se utilizan para la comunicación voluntaria reciben menos atención y se puede perder información.
Nuestro consejo: Forme grupos adicionales para diferentes intereses (subgrupos de trabajo, intercambio de la vida cotidiana, intercambio de imágenes).
Los posibles proveedores de un Messenger adecuado son Signal o Slack.
Videoconferencia
La videoconferencia es una buena manera de trabajar juntos. Ofrecen un espacio de discusión e intercambio. Durante las videoconferencias es importante redactar un protocolo o hacer una grabación para documentar los resultados. Aquí recomendamos el protocol, ya que casi nadie mira dos horas de grabación después.
Las videoconferencias corren el riesgo de “fatiga” cuando ocupan todo el día. También existe el riesgo de confusión con los eventos fuera de línea.
Nota: fuera de línea no se puede convertir simplemente a en línea. ¡Se necesitan otras estructuras y métodos!
Nuestro consejo: Tómese el tiempo para preparar y hacer un seguimiento de una videoconferencia. Prepara algo para la vista, establece una agenda y objetivos y planifica un descanso de 10 minutos después de 50 minutos de contenido.
Los posibles proveedores son Zoom y Senfcall.
Pautas de comunicación para una estrategia de comunicación online en el voluntariado
Las necesidades y herramientas descritas en este post son la base para sus pautas de comunicación. La organización debe determinar qué significa una buena comunicación y hacer coincidir las necesidades de los involucrados con las herramientas disponibles. Un mix de tecnologías puede llegar a satisfacer todas las necesidades. La información tiene que pasar, debe haber espacio para la discusión y el desarrollo de ideas, y apoyo para el trabajo voluntario en línea.
Para garantizar esto, debes establecer pautas. Estos deben ser flexibles, porque el mundo en línea y el equipo están cambiando rápidamente.
Para formular estas pautas, piensa en las necesidades que tienes en tu equipo. ¿Cuáles son los desafíos? ¿Qué herramientas puedes utilizar para satisfacer estas demandas?
Nota: es mejor establecer unas pocas pautas sensatas que muchas que no se siguen.
Nuestro consejo: puedes encontrar nuestra hoja de trabajo para crear pautas de comunicación aquí
