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Wie Routinen für digitale Teams deiner Organisation helfen können

Das Thema Routinen für digitale Teams haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Routinen kennen viele eher aus dem privaten Alltag. Sei es der Kaffee am Morgen, der kurze Spaziergang am Nachmittag oder die Hautpflege am Abend. Wie sollen Routinen denn im digitalen Team funktionieren? Eigentlich gar nicht so anders als in deinem Privatleben. Denn Routinen sind Handlungen, die durch häufiges Wiederholen zur Gewohnheit werden. Sie erleichtern den Alltag, indem sie ihn vorhersehbarer und weniger anstrengend machen. Sind eure Treffen unstrukturiert, anstrengend und chaotisch? Musst du dir jedes Mal einen neuen Plan machen? Kommt ihr einfach nicht in den Flow? Hat jede*r gefühlt etwas anderes vor? Dann können können Routinen für digitale Teams dir helfen. Wir zeigen dir hier wie du dein Team damit sinnvoll unterstützen kannst.

Was genau sind Routinen für digitale Teams?

Routinen funktionieren nach einem einfachen Prinzip. Eine Aktion wird durch einen Trigger ausgelöst und für die Aktion gibt es eine Belohnung.  Am Beispiel des E-Mail-Checkens wird das deutlich. Der Trigger ist hier das Signal vom Handy. Wenn du das hörst nimmst du das Handy vermutlich raus und liest die E-Mail, das ist die Aktion. Du erhältst durch diese Aktion Informationen und Kontakt, das stellt eine Belohnung dar. Dieses Grundprinzip lässt sich auf alle Routinen übertragen. Wie lange es dauert, bis eine Routine etabliert ist, lässt sich nicht genau sagen. Die meisten Studien kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Letztlich hängt es immer von der Routine, dem Team und vor allem der Motivation ab.

Du solltest Routinen für digitale Teams allerdings nicht mit Ritualen verwechseln. Rituale sind im Gegensatz zu Routinen emotional aufgeladen und brauchen viel Energie statt Energie zu sparen. Routinen dagegen sparen Energie und passieren fast automatisch, wenn sie gut etabliert sind. Wenn Sportmannschaften sich vor Wettkämpfen in der Umkleide einstimmen, sind dies meist sehr energiereiche Rituale. Eine Routine, die Energie spart wäre eher so etwas wie morgens eine To-do-Liste zu schreiben. Es ist wichtig auf diese Unterschiede zu achten. Nur so kannst du sicher sein, dass du dein Team mit Routinen unterstützt, statt es mit Ritualen an den falschen Stellen zu überfordern.

Welche Vorteile bringen Routinen für digitale Teams?

Der Mensch ist einfach ein Gewohnheitstier. Wenn Abläufe vorhersehbar sind und wir wissen was auf uns zukommt nimmt uns das Stress und erleichtert die Arbeit. Gerade für digitale Teams ist das wichtig, damit sich das Team nicht verliert. Außerdem ist so vorher schon klar, was bei euren Treffen passieren wird und du kannst einen Rahmen setzen. Routinen für digitale Teams sorgen außerdem nachweislich für weniger Stress, weil Aufgaben nebenher erledigt werden können. Sie erhöhen auch die Resilienz des Teams, weil Abläufe strukturiert sind und somit feste Orientierungspunkte gegeben sind. Diese geben nicht nur in Krisensituationen Sicherheit. Aufgaben in Routinen werden außerdem grundsätzlich schneller erledigt. Das liegt daran, dass der Prozess, in dem normalerweise abgewogen werden würde, ob die Aufgabe überhaupt erledigt werden sollte, entfällt. Das spart mittel- und langfristig viel Zeit und Arbeit ein.

Und warum gerade für digitale Teams?

Wie so vieles was in Präsenz automatisch stattfinden würde, müssen auch Routinen im digitalen Bereich bewusster und künstlich geschaffen werden. Im digitalen Bereich dauern diese Prozesse deutlich länger und finden evtl. sogar gar nicht statt. Daher musst du hier als Teamleitung aktiv werden und Routinen bewusst einbringen und promoten.

Das lohnt sich unter anderem, weil Routinen das Teamgefühl extrem verbessern können. Wer an den Routinen teilnehmen kann fühlt sich als Teil des Teams, weil man die Teamkultur versteht. Gleichzeitig kann man sich durch Routinen von anderen Teams abgrenzen und schafft eine eigene Teamkultur. Außerdem kannst du als Teamleitung durch die Routinen prüfen, wie motiviert und engagiert deine Teammitglieder sind. Wenn jemand zum Beispiel nicht mehr an Routinen wie regelmäßigen Treffen teilnimmt, kannst du auf diese Person zugehen. Du erkennst Motivationslöcher oder andere Probleme damit frühzeitig.

Sind Routinen für digitale Teams wirklich so einfach?

