6 überraschende Tipps für online Meetings, die Spaß machen

Während der (meist gezwungenermaßen) schnellen Digitalisierung von Arbeit, Ehrenamt und auch Freizeit haben wir alle sehr viel Lebenszeit in langweiligen online Meetings gelassen. Dabei können online Meetings tatsächlich spannend sein, den Teamgeist fördern und vom gesamten Team mit Begeisterung gefüllt werden. Das ist kein Hexenwerk, sondern braucht einfach ein bisschen Übung und ein paar kleine Tipps und Tricks. Da ich keine Lust mehr auf schlecht gehaltene online Meetings habe, teile ich diese Tipps mit euch. Dieser Blogartikel ist meine Kampfansage an schlechte Online Meetings!

Ich lehne mich bestimmt nicht zu weit aus dem Fenster, wenn ich sage, dass wir alle viel zu viel Zeit in schlechten Online Meetings verbracht haben. Jeder von uns hat schon während Online Meetings seine Emails gecheckt oder einfach nebenher durch die sozialen Medien gescrollt. Die Hemmschwelle ist sehr niedrig sich während eines Online Meetings mit anderen Sachen zu beschäftigen und gleichzeitig ist die Verlockung ziemlich groß.

Die drei Phasen

Wer bereits ein Webinar von uns besucht hat, für den ist dies keine Überraschung mehr, für alle anderen hier kommt die Erkenntnis, die euch (und eure online Meetings) grundlegend verändern wird. (Wer das entsprechende Webinar nachschauen möchte kann dies hier tun) online Meetings bestehen aus drei wichtigen Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung!

Egal wie klein das online Meeting auch ist, es müssen alle drei Schritte ernst genommen werden. Schlechte online Meetings resultieren meist aus dem Fehler, dass sowohl Teilnehmer wie auch Moderation direkt in die Durchführung springen und es dabei auch belassen. Also wenn du nur eine Sache aus diesem Text mitnehmen kannst, dann sollte es dieser Punkt sein: Alle drei Phasen sind von gleicher Bedeutung und sollten gründlich bearbeitet werden. Für alle anderen, die ihre online Meetings auf eine neue Ebene bringen wollen und Lust haben mit einem motivierten Team das Meeting zu genießen, sollten sich auf jeden Fall noch meine 6 Tipps für Online Meetings die Spaß machen  durchlesen

#1 Im Meeting ankommen

In normalen offline Meetings ist es ganz normal und wir machen es automatisch: Das Ankommen. Es beginnt bereits bei dem Weg zum Konferenzraum, egal ob du vorher einen Halt bei der Kaffeemaschine machst oder eben in der Straßenbahn sitzt. Es gibt ein gewisses Zeitfenster wo du Abstand zu deiner vorherigen Aktivität gewinnst und danach mit einem frischen Kopf in das neue Meeting einsteigen kannst. Aus irgendeinem Grund vernachlässigen wir diesen wichtigen Schritt bei online Meetings. Viele meiner Kunden und Freunde haben mir berichtet, dass sie die Zeit vor den Meetings bis zur letzten Sekunde nutzen, um ihre Emails zu beantworten oder auch andere Arbeiten zu verrichten. Viel zu einfach ist es von der einen Tätigkeit in das Meeting „überzuwechseln“, denn man sitzt ja eh schon am Computer.

Jedoch braucht man das richtige Mindsetting und eine geistige Vorbereitung, um tatsächlich im Meeting anzukommen! Da ein örtlicher Wechsel bei online Meetings nicht notwendig ist müssen wir diese Pause, um uns geistig vorzubereiten, künstlich schaffen. Ich mache mir vor meinen online Meetings einen Kaffee oder zur späten Abendstunde auch einen Tee. Das ist eine Routine, die ich sehr ernst nehme. Damit halte ich kurz inne, gewinne Abstand zu den Themen, die mich vorher beschäftigt haben, und vor allem gewinne ich einen freien Kopf für das bevorstehende Meeting.

Es ist egal ob du dir einen Kaffee kochst oder einen kleinen Spaziergang vorher machst. Vor allen Dingen ist es wichtig, dass du dir eine kleine Routine baust, die dich in die richtige Stimmung versetzt und dir genügend Abstand zu deiner vorherigen Tätigkeit verschafft. Als kleine Faustregel merke dir: Je wichtiger das Meeting, desto intensiver sollte die Pause sein. Und am liebsten nutze ich analoge Pausen, um den Kopf frei zu bekommen!

