Digitale Freiwilligenarbeit

Die digitale Freiwilligenarbeit haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier hast du das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Wie du die Möglichkeiten der Digitalisierung für deine Organisation nutzen kannst

Die digitale Freiwilligenarbeit wird immer gefragter und bekannter. Viele Organisationen wurden durch die Corona-Krise dazu gezwungen ihre Freiwilligen digital zu organisieren und haben dabei festgestellt: Das ist ja richtig cool! Denn das online Engagement verspricht viele Vorteile: Die Freiwilligenarbeit ist nicht länger regional beschränkt, man kann flexibel arbeiten, Anfahrtswege und Reisekosten fallen weg, Aufgaben lassen sich schnell und einfach koordinieren, der Einstieg in die Freiwilligenarbeit wird deutlich niedrigschwelliger, es gibt eigene Fördermöglichkeiten und die online Arbeit verspricht produktiver zu sein als manches Präsenztreffen.

Das klingt alles erstmal toll aber schnell wird klar: die digitale Zusammenarbeit bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Häufig fällt es schwer ein Teamgefühl zu etablieren, die Engagierten identifizieren sich weniger stark mit ihrer Organisation. Die digitale Freiwilligenarbeit ähnelt auf den ersten Blick vielen Bürojobs und verspricht daher nicht die nötige Abwechslung zum Arbeitsalltag. Nicht zuletzt wird die digitale Zusammenarbeit oft als unpersönlich empfunden. Es gibt Hemmungen sich mit der Technik auseinanderzusetzen und viele fühlen sich damit schlicht überfordert.

Wir sind überzeugt vom digitalen Engagement und haben hier wichtige Hinweise für dich und deine Organisation gesammelt, damit das digitale Engagement eure Arbeit langfristig bereichert. Denn digitale Zusammenarbeit lohnt sich für fast jede Organisation. Du musst dafür nicht direkt alle Angebote umstellen, denn digitale Freiwilligenarbeit kann auch eine gute Ergänzung zur Präsenzarbeit sein. Du und deine Organisation können daher auf jeden Fall davon profitieren, digital Engagierten ein Angebot zu machen.

Was ist eigentlich digitale Freiwilligenarbeit?

Unter digitaler Freiwilligenarbeit versteht man Freiwilligenarbeit mithilfe von Technologie (Computer oder vergleichbare Geräte), die über das Internet betrieben wird. Das Bild wird aber unter dem Begriff „Ehrenamt im Home Office“ deutlicher. Die Freiwilligen können ihre Arbeit nämlich unabhängig davon wo sie gerade sind erledigen. Damit kannst du auf das steigende Bedürfnis nach flexibler Arbeit reagieren. Das hat zum Beispiel auch den Vorteil für dich, dass ein Wohnortwechsel nicht mehr das Ende des Engagements bedeuten muss.

Das Phänomen der digitalen Freiwilligenarbeit ist nicht neu, sondern existiert schon seit 1995. Es kam zunächst in den USA auf und ist dort bis heute viel stärker vertreten als beispielsweise in Deutschland. Doch auch hier kam die online-Arbeit schon vor Corona langsam an. Die meisten Angebote gab es anfangs im IT-Bereich aber mittlerweile gibt es eine große Auswahl an unterschiedlichen Angeboten. Ein Merkmal der digitalen Freiwilligenarbeit ist übrigens das große Netzwerk und die große Reichweite, da jede*r Freiwillige ein eigens Netzwerk und verschiedenen Fähigkeiten mitbringt

Wie digital ist deine Organisation?

Wenn du jetzt total Lust hast auch deinen Verein zu digitalisieren, solltest du zunächst eine kleine Bestandsanalyse machen. Denn die meisten Organisationen haben bereits digitale Strukturen, die ausgebaut werden können. Höchstwahrscheinlich musst du also das Rad nicht neu erfinden. Wie nutzt deine Organisation zum Beispiel digitale Medien aktuell? Gibt es vielleicht schon eine Person, die diese Kanäle bespielt und dabei digital arbeitet? Gibt es andere Ehrenamtliche, die ihre Arbeit zu 90-100% im Home-Office erledigen, zum Beispiel die Buchhaltung? Siehst du diese Personen überhaupt als Teil deines Teams an? Tausch dich mit diesen Personen aus, warum möchten sie so arbeiten? Wie organisieren sie sich? Wie kannst du sie besser in dein Team integrieren? Diese Personen können dir stark behilflich sein um die Grundlagen für digitale Freiwilligenarbeit zu schaffen.