Leider sind Routinen für digitale Teams nicht für jeden etwas. Bei manchen Personen lösen sie schlechte und bei anderen gute Gefühle aus. Achte daher unbedingt auf die Bedürfnisse und Reaktionen deines Teams. Ihr solltet euch gemeinsam für Routinen entscheiden. Diese dann wirklich im Team zu etablieren ist sehr anstrengend und stressig. Daher entlastet es das Team, wenn es eine Person im Team gibt, die sich dafür verantwortlich fühlt die Routinen zu promoten. Diese Person setzt sich für die Routinen ein und erinnert daran. 

Außerdem dauert es ziemlich lange Routinen für digitale Teams erfolgreich zu etablieren. Noch länger dauert es schlechte Routinen wieder loszuwerden. Das weiß wohl jede*r der/die schon einmal versucht hat eine schlechte Angewohnheit loszuwerden. Merk dir daher: Routinen lassen sich leichter ersetzen anstatt einfach mit ihnen aufzuhören. Versuche eine positive, motivierende Alternative zu finden, wenn du eine negative oder einfach nicht mehr passende Routine im Team loswerden möchtest.

Wie können Routinen für digitale Teams denn aussehen?

Am einfachsten können Routinen rund um eure Meetings umgesetzt werden. Zu jedem guten Meeting gehören drei Phasen: vor dem Meeting, während des Meetings und nach dem Meeting. In jeder Phase bieten sich unterschiedliche Routinen an.

Vor dem Meeting

Vor dem Meeting könnt ihr 15 Minuten vorher ankommen um einen technischen Check-Up anzubieten. Auch „Türrahmengespräche“, also die Gespräche die ihr sonst auf dem Weg oder kurz vor dem Meeting im Flur oder Türrahmen führen würdet, kannst du so ermöglichen. Bei einem Präsenztreffen wärt ihr ja auch etwas früher da um alles vorzubereiten. Hilf deinem Team dabei sich vorzubereiten, indem du die Agenda und eventuelle Unterlagen rechtzeitig vorher verschickst. Diskussionen und Abstimmungen kannst du mit Hilfe von Tools wie Padlet vorher schon starten. Dadurch nehmen sie im Meeting selbst nicht zu viel Raum ein, was dazu führen könnte, dass deine Freiwilligen irgendwann aussteigen. Halte auch etwas für das Auge bereit. Das kann entweder eine kleine Präsentation, Dokumente, die du über deinen Bildschirm teilst oder schlicht deine Kamera sein. In jedem Fall solltest du deinem Team visuelle Unterstützung anbieten.

Und vergiss nicht an dich selbst und deine eigenen Routinen zu denken. Versuche fit zu sein, bereite dich auf das Meeting vor, mach dir vielleicht einen Kaffee. Plane etwas Zeit ein, um dich auf das Meeting vorzubereiten und nimm dir eine „mentale Übergangszeit“. Bei einem Präsenztreffen würdest du das wahrscheinlich auf dem Weg zu eurem Treffen machen.

Während des Meetings

Auch während eures Meetings könnt ihr Routinen sinnvoll nutzen. Besonders gut bietet sich eine Routine für den Einstieg an. Das hilft allen im Meeting anzukommen und dir einen ersten Eindruck von jeder/m zu bekommen. Dafür kannst du zum Beispiel eine Einstiegsrunde machen in der jede Person kurz sagen kann wie es ihr geht. Dafür sind Eisbrecherfragen auch gut geeignet. Auf Fragen wie „Was hast du zuletzt gegessen?“ oder „Was siehst du, wenn du aus dem Fenster schaust?“ können fast alle gut antworten, ohne zu persönlich werden zu müssen. Auf http://tscheck.in/ findest du jede Menge solcher Eisbrecherfragen. Wichtig ist allerding, dass alle zu Wort kommen können. Wenn die Gruppe zu groß wird, lohnt es sich Kleingruppen zu machen.

Schaltet außerdem während des gesamten Meetings, wenn möglich, eure Kameras an. Gesichter helfen deinem Team Gefühle auszudrücken und wahrzunehmen. Man sieht außerdem auch, wer alles aufmerksam dabei ist. Viele haben ein ziemliches Pokerface in online-Meetings. Aber wenn du deine Emotionen bewusst im Gesicht zeigst, kannst du sie sicherlich auch dazu animieren das Gleiche zu tun. Plane außerdem genügend Zeit am Ende des Meetings als Puffer für unvorhergesehene Dinge ein, die vielleicht länger brauchen.

Außerdem solltest du genügend Pausen einplanen. Meetings, die länger als 60 Minuten dauern, werden sonst zu anstrengend. Ihr könnt diese Pausen auch gemeinsam gestalten, zum Beispiel mit Energizern. Dazu findet ihr mehr Information in diesem Artikel. Ein weiteres Tool, das ihr jederzeit nutzen könnt ist der Chat. Ihr solltet allerdings festlegen, wie dieser genutzt werden soll. Beispielsweise könntet ihr euch darauf einigen, hier Rückfragen zu stellen, oder Kommentare zu schreiben. So kann das „den Nachbar fragen“ ersetzt werden. Wenn der Chat zu aktiv ist, kann es zu anstrengend werden beiden Diskussionen zu folgen. Leg daher die Nutzung klar fest.

