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Las rutinas son familiares para muchos de la vida cotidiana privada. Ya sea un café por la mañana, un pequeño paseo por la tarde o el cuidado de la piel por la noche. ¿Cómo deben funcionar las rutinas en el equipo digital? En realidad no es tan diferente que en su vida privada. Porque las rutinas son acciones que se convierten en hábito a través de la repetición frecuente. Facilitan la vida cotidiana haciéndola más predecible y menos agotadora. ¿Sus reuniones son desestructuradas, agotadoras y caóticas? ¿Tienes que hacer un nuevo plan cada vez? ¿Simplemente no estás entrando en el flujo? ¿Todos sienten algo diferente? Entonces las rutinas para equipos digitales pueden ayudarte. Aquí te mostramos cómo puedes apoyar a tu equipo de manera significativa.
¿Qué son exactamente las rutinas para los equipos digitales?
Las rutinas funcionan según un principio simple. Una acción es desencadenada por un disparador y hay una recompensa por la acción. Esto queda claro con el ejemplo de la verificación de correo electrónico. El desencadenante aquí es la señal del teléfono celular. Cuando escuchas eso, probablemente sacarás su teléfono y leerás el correo electrónico, esa es la acción. Recibirás información y contacto a través de esta acción, que es una recompensa. Este principio básico se puede aplicar a todas las rutinas. No se puede decir con exactitud cuánto tiempo lleva establecer una rutina. La mayoría de los estudios llegan a conclusiones diferentes. Al final, siempre depende de la rutina, del equipo y, sobre todo, de la motivación.
Sin embargo, no confundas las rutinas del equipo digital con los rituales. A diferencia de las rutinas, los rituales están cargados de emociones y requieren mucha energía en lugar de ahorrar energía. Las rutinas, por otro lado, ahorran energía y suceden casi automáticamente cuando están bien establecidas. Cuando los equipos deportivos calientan en el vestuario antes de las competiciones, suelen ser rituales muy enérgicos. Una rutina de ahorro de energía sería más como escribir una lista de tareas por la mañana. Es importante ser consciente de estas diferencias. Esta es la única forma en que puede estar seguro de que apoya a su equipo con rutinas en lugar de abrumarlos con rituales en los lugares equivocados.
¿Cuáles son las ventajas de las rutinas para los equipos digitales?
El hombre es simplemente una criatura de hábito. Cuando los procesos son predecibles y sabemos qué esperar, eso nos quita el estrés y facilita nuestro trabajo. Esto es particularmente importante para los equipos digitales para que el equipo no se pierda. Además, está claro de antemano lo que sucederá en sus reuniones y puede establecer un marco. Las rutinas para equipos digitales también reducen el estrés de manera demostrable porque las tareas se pueden completar de forma paralela. También aumentan la resiliencia del equipo porque los procesos están estructurados y, por lo tanto, hay puntos de referencia fijos. Estos no solo brindan seguridad en situaciones de crisis. Las tareas en las rutinas también se completan generalmente más rápido. Esto se debe a que se elimina el proceso que normalmente determinaría si la tarea debe realizarse. Esto ahorra mucho tiempo y trabajo a medio y largo plazo.
¿Y por qué para los equipos digitales en particular?
Como tantas cosas que ocurrirían automáticamente en presencia, las rutinas en el área digital también deben crearse de manera más consciente y artificial. En el área digital, estos procesos toman mucho más tiempo y es posible que ni siquiera se lleven a cabo. Por lo tanto, debe volverse activo como líder de equipo e introducir y promover rutinas conscientemente.
Esto vale la pena, entre otras cosas, porque las rutinas pueden mejorar mucho el espíritu de equipo. Quienes pueden participar en las rutinas se sienten parte del equipo porque entienden la cultura del equipo. Al mismo tiempo, puedes diferenciarte de otros equipos a través de rutinas y crear tu propia cultura de equipo. Además, como líder de equipo, puedes usar las rutinas para verificar qué tan motivados y comprometidos están los miembros de tu equipo. Por ejemplo, si alguien ya no asiste a rutinas como reuniones regulares, puedes comunicarte con esa persona. Puedes identificar brechas de motivación u otros problemas desde el principio.
¿Las rutinas de los equipos digitales son realmente tan simples?
Desafortunadamente, las rutinas de los equipos digitales no son para todos. Evocan malos sentimientos en algunas personas y buenos sentimientos en otras. Asegúrate de prestar atención a las necesidades y reacciones de su equipo. Deben decidir las rutinas juntos. Establecer esto en el equipo es muy agotador y estresante. Por lo tanto, alivia al equipo cuando hay una persona en el equipo que se siente responsable de promover las rutinas. Esta persona defiende y recuerda las rutinas.
