Tipps und Tricks für Digitale Veranstaltungen

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Dieser Blogartikel basiert auf einer Webinaraufzeichnung. Du kannst dir gerne das Webinar anschauen oder die Inhalte im Rahmen des Blogartikels lesen. Lerne einfach so, wie es am besten zu dir passt.

Im Rahmen unserer Themenreihe „Ehrenamt im Home Office“ in Zusammenarbeit mit dem Haus des Stiftens stellen wir euch in vier Blogbeiträgen die Themen Kommunikation, Digitale Zusammenarbeit, Digitale Veranstaltungen und Digitales Teambuilding vor. Du fragst dich, wie man mit der richtigen Theorie, passenden Technik und Erfahrung erfolgreich online zusammenzuarbeiten kann? Dann bist du bei dieser Themenreihe genau richtig.

Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema Digitale Veranstaltungen. Du stellst dir die Frage, wie du die Interaktion online erhöhen und Raum für Austausch schaffen kannst? Wie man im Team zusammen eine Digitale Veranstaltung planen kann? Oder wie man mit technischen Herausforderungen am besten umgehen kann? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für dich.

4 Bausteine für die gelungene digitale Zusammenarbeit - Veranstaltungen

Teambuilding, Organisationsmanagement oder doch Fundraising?

Es gibt unterschiedliche Digitale Veranstaltungen, die wir euch in diesem Blogbeitrag genauer beschreiben. Neben dem Netzwerken, Informationsveranstaltungen und Aktivierenden Veranstaltungen gibt es die Bereiche Teambuilding und Organisationsmanagement.

Durch Digitale Veranstaltungen, in denen das Teambuilding vorangebracht werden soll, bekommt ihr die Möglichkeit euch gegenseitig zu vernetzen, kennenzulernen und auszutauschen. Schau dir hierfür gerne unsere Beitrag zum Thema Teambuilding an. Digitale Veranstaltungen für das Organisationsmanagement dienen dazu die Organisation zu managen und zu organisieren. Dies können beispielsweise Vereinssitzungen, Jahreshauptversammlungen oder kleine Teamsitzungen sein.

Merke: Fundraising ist nicht unbedingt eine eigene Veranstaltungsart. Es sollte eher als Ad-On gesehen werden, das in alle Veranstaltungen mit eingebracht werden kann.

Netzwerken – Konferenzen und Vernetzungstreffen

Beim Netzwerken geht es darum, dass man seine Organisation präsentiert, sich gegenseitig Austauscht und Verbindungen schafft. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Konferenzen. Allerdings ist es wichtig sich klar zu machen, dass diese Treffen mehr als eine Videokonferenz sind. Denn wenn ihr auf eine Konferenz geht, habt ihr auch nicht nur das Podium, sondern viel mehr, was ihr erlebt. Neben Workshops lernt ihr andere Menschen kennen, tauscht euch aus und stellt eure Organisationen vor. Denkt dies auch bei euren offline Veranstaltungen mit!

Unser Tool-Tipp: Gather.Town, Wonder.me

Die Informationsveranstaltungen

Informationsveranstaltungen vermitteln, wie der Name schon sagt, Informationen und Wissen. Dies kann innerhalb einer Organisation geschehen oder aber auch mit externen Partner*innen.

Podiumsdiskussionen

Podiumsdiskussionen sind der Klassiker unter den Informationsveranstaltungen. Wenn ihr zum ersten Mal diese Art von Digitalen Veranstaltungen durchführt, ist dies der sicherste und einfachste Weg. Auch online ist dies ein guter Weg des Informationsaustausches. Nur die Sprecher*innen der Diskussion haben ihre Kamera und ihr Mikro an. Alle anderen sind automatisch oder auf Bitte stumm und ohne Kamera zugeschalten. Die Teilnehmer*innen können über den Chat oder andere Tools Fragen stellen. Hierdurch könnt ihr als Moderator*in vorab filtern, welche Fragen relevant sind und welche Fragen im Moment nicht in die Diskussion passen.

Die Diskussion wird von einem*r Moderator*in geleitet und ist in folgende Schritte eingeteilt:

  1. Anfangsstatement
  2. Diskussionsfragen
  3. Publikumsfragen
  4. Abschlussstatement

Online Podiumsdiskussionen sollten eine maximale Länge von 60-90 Minuten haben. Es bietet sich gut an, diese Veranstaltung aufzuzeichnen und anschließend zu veröffentlichen. Für Ideen für Videokonferenzsysteme schaut euch doch gerne unseren Beitrag zum Thema Kommunikation an!

Unser Tool-Tipp: Mentimeter

Souverän ins Rampenlicht

Als Moderator*in darf man mutig sein! Gleichzeitig ist ein freundliches Auftreten wichtig. Man sollte niemanden vorführen. Kritische Fragen können gut im Vorfeld abgesprochen werden um zu erfahren, ob diese für alle Beteiligten okay sind.  Sprecht als Moderator*in langsam und deutlich, damit euch alle verstehen können (auch mit schlechter Internetverbindung).
Um das Team online zu aktivieren eignen sich Eisbrecherfragen besonders gut. Ihr könnt auch bereits vor der Digitalen Veranstaltung auf einzelne Teilnehmende zugehen und um eine aktive Teilnahme an den Eisbrecherfragen bitten. So werden andere motiviert sich auch einzubringen.