Nach dem Meeting

Nach dem Meeting solltest du auch noch ein paar Minuten einplanen, um erreichbar für Nachfragen und individuelle Themen zu sein. Das ist ein niederschwelliger Zugang für Teammitglieder, die unsicher sind und vielleicht Unterstützung benötigen. Verschicke außerdem zeitnah das Protokoll für Personen, die nicht dabei sein konnten oder technische Probleme hatten. Die ToDos und Beschlüsse solltest du gesondert per Mail an alle Mitglieder schicken, das sind wertvolle, zeitsparende Infos für alle. Als Teamleitung solltest du die ToDos auf dem Schirm behalten und proaktiv nachfragen und Unterstützung anbieten. Das ist hilfreich für Teammitglieder, die sich vielleicht nicht trauen Hilfe zu holen oder kann einfach als Motivation und Reminder dienen.

Handzeichen als Routine

Eine Methode, die ihr zu eurer ganz eigenen Routine für digitale Teams machen könnt sind individuelle Handzeichen. Ihr könnt sie nutzen um Zustimmung und Ablehnung auszudrücken, dafür gibt es sogar ganze Systeme. Ein eher Einfaches ist die Fist of Five, damit kannst du deine Zustimmung oder Ablehnung in Abstufungen zeigen. Zeigst du fünf Finger bist du dafür und voll dabei. Bei vier Fingern ist es okay aber nur mit Einschränkungen. Drei Finger zeigen gemischte Gefühle und bei zwei Fingern ist man zwar nicht einverstanden, möchte aber die Entscheidung nicht blockieren. Wer nur einen Finger zeigt, legt ein Veto ein.

Natürlich gibt es auch komplexere Systeme und jede Menge weitere Zeichen. Eine Hand hochheben kann klassisch anzeigen, dass man etwas sagen möchte. Zwei Hände bedeuten Zustimmung. Wenn man mit dem Finger in eine Richtung zeigt, kann man damit eine Reaktion anzeigen. Wer ein C mit den Fingern bildet, möchte Clarification. Mit einem Dreieck kann man einen Antrag zur Geschäftsordnung stellen. Wer die Handrücken zeigt stimmt nicht zu. Wer eine Faust zeigt erhebt Widerspruch. Gekreuzte Hände blockieren einen Antrag usw. Wie du siehst gibt es schier endlose Zeichen, und ihr könnt euch auch gemeinsam neue Ausdenken. Wichtig ist nur, dass alle die Bedeutungen kennen und sie im Zweifel auch nachschauen können. Dann helfen dir diese Handzeichen enorm dabei Diskussionen kürzer zu halten und dabei eure ganz eigene Routine zu entwerfen.

Noch mehr Routinen für digitale Teams

Natürlich gibt es noch viele weitere Routinen für digitale Teams, die ihr einfach umsetzen könnt. Gewöhne es dir zum Beispiel an, Personen mit ihrem Namen anzusprechen und sie bewusst aufzurufen, wenn sie sich nicht an der Diskussion beteiligen. Oder schaffe regelmäßige informelle Treffen, bei denen sich die Teammitglieder kennenlernen, austauschen und einfach quatschen können. Schließlich sollte Engagement auch im digitalen Bereich nicht nur aus Arbeit bestehen, sondern auch Spaß machen. Dafür solltest du extra Räume schaffen, weil die in der digitalen Welt nicht so beiläufig entstehen, wie man das von Präsenzarbeit kennt.

Bei allem Spaß muss an den richtigen Stellen, also wenn es wichtig ist und kurzgehalten werden muss, aber auch effizient gearbeitet werden. Lange, ineffiziente Prozesse sorgen sonst für Frustration und können den Spaß am Engagement verderben. Wann immer es möglich ist, solltest du persönliche Gespräche in Persona oder am Telefon führen. Somit zeigst du extra viel Aufmerksamkeit und damit Wertschätzung. Für die Wertschätzung der Teammitglieder lohnt sich eine eigene Routine. Beispielsweise könnte im Meeting jede Person einer anderen Person danken, deren Arbeit sie seit dem letzten Treffen besonders wertgeschätzt haben.

Routinen für die Kommunikation

Auch für die Kommunikation helfen Routinen für digitale Teams enorm dabei die richtigen Personen mit den richtigen Informationen über den richtigen Kanal zu erreichen. Dazu solltest du Regeln festlegen, welcher Kanal für welche Art von Information verwendet werden soll. Was darf im Chat passieren? Wo finden Diskussionen statt? Und wie werden Entscheidungen getroffen? Außerdem sollte es einen Raum für privaten Austausch geben, bei dem aber nicht alle mitmachen müssen. So kannst du verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden. Du solltest im Hinterkopf haben, dass es verschiedene Kommunikationstypen gibt. Personen, die eher sprechen, andere die eher beobachten und wieder andere die am liebsten lesen. Eine gute Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass du allen Typen ein Angebot machst. Natürlich ist das sehr aufwendig und du wirst nicht allen für jede Information ein Angebot machen können. Hier gilt: Je wichtiger die Information desto mehr Kanäle solltest du bespielen.