#2 Einen Augenschmaus bereithalten

Das Auge isst bekanntlich mit! Das gilt auch für online Meetings. Ich verspreche euch, wenn eure TeilnehmerInnen nur auf einen eintönigen Bildschirm schauen müssen, dann schrumpft ihre Aufmerksamkeitspanne auf wenige Minuten zusammen. Nur Zuhören strengt an (außer ihr präsentiert einen Meditations-Podcast ? ). Bietet euren TeilnehmerInnen auch etwas zum Anschauen. Bei kleinen Meetings kann es nur eine Willkommensfolie und die Agenda sein. Es klingt klein und unwichtig, ist es aber nicht.

Gute gestaltete Folien helfen nicht nur euch in der Moderation den Überblick zu behalten, sondern haben den gleichen Effekt auf eure TeilnehmerInnen. Wie ihr gute Folien gestaltet findet ihr in dem Blogartikel von 99designs (https://99designs.de/blog/marketing-werbung/praesentation-erstellen/). Ich würde euch raten besonders viel Bildmaterial einzubeziehen, denn euer Team möchte auch den Fortschritt im Projekt sehen. Je mehr ihr davon visuell mitbringen könnt, desto besser.

Probiert es nur aus, selbst das kleine bisschen was ihr euren TeilnehmerInnen bieten könnt steigert ihre Aufmerksamkeit sehr!

#3 Kamera an (Mikro aus)

Augenkontakt ist wichtig! Das sagt euch jeder Moderationscoach der Welt. Wenn wir ehrlich sind, ist das auch die Grundlage jeder unserer Gespräche. Wenn dir jemand nicht in die Augen schauen kann, sinkt auch gleich dein Vertrauen in diese Person. Der gleiche Effekt tritt auch auf in online Meetings. Jemanden anzusehen und das Gesicht zu zeigen sind wichtig. Gerade  für den Vertrauensaufbau sollte die Bedeutung der Kamera in online Meetings nicht unterschätzt werden. Die Kamera anzuschalten sollte in Meetings mit bis zu 15-20 Personen zur Routine werden. Je nach Grad der Erfahrung mit online Meeting Formaten. Online Meetings mit mehr Personen würde ich eher als Konferenzen und nicht als Meetings bezeichnen. Da es dort einfach andere Moderationstechniken benötigt. (Solltest du dafür spezielles Coaching benötigen, empfehle ich dir eine 1:1 Fokus Session!).

In meinen Online Meetings sind alle Kameras an. Natürlich gibt es manchmal Personen, die aufgrund von schlechter Internetverbindung ihre Kamera ausschalten müssen. Diese Vorfälle sind aber nur temporär und brauchen eine Lösung. Ich sehe ein Meeting mit Kameraübertragung als wichtig an für ein gelungenes Meeting. Denn Teamarbeit besteht eben zu einem großen Teil aus Gemeinschaft und ein gemeinschaftliches Gefühl entwickelt man nur mit Personen (mit Gesicht!).

Macht es euch zur Routine die Kameras in euren Meetings anzuschalten und Gesicht zu zeigen. In euren offline Veranstaltungen sind die TeilnehmerInnen auch alle mit Gesicht vertreten. Natürlich gibt es technische Probleme wo ihr individuelle Lösungen mit den TeilnehmerInnen erarbeiten müsst. Aber im großen Ganzen werdet ihr merken, dass Meetings mit TeilnehmerInnen mit Gesicht viel angenehmer sind!

#4 Chat sinnvoll nutzen

Das Schöne an online Meetings ist, dass ihr neben der Hauptbühne, der Präsentation und der Redebeiträge auch eine Nebenbühne habt auf die alle Zugriff haben. Der Chat bietet ganz viele Möglichkeiten um als Tool genutzt zu werden. Natürlich ist es erstmal etwas irritierend, dass es zwei Schauplätze gibt bei euren Veranstaltungen. Jedoch ihr werdet sehen, dass es Möglichkeiten gibt den Chat zu eurem Vorteil zu nutzen.

Der Chat als Nachbargespräch

Eine Möglichkeit den Chat zu nutzen, ist es um Rückfragen an das Team zu erlauben. Vergleichbar mit dem Fragen des Sitznachbarn in einer offline Veranstaltung. Häufig geht es da um kleine Verständnisfragen, die nicht direkt von der Rednerin beantwortet werden müssen, sondern auch einer der TeilnehmerInnen beantworten kann. Genau dafür ist der Chat geöffnet. Kleine Zwischenfragen (hauptsächlich Verständnisfragen) können dort von allen gestellt werden und auch von allen beantwortet werden. Dies hat den Vorteil, dass ihr keine TeilnehmerIn im Laufe der Veranstaltung verliert, und sich das Team selbst gegenseitig unterstützen kann.