Die vier Stufen digitaler Freiwilligenarbeit

Es gibt vier verschiedene Stufen der digitalen Freiwilligenarbeit. Diese Stufen helfen dir einerseits einen guten Eindruck davon zu bekommen, wo deine Organisation in Sachen Digitalisierung bereits steht. Du kannst dir aber auch überlegen, was deine Zielsetzung sein soll. Wie digital soll deine Organisation überhaupt werden? Setze dir hier ein klares Ziel.

1. In Stufe 1 gibt es gar keine Möglichkeit zum digitalen Engagement, auch für die Kommunikation ist die physische Anwesenheit grundlegend. Das heißt auch Informationen gibt es nur bei Präsenzveranstaltungen. Wenn dein Verein also einen Newsletter oder ähnliches hat, dann hast du dieses Stadium bereits verlassen.
2. Denn in Stufe 2 wird die Kommunikation durch digitale Kanäle ergänzt, etwa durch Soziale Netzwerke, WhatsApp oder einen Newsletter. Wenn man den Verein aber mitgestalten und sich aktiv einbringen will, braucht es weiterhin die physische Anwesenheit.
3. Erst in Stufe 3 kann man auch digital an analogen Veranstaltungen teilnehmen und kann somit die Vereinsarbeit aktiv mitgestalten. Trotzdem fühlen sich die digitalen Freiwilligen hier nicht als Teil des Teams, weil die physische Anwesenheit für das Zugehörigkeitsgefühl notwendig ist.
4. In Stufe 4 ist der Verein fast vollständig digitalisiert, die Arbeit im Team wird online koordiniert und ausgeführt. Die Freiwilligen können sich auch ohne physische Anwesenheit dem Team zugehörig fühlen.

Welche Angebote für digitale Freiwilligenarbeit kannst du schaffen?

Informationen

Wenn sich deine Freiwilligen digital engagieren sollen, musst du ihnen natürlich auch ein ansprechendes Angebot bieten. Aber welche Angebote und Aufgaben lassen sich eigentlich digital umsetzen? Am niedrigschwelligsten ist es, wenn du deinen Freiwilligen die Möglichkeit bietest sich online zu informieren. Dafür kannst du beispielweise Newsletter nutzen oder auch eine Power Point Präsentation mit Ton aufnehmen und diese als Video verschicken. Auch Veranstaltungen bieten sich dafür an. Informationen können einen niedrigschwelligen Einstieg in die online-Arbeit darstellen.

Sozialer Austausch

Mehr Spaß als die reine Information bietet dagegen der soziale Austausch. Das ist wichtig, weil die sozialen Kontakte und das Gemeinschaftsgefühl auch einen großen Motivator für das Ehrenamt darstellen. Welche Formate sich hierfür anbieten findest du weiter unten. Damit die Freiwilligen langfristig motiviert sind und keine Frustration aufkommt ist es außerdem wichtig, dass du auch Unterstützung anbietest. An wen kann ich mich wenden, wenn ich nicht weiter weiß? Wie erreiche ich die anderen Teammitglieder? Wer kennt sich mit dieser Aufgabe aus? Wo finde ich die Unterlagen, die ich benötige? All das sind Fragen, mit denen du dich beschäftigen solltest, wenn du Aufgaben verteilst. Geb hier auch realistische und tatsächlich abrufbare Hilfsangebote an. Kaum jemand kann für das Ehrenamt ständig erreichbar sein, sprecht daher auch darüber wie groß eure Kapazitäten jeweils sind.

Welche Arten von Engagement funktionieren online?

Grundsätzlich ist digitales Engagement insbesondere für das neue bzw. moderne Ehrenamt geeignet. Trotzdem kann digitales Ehrenamt kurz- oder langfristig stattfinden. Zwar verbinden viele mit digitalem Engagement eher die kurzfristige Arbeit, aber langfristige Bindungen haben auch im digitalen Bereich für beide Seiten viele Vorteile, weil man sich zunehmend besser mit der Organisation auskennt und sich verbunden fühlt. Diese Personen können auch leichter leitende Funktionen übernehmen, denn auch diese braucht es in der digitalen Welt. Achte aber trotzdem darauf auch unterstützende Aufgaben anzubieten, da viele Ehrenamtliche die Möglichkeit wahrnehmen wollen sich zu engagieren ohne die Verantwortung einer leitenden Funktion übernehmen zu müssen. Egal ob langfristig/kurzfristig oder leitend/unterstützend, versuche nicht nur in den Extremen zu denken, sondern bietet auch Mischformen an. Somit unterstützt du auch die Weiterentwicklung der Ehrenamtlichen.

