Este artículo de blog se basa en la grabación de un seminario web sobre el tema de la colaboración digital. Te invitamos a ver el seminario web o leer el contenido del artículo del blog. Solo aprende cómo te conviene más.
Como parte de nuestra serie de temas “Voluntariado en la oficina en casa” en cooperación con Haus des Stiftens, presentamos cuatro publicaciones de blog sobre los temas de comunicación, cooperación digital, eventos digitales y creación de equipos digitales. ¿Te preguntas cómo trabajar en equipo con éxito en línea con la teoría, la técnica y la experiencia adecuadas? Entonces has venido al lugar correcto con esta serie de temas.
Esta publicación de blog trata el tema de la colaboración. Existen innumerables herramientas que facilitan el trabajo, la discusión y el diseño. Sin embargo, estos no siempre se pueden transferir 1:1 al mundo digital. ¿Cómo logramos no solo compartir información en línea, sino cómo logramos trabajar realmente en equipo y no solo dividir tareas individuales?
En esta entrada de blog puedes averiguar en qué puntos hay que pensar de forma diferente la cooperación digital y qué particularidades y límites hay.
¿Qué estructuras organizativas tenemos?
Hay muchas opciones diferentes para una estructura organizativa. O se planeó en esta estructura o ha crecido con el tiempo.
1. Colaboración en la Organización Tradicional
En una organización tradicional existen estructuras jerárquicas con un jefe. Está muy claro quién tiene autoridad sobre quién y existen líneas jerárquicas muy claras. Esta estructura organizativa se encuentra a menudo en organizaciones más antiguas y tradicionales.
2. Cooperación en redes
Hay diferentes áreas en una red que están claramente separadas entre sí. Está claro quiénes son los expertos para estas áreas individuales. No existe una jerarquía per se, pero hay una persona en cada equipo que se encarga de pasar la información a otras áreas. En esta estructura organizativa, existen muchos vínculos entre los equipos individuales, ya que trabajan juntos en diferentes constelaciones para diferentes proyectos. La gerencia aquí trabaja fuertemente en los resultados. Quiere ver esto y las áreas individuales son responsables de sí mismas. Además de los equipos individuales, existe una dirección cuyo trabajo es coordinarlo todo.
3. Colaboración en organizaciones ágiles
Las organizaciones ágiles prosperan gracias al hecho de que hay equipos pequeños en los que personas de diferentes departamentos trabajan juntas. No se dividen según áreas temáticas y áreas, sino según proyectos. Los informes y la información quedan dentro de este equipo ya que están muy centrados en ellos mismos y en sus proyectos.
¿Cómo gestionamos las tareas?
En la gestión de tareas, hay dos mecanismos diferentes por los que se puede optar: empujar y tirar.
Empuje: alguien en el equipo establece tareas y una fecha límite para la colaboración. Incluso se puede determinar quién debe asumir qué tarea. De este modo, la tarea se transfiere activamente a otra persona.
Extracción: con el método de extracción, hay un grupo de tareas con muchas tareas diferentes dentro de la colaboración. Aquí los miembros pueden seleccionar y editar una tarea de forma independiente. Esto es tan activamente tomado por una persona. Esto evita la multitarea y aumenta la motivación para trabajar. La desventaja puede ser que las tareas impopulares pueden quedar sin hacer.
Métodos y herramientas
Hay muchas herramientas diferentes para la colaboración en línea. El desafío aquí es encontrar la herramienta adecuada para usted y su equipo. No tiene sentido usar herramientas que no coincidan con la capacidad técnica o el equipo de su equipo.
Método de cascada: empezar bien preparado(a)
Como primer método, nos gustaría presentarte el clásico entre los métodos: el método de cascada (o diagrama de Gantt). Al principio de un proyecto, las tareas se definen aquí de forma conjunta. Existe el deseo de asignar y definir todas las tareas que surgen en el curso del proyecto desde el principio. El enfoque aquí es el tiempo. Las tareas individuales se asignan a períodos fijos de tiempo. Se establecen plazos y citas. Con este método, tiene sentido establecer y definir hitos. ¿Dónde estamos ahora? ¿Cuánto hemos hecho? Los hitos son el momento perfecto para motivarse unos a otros, evaluar cómo han ido las cosas hasta ahora y tomar decisiones.
El objetivo de este método es que las dependencias entre las tareas se presenten y comuniquen específicamente. Sin embargo, esto te deja con poca flexibilidad. Debido a la estrecha clasificación desde el principio con el mecanismo de empuje, solo hay poca responsabilidad personal. Esto puede conducir a una baja automotivación.
Es importante que tenga acceso a un documento común. Todos los empleados deben estar actualizados en todo momento y poder trabajar con la versión actual.
Nota: La planificación intensiva al principio es importante. Las responsabilidades deben establecerse lo antes posible. El diagrama de Gantt debe revisarse periódicamente. Se debe designar un gerente de proyecto. Los hitos de evaluación son importantes.
Nuestra información sobre herramientas: Hoja de cálculo de Excel, Hoja de cálculo de Google, Agantty, Project Libre Cloud
Método Getting-Things-Done: la persona adecuada para obtener el mejor resultado
Con el método Getting-Things-Done, al igual que con el método de cascada, todas las próximas tareas se recopilan y definen al principio. Sin embargo, con este método, las tareas se discuten y reflexionan en detalle desde el principio. Luego se juntan los llamados “paquetes de tareas”. La atención se centra en las personas individuales del equipo y sus habilidades y no en el tiempo. Por lo tanto, es importante asignar a la persona adecuada para la tarea correcta. Los paquetes de tareas permiten priorizar muy bien las tareas individuales, ya que los paquetes de tareas individuales pueden avanzar o retroceder más.