Der Chat als Rednerliste

Auch kann der Chat prima als Rednerliste genutzt werden. So kann ganz einfach durch ein Zeichen im Chat angezeigt werden, dass man als nächstes Sprechen möchte. So entsteht ganz automatisch eine Rednerliste im Chat, die für alle ersichtlich ist. Wer das System etwas weiter ausbauen möchte kann auch unterschiedliche Redebeiträge jeweils anders markieren. In hitzigen Diskussionen eignet es sich die Nutzung von Symbolen. Dabei bedeutet „!-Einwand“, „()-Ergänzung“, „?-Frage zum Beitrag“, „i-neuer Beitrag“ und „T-technisches Problem oder kurz abwesend“. So habt ihr zum Beispiel die Möglichkeit direkt den Inhalt der Redebeiträge zu erkennen und könnt zum Beispiel erst alle Beiträge zu einem bestimmten Beitrag besprechen, bevor ihr mit dem nächsten inhaltlichen Punkt weitermacht.

Das sind zwei Methoden, die euch eure Arbeit als ModeratorIn in der Veranstaltung sehr vereinfachen. Das kann aber nur gut funktionieren, wenn ihr euch auf eine Nutzung verständigt und diese auch an alle TeilnehmerInnen klar kommuniziert.

#5 Persönliche Verbindung schaffen

Das Bedürfnis nach Zugehörigkeit ist auch bei virtuellen Teams gegeben. Menschen kommen zu Veranstaltungen und Meetings weil sie dort auf Freunde, Bekannte oder Gleichgesinnte treffen können. Das ist ein großer Motivator für eine regelmäßige Teilnahme und dem kann auch sehr einfach Raum in euren Meetings geboten werden. In offline Meetings entstehen diese Momente des Kontaktes meistens bei der Anreise, der Kaffeepause oder dem Ende. Bei online Meetings entstehen diese Momente der Begegnung nicht so natürlich, sondern müssen etwas künstlich geschaffen werden. Jedoch werden sie genauso gerne wahrgenommen.

Eine große Hilfe ist es am Anfang die Menschen im Meeting ankommen zu lassen. Dies kann durch eine Vorstellungsrunde geschehen oder bei Teams, die sich bereits kennen auch durch kleine Eisbrecherfragen. Eine schöne Frage, die ich gerne verwende, ist „Was siehst du wenn du aus dem Fenster schaust?“. Ich finde diese Frage so wunderbar, weil wir so thematisieren, dass wir alle in physisch unterschiedlichen Orten sind, aber dennoch über das Meeting vereint. Es gibt eine große Vielfalt an Eisbrechern für online Meetings. Da kann man ganz kreativ werden.

Auch finde ich gemeinsame Pausen super. Wenn eine Kaffepause oder Mittagspause vorgesehen ist, eröffnet doch einen offenen Videokonferenzraum für alle, die gerne gemeinsam vor der Kamera essen wollen und so etwas Netzwerken können. Das ist nicht für jeden etwas. Aber das Angebot zu machen ist sehr unkompliziert und damit bietet ihr auch nochmal mehr die Möglichkeit zum Netzwerken.

#5 Gesicht als Emoji nutzen

Wir haben ja bereits gesehen, wie wichtig die Nutzung von Kameras bei online Meetings ist. Das ist auch schon ein guter erster Schritt. Für Profis geht es dann wie folgt weiter: Wir dürfen die Kamera auch wahrnehmen und nutzen. Denn tatsächlich kommt es sogar recht häufig vor, dass die TeilnehmerInnen mit leeren Augen in die Kamera schauen. Jedoch steigert sich die Qualität eures Meetings ungemein, wenn ihr die Kameras nicht nur einschaltet, sondern auch aktiv nutzt. Denn was ganz einfach ist in persönlichen Gesprächen braucht etwas Übung im digitalen Raum.

Ihr dürft eure Gesichter nutzen um Begeisterung, Zustimmung, Ablehnung oder auch Verwirrung auszudrücken. Wenn es zu euch als Typ passt könnt ihr euer Gesagtes auch mit Gestiken unterstreichen. Es fühlt sich am Anfang etwas wie eine Schauspielerei an. Probiert es mal aus und berichtet mir gerne, ob eure Meetings dadurch lebendiger und spaßiger geworden sind. Bei meinen online Meetings hat es sehr gut funktioniert und mittlerweile macht der Großteil der TeilnehmerInnen auch mit.

Nutz die Tipps und werde zum Helden deines Teams!

Ich hoffe diese sechs Tipps helfen dir deine online Meetings zu einem Event zu machen auf das sich alle freuen. Gesteigerte Teilnehmerzahlen und keine leeren Augen sind auf jeden Fall die Belohnung, auf die du dich beim nächsten online Meeting freuen kannst. Es hilft, wenn du dir erstmal ein oder zwei dieser Tipps zu Herzen nimmst und damit anfängst. So kannst du dich langsam herantasten und damit deine online Meetings revolutionieren. Ich wünsche dir viel Spaß beim Ausprobieren von diesen Tipps. Gerne teile uns deine Erfahrung in den Kommentaren.