Además, lleva bastante tiempo establecer con éxito las rutinas de los equipos digitales. Se necesita aún más tiempo para deshacerse de las malas rutinas. Cualquiera que haya tratado alguna vez de dejar un mal hábito lo sabe. Así que recuerda: las rutinas son más fáciles de reemplazar que dejarlas. Trata de encontrar una alternativa positiva y motivadora cuando quieras deshacerse de una rutina negativa o que simplemente ya no es adecuada en el equipo.
¿Cómo pueden ser las rutinas de los equipos digitales?
La forma más fácil de implementar rutinas en torno a sus reuniones. Hay tres fases para toda buena reunión: antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión. Hay diferentes rutinas disponibles en cada fase.
Antes de la reunión
Antes de la reunión puedes llegar 15 minutos antes para ofrecer una revisión técnica. También puede facilitar “conversaciones en la puerta”, es decir, las conversaciones que de otro modo tendría en el camino o justo antes de la reunión en el pasillo o la puerta. En una reunión presencial estarías un poco antes para prepararlo todo. Ayuda a su equipo a prepararse enviando la agenda y cualquier documento con suficiente antelación. Puedes iniciar debates y encuestas por adelantado utilizando herramientas como Padlet. Esto evita que ocupen demasiado espacio en la reunión misma, lo que eventualmente podría causar que sus voluntarios abandonen. También ten algo listo para la vista. Esto puede ser una pequeña presentación, documentos que comparte en su pantalla o simplemente su cámara. En cualquier caso, debes ofrecer apoyo visual a tu equipo.
Y no olvides pensar en ti y en tus propias rutinas. Trata de estar en forma, prepárate para la reunión, tal vez prepárate un café. Reserva algo de tiempo para prepararte para la reunión y date un “período de transición mental”. En una reunión cara a cara, probablemente harías esto de camino a tu reunión.
Durante la reunión
También puedes utilizar las rutinas con sensatez durante sus reuniones. Una rutina es particularmente buena para empezar. Esto ayuda a que todos lleguen a la reunión y le da una primera impresión de todos. Por ejemplo, puedes hacer una ronda introductoria en la que cada persona pueda decir brevemente cómo le va. Las preguntas para romper el hielo también son buenas para esto. Casi todos pueden responder preguntas como “¿Qué fue lo último que comiste?” o “¿Qué ves cuando miras por la ventana?” sin tener que ser demasiado personal. En http://tscheck.in/ encontrarás muchas de estas preguntas para romper el hielo. Sin embargo, es importante que todos puedan opinar. Si el grupo se vuelve demasiado grande, vale la pena hacer grupos pequeños.
Además, mantenga sus cámaras encendidas durante toda la reunión si es posible. Los rostros ayudan a su equipo a expresar y percibir sentimientos. También puedes ver quién está prestando atención. Muchos tienen bastante cara de póquer en las reuniones en línea. Pero si muestras conscientemente tus emociones en su rostro, ciertamente puedes alentarlos a hacer lo mismo. Además, permite suficiente tiempo al final de la reunión como un amortiguador para las cosas imprevistas que pueden llevar más tiempo.
También debes planificar suficientes descansos. De lo contrario, las reuniones que duran más de 60 minutos se vuelven demasiado agotadoras. También puedes crear estos descansos juntos, por ejemplo con energizantes. Puedes encontrar más información al respecto en este artículo. Otra herramienta que puedes utilizar en cualquier momento es el chat. Sin embargo, debes determinar cómo se va a utilizar. Por ejemplo, puedes aceptar hacer preguntas o escribir comentarios aquí. Entonces el “pregunta al vecino” puede ser reemplazado. Si el chat es demasiado activo, puede volverse demasiado agotador seguir ambas discusiones. Así que deja claro cómo usarlo.
Después de la reunión
Después de la reunión, también debes planificar unos minutos para que puedan comunicarse con usted para preguntas y temas individuales. Este es un acceso de bajo umbral para los miembros del equipo que no están seguros y pueden necesitar ayuda. También envía las actas con prontitud para las personas que no pudieron estar presentes o que tuvieron problemas técnicos. Debes enviar las tareas y resoluciones por separado por correo electrónico a todos los miembros, esta es información valiosa que ahorra tiempo para todos. Como líder de equipo, debes mantener las tareas pendientes en la pantalla y solicitar y ofrecer apoyo de manera proactiva. Esto es útil para los miembros del equipo que tal vez no se atrevan a pedir ayuda o simplemente puede servir como motivación y recordatorio.
Señales con las manos como rutina
Un método con el que puede crear su propia rutina para equipos digitales son las señales manuales individuales. Puede usarlos para expresar aprobación y desaprobación, incluso hay sistemas completos para eso. Uno bastante simple es el Fist to Five, con el que puedes mostrar tu acuerdo o desacuerdo en gradaciones. Si muestras cinco dedos, estás a favor y totalmente involucrado. Con cuatro dedos estás bien pero solo con restricciones. Tres dedos muestran sentimientos encontrados y con dos dedos no estás de acuerdo pero no quieres bloquear la decisión. Si solo señalas con el dedo, lo vetas.
