Erfolgreiche Online-Kommunikation für dein Team

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Eine effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg für dein Team. Doch in der digitalen Welt, in der wir heute leben, kann es schwierig werden sicherzustellen, dass jede*r aus dem Team auf die gleiche Weise kommuniziert. Eine Möglichkeit, dieser Herausforderung zu begegnen, ist die Verwendung von Kommunikationsleitlinien. Diese können dabei helfen, die Effektivität der Kommunikation im Team sicherzustellen, zu verbessern und auch Missverständnisse zu vermeiden. Mehr dazu erfährst du in diesem Blogbeitrag, oder in dem aufgezeichneten Webinar von Jana in Kooperation mit dem Haus des Stiftens.

Kommunikation im Organisationsalltag

Sei es in informellen Messenger-Gruppen oder in professionell aufgebauten Kommunikationsplattformen wie Nextcloud oder MS Teams –  digitale Kommunikation kann zu Missverständnissen führen. Um dagegen anzugehen, kann uns eine effizientere und zielgerichtetere Kommunikation helfen.  
Denn die alleinige Neuanschaffung eines Tools hilft euch nicht dabei, eure Kommunikation im Team zu verbessern.

Ein neues Kommunikationstool bedeutet nämlich auch, dass es neue Abläufe, neue Kommunikationswege, neue Dateiablagen gibt. Natürlich ist das technische Verständnis eine Grundvoraussetzung, damit gut über das neue Tool miteinander kommuniziert werden kann. Aber auch neue, verbesserte Technik löst nicht eure Kommunikationsherausforderungen. Welche Nachrichten haben welche Priorität? Über welchen Kanal soll ich welche Informationen senden? Welcher Ordner ist der richtige und darf ich eigentlich auch meine Urlaubsbilder hier senden? Diese und viele weitere Fragen stellen sich die Mitarbeitenden nun.

Hinzu kommt, dass wir alle unterschiedlich kommunizieren und unterschiedliche Erwartungen an Kommunikation haben. Schnell kann es zu Konflikten kommen, wenn es keinen klaren Rahmen gibt, in dem kommuniziert werden kann/darf. Du möchtest mehr über die unterschiedlichen Kommunikationstypen erfahren? Dann hol dir jetzt unser Freebie zum Thema.

Für eine gute erfolgreiche Zusammenarbeit brauchen wir drei Dinge:

  1. Die technische Infrastruktur, die zu euch passt, die ihr versteht und die funktioniert. Wenn das Internet nicht funktioniert, können wir uns auch nicht erreichen.
  2. Anpassung an die Bedürfnisse des Teams: Infrastruktur und Tools müssen an euer Team angepasst werden.
  3. Reflexion und Weiterentwicklung: Ihr seid eine sich verändernde Organisation. Ihr habt Projekte, die reinkommen, die rausgehen. Ihr habt Mitglieder, die dazu kommen, die gehen. Ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeitende. Ihr seid eine Organisation, die dem Wandel ausgesetzt ist. Bedürfnisse können sich verändern und auch die technische Infrastruktur verändert sich. Es ist wichtig, diesen Wandel wahrzunehmen und zur Reflexion und Weiterentwicklung einzuladen.

Die drei Kommunikationsebenen

Beim Thema der Kommunikationsleitlinien müssen drei Ebenen betrachtet werden.

  1. Individuelle Bedürfnisse
  2. Teambedürfnisse
  3. Organisationsbedürfnisse

Individuelle Bedürfnisse

Was ist mir, als Einzelperson, wichtig, wenn ich digital kommuniziere? Was ist es, was ich eigentlich brauche?
Wir kommunizieren alle unterschiedlich, haben unterschiedliche Bedürfnisse und Wege. Dies kann zu einem Problem werden, wenn das Gegenüber anders kommuniziert. Es gibt Menschen, die unglaublich gut lange E-Mails lesen können und diese sehr gut für sich strukturieren können. Gleichzeitig gibt es aber vielleicht auch Menschen in eurem Team, die gut damit leben können, wenn sie 50 ungelesene E-Mails haben und aber dafür keinen einzigen Anruf verpassen. Die nächste Person ist in Videokonferenzen vielleicht sehr ruhig, schreibt aber schnell auf Messengern zurück.
Wir alle haben eine Tendenz dazu, was für uns am natürlichsten, am schnellsten ist. Das ist meistens der Kanal, auf dem wir uns am häufigsten aufhalten, über den wir am schnellsten erreichbar sind, über den wir am schnellsten reagieren.

Es gibt kein „normal“ in der digitalen Kommunikation und ihr könnt nichts als gegeben voraussetzen.

Teambedürfnisse

Das Hauptaugenmerk eines Teams liegt in den meisten Fällen darauf, erfolgreich gemeinsame Projekte, die sich vorgenommen wurden, umzusetzen.
Das heißt: Tools werden akzeptiert, wenn ein klarer Mehrwert darin zu erkennen ist. Wenn dieser Mehrwert im Team nicht erkannt wird, wird es nicht genutzt und ignoriert. Ein sinnvoller Einsatz von Tools ist, auf der Teamebene, das Allerwichtigste. Denn es müssen alle Individuen im Team mitgenommen werden. Wenn dies nicht funktioniert, ist in den wenigsten Fällen das Tool das Problem. Meistens scheitert es an falschen Arbeits- und Kommunikationsprozessen.

Organisationsbedürfnisse

In allen Teams, die miteinander arbeiten, sei es im Ehrenamt oder auch ein Unternehmen, bewegen sich Teams in verschiedenen Aushandlungsprozessen. Vor allem das Thema der analogen/hybriden/digitalen Arbeit beschäftigt viele. Viele Kommunikationswege werden immer mehr als Standard verstanden und müssen von der Organisation zur Verfügung gestellt werden.

Die Rolle der Kommunikationsleitlinien

Wie schaffen wir es nun, diese drei Ebenen der Bedürfnisse des Teams zusammenzuführen und für uns zu nutzen? Im Rahmen von Kommunikationsleitlinien können Absprachen und Aushandlungsprozesse festgehalten und auf allen Ebenen vereinheitlicht werden.

Kommunikationsleitlinien sollen euch Sicherheit geben, gut und effizient miteinander arbeiten zu können, ohne dass ihr viele Ausweichmanöver fahren müsst. Denn sie sollen den Konsens, oder auch eure abgestimmten Standards, in der Organisation abzubilden und euch zu Orientierung dienen. So wisst ihr immer genau, wo ihr steht und war ihr leisten könnt. Gleichzeitig sollen sie aber nicht an Anspruch haben, alle Eventualitäten abzudecken. Ihr dürft euch Freiräume eingestehen und sie regelmäßig anpassen und ausarbeiten.
Sie bringen Ordnung in eure Kommunikation, sparen euch Zeit und beugen Missverständnissen vor.

Jetzt eure Leitlinien ausarbeiten

Wir haben euer Interesse geweckt? Dann gibt es jetzt verschiedene Wege, die du weiter an euren Leitlinien arbeiten kannst.

  1. Schau dir das oben verlinkte Video an, um noch mehr zum Thema zu erfahren.
  2. Ließ dir unbedingt unseren anderen Blogartikel zum Thema an, in dem alles noch einmal genauer ausgearbeitet ist.
  3. Kontaktiere uns, um gemeinsam mit uns an euren Kommunikationsleitlinien zu arbeiten. Unser Tipp: dies könnten wir zum Beispiel auch im Rahmen eines INQA-Coachings mit euch machen. Bei diesem werden 80 % der Kosten gefördert!
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