Bei technischen Schwierigkeiten müsst ihr die Ruhe behalten! Diese können trotz intensiver Vorbereitung passieren, auch wenn zuvor getestet und probiert wurde. Das professionellste Auftreten in diesen Momenten ist es, die technischen Schwierigkeiten zu benennen und in Ruhe zu beheben.

Unsere Tipps: Trefft euch vor der Digitalen Veranstaltung mit euren Gästen, um sie kennenzulernen und eine Verbindung aufzubauen.  Bereitet die Inhalte der ersten 3-5 Minuten vor, um einen einfachen Einstieg in die Veranstaltung zu bekommen.

Die Fishbowl-Diskussion

Auch die Fishbowl-Diskussion kommt ursprünglich aus der offline Welt. Aber auch sie lässt sich gut auf die online Welt übertragen. Bei dieser Diskussionsform gibt es die Möglichkeit, dass Menschen aus dem Publikum aktiv daran teilnehmen können. Um diese Methode umzusetzen braucht ihr ein starkes Team. Es wird neben der*m Moderator*in auch ein technischer Support benötigt.

Die Expert*innen erklären ihren Standpunkt zu einem Thema und es gibt 1-2 offene Plätze im Panel für Zuhörer*innen. Man kann sich melden, um in dieses Panel aufgenommen zu werden. Nur die Menschen im Panel haben ihre Kameras und Mikrofone an. Der technische Support kann die Menschen, die sich melden, hinzu schalten und die Teilnehmenden erhalten in der Regel 5-6 Minuten Zeit, um ihr Anliegen einzubringen. Hierzu benötigt der*die Meetinggastgeber*in erweiterte technische Funktionen. Er* sie kann das Publikum hinzuzufügen und diese Rechte wieder zu entziehen.

Merke: Stellt vor Start sicher, dass ihr die richtigen Meeting-Einstellungen habt!

Unser Tipp: Fangt 15 Minuten früher an, um für ein gemütliches Ankommen zu sorgen. Auch könnt ihr einen privaten Break-Out-Raum für eure Expert*innen zur Verfügung stellen, damit diese in Ruhe ankommen können.

Unser Tool-Tipp: Zoom, Clubhouse

Aktivierende Veranstaltungen – Offline Möglichkeiten digitalisieren

Aktivierende Veranstaltungen wie Workshops, interaktive Sessions oder Challenges sind ein geeigneter Weg, um eine aktive Mitarbeit innerhalb der Digitalen Veranstaltungen zu erreichen.
Um aktivierende Veranstaltungen online durchzuführen ist es immer wertvoll, offline Aktivitäten online umzusetzen oder einzubinden. Dies kann beispielsweise durch eine Kochshow, Sporteinheiten, Bastelanleitungen oder Lesungen möglich.

Unser Tipp: Um die Verbindungen zwischen euren Mitgliedern zu fördern, verschickt die Ergebnisse oder organisiert eine Ausstellung dieser.

Eine-Welt-Café

Auch diese Veranstaltung kommt aus der offline Welt und nutzt die Schwarmintelligenz eurer Teilnehmenden. Mit einem virtuellen White-Board werden unterschiedliche Diskussionstische mit konkreten Fragestellungen bereitgestellt. Entsprechend zu den Tischen werden Breakoutsessions oder unterschiedliche Videokonferenzräume eingerichtet. Hier können sich die Teilnehmenden austauschen. Sie können selbstständig zwischen diesen Räumen/Tischen wechseln und die Ergebnisse der Räume werden auf dem gemeinsamen Whiteboard festgehalten. Am Ende erfolgt eine Abschlusspräsentation im Plenum.

Merke: Richtet einen Chat für den technischen Support ein und bereitet euer Whiteboard gut vor.

Unser Tipp: Sendet den Teilnehmenden vor ab ein „Spielboard“, damit diese die Technik kennenlernen und ausprobieren können. Plant (bewegte) Pausen ein und räumt genug Zeit ein, damit die Teilnehmenden entspannt diskutieren können.

Unser Tool-Tipp: Miro, JamBoard, WBO Whiteboard, Freehand

Der Prozess der Entscheidungsfindung

Um eine Entscheidung zu treffen gibt es unterschiedliche Schritte, die bereits vor der Auswahl geschehen.

Prozess der Entscheidungsfindung
  1. Ankündigung
    Um eine Entscheidung zu finden braucht es zuerst die Ankündigung. In diesem Schritt kommuniziert ihr, dass eine Entscheidung getroffen werden soll/muss.
  2. Alternativen
    Danach werden Alternativen ausgelotst und es wird recherchiert, welche anderen Auswahlmöglichkeiten es gibt. Dies bietet sich perfekt für Diskussionen und Brainstorming innerhalb des Teams an.
  3. Auswahl
    Anschließend wird ausgewählt, was schlussendlich gewählt wird.
  4. Umsetzung
    Zum Schluss wird die getroffene Entscheidung umgesetzt.