Por supuesto, también hay sistemas más complejos y muchos otros personajes. Levantar la mano es una forma clásica de indicar que quieres decir algo. Dos manos significan aprobación. Señalar con el dedo en una dirección puede indicar una reacción. Cualquiera que forme una C con los dedos quiere una aclaración. Se puede utilizar un triángulo para plantear una cuestión de orden. Cualquiera que muestre el dorso de sus manos no está de acuerdo. Cualquiera que muestre un puño plantea una objeción. Manos cruzadas bloqueando una propuesta, etc. Como puedes ver, las señales son infinitas y también puedes pensar en nuevas juntas. Lo único importante es que todos conozcan los significados y puedan consultarlos en caso de duda. Entonces estas señales manuales te ayudarán enormemente a acortar las discusiones y a diseñar tu propia rutina.
Aún más rutinas para equipos digitales
Por supuesto, hay muchas otras rutinas para equipos digitales que puedes implementar fácilmente. Por ejemplo, acostúmbrate a dirigirte a las personas por su nombre y llamarlas conscientemente cuando no estén participando en la discusión. O crea reuniones informales regulares donde los miembros del equipo puedan conocerse, intercambiar ideas y simplemente conversar. Al fin y al cabo, el compromiso en el ámbito digital no debe consistir únicamente en trabajo, sino también en diversión. Deberías crear salas adicionales para esto, porque en el mundo digital no suceden tan casualmente como sabes del trabajo cara a cara.
Con toda la diversión, debe trabajar de manera eficiente en los lugares correctos, es decir, cuando es importante y debe ser breve. De lo contrario, los procesos largos e ineficientes causan frustración y pueden estropear la diversión del voluntariado. Siempre que sea posible, ten conversaciones cara a cara en persona o por teléfono. De esta manera, muestras atención adicional y, por lo tanto, apreciación. Vale la pena tener su propia rutina para apreciar a los miembros del equipo. Por ejemplo, en la reunión, cada persona podría agradecer a alguien cuyo trabajo haya apreciado especialmente desde la última reunión.
Rutinas de comunicacion
También cuando se trata de comunicación, las rutinas para los equipos digitales ayudan enormemente a llegar a las personas adecuadas con la información correcta a través del canal correcto. Para hacer esto, debes establecer reglas sobre qué canal debe usarse para qué tipo de información. ¿Qué puede pasar en el chat? ¿Dónde están teniendo lugar las discusiones? ¿Y cómo se toman las decisiones? También debería haber una sala para el intercambio privado, pero no todo el mundo tiene que participar. Para que pueda satisfacer diferentes necesidades. Debes tener en cuenta que existen diferentes tipos de comunicación. La gente tiende a hablar, otros tienden a observar y otros prefieren leer. La buena comunicación se caracteriza por hacer ofertas de todo tipo. Por supuesto, esto requiere mucho tiempo y no podrá hacer una oferta a todos por cada información. Aquí se aplica lo siguiente: cuanto más importante sea la información, más canales debe utilizar.
¿Cómo puedes llevar rutinas a tu equipo digital?
Primero necesitas encontrar la rutina adecuada para tu equipo. Tal vez hayas desarrollado inconscientemente pequeñas rutinas, si es así puedes evaluarlas. Piensa bien qué rutinas quieres hacer, qué quieres conseguir con ellas y cómo quieres implementarlas. Lo mismo se aplica a las rutinas: no las hagas por rutinas, sino adáptalas a las necesidades del equipo. ¿Qué rutinas son atractivas? ¿Cuáles hacen que el trabajo sea más emocionante? En última instancia, debes experimentar y ver qué funciona bien para tu equipo. Si no estás satisfecho/a con una rutina en este proceso de prueba y error, asegúrate de reemplazarla o finalizarla de manera oportuna. Porque se vuelve más y más difícil abandonar una rutina cuanto más tiempo la has estado haciendo. Para cada rutina necesitas un promotor de rutinas para realmente hacerla cumplir y asegurar que realmente se lleve a cabo.
Nuestra conclusión
Las rutinas realmente pueden enriquecer y mejorar el trabajo en equipo. No solo contribuyen a la eficiencia, el efecto sobre el trabajo en equipo y la diversión es realmente enorme. Se necesita tiempo y trabajo para que las rutinas en el equipo funcionen realmente bien, sean aceptadas y establecidas. ¡Pero realmente vale la pena! Puedes reconocer las buenas rutinas por el hecho de que después de un tiempo ya no las notas porque las has interiorizado. Son particularmente útiles para las reuniones. Aseguran la estructura y, en última instancia, un trabajo orientado a objetivos, y eso es lo que todos queremos después de todo.
