Warum du das nächste Meeting absagen solltest!

Das Thema asynchrone Kommunikation und Meetingkultur haben wir für eine Aktion von Prezi in einem Kurzvideo auf Englisch besprochen. Du findest die wichtigsten Inhalte in diesem Blogartikel. Hier findest du auch das aufgezeichnete Webinar zum Anschauen. Im Video findest du automatisch übersetzte Untertitel in Deutsch und Spanisch. Viel Spaß!

Laut einer Studie der Harvard Business Review verbringen Manager im Durchschnitt 23 Stunden pro Woche in Besprechungen, und 71 % der Besprechungen werden als unnötig eingestuft.

Wie können wir also sicherstellen, dass Besprechungen wirklich für das genutzt werden, wofür sie gedacht sind: wertvolle Teamzeit. Ich werde dir zeigen, welche Besprechungen du streichen und welche du beibehalten sollten. Und vor allem, inwiefern asynchrone Kommunikation deinem Team helfen kann, Meetings zu ersetzen.

Meetings, die auf jeden Fall stattfinden müssen

Wenn immer der soziale Aspekt eine wichtige Rolle spielt sollte das Meeting stattfinden. Folgende Meetings solltest du unter keinen Umständen canceln:

  • Teambuilding Aktivitäten
  • Projektinitierung/Kick-Off Meetings
  • Evaluationsmeetings

Wenn du nur wenig Zeit hast und ein schnelles Ergebnis brauchst lohnt sich ein Treffen. In kreativen Prozessen ist es auch sehr inspirierend gemeinsam zu denken und sich gegenseitig auf neue Ideen zu bringen. Diskussionen und Brainstormings sind in diesem Fall auch ein guter Anlass für ein Meeting, jedoch muss nicht jedes Brainstorming in einem Meeting stattfinden.

Meetings, die du ab sofort absagen solltest

Meetings sollten definitiv Zielorientiert sein und nur eingesetzt werden, wenn diese Form der Kommunikation notwendig ist. Folgende Meetings können abgesagt werden und durch asynchrone Kommunikation ersetzt werden:

  • reine Reportingmeetings
  • Statusupdates
  • Hinweise und Ankündigungen
  • nur eine Person spricht
  • Vorträge

In vielen Meetings sitzen auch die falschen Menschen. Nicht immer müssen alle Anwesend sein, für manche reicht auch das Protokoll oder die Aufzeichnung des Meetings. Besprich dich mit deinem Team wenn du das Gefühl hast, dass du…

  • nicht für das Meeting gebraucht wirst
  • es keine klare Agenda oder Anlass für das Meeting existiert.

Mit diesen Tipps kannst du definitiv einiges an wertvoller Zeit sparen und bist so aufnahmefähiger und aktiver in den wirklich wichtigen Meetings.

Alternativen zu Meetings

Zoom-Müdigkeit ist mittlerweile ein allbekannter Begriff und führt zu weniger Aufmerksamkeit und Interaktion in deinen Meetings. Statt Meetings kannst du asynchrone Kommunikation nutzen.

Damit asynchrone Kommunikation gut funktioniert, solltest du folgende 3 Regeln einhalten:

  1. Informationen müssen vollständig sein: Kommuniziere in einer gründlichen Art und Weise, damit kein Nachfragen notwendig sind
  2. Klare Kommunikationsleitlinien: Jede Person hat eine andere Form der Kommunikation. Für eure Organisation müsst ihr einen gemeinsamen Weg finden und dabei hilft die Erstellung von Kommunikationsleitlinien.
  3. Respektiere die Arbeitszeiten: Gerade wenn dein Team in unterschiedlichen Zeitzonen unterwegs ist, ist es besonders wichtig die Arbeitszeiten zu respektieren und in der Planung zu berücksichtigen.

Asynchrone Kommunikation ist ein sehr inklusiver Weg der Kommunikation, denn es ermöglicht deinem Team zu ihrem besten Zeitpunkt zu antworten. Eine gute asynchrone Kommunikation zu erschaffen hilft definitiv die Leistungsfähigkeit deines Teams zu erhöhen.