Wie kannst du Routinen in dein digitales Team bringen

Zunächst musst du die passende Routine für dein Team finden. Vielleicht habt ihr auch unbewusst schon kleine Routinen entwickelt, wenn ja kannst du diese evaluieren. Überlegt euch gut, welche Routinen ihr machen wollt, was ihr damit bezweckt und wie ihr sie umsetzen wollt. Auch bei Routinen gilt: Mach sie nicht um der Routinen-Willen, sondern passe sie auf die Bedürfnisse des Teams an. Welche Routinen sind ansprechend? Welche machen die Arbeit spannender? Letztendlich musst du einiges ausprobieren und sehen, was gut für dein Team funktioniert. Wenn du mit einer Routine in diesem Prozess des Ausprobierens unzufrieden bist, solltest du sie unbedingt zeitnah ersetzen oder beenden. Denn es wird zunehmend schwieriger eine Routine loszulassen, je länger ihr sie durchgeführt habt. Für jede Routine braucht es dann eine*n Routinen-Promoter*in um sie wirklich durchzusetzen und sicherzustellen, dass sie auch wirklich durchgeführt werden.

Unser Fazit

Routinen können deine Teamarbeit wirklich bereichern und verbessern. Nicht nur, dass sie zur Effizienz beitragen, gerade der Effekt auf die Teamarbeit und den Spaß ist wirklich enorm. Damit die Routinen im Team wirklich gut funktionieren, angenommen und etabliert werden braucht es Zeit und Arbeit. Aber es lohnt sich wirklich! Gute Routinen erkennst du daran, dass du sie nach einiger Zeit nicht mehr bemerkst, weil sie verinnerlicht wurden. Insbesondere für Meetings sind die gut einsetzbar. Sie sorgen für Struktur und letztendlich zielführendes Arbeiten und das wollen wir schließlich alle.

Digitale Freiwilligenarbeit

Die digitale Freiwilligenarbeit haben wir im Rahmen eines Webinars behandelt. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier hast du das aufgezeichnete Webinar zum anschauen. Viel Spaß!

Wie du die Möglichkeiten der Digitalisierung für deine Organisation nutzen kannst

Die digitale Freiwilligenarbeit wird immer gefragter und bekannter. Viele Organisationen wurden durch die Corona-Krise dazu gezwungen ihre Freiwilligen digital zu organisieren und haben dabei festgestellt: Das ist ja richtig cool! Denn das online Engagement verspricht viele Vorteile: Die Freiwilligenarbeit ist nicht länger regional beschränkt, man kann flexibel arbeiten, Anfahrtswege und Reisekosten fallen weg, Aufgaben lassen sich schnell und einfach koordinieren, der Einstieg in die Freiwilligenarbeit wird deutlich niedrigschwelliger, es gibt eigene Fördermöglichkeiten und die online Arbeit verspricht produktiver zu sein als manches Präsenztreffen.

Das klingt alles erstmal toll aber schnell wird klar: die digitale Zusammenarbeit bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Häufig fällt es schwer ein Teamgefühl zu etablieren, die Engagierten identifizieren sich weniger stark mit ihrer Organisation. Die digitale Freiwilligenarbeit ähnelt auf den ersten Blick vielen Bürojobs und verspricht daher nicht die nötige Abwechslung zum Arbeitsalltag. Nicht zuletzt wird die digitale Zusammenarbeit oft als unpersönlich empfunden. Es gibt Hemmungen sich mit der Technik auseinanderzusetzen und viele fühlen sich damit schlicht überfordert.

Wir sind überzeugt vom digitalen Engagement und haben hier wichtige Hinweise für dich und deine Organisation gesammelt, damit das digitale Engagement eure Arbeit langfristig bereichert. Denn digitale Zusammenarbeit lohnt sich für fast jede Organisation. Du musst dafür nicht direkt alle Angebote umstellen, denn digitale Freiwilligenarbeit kann auch eine gute Ergänzung zur Präsenzarbeit sein. Du und deine Organisation können daher auf jeden Fall davon profitieren, digital Engagierten ein Angebot zu machen.

Was ist eigentlich digitale Freiwilligenarbeit?

Unter digitaler Freiwilligenarbeit versteht man Freiwilligenarbeit mithilfe von Technologie (Computer oder vergleichbare Geräte), die über das Internet betrieben wird. Das Bild wird aber unter dem Begriff „Ehrenamt im Home Office“ deutlicher. Die Freiwilligen können ihre Arbeit nämlich unabhängig davon wo sie gerade sind erledigen. Damit kannst du auf das steigende Bedürfnis nach flexibler Arbeit reagieren. Das hat zum Beispiel auch den Vorteil für dich, dass ein Wohnortwechsel nicht mehr das Ende des Engagements bedeuten muss.