Je schwieriger eine gestellte Frage ist, desto schwieriger wird die Beantwortung dieser. Eure Mitglieder müssen die Chance haben, bereits vor dem digitalen Treffen darüber nachdenken zu können. Hierdurch können alle individuell für sich entscheiden und die Atmosphäre, in der sie diese Entscheidung treffen, selbst bestimmen.

Merke: Eine Entscheidung besteht nicht nur aus der tatsächlichen Auswahl. Die ganze Entscheidungsfindung muss mitgedacht werden, was vor allem in der online Arbeit sehr wichtig ist.

Unser Tipp: Stellt geeignete Plattformen für die einzelnen Schritte zur Verfügung!

Die Durchführung von Online-Wahlen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Wahlen online zu veranstalten. Ihr könnt sie ganz klassisch über Briefwahlen oder per Mail durchführen. Oder die Wahlen werden während einer online oder hybriden Veranstaltung durchgeführt.

Die offene Wahl

Wie in gewohnten offline Wahlen könnt ihr auch online offen abstimmen. Viele Konferenzsoftwares bieten online Buttons an, um über eure Entscheidung abzustimmen. Zusätzlich gibt es natürlich die Möglichkeit per Handzeichen abzustimmen. Dies funktioniert gut mit Daumen hoch/runter oder aber auch mit bunten Abstimmungskarten.
Die so genannte Fist to Five-Methode ist eine weitere Möglichkeit abzustimmen. Sie bietet mehr Variation als ja/nein-Antworten. Neben der Zustimmung oder Ablehnung eines Vorschlages könnt ihr mit dieser Methode direkt kommunizieren, wie und in welchem Rahmen ihr euch dabei beteiligen könnt. 

Bild - Fist to Five

Für die Sicherung der Ergebnisse solcher Abstimmungen bieten sich Protokolle an. Eine andere Möglichkeit wäre die Aufnahme von Screenshots, was aber natürlich nur mit Einwilligung der Teilnehmenden einhergeht.

Die geheime Wahl

Die geheime Wahl ist, wie die offene Wahl, auch auf die offline Welt übertragbar. Bevor ihr eine geheime Wahl online plant müsst ihr allerdings folgende Dinge beachten:

  1. Braucht ihr die Ergebnisse live oder nicht?
  2. Was geschieht mit den Mitgliedern die nicht anwesend sein können?
  3. Welche Umfragetools wollt ihr nutzen?
  4. Welche weiteren Tools möchtet ihr nutzen?

Die Wahl über E-Mail

Wenn ihr eine Abstimmung über E-Mail veranstalten wollt ist es wichtig, dass ihr einen festen Abstimmungszeitraum festlegt. Zusätzlich muss den Teilnehmenden genug Zeit gegeben werden die Mail zu lesen, zu verstehen und zu beantworten. Gebt Hinweise auf die Ergebnisse des Entscheidungsfindungsprozesses. So sind alle Teilnehmenden auf demselben Wissensstand. Vergesst nicht, den Link zur Wahlabgabe in eure Mail einzufügen und sorgt für eine Kontaktadresse für technische Schwierigkeiten.

Tools für eine Onlineabstimmung

Bei dem ausgewählten Tool ist es wichtig, dass es einen Mechanismus gibt, der verhindert, dass Mehrfachwahlen möglich sind. Fragt euch, ob ihr die Teilnehmenden identifizieren können wollt oder nicht. Soll die Stimmabgabe anonymisiert oder personalisiert erfolgen? Möchtet ihr ein personalisiertes Design? Soll die Umfrage mehrsprachig sein? Braucht ihr eine Live-Auswertung? Oder soll die Umfrage über den Browser oder über eine App erfolgen? Und natürlich solltet ihr nicht vergessen zu überprüfen, ob euer Tool der Wahl euren Datenschutzbestimmungen entspricht.

Unser Tool-Tipp: abstimmen.online, votesup.eu, Polyas

Die Strategie – Als Team online Events planen

Veranstaltungen sind Teamarbeit. Auch in der online Welt stehen viele verschiedene Menschen hinter solchen Digitalen Veranstaltungen. Egal ob als Moderator*in, technischer Support, oder Time-Keeper*in. Ein gutes Aufgabenmanagement entsprechend eurer Arbeitsstruktur erleichtert euch die Durchführung. Durch eine Chatgruppe für die Organisator*innen können kurzfristige Absprachen und Beistand geleistet werden.
Jede teilnehmende Person eures Teams hat unterschiedliche Bedürfnisse. Denkt daran, dass ihr als Team kommunizieren, kollaborieren, Ideen austauschen und euch gegenseitig motivierend wollt!
Für ein gemeinsames Eventmanagement ist es wichtig, diese Veranstaltungen als Erfolgserlebnis zu sehen, denn euer Team kann bei einer solchen gemeinsame Planung wachsen. Verbindet euch nach der Veranstaltung und feiert diesen Erfolg! Seid stolz auf das Geleistete.