Esto crea una lista clásica de tareas pendientes. Este método les da a los miembros del equipo una mente clara. Es más flexible que el método de cascada porque aún no ha planificado todo el período del proyecto. La priorización es clave aquí. La responsabilidad personal está en el rango mediocre (es posible empujar y tirar). Las dependencias entre las tareas individuales son fáciles de controlar. Con este método, el progreso se puede visualizar claramente. ¡Esto puede tener un efecto motivador en su equipo!
Nota: Las tareas deben asignarse a individuos, no a equipos. Asigna permisos para tareas específicas. Los plazos ayudan a realizar las tareas desagradables. Prioriza las tareas. Haz visible el progreso.
Nuestro consejo sobre herramientas: Microsoft to do, Google Tasks, lunes
Método Kanban: trabajo mejor cuando estoy motivado
Con el método Kanban, las tareas se recopilan continuamente durante todo el proceso. Cada miembro del equipo puede crear una tarea y aportar sus propias ideas. Este método funciona en una tabla en la que las tareas se pueden mover de ” ToDo ” a ” Doing ” a ” Done “. Así que las tareas siguen avanzando. De esta manera, es fácil observar qué tarea se encuentra en qué proceso en este momento. Aquí, cada persona puede elegir la tarea que quiere y cada persona la mueve de forma independiente en la tabla. Este es un buen ejemplo de un método de extracción típico: elijo en qué tarea quiero trabajar.
La atención se centra en elegir y trabajar en las tareas que le apetece hacer bajo su propia responsabilidad. El procesamiento es descentralizado e independiente. La flexibilidad es muy alta aquí, ya que las tareas se pueden procesar en cualquier momento. El trabajo es muy dinámico, pero las dependencias y la priorización son difíciles de identificar. Este método es especialmente adecuado para equipos en los que los participantes solo forman parte del equipo temporalmente, ya que pueden incorporarse rápidamente y el proyecto no depende de la participación de una persona específica.
Nota: Las tareas deben estar bien descritas. El tiempo requerido debe ser
marcado. Toda la información de antecedentes y los datos requeridos deben almacenarse. El tablero debe limpiarse regularmente para que todos puedan orientarse.
Nuestra información sobre herramientas: Cryptpad, Meistertask, Trello
Scrum – Juntos somos más fuertes
Scrum es una forma modificada de Kanban en la que priorizas las tareas. Estos también se ingresan en un tablero, pero el trabajo se realiza en ciclos. Todas las tareas se recogen al principio. Luego se determina cuáles de estos se completarán en el próximo ciclo (esto puede durar 24 horas pero también varios días y semanas). Las prioridades se aplican a todo el equipo y las tareas se resuelven pieza por pieza. Se pierde cierta flexibilidad, pero aún se pueden agregar nuevas tareas durante el proceso.
Nota: No las responsabilidades, pero las habilidades están en primer plano. Cuantas menos tablas trabaje, mejor. Las reuniones de autosuficiencia con los interesados deben celebrarse periódicamente. Procedimiento: reunión de planificación –> Fase de trabajo con evaluación intermedia –> reunión de cierre.
Nuestra información sobre herramientas: Cryptpad, Meistertask, Trello
Gestión de tareas y procesos creativos
Para manejar procesos creativos en línea y trabajar juntos en ellos, es importante tener la oportunidad de recopilar e intercambiar ideas juntos. Es una gran ventaja si, por ejemplo, puede editar documentos y diseños juntos y toda la información que necesita se puede encontrar en un solo lugar.
La solución de pizarra
En línea es posible trabajar con rotafolios casi infinitamente grandes. Aquí tiene mucho margen para intercambiar imágenes, enlaces y otra información. Esta información se puede editar en conjunto y guardar los resultados. Sin embargo, en un equipo que no es digitalmente afín, esto puede conducir rápidamente a exigencias excesivas.
Nuestra información sobre herramientas: Miro, Mural
La solución de plataforma abierta
Esta es una opción más fácil que las pizarras infinitas. Estas opciones están estructuradas de manera similar a un sitio web. Aquí se pueden almacenar muchos textos, imágenes y enlaces diferentes. Las plataformas están muy estructuradas en texto, pero se pueden integrar diferentes elementos.
Nuestro consejo sobre herramientas: Notion, TiddlyWiki
Tu estrategia – procesos de toma de decisiones en el proyecto
La base de tu estrategia es la estructura de tu organización. ¿Cómo toman decisiones y cómo quieren trabajar juntos? Para desarrollar una estrategia, debes pensar en los siguientes puntos:
- ¿Deberían asignarse las tareas de acuerdo con el método de “empujar” o de “atraer”?
- ¿Quién decide cómo es tu infraestructura?
- ¿Quién mantiene tu infraestructura y qué herramientas se utilizan?
- ¿Quién entrena al equipo y quién introduce las diferentes herramientas?
- ¿Quién establece el objetivo final?
Tienes que tomar estas decisiones en función de tu estructura organizativa, tu equipo y el método que elijas.
Si necesitas ayuda con estas decisiones, puedes utilizar la plataforma ” Agathe ayuda ” de forma gratuita. Aquí pueden obtener consejos y descubrir juntos cómo pueden trabajar juntos en línea.
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