Das Phänomen der digitalen Freiwilligenarbeit ist nicht neu, sondern existiert schon seit 1995. Es kam zunächst in den USA auf und ist dort bis heute viel stärker vertreten als beispielsweise in Deutschland. Doch auch hier kam die online-Arbeit schon vor Corona langsam an. Die meisten Angebote gab es anfangs im IT-Bereich aber mittlerweile gibt es eine große Auswahl an unterschiedlichen Angeboten. Ein Merkmal der digitalen Freiwilligenarbeit ist übrigens das große Netzwerk und die große Reichweite, da jede*r Freiwillige ein eigens Netzwerk und verschiedenen Fähigkeiten mitbringt

Wie digital ist deine Organisation?

Wenn du jetzt total Lust hast auch deinen Verein zu digitalisieren, solltest du zunächst eine kleine Bestandsanalyse machen. Denn die meisten Organisationen haben bereits digitale Strukturen, die ausgebaut werden können. Höchstwahrscheinlich musst du also das Rad nicht neu erfinden. Wie nutzt deine Organisation zum Beispiel digitale Medien aktuell? Gibt es vielleicht schon eine Person, die diese Kanäle bespielt und dabei digital arbeitet? Gibt es andere Ehrenamtliche, die ihre Arbeit zu 90-100% im Home-Office erledigen, zum Beispiel die Buchhaltung? Siehst du diese Personen überhaupt als Teil deines Teams an? Tausch dich mit diesen Personen aus, warum möchten sie so arbeiten? Wie organisieren sie sich? Wie kannst du sie besser in dein Team integrieren? Diese Personen können dir stark behilflich sein um die Grundlagen für digitale Freiwilligenarbeit zu schaffen.

Die vier Stufen digitaler Freiwilligenarbeit

Es gibt vier verschiedene Stufen der digitalen Freiwilligenarbeit. Diese Stufen helfen dir einerseits einen guten Eindruck davon zu bekommen, wo deine Organisation in Sachen Digitalisierung bereits steht. Du kannst dir aber auch überlegen, was deine Zielsetzung sein soll. Wie digital soll deine Organisation überhaupt werden? Setze dir hier ein klares Ziel.

  1. In Stufe 1 gibt es gar keine Möglichkeit zum digitalen Engagement, auch für die Kommunikation ist die physische Anwesenheit grundlegend. Das heißt auch Informationen gibt es nur bei Präsenzveranstaltungen. Wenn dein Verein also einen Newsletter oder ähnliches hat, dann hast du dieses Stadium bereits verlassen.
  2. Denn in Stufe 2 wird die Kommunikation durch digitale Kanäle ergänzt, etwa durch Soziale Netzwerke, WhatsApp oder einen Newsletter. Wenn man den Verein aber mitgestalten und sich aktiv einbringen will, braucht es weiterhin die physische Anwesenheit.
  3. Erst in Stufe 3 kann man auch digital an analogen Veranstaltungen teilnehmen und kann somit die Vereinsarbeit aktiv mitgestalten. Trotzdem fühlen sich die digitalen Freiwilligen hier nicht als Teil des Teams, weil die physische Anwesenheit für das Zugehörigkeitsgefühl notwendig ist.
  4. In Stufe 4 ist der Verein fast vollständig digitalisiert, die Arbeit im Team wird online koordiniert und ausgeführt. Die Freiwilligen können sich auch ohne physische Anwesenheit dem Team zugehörig fühlen.

Welche Angebote für digitale Freiwilligenarbeit kannst du schaffen?

Informationen

Wenn sich deine Freiwilligen digital engagieren sollen, musst du ihnen natürlich auch ein ansprechendes Angebot bieten. Aber welche Angebote und Aufgaben lassen sich eigentlich digital umsetzen? Am niedrigschwelligsten ist es, wenn du deinen Freiwilligen die Möglichkeit bietest sich online zu informieren. Dafür kannst du beispielweise Newsletter nutzen oder auch eine Power Point Präsentation mit Ton aufnehmen und diese als Video verschicken. Auch Veranstaltungen bieten sich dafür an. Informationen können einen niedrigschwelligen Einstieg in die online-Arbeit darstellen.