Aufgaben für digitale Freiwillige

Besonders gut funktionieren im digitalen Bereich Aufgaben im Mentoring oder Coaching. Aber vergiss nicht, dass auch digitale Freiwillige offline arbeiten können. Auch sie können beispielsweise Flyer in ihrer Nähe verteilen oder Präsenzveranstaltungen planen usw. Ob du auch Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen digital abhalten, kannst, hängt übrigens von der jeweiligen Satzung ab. Genauere Infos dazu findest du in diesem Video.

Welche Infrastruktur bietet sich für digitale Freiwilligenarbeit an?

Natürlich benötigst du auch eine entsprechende Infrastruktur, um die Freiwilligenarbeit zu organisieren. Hier musst du eine Lösung finden, die zu deiner Organisation passt, eine Generallösung gibt es leider nicht. Überlege dir daher genau, welche Technik du nutzen möchtest, welche Technik deiner Zielgruppe entspricht und wer dafür verantwortlich sein soll diese Technik zu verwalten.

Wenn du die Infrastruktur zum Beispiel niedrigschwellig für deine Freiwilligen halten möchtest, kannst du mehrere Kanäle bespielen. Im Idealfall sind das Kanäle, die deine Zielgruppe ohnehin nutzt, zum Beispiel WhatsApp und E-Mails. Das bedeutet aber relativ viel Arbeit für die Person, die die Kanäle bespielen muss. Möchtest du dieser Person ihre Arbeit erleichtern bieten sich sogenannte All-In-Lösungen wie Microsoft Teams an. Diese haben aber den Nachteil, dass sich die Freiwilligen aktiv selbst einloggen müssen um an Informationen zu kommen. Hier gilt es also verschiedene Bedürfnisse abzuwägen und individuelle Lösungen zu finden. Nehmt euch daher Zeit euch gemeinsam eine Lösung zu überlegen. Ihr könnt auch verschiedene Kanäle für verschiedene Zwecke nutzen, z.B. Chats für den sozialen Austausch und private Themen und Mails für Inhalte und Aufgaben, sowie wichtige Informationen. Gemeinsame Kommunikationstermine sind motivierend und schaffen Routinen. Trefft euch am besten in regelmäßigen Abständen dazu.

Wer sind die digitalen Freiwilligen und wo finde ich sie?

Die 4 Arten von digitalen Freiwilligen

Das digitale Engagement ist leider nicht für jeden etwas und grundsätzlich Typsache. Es gilt für dich daher die Menschen zu finden, die in einem digitalen Umfeld aufgehen und ihre Fähigkeiten einbringen können. Davon gibt es vier verschiedene Typen:

• Typ A: Typ A ist hochqualifiziert und verfügt über ein gutes berufliches Netzwerk. Er ist aber dadurch auch weniger flexibel und kann nur wenig Zeit einbringen. Daher muss sich die Organisation an Typ A anpassen können.
• Typ B: dieser Typ ist viel unterwegs. Er verreist viel aber zieht auch öfter um. Er ist politisch aktiv und interessiert und verfügt ebenfalls über ein großes Netzwerk. Typ B kann sich aufgrund seiner großen Mobilität aber nur ortsunabhängig engagieren. Er benötigt daher ein digitales Team, das ihm trotz Ortswechsel Konstanz im Engagement geben kann.
• Typ C: Typ C sind Senior*innen, die Lust auf die digitale Welt haben und grundsätzlich technikaffin sind. Viele von ihnen nutzen ihren Ruhestand auch um zu reisen. Sie sind für deine Organisation besonders wertvoll, da sie häufig über einen Reichtum an Wissen und Erfahrung verfügen. Das digitale Engagement hat für sie den weiteren Vorteil, dass sie sich hier trotz körperlicher Einschränkungen gut einbringen können.
• Typ D: Dieser Typ sind Personen für die die digitale Arbeitsweise mittlerweile zum Standard geworden ist und die diese daher auch in ihrem Engagement anwenden möchten. Diese Personen können Vereinen vor allem dabei helfen sich zu verjüngen.

