Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung zum Thema Digitale Zusammenarbeit. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.
Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ in Zusammenarbeit mit dem Haus des Stiftens stellen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding vor. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.
Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Kollaboration. Es gibt unzählige Tools, die das Arbeiten, Diskutieren und Gestalten erleichtern. Diese lassen sich aber nicht immer 1:1 in die digitale Welt übertragen. Wie schaffen wir es, nicht nur Informationen online zu teilen, sondern wie schaffen wir es, wirklich im Team zu arbeiten und nicht nur einzelne Aufgaben aufzuteilen?
In welchen Punkten die digitale Zusammenarbeit anders gedacht werden muss und welche Besonderheiten und Grenzen es hierbei gibt erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag.
Welche Organisationsstrukturen haben wir?
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für eine Organisationsstruktur. Entweder sie ist geplant in dieser Struktur entstanden oder ist mit der Zeit gewachsen.
1. Zusammenarbeit in Traditionellen Organisation
In einer traditionellen Organisation bestehen hierarchische Strukturen mit einer*m Chef*in. Es ist ganz klar wer über wen eine Weisungsberechtigung hat und es gibt ganz klare Reporting Linien. Diese Organisationsstruktur findet man häufig in älteren und traditionellen Organisationen.
2. Zusammenarbeit in Netzwerken
In einem Netzwerk gibt es unterschiedliche Bereiche, die ganz klar voneinander abgegrenzt sind. Es ist klar wer die Expert*innen für diese einzelnen Bereiche sind. Es gibt keine Hierarchie per se, aber es gibt in jedem Team eine Person, die zuständig dafür ist, die Informationen in andere Bereiche weiterzugeben. In dieser Organisationsstruktur gibt es viele Verlinkungen zwischen den einzelnen Teams, da diese für verschiedene Projekte in unterschiedlichen Konstellationen zusammenarbeiten. Das Management funktioniert hier stark nach Ergebnissen. Diese möchte man sehen und die einzelnen Bereiche sind hierbei für sich verantwortlich. Zusätzlich zu den einzelnen Teams gibt es eine Geschäftsleitung, deren Aufgabe es ist, alles zu koordinieren.
3. Zusammenarbeit in Agilen Organisationen
Agile Organisationen leben davon, dass es kleine Teams gibt, innerhalb deren Personen aus verschiedenen Fachbereichen zusammenarbeiten. Sie sind nicht nach Fachgebieten und Bereichen aufgeteilt, sondern nach Projekten. Die Berichterstattungen und Informationen bleiben innerhalb dieses Teams, da sie sehr auf sich und ihre Projekte fokussiert sind.
Wie managen wir Aufgaben?
Im Aufgabenmanagement gibt es zwei unterschiedliche Mechanismen, für die man sich entscheiden kann: Push und Pull.
Push: Jemand im Team legt Aufgaben und eine Deadline in der Zusammenarbeit fest. Vielleicht wird sogar festgelegt, wer welche Aufgabe übernehmen soll. Die Aufgabe wird so aktiv an eine andere Person abgegeben.
Pull: Bei der Pull-Methode gibt es einen Aufgaben-Pool mit ganz vielen unterschiedlichen Aufgaben innerhalb der Zusammenarbeit. Hier können die Mitglieder selbstständig eine Aufgabe auswählen und bearbeiten. Diese wird so aktiv von einer Person genommen. Hierdurch wird das Multitasking verhindert und die Motivation der Bearbeitung steigt. Der Nachteil kann sein, dass unbeliebte Aufgaben eventuell liegen bleiben.
Methoden und Tools
Es gibt viele verschiedene Handwerkszeuge für die online Zusammenarbeit. Die Herausforderung hierbei ist es, das passende Tool für euch und euer Team zu finden. Es bringt nichts wenn ihr Tools verwendet, die der technischen Fähigkeit oder Ausstattung eures Teams nicht entsprechen.
Wasserfallmethode – Gut vorbereitet durchstarten
Als erste Methode möchten wir euch den Klassiker unter den Methoden vorstellen: Die Wasserfallmethode (oder auch Gantt Chart). Hier werden am Anfang eines Projektes gemeinsam Aufgaben festgelegt. Der Wunsch besteht, alle Aufgaben, die im Laufe es Projektes anfallen, bereits am Anfang zuzuordnen und festzulegen. Hierbei liegt der Fokus auf der Zeit. Die einzelnen Aufgaben werden festen Zeiträumen zugeordnet. Deadlines und Termine werden festgelegt. Bei dieser Methode bietet es sich an, Meilensteine festzulegen und zu definieren. Wo befinden wir uns gerade? Wie viel haben wir geschafft? Meilensteine sind der perfekte Moment um sich gegenseitig zu motivieren, zu evaluieren wie es bisher lief und um Entscheidungen zu treffen.
Bei dieser Methode steht im Fokus, dass Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben gezielt dargestellt und kommuniziert werden. Hierdurch ist man allerdings wenig flexibel. Durch die enge Einordnung ganz am Anfang mit dem Push-Mechanismus besteht nur eine geringe Eigenverantwortung. Dies kann dazu führen , dass die Eigenmotivation gering ist.
Es ist wichtig, dass ihr Zugriff auf ein gemeinsames Dokument habt. Alle Mitarbeitenden müssen stetig auf dem aktuellen Stand gehalten werden und mit der aktuellen Version arbeiten können.
Merke: Eine intensive Planung am Anfang ist wichtig. Verantwortlichkeiten müssen so früh wie möglich festgelegt werden. Das Gantt Chart sollte regelmäßig überprüft werden. Es muss ein*e Projektverantwortliche*n festgelegt werden. Meilensteine zur Evaluation sind wichtig.
Unser Tool-Tipp: Excel Spreadsheet, Google Spreadsheet, Agantty, Project Libre Cloud
Getting-Things-Done Methode – Die richtige Person für das beste Ergebnis
Bei der Getting-Things-Done Methode werden, wie bei der Wasserfallmethode, zu Beginn alle anstehenden Aufgaben gesammelt und festgelegt. Allerdings werden bei dieser Methode bereits zu Beginn die Aufgaben detailiert besprochen und reflektiert. Anschließend werden so genannte „Aufgabenpakete“ geschnürt. Der Fokus liegt bei den einzelnen Personen im Team und deren Fähigkeiten und nicht bei der Zeit. Es ist also wichtig, die richtige Person der richtigen Aufgabe zuzuteilen. Durch die Aufgabenpakete lassen sich einzelne Aufgaben sehr gut priorisieren, da sich einzelne Aufgabenpakete weiter nach vorne oder hinten schieben lassen.
Hierdurch entsteht eine klassische To-Do-Liste. Durch diese Methode bekommen die Teammitglieder einen freien Kopf. Sie ist flexibler als die Wasserfallmethode, da man noch nicht den ganzen Projektzeitraum durchgeplant hat. Die Priorisierung liegt hier im Vordergrund. Die Eigenverantwortung befindet sich im mittelmäßigen Bereich (Push und Pull sind möglich). Die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben sind gut zu kontrollieren. Mit dieser Methode können Fortschritte gut sichtbar gemacht werden. Dies kann motivierend auf euer Team wirken!
Merke: Aufgaben sollten Personen und nicht Teams zugeteilt werden. Weist die Berechtigungen für bestimmte Aufgaben zu. Deadlines helfen um unliebsame Aufgaben zu erledigen. Nehmt eine Priorisierung von Aufgaben vor. Macht Fortschritte sichtbar.
Unser Tool-Tipp: Microsoft to do, Google Tasks, Monday
Kanban-Methode – Motiviert arbeite ich besser
Bei der Kanban-Methode werden Aufgaben kontinuierlich über den gesamten Prozess gesammelt. Jedes Teammitglied kann eine Aufgabe erstellen und so eigene Ideen einbringen. Bei dieser Methode wird in einer Tabelle gearbeitet, in der die Aufgaben von „ToDo“ zu „Doing“ zu „Done“ geschoben werden können. Die Aufgaben wandern also immer weiter. So kann man gut beobachten, in welchem Prozess welche Aufgabe im Moment steckt. Hier kann sich jede Person die Aufgabe aussuchen, die er*sie möchte und jede*r verschiebt diese eigenständig in der Tabelle. Dies ist ein gutes Beispiel für eine typische Pull-Methode: Ich wähle aus, welche Aufgabe ich bearbeiten möchte.
Der Fokus liegt darauf, dass Aufgaben, auf die man Lust hat, eigenverantwortlich ausgewählt und bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt dezentral und selbstständig. Die Flexibilität liegt hier sehr hoch, da jederzeit Aufgaben bearbeitet werden können. Die Arbeit ist sehr dynamisch, Abhängigkeiten und Priorisierungen sind aber nur schwer zu erkennen. Diese Methode eignet sich besonders gut für Teams, in denen Teilnehmer*innen nur temporär Teil des Teams sind, da diese schnell einsteigen können und das Projekt nicht von der Teilnahme einer bestimmten Person abhängig ist.
Merke: Aufgaben müssen gut beschrieben werden. Der zeitliche Aufwand sollte gekennzeichnet
werden. Alle Hintergrundinfos und benötigte Daten sollten hinterlegt sein. Das Board muss regelmäßig aufgeräumt werden, damit sich alle zu Recht finden.
Unser Tool-Tipp: Cryptpad, Meistertask, Trello
Scrum – Gemeinsam sind wir stärker
Scrum ist eine abgewandelte Form von Kanban, in der ihr Aufgaben priorisiert. Diese werden zwar auch in einem Board eingetragen, aber es wird in Zyklen gearbeitet. Alle Aufgaben werden zu Beginn gesammelt. Anschließend wird festgelegt, welche davon im nächsten Zyklus (dieser kann 24 Stunden aber auch mehrere Tage und Wochen dauern) erledigt werden sollen. Die Prioritäten gelten für das gesamte Team und die Aufgaben werden Stück für Stück erarbeitet. Es wird etwas Flexibilität eingebüßt, es können aber trotzdem noch neue Aufgaben während des Prozesses dazukommen.
Merke: Nicht die Zuständigkeiten, sondern die Fähigkeiten liegen im Vordergrund. Mit je weniger Boards ihr arbeitet, umso besser. Es sollten regelmäßig eigenverantwortliche Treffen mit betroffenen Personen stattfinden. Ablauf: Planungsmeeting –> Arbeitsphase mir Zwischenevaluation –> Abschlussmeeting.
Unser Tool-Tipp: Cryptpad, Meistertask, Trello
Aufgabenmanagement und kreative Prozesse
Um kreative Prozesse online abzuwickeln und gemeinsam daran zu arbeiten ist es wichtig die Möglichkeit zu haben, gemeinsam Ideen zu sammeln und sich auszutauschen. Es ist von großem Vorteil, wenn man beispielsweise Dokumente und Designs gemeinsam bearbeiten kann und alle benötigten Informationen an einem Ort zu finden sind.
Die Whiteboard-Lösung
Online ist es möglich, mit quasi unendlich großen Flipcharts zu arbeiten. Hier habt ihr viel Spielraum euch mit Bildern, Links und unterschiedlichen Infos auszutauschen. Diese Informationen können zusammen bearbeitet und Ergebnisse gesichert werden. Bei einem Team, das digital nicht affin ist, kann es hier allerdings schnell zu Überforderungen kommen.
Die Offene Plattform-Lösung
Dies ist eine einfachere Möglichkeit als unendliche Whiteboards. Diese Optionen sind ähnlich aufgebaut wie eine Website. Hier können viele unterschiedliche Texte, Bilder und Linkes gespeichert werden. Die Plattformen sind sehr textstrukturiert, aber es können unterschiedliche Elemente eingebunden werden.
Unser Tool-Tipp: Notion, TiddlyWiki
Eure Strategie – Entscheidungsprozesse im Projekt
Die Grundlage für eure Strategie ist die Struktur eurer Organisation. Wie werden Entscheidungen bei euch getroffen und wie wollt ihr mit einander arbeiten? Um eine Strategie zu entwickeln solltet ihr euch zu folgenden Punkten Gedanken machen:
- Sollen die Aufgaben eher nach der „Push“ oder nach der „Pull“ Methode vergeben werden?
- Wer entscheidet bei euch, wie eure Infrastruktur aussieht?
- Wer pflegt eure Infrastruktur und welche Tools werden genutzt?
- Von wem wird dsa Team geschult und wer führt die unterschiedlichen Tools ein?
- Wer legt das Endziel fest?
Diese Entscheidungen müsst ihr je nach Organisationsstruktur, eurem Team und der gewählten Methode treffen.
Wenn ihr Hilfe bei diesen Entscheidungen benötigt könnt ihr kostenfrei die Plattform „Agathe hilft“ nutzen. Hier könnt ihr eine Beratung in Anspruch nehmen und zusammen herausfinden, wie ihr gut online zusammen arbeiten könnt.
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