Sozialer Austausch

Mehr Spaß als die reine Information bietet dagegen der soziale Austausch. Das ist wichtig, weil die sozialen Kontakte und das Gemeinschaftsgefühl auch einen großen Motivator für das Ehrenamt darstellen. Welche Formate sich hierfür anbieten findest du weiter unten. Damit die Freiwilligen langfristig motiviert sind und keine Frustration aufkommt ist es außerdem wichtig, dass du auch Unterstützung anbietest. An wen kann ich mich wenden, wenn ich nicht weiter weiß? Wie erreiche ich die anderen Teammitglieder? Wer kennt sich mit dieser Aufgabe aus? Wo finde ich die Unterlagen, die ich benötige? All das sind Fragen, mit denen du dich beschäftigen solltest, wenn du Aufgaben verteilst. Geb hier auch realistische und tatsächlich abrufbare Hilfsangebote an. Kaum jemand kann für das Ehrenamt ständig erreichbar sein, sprecht daher auch darüber wie groß eure Kapazitäten jeweils sind.

Welche Arten von Engagement funktionieren online?

Grundsätzlich ist digitales Engagement insbesondere für das neue bzw. moderne Ehrenamt geeignet. Trotzdem kann digitales Ehrenamt kurz- oder langfristig stattfinden. Zwar verbinden viele mit digitalem Engagement eher die kurzfristige Arbeit, aber langfristige Bindungen haben auch im digitalen Bereich für beide Seiten viele Vorteile, weil man sich zunehmend besser mit der Organisation auskennt und sich verbunden fühlt. Diese Personen können auch leichter leitende Funktionen übernehmen, denn auch diese braucht es in der digitalen Welt. Achte aber trotzdem darauf auch unterstützende Aufgaben anzubieten, da viele Ehrenamtliche die Möglichkeit wahrnehmen wollen sich zu engagieren ohne die Verantwortung einer leitenden Funktion übernehmen zu müssen. Egal ob langfristig/kurzfristig oder leitend/unterstützend, versuche nicht nur in den Extremen zu denken, sondern bietet auch Mischformen an. Somit unterstützt du auch die Weiterentwicklung der Ehrenamtlichen.

Aufgaben für digitale Freiwillige

Besonders gut funktionieren im digitalen Bereich Aufgaben im Mentoring oder Coaching. Aber vergiss nicht, dass auch digitale Freiwillige offline arbeiten können. Auch sie können beispielsweise Flyer in ihrer Nähe verteilen oder Präsenzveranstaltungen planen usw. Ob du auch Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen digital abhalten, kannst, hängt übrigens von der jeweiligen Satzung ab. Genauere Infos dazu findest du in diesem Video.

Welche Infrastruktur bietet sich für digitale Freiwilligenarbeit an?

Natürlich benötigst du auch eine entsprechende Infrastruktur, um die Freiwilligenarbeit zu organisieren. Hier musst du eine Lösung finden, die zu deiner Organisation passt, eine Generallösung gibt es leider nicht. Überlege dir daher genau, welche Technik du nutzen möchtest, welche Technik deiner Zielgruppe entspricht und wer dafür verantwortlich sein soll diese Technik zu verwalten.

Wenn du die Infrastruktur zum Beispiel niedrigschwellig für deine Freiwilligen halten möchtest, kannst du mehrere Kanäle bespielen. Im Idealfall sind das Kanäle, die deine Zielgruppe ohnehin nutzt, zum Beispiel WhatsApp und E-Mails. Das bedeutet aber relativ viel Arbeit für die Person, die die Kanäle bespielen muss. Möchtest du dieser Person ihre Arbeit erleichtern bieten sich sogenannte All-In-Lösungen wie Microsoft Teams an. Diese haben aber den Nachteil, dass sich die Freiwilligen aktiv selbst einloggen müssen um an Informationen zu kommen. Hier gilt es also verschiedene Bedürfnisse abzuwägen und individuelle Lösungen zu finden. Nehmt euch daher Zeit euch gemeinsam eine Lösung zu überlegen. Ihr könnt auch verschiedene Kanäle für verschiedene Zwecke nutzen, z.B. Chats für den sozialen Austausch und private Themen und Mails für Inhalte und Aufgaben, sowie wichtige Informationen. Gemeinsame Kommunikationstermine sind motivierend und schaffen Routinen. Trefft euch am besten in regelmäßigen Abständen dazu.

Wer sind die digitalen Freiwilligen und wo finde ich sie?

Die 4 Arten von digitalen Freiwilligen

Das digitale Engagement ist leider nicht für jeden etwas und grundsätzlich Typsache. Es gilt für dich daher die Menschen zu finden, die in einem digitalen Umfeld aufgehen und ihre Fähigkeiten einbringen können. Davon gibt es vier verschiedene Typen:

  • Typ A: Typ A ist hochqualifiziert und verfügt über ein gutes berufliches Netzwerk. Er ist aber dadurch auch weniger flexibel und kann nur wenig Zeit einbringen. Daher muss sich die Organisation an Typ A anpassen können.
  • Typ B: dieser Typ ist viel unterwegs. Er verreist viel aber zieht auch öfter um. Er ist politisch aktiv und interessiert und verfügt ebenfalls über ein großes Netzwerk. Typ B kann sich aufgrund seiner großen Mobilität aber nur ortsunabhängig engagieren. Er benötigt daher ein digitales Team, das ihm trotz Ortswechsel Konstanz im Engagement geben kann.
  • Typ C: Typ C sind Senior*innen, die Lust auf die digitale Welt haben und grundsätzlich technikaffin sind. Viele von ihnen nutzen ihren Ruhestand auch um zu reisen. Sie sind für deine Organisation besonders wertvoll, da sie häufig über einen Reichtum an Wissen und Erfahrung verfügen. Das digitale Engagement hat für sie den weiteren Vorteil, dass sie sich hier trotz körperlicher Einschränkungen gut einbringen können.
  • Typ D: Dieser Typ sind Personen für die die digitale Arbeitsweise mittlerweile zum Standard geworden ist und die diese daher auch in ihrem Engagement anwenden möchten. Diese Personen können Vereinen vor allem dabei helfen sich zu verjüngen.

Rekrutierung von Freiwilligen

Aber wo kannst du diese Personen finden? Zunächst kannst du dein eigenes Recruitment starten, indem du persönliche Kontakte und auch das soziale Netzwerk deiner ehemaligen und aktuellen Freiwilligen für persönliche Ansprachen nutzt. Hab dabei auch veränderte Bedürfnisse durch veränderte Lebensumstände im Blick. Vielleicht hat jemand ein Kind bekommen und möchte sich daher lieber flexibel und von zuhause aus engagieren oder ist gerade umgezogen und orientiert sich neu? Auch die sozialen Medien kannst du zur Rekrutierung nutzen, besonders Facebook, Linked In, Xiing und teilweise auch Instagram bieten sich hierfür an. Indem du über eure Arbeit informierst schaffst du eine Bindung zu deinen Follower*innen. Auf deiner Webseite solltest du einen Reiter zum Thema Mitmachen haben, auf dem du über alle Möglichkeiten sich bei deiner Organisation zu engagieren informierst. Diese Seite kannst du auch auf den sozialen Medien verlinken.

Du kannst außerdem verschiedene Webseiten nutzen, die digitale Freiwillige vermitteln.  Solche Angebote findest du bei betterplace.org, volunteerMatch, UN-Volunteering.org (internationales Board)  und Youvo (deutschsprachiges Board). Wenn ihr hier einen Aufruf schalten wollt, solltet ihr euch vorher klar überlegen, wen ihr eigentlich sucht und was ihr den Freiwilligen anbieten könnt.

Welche Bedürfnisse haben die digitalen Freiwilligen?

Informationen

Bei digitalen Freiwilligen solltest du verstärkt darauf achten, dass sie Zugriff auf alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeit brauchen. Daher solltest du aktiv einen Wissensaustausch einplanen. Dabei können die Freiwilligen voneinander lernen. Mach dir die Schwarmintelligenz, die ein digitales, meist diverses Team zu bieten hat zu Nutzen. Auch Teamarbeit bietet sich hierbei an. Damit die Ideen, die ihr in der Organisation sammelt nicht verloren gehen bietet sich außerdem ein Ideenspeicher an. Hier kannst du im Team Ideen sammeln und aus diesen neue Aufgaben generieren, das hilft deinem Team dabei sich weiterzuentwickeln.

Motivation

Gerade im digitalen Bereich ist die Motivation der Ehrenamtlichen besonders wichtig. Schließlich kann man niemanden dazu zwingen zu kommunizieren und demotivierte Personen können einfach und unbemerkt aussteigen. Dem wirkst du am besten entgegen, indem du darauf achtest, dass alle im Team motiviert sind und Spaß an ihrer Arbeit haben. Denn auch die digitale Freiwilligenarbeit muss vor allem Spaß machen, damit alle Lust darauf haben. Aber wie kann man im digitalen Bereich Freiwillige motivieren? Grundsätzlich ist es dafür wichtig die Bedürfnisse der Freiwilligen zu kennen und darauf einzugehen, gute Kommunikationswege zu finden, auch digitalen Spaß anzubieten und das Teambuilding nicht zu vergessen.

Denn im digitalen Bereich muss das Wir-Gefühl erst geschaffen werden damit sich alle Mitglieder als Teil des Teams sehen. Plane daher bewusst Phasen des Kennenlernens ein. Kommuniziere auch, wenn Freiwillige in der Nähe voneinander wohnen oder wenn jemand verreist und vielleicht bei einem anderen Teammitglied vorbeikommt. Vielleicht gibt es ja die Möglichkeit an, einen Kaffee trinken zu gehen. Es bietet sich außerdem an in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal im Jahr) ein Präsenztreffen zu veranstalten. Dieses kannst du dann für wichtige Informationen aber vor allem für das Teambuilding nutzen. Generell sind Veranstaltungen ein verlässliches Mittel gegen Motivationslöcher, auch wenn sie digital stattfinden. In der Zeit vor und nach Veranstaltungen sind Freiwillige nämlich am aktivsten. 

Feedback und Wertschätzung

Wenn du neue Freiwillige findest, solltest du sie auch unbedingt fragen, was ihre Motivation dazu ist aktiv zu werden und welche Bedürfnisse sie haben. Diese Fragen solltest du außerdem regelmäßig mit dem ganzen Team besprechen. Fast alle Freiwilligen haben das Bedprfniss zu sehen und zu spüren, dass ihre Arbeit einen Mehrwert für die Organisation bringt und sie etwas bewirken können. Daher ist es wichtig Wertschätzung zu zeigen und Feedback zur Arbeit zu geben. Gerade in der digitalen Frewilligenarbeit ist es wichtig zu signalisieren, dass sie Arbeit der Engagierten gesehen wird. Dabei gilt: Je unsichtbarer der Erfolg, desto klarer muss er kommuniziert und wertgeschätzt werden. Dadurch wird sichtbar gemacht, welche Auswirkung die Arbeit hat und die Freiwilligen können sich als Selbstwirksam erfahren.

Digitaler Spaß

Auch der Spaß sollte bei der digitalen Freiwilligenarbeit nicht zu kurz kommen, biete auch digitale Get-Together, Spieleabende oder Stammtische an. Eine andere Idee sind Filmabende sie lassen sich super digital umsetzen. Vielleicht gibt es ja einen Film, der zu eurer Arbeit oder einem aktuellen Projekt passt? Außerdem sind Diskussionsrunden eine tolle Möglichkeit um alle zusammenzubringen und gleichzeitig ein Gefühl für die Stimmung der Freiwilligen gegenüber einem bestimmten Thema zu bekommen. Außerdem kannst du auch spannende Webinare an dein Team weiterleiten, die meisten Freiwilligen bilden sich nämlich gerne fort und wollen sich weiterentwickeln. Und auch Energizer, die in Präsenzveransatltungen immer für Spaß und Action sorgen, kannst du digital einsetzen. Schau dir dazu diesen Blogbeitrag an.

Gute Kommunikation

In deiner Kommunikation solltest du versuchen kurze Kommunikationswege zu verwenden, so kannst du trotz Distanz Nähe kreieren. Gerade wenn du Insidernews weitergibst, kann das sehr motivierend wirken. Die Freiwilligen merken dadurch, dass sie als Teil des Teams wahrgenommen werden.

Jeder Mensch kommuniziert anders und hat dabei andere Bedürfnisse. Grundsätzlich lassen sich aber drei Typen festmachen. Zum einen der/die Leser*in, diese Personen wollen Informationen am liebsten in schriftlicher Form erhalten. Die Sprecher*innen wollen gerade das nicht, hier werden auditive Kanäle am liebsten genutzt. Diese Personen äußern sich auch gerne selbst. Und die Beobachter*innen erreichst du am besten mit Videomaterial. Diese Personen wollen nur ungern Lesen und bleiben meist selbst eher stumm. Natürlich gibt es auch Mischungen aus diesen Typen. Sie zeigen aber, dass man mit verschiedenen Kommunikationskanälen unterschiedliche Menschen erreicht. Wenn eine Nachricht für deine Organisation besonders wichtig ist, solltest du daher versuchen sie auf allen Wegen, also Sprache, Video und Text, zu verbreiten.

Unser Fazit zur digitalen Freiwilligenarbeit

Die Digitalisierung betrifft mittlerweile fast alle Lebensbereiche und unsere moderne Gesellschaft ist von digitalen Möglichkeiten durchdrungen. Das ermöglicht in vielen Bereichen ein effizienteres Arbeiten. Es ist daher nur sinnvoll diese Möglichkeiten auch für freiwilliges Engagement zu nutzen, da dadurch die Arbeitsbelastung für Freiwillige reduziert wird. Auch die Partizipationsmöglichkeiten sind in der digitalen Welt flexibler und agiler. Für Organisationen lohnt es sich insbesondere für die Rekrutierung neuer Freiwilliger in den digitalen Bereich zu gehen. Damit kann man die Engagierten dort abholen, wo sie sowieso unterwegs sind. Im Idealfall können dabei sogar neue Gruppen erschlossen werden und dein Verein wird somit diverser.

Wir können daher nur empfehlen die Erfahrungen aus der Corona-Krise zu nutzen, um zu evaluieren, was weiterhin digital stattfinden kann und soll. Die neuen Möglichkeiten der digitalen Freiwilligenarbeit bringen frischen Wind und Ideen in deine Organisation, ohne dass ihr dabei etwas verliert. Das digitale Engagement ist eine wichtige Ergänzung der Freiwilligenlandschaft, da sich die Gesellschaft weiterentwickelt und das Ehrenamt sich an diese Entwicklungen anpassen muss. Die digitale Freiwilligenarbeit ist letztlich weder ein Hype noch das Engagement der Zukunft, das das traditionelle Ehrenamt ablöst aber fast jede Organisation kann davon profitieren, weil die Engagierten dadurch diverser werden und das Angebot erweitert wird.