Rekrutierung von Freiwilligen

Aber wo kannst du diese Personen finden? Zunächst kannst du dein eigenes Recruitment starten, indem du persönliche Kontakte und auch das soziale Netzwerk deiner ehemaligen und aktuellen Freiwilligen für persönliche Ansprachen nutzt. Hab dabei auch veränderte Bedürfnisse durch veränderte Lebensumstände im Blick. Vielleicht hat jemand ein Kind bekommen und möchte sich daher lieber flexibel und von zuhause aus engagieren oder ist gerade umgezogen und orientiert sich neu? Auch die sozialen Medien kannst du zur Rekrutierung nutzen, besonders Facebook, Linked In, Xiing und teilweise auch Instagram bieten sich hierfür an. Indem du über eure Arbeit informierst schaffst du eine Bindung zu deinen Follower*innen. Auf deiner Webseite solltest du einen Reiter zum Thema Mitmachen haben, auf dem du über alle Möglichkeiten sich bei deiner Organisation zu engagieren informierst. Diese Seite kannst du auch auf den sozialen Medien verlinken.

Du kannst außerdem verschiedene Webseiten nutzen, die digitale Freiwillige vermitteln.  Solche Angebote findest du bei betterplace.org, volunteerMatch, UN-Volunteering.org (internationales Board)  und Youvo (deutschsprachiges Board). Wenn ihr hier einen Aufruf schalten wollt, solltet ihr euch vorher klar überlegen, wen ihr eigentlich sucht und was ihr den Freiwilligen anbieten könnt.

Welche Bedürfnisse haben die digitalen Freiwilligen?

Informationen

Bei digitalen Freiwilligen solltest du verstärkt darauf achten, dass sie Zugriff auf alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeit brauchen. Daher solltest du aktiv einen Wissensaustausch einplanen. Dabei können die Freiwilligen voneinander lernen. Mach dir die Schwarmintelligenz, die ein digitales, meist diverses Team zu bieten hat zu Nutzen. Auch Teamarbeit bietet sich hierbei an. Damit die Ideen, die ihr in der Organisation sammelt nicht verloren gehen bietet sich außerdem ein Ideenspeicher an. Hier kannst du im Team Ideen sammeln und aus diesen neue Aufgaben generieren, das hilft deinem Team dabei sich weiterzuentwickeln.

Motivation

Gerade im digitalen Bereich ist die Motivation der Ehrenamtlichen besonders wichtig. Schließlich kann man niemanden dazu zwingen zu kommunizieren und demotivierte Personen können einfach und unbemerkt aussteigen. Dem wirkst du am besten entgegen, indem du darauf achtest, dass alle im Team motiviert sind und Spaß an ihrer Arbeit haben. Denn auch die digitale Freiwilligenarbeit muss vor allem Spaß machen, damit alle Lust darauf haben. Aber wie kann man im digitalen Bereich Freiwillige motivieren? Grundsätzlich ist es dafür wichtig die Bedürfnisse der Freiwilligen zu kennen und darauf einzugehen, gute Kommunikationswege zu finden, auch digitalen Spaß anzubieten und das Teambuilding nicht zu vergessen.

Denn im digitalen Bereich muss das Wir-Gefühl erst geschaffen werden damit sich alle Mitglieder als Teil des Teams sehen. Plane daher bewusst Phasen des Kennenlernens ein. Kommuniziere auch, wenn Freiwillige in der Nähe voneinander wohnen oder wenn jemand verreist und vielleicht bei einem anderen Teammitglied vorbeikommt. Vielleicht gibt es ja die Möglichkeit an, einen Kaffee trinken zu gehen. Es bietet sich außerdem an in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal im Jahr) ein Präsenztreffen zu veranstalten. Dieses kannst du dann für wichtige Informationen aber vor allem für das Teambuilding nutzen. Generell sind Veranstaltungen ein verlässliches Mittel gegen Motivationslöcher, auch wenn sie digital stattfinden. In der Zeit vor und nach Veranstaltungen sind Freiwillige nämlich am aktivsten. 

Feedback und Wertschätzung

Wenn du neue Freiwillige findest, solltest du sie auch unbedingt fragen, was ihre Motivation dazu ist aktiv zu werden und welche Bedürfnisse sie haben. Diese Fragen solltest du außerdem regelmäßig mit dem ganzen Team besprechen. Fast alle Freiwilligen haben das Bedprfniss zu sehen und zu spüren, dass ihre Arbeit einen Mehrwert für die Organisation bringt und sie etwas bewirken können. Daher ist es wichtig Wertschätzung zu zeigen und Feedback zur Arbeit zu geben. Gerade in der digitalen Frewilligenarbeit ist es wichtig zu signalisieren, dass sie Arbeit der Engagierten gesehen wird. Dabei gilt: Je unsichtbarer der Erfolg, desto klarer muss er kommuniziert und wertgeschätzt werden. Dadurch wird sichtbar gemacht, welche Auswirkung die Arbeit hat und die Freiwilligen können sich als Selbstwirksam erfahren.

Digitaler Spaß

Auch der Spaß sollte bei der digitalen Freiwilligenarbeit nicht zu kurz kommen, biete auch digitale Get-Together, Spieleabende oder Stammtische an. Eine andere Idee sind Filmabende sie lassen sich super digital umsetzen. Vielleicht gibt es ja einen Film, der zu eurer Arbeit oder einem aktuellen Projekt passt? Außerdem sind Diskussionsrunden eine tolle Möglichkeit um alle zusammenzubringen und gleichzeitig ein Gefühl für die Stimmung der Freiwilligen gegenüber einem bestimmten Thema zu bekommen. Außerdem kannst du auch spannende Webinare an dein Team weiterleiten, die meisten Freiwilligen bilden sich nämlich gerne fort und wollen sich weiterentwickeln. Und auch Energizer, die in Präsenzveransatltungen immer für Spaß und Action sorgen, kannst du digital einsetzen. Schau dir dazu diesen Blogbeitrag an.

Gute Kommunikation

In deiner Kommunikation solltest du versuchen kurze Kommunikationswege zu verwenden, so kannst du trotz Distanz Nähe kreieren. Gerade wenn du Insidernews weitergibst, kann das sehr motivierend wirken. Die Freiwilligen merken dadurch, dass sie als Teil des Teams wahrgenommen werden.

Jeder Mensch kommuniziert anders und hat dabei andere Bedürfnisse. Grundsätzlich lassen sich aber drei Typen festmachen. Zum einen der/die Leser*in, diese Personen wollen Informationen am liebsten in schriftlicher Form erhalten. Die Sprecher*innen wollen gerade das nicht, hier werden auditive Kanäle am liebsten genutzt. Diese Personen äußern sich auch gerne selbst. Und die Beobachter*innen erreichst du am besten mit Videomaterial. Diese Personen wollen nur ungern Lesen und bleiben meist selbst eher stumm. Natürlich gibt es auch Mischungen aus diesen Typen. Sie zeigen aber, dass man mit verschiedenen Kommunikationskanälen unterschiedliche Menschen erreicht. Wenn eine Nachricht für deine Organisation besonders wichtig ist, solltest du daher versuchen sie auf allen Wegen, also Sprache, Video und Text, zu verbreiten.

Unser Fazit zur digitalen Freiwilligenarbeit

Die Digitalisierung betrifft mittlerweile fast alle Lebensbereiche und unsere moderne Gesellschaft ist von digitalen Möglichkeiten durchdrungen. Das ermöglicht in vielen Bereichen ein effizienteres Arbeiten. Es ist daher nur sinnvoll diese Möglichkeiten auch für freiwilliges Engagement zu nutzen, da dadurch die Arbeitsbelastung für Freiwillige reduziert wird. Auch die Partizipationsmöglichkeiten sind in der digitalen Welt flexibler und agiler. Für Organisationen lohnt es sich insbesondere für die Rekrutierung neuer Freiwilliger in den digitalen Bereich zu gehen. Damit kann man die Engagierten dort abholen, wo sie sowieso unterwegs sind. Im Idealfall können dabei sogar neue Gruppen erschlossen werden und dein Verein wird somit diverser.

Wir können daher nur empfehlen die Erfahrungen aus der Corona-Krise zu nutzen, um zu evaluieren, was weiterhin digital stattfinden kann und soll. Die neuen Möglichkeiten der digitalen Freiwilligenarbeit bringen frischen Wind und Ideen in deine Organisation, ohne dass ihr dabei etwas verliert. Das digitale Engagement ist eine wichtige Ergänzung der Freiwilligenlandschaft, da sich die Gesellschaft weiterentwickelt und das Ehrenamt sich an diese Entwicklungen anpassen muss. Die digitale Freiwilligenarbeit ist letztlich weder ein Hype noch das Engagement der Zukunft, das das traditionelle Ehrenamt ablöst aber fast jede Organisation kann davon profitieren, weil die Engagierten dadurch diverser werden und das Angebot